物业管理有限公司合同评审备案管理办法

1、13/ 13物业管理有限公司合同评审备案管理办法目录第一章 总则 .2第二章评审备案合同分类 .213/ 13第三章评审备案合同要求 .4第四章合同评审备案流程 .5第五章附则 .9合同评审、备案流程示意图 .1013/ 13第一章 总则第一条 为加强公司的合同管理工作， 防范和降低风险， 有效控制 成本，根据公司要求和 XX（XX ）物业管理有限公司合同管理办法 的规定，特制定本办法。第二条 物业总公司本级所签订的合同， 由职能部门发起， 相关部 门进行评审。物业总公司对所属各单位所签订的合同进行指导监督， 所属各单位应当完善合同，履行并承担风险。第三条 本办法适用于物业总公司及所属各单位价

2、款超过人民币 5 万元（不含）以上的合同。第二章 评审备案合同分类第四条 按物业公司现行成本分类，分为十二类。（一）管理办公类合同：办公用品 /设备采购、信息系统、食堂膳 食采购、公务车租赁 /购买、办公设备租赁、服装制作 /采购（除秩序维 护类）、企业文化、 VI设计制作、企业宣传类合同等；（二）人力资源类合同：劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤 类合同等；（三）客服类合同：保洁服务、生活垃圾清运合同等；（四）工程类合同：电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程 施工、装修垃圾清运、园林绿化、工程类物料采购、化粪池清掏、建 筑物防雷、二次水箱检查、其他设备设施维护保养合同等；（五）安保类合同：

3、保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等；（六）财务类合同：审计、税务、融资类合同等；（七）品质类合同：社区活动、品质管理类合同等；13/ 13（八）咨询顾问类合同：法律顾问、物业顾问、风险内控培训、 税务咨询及其他咨询类合同等；（九）前期类合同：项目物业前期服务协议，前期物业服务、物 业服务、物业服务补差合同、售楼处物业服务合同等；（十）经营类合同：房屋租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业 务、其他多种经营类合同等；（十一）投资类合同：战略投资、股权合作、合资合作、项目收 购类合同等；（十二）其他类合同：其他合同。第五条 物业公司合同分为重大合同、 重要合同和一般合同， 实行

4、不同的合同评审流程，进行区别管理。重大合同，应当由总公司成本 合约部、法律合规部和分公司（或项目）主管领导、财务负责人、外 聘法律事务机构或法律合规管理员全程参与，另有规定的除外。第六条 物业公司的重大合同， 是指物业总公司或所属单位订立的 下列合同：（一）战略合作协议。（二）股权投资、合资合营合同。（三）资本运营合同。（四）兼并重组合同。（五）前期物业服务合同、物业服务合同。（六）物业服务补差合同。（七）项目物业前期服务协议。（八）融资合同、担保合同。（九）涉及专利权、商标权、著作权、商业秘密、企业名称等知 识产权合作开发、委托开发、转让许可、服务咨询等合同。（十） 不动产买卖及处置合同。1

5、3/ 13第七条 物业公司的重要合同，是指日常保安、保洁、绿化、电梯 维护保养及合同估算价超过人民币 30 万元（不含）以上的合同。第八条 物业公司的一般合同， 是指除重大合同、 重要合同以外的 合同。第三章 评审备案合同要求第九条 合同文本应当统一编号， 实行 1 份合同 1 个编号，不得重 号、漏号。采用合同相对人提供的合同文本时，即使已有对方编号的， 仍需按我方规则对我方持有的合同文本进行编号。编号规则为，所在城市简写 -项目名称简写 -合同 -年-月-三位流 水号（每月单独编号） 。如物业总公司 XX 年 5 月第 1 份合同，合同编 号为BJ-WYGS-HT-XX05001 。补充协

6、议的编号应采用原合同编号的基础上加后缀“-补编号 ”，如物业总公司 XX 年 5 月第 1 份合同的第 1 份补充协议，合同编号为BJ-WYGS-HT-XX05001-B1 。第十条 合同价格约定。 （一）一般采用固定总价合同模式，合同条款必须严谨、计价原 则必须明确。采用固定单价方式的合同必须预估总价，保证成本计划 可控性。合同总价应对含税总价、税率、税额及不含税价格进行明确。（二）采购类、工程类合同必须采用明确的采购量、工程量清单 模式，严禁采用模拟清单方式招标、签订合同。第十一条 付款。物业总公司、分公司（或项目）需制定合理的 资金使用计划，合同付款约定满足资金计划需求，严格按合同条款要

7、 求付款，严禁超合同付款额度付款。第十二条 严禁分公司（或项目）采用化整为零，降低合同总价的方 式规避招标和物业总公司的评审。13/ 13第四章合同评审备案流程第十三条 合同评审遵循监管有力、工作高效原则，分为分公司（或项目）和物业总公司两阶段评审、备案。（见附图一流程示意图）第十四条 分公司（或项目）根据合同专业类别，由各单位相关 业务部门组织评审程序。评审表为 XX（XX ）物业管理有限公司合同 评审表（适用于本级合同）（见附件 1 ）。分公司（或项目）评审每份合同的总时间控制在 4 个工作日以内。第十五条 合同评审依据：合同草案及电子版（采用合同示范文 本填写的合同应报送修订模式电子版）

8、、订立依据（招投标文件、呈批 件等）、相对人资信材料、相关合同准备资料。第十六条 分公司（或项目）的重大合同、重要合同都必须通过 OA 系统分类平行发至物业总公司专项业务部门，由物业总公司相关业务部门及领导进行评审。 分公司（或项目） 的一般合同（合同额在人 民币 5 万元（不含）以上 30 万元（含）以下的）报物业总公司成本合 约部备案。序号发起部门合同内容评审公司评审领导部门13/ 131综合部办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳食采购、公务车租赁/购买、办公设备租赁、服装制作/采购（除秩序维护类）合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业 务分管领导、总法 律顾问、成本分管 领导、

9、总会计师、 公司总经理业务协管领导、业2人力资源部劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等财务、党群、成本、法务部门务分管领导、总法 律顾问、成本分管 领导、总会计师、 公司总经理前期物业服务、物业服务、售楼处业务协管领导、业物业服务、保洁服务、生活垃圾清财务、党务分管领导、总法3客户服务部运、房屋租赁、场地租赁、广告位群、成本、律顾问、成本分管租赁、电信业务、其他多种经营类法务部门领导、总会计师、合同等公司总经理电梯维保、成品保护、物业用房装修、工程施工、装修垃圾清运、工业务协管领导、业程类物料采购、化粪池清掏、园林财务、党务分管领导、总法4工程部绿化、建筑物防雷、二次水箱检查、群、成本、

10、律顾问、成本分管其他设备设施维护保养、物业顾问法务部门领导、总会计师、服务类合同、项目物业前期服务协公司总经理议等13/ 135秩序维护部保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业 务分管领导、总法 律顾问、成本分管 领导、总会计师、 公司总经理业务协管领导、业审计、税务（税务咨询）、融资类、财务、党务分管领导、总法6计划财务部战略投资、股权合作、合资合作、群、成本、律顾问、成本分管项目收购类合同等法务部门领导、总会计师、公司总经理业务协管领导、业财务、党务分管领导、总法7成本合约部物业服务补差合同等群、成本、律顾问、成本分管法务部门领导

11、、总会计师、公司总经理业务协管领导、业财务、党务分管领导、总法8品质部社区活动、品质管理类合同等群、成本、律顾问、成本分管法务部门领导、总会计师、公司总经理9法律合规部法律顾冋、物业顾