第7章 数据库管理软件Access 2003的使用

1、第第7 7章章 数据库管理软件数据库管理软件Access 2003Access 2003的使用的使用本章主要内容123 4 建立查询建立查询 认识数据库认识数据库 建立表建立表 创建数据库创建数据库7.1 认识认识Microsoft Access 2003 数据库基础知识数据库基础知识 Access 2003 简介简介7.1.1 7.1.1 数据库基础知识数据库基础知识 1. 1. 数据与数据处理数据与数据处理 数据（数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。括描述事物特性的

2、数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。 数据处理是指将数据转化成信息的过程。数据处理是指将数据转化成信息的过程。 2. 2. 数据库数据库 数据库（数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。 3. 3. 数据库系统数据库系统 数据库系统（数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有）是指引进数据库技术后的计算

3、机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。享，减少数据冗余。 4. 4. 数据库管理系统数据库管理系统 数据库管理系统（数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数据库，对数据）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部完成。也

4、就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。数据库管理系统是芾硎分。一个数据库系统可包含多个数据库。数据库管理系统是芾硎菘獾娜砑菘獾娜砑墙墙诓僮飨低持诓僮飨低持系囊桓鱿低橙砑系囊桓鱿低橙砑鞘鞘菘菘庀低车暮心组成部分。庀低车暮心组成部分。 5. 5. 关系数据库关系数据库 每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系型三种

5、类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如系统都是关系数据库，如Microsoft SQL Sever，Visual FoxPro，Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习的等都采用关系模型。我们本章要学习的Microsoft Access也是一种典型的关系数据库。也是一种典型的关系数据库。7.1.2 Access 20037.1.2 Access 2003简介简介 Access 2003是是Microsoft Office 2003办办公套件中的一个重要组件。它功能强大，公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的操作简单，且可以与其他的Off

6、ice 组件实组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。的桌面数据库管理系统。图图7.1 Access 2003的窗口的窗口数据库组件选项卡数据库窗口创建方法与已有对象列表图7.1 Access 2003的窗口窗口菜单应用程序窗口字段与记录字段与记录 在在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。类型。 在创建表之前，先要对

7、表结构进行设计，也就是在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。定义了用户可以输入到字段中的值的类型。表表7.2 Access 7.2 Access 的数据类型及用法的数据类型及用法数据类型 用法 文本 用于存放文本或者文本与

8、数字的组合，最多255个字符，默认大小为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。 数字 用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。 日期/时间用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。 备注 用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。 货币 用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。 自动编号 向表中添加一条新记录时，由Access 指定一个惟一的顺序号（每次加1）或随机数。 是/否 又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。 OLE对象 用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字

9、节。 超级链接用于保存超级链接的有效地址。 查阅向导 用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。 字段属性字段属性 每个字段都有自己的属性，每个字段都有自己的属性，字段属性是一字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。用取决于字段的数据类型。系统提供了如系统提供了如所示的所示的13种属性供选择使用。种属性供选择使用。表表7.3 Access7.3 Access的字段属性及功能的字段属性及功能属性选项 功 能 字段大小 使用这个属性

10、可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为255。格式 控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数 指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是015。输入法模式 确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。输入掩码 使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/时间和货币类型字段有效。标题 在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。默认值 指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。有效性规则是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，

11、当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本 当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。必填字段 该属性决定字段中是否允许出现Null值。允许空字符串 指定该字段是否允许零长度字符串。索引 决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode压缩 指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。主键（主主键（主关键字关键字） 主键是表中用于惟一标识每条记录的主索主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了他表中的外键相关联。所

12、以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为允许为 Null（空值），并且必须始终具有（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。内容，就可用作该表的主键。视图视图 视图是按特定方式处理数据的窗口。视图是按特定方式处理数据的窗口。Access 2003为表提供了为表提供了4种视图方式。最种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。常用的是设计视图和数据表视图。图图7. 3 设计视图设计视图图图7.

13、 4 数据表视图数据表视图7.2 实践案例实践案例“学生管理学生管理”数据库数据库7.2.1 7.2.1 案例案例综述综述 创建一个名为创建一个名为“学生管理学生管理”的数据库的数据库 该数据库中该数据库中 “学生基本情况表学生基本情况表”、 “学生干部学生干部表表”和和 “成绩登记表成绩登记表”三张表三张表 三张表之间根据相关联的字段建立关系三张表之间根据相关联的字段建立关系 创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩学生成绩”查询查询 创建创建“新生奖学金名单表新生奖学金名单表”查询，可直接查询出查询，可直接查询出高考成绩大于高考成绩大于59

14、0分的同学的基本情况分的同学的基本情况 在在“学生成绩学生成绩”查询的基础上创建一个查询的基础上创建一个“成绩汇成绩汇总总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。排序。表7.3 学生基本情况表学号 姓名 性别 出生年月 生源地 专业 班级是否住校高考成绩20080101 冯刚 男 1989-11-5 金华 环境保护 环0801是574 20080102 赵辚 男 1989-10-10 杭州 环境保护 环0801否557 20080103 谢阳 男 1990-1-9 嘉兴 环境保护 环0801是599 20080104 孙萌 女 1989-11-3

