选用公文文种技巧参考

1、精品文草选用公文文种技巧参考少数拟文人员在日常工作中，然而据笔者的实际工作经验。还是 会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？ 要拟写一篇公文。国务院于年月日发布的国家行政机文处理办法以下简称办法 中己有明确规定：公文的文种应当根据行文目的发文的职权和与主送 机关的关系确定。对于公文文种的正确选用。一、所选文种应当在法定文种之列根据办法的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案” 等则不在13种法定文种之列。

2、笔者曾遇到过这样一个例子：某机关 一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机 关，标题为“（省略发文机关）关于年情况的总结”。显然，将“总结” 直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？ 一般 的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中，因 行文对象为上级机关，故该文可改为关于报送年情况总结的报告 （该稿还可直接改为关于年情况的报告）。而当行文对象为不相隶 属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如（发文机关）关于 报送试点工作阶段总结材料的报告、（省略发文机关）关于报送专 项工作实施方案的报告、（发文机关）关于报送总结的函、（发 文机关）关于报送

3、年度需求计划的函、（发文机关）关于报送'十 一五'重点专项规划（草案）及编制说明的函都是比较典型的例 子。由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细节，参照 市人民政府办公厅关于发布市国家行政机文处理实施细则的通 知（府办发（3号）第十一条中的规定：“正文标题中己标明所批 转、转发、卬发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不 标注'见附件'等字样”。（其他省市是否也有类似规定暂不详。）二、文种选用应当严格遵守行文规则关于这一点，笔者可为大家举一个例子：年上半年，本市某区因 申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时 选用了 “请示

4、”文种。根据办法的规定，“请示”文种适用于向 上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区政府与市政府的一个 部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请 示”文种行文是不合适的。那么，作为市政府的一个部门，在收到这 样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用 “批复”来回复“请示”呢？对此，办法中明确指出：“政府各部 门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文； 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向 下一级政府正式行文”。而“批复”则适用于“答复下级机关请示事 项”，故类似上述例子可选用“函”来回复。在实际工作中，当发文

5、 机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。三、正确选用“意见”文种对照国务院办公厅年月日修订，发布的国家行政机文处理办 法，“意见”是办法中新增加的文种，适用于对重要问题提出见 解和处理办法。对于“意见”文种，国务院办公厅关于实施国家 行政机文处理办法涉及的几个具体问题的处理意见（国办函（）1 号）中有详细说明。其中，笔者认为以下几点对实际工作极为有用， 在此作了一个简单整理：2."意见”既可用于上行文，也可用于下行 文和平行文；2.“意见”作为上行文时，应按请示性公文的程序和要 求办理，上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答 复；3.“意见”作为平行文时，所提出的意见供对方参考；4.“意见” 作为下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。在公文拟写过程中，如关于报送对条例（征求意见稿）修 改意见的函，完全