15、 丽水 环境保护 环0801是580 20080201 张艺 女 1990-5-7杭州 服装设计 服0801否575 20080202 徐蕾 女 1989-5-14湖州 服装设计 服0801是594 20080203 李敏 女 1989-2-10 台州 服装设计 服0801是570 20080204 钱默 男 1990-2-28 温州 服装设计 服0801是579 20080351 杨柳 女 1990-3-5 衢州 机械制造 机0802是578 20080352 陈凯 男 1989-10-8 绍兴 机械制造 机0802是582 20080353 谢赫 男 1989-12-9 宁波 机械制造 机

16、0802否575 表表7.4 7.4 学生干部表学生干部表编号姓名职务联系电话1谢阳班2徐蕾学习委3张艺文艺委表表7.5 7.5 成绩登记表成绩登记表学号大学语文实用英语计算机基础20080101758580200801027879822008010390878520080104727478200802018073752008020270757920080203747070200802047175702008030182558020080302579182200803037872757.2.2 7.2.2 创建新数据

17、库创建新数据库图图7.5 Access 2003启动界面启动界面图图7.6 直接新建一个空数据库直接新建一个空数据库图图7.7 保存文件对话框保存文件对话框图图7.8 “学生管理学生管理”数据库窗口数据库窗口利用本机上的模板来创建一个利用本机上的模板来创建一个新数据库新数据库图图7.9 7.9 数据库模板对话框数据库模板对话框根据现有文件来新建数据库根据现有文件来新建数据库 根据现有文件来新建一个类似的数据库根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。对它进行修改编辑，形成一个新数据库。创建表的方法创

18、建表的方法 建表的方法共有五种，分别是：建表的方法共有五种，分别是： 使用设计器创建表使用设计器创建表 通过输入数据创建表通过输入数据创建表 使用向导创建表使用向导创建表 导入表导入表 链接表链接表分析设计表结构分析设计表结构字段名数据类型字段大小学号文本8姓名文本10性别文本2出生年月日期/时间生源地文本10专业文本10班级文本8是否住校是/否高考成绩数字整型表表7.6 “学生基本情况表学生基本情况表”结结构构图图7.10 定义表结构定义表结构图图7.11 设置字段属性设置字段属性图图7.12 定义主键定义主键保存表结构保存表结构图图7.13 “7.13 “另存为另存为”对话框对话框图图7.

19、14 7.14 警告对话框警告对话框数据的输入和编辑数据的输入和编辑 表建好后就可以向表中输入数据了，输入表建好后就可以向表中输入数据了，输入数据在数据表视图下进行。数据在数据表视图下进行。修改表结构修改表结构 修改表结构一般在设计视图进行。可进行修改表结构一般在设计视图进行。可进行字段的移动、删除、添加等操作，以及字字段的移动、删除、添加等操作，以及字段属性的修改。段属性的修改。图图7.18 修改字段属性修改字段属性图图7.19设置有效性规则设置有效性规则通过输入数据创建表通过输入数据创建表 直接在数据表视图中输入数据：直接在数据表视图中输入数据：图图7. 27修改字段名修改字段名导入表导入

20、表图图7.29导入对话框导入对话框图图7.30导入数据表步骤一导入数据表步骤一图图7.31 导入数据表步骤二导入数据表步骤二图图7.32 导入数据表步骤三导入数据表步骤三图图7.33导入数据表步骤四导入数据表步骤四图图7.34导入数据表步骤五导入数据表步骤五图图7.35导入数据表步骤六导入数据表步骤六图图7.36 导入成功后的数据库窗口导入成功后的数据库窗口7.2.6 7.2.6 建立表间关系建立表间关系图图7.37 “关系关系”窗口和窗口和“显示表显示表”对话框对话框图图7.38 添加表后的添加表后的“关系关系”窗口窗口图图7.39 “编辑关系编辑关系”对话框对话框图图7.40 建好的表间关

21、系建好的表间关系7.2.7 7.2.7 查询查询图图7.41 创建查询创建查询图图7.42 查询设计窗口查询设计窗口图图7.43 设计好的查询设计好的查询图图7.44 查询结果查询结果按条件查询按条件查询图图7.45 设置查询条件设置查询条件在查询中进行计算和排序在查询中进行计算和排序图图7.47 添加查询添加查询图图7.48 使用生成器使用生成器图图7.49 公式输入公式输入图图7.50 初次查询结果初次查询结果图图7.51 设置字段标题设置字段标题图图7.52 最终查询结果最终查询结果知识题知识题1.不是常用的数据模型的是（ ）。A.层次型层次型B.网状型网状型C.概念型概念型D.关系型关

22、系型2.Access数据库中包含（ ）个对象。A. 5B. 6C. 7D. 83.Access提供的数据类型不包括（ ）。A.数字数字 B.文本文本 C.日期日期/时间时间 D.字符字符4.某数据库表中要添加一张图片，则该字段应采用（ ）数据类型。A. 超级链接超级链接B. 自动编号自动编号 C. OLE对象对象 D. 备注备注DCDC5. Access 数据库中（ ）对象是其他数据库对象的基础。A. 报表报表B. 窗体窗体C. 查询查询D. 表表6. Access 数据库中默认的文本型字段大小为（ ）。A. 150B. 100C. 50D. 257. 在查询设计视图中，（ ）。A. 只能添加数据库表只能添加数据库表B.可以添加数据库表，也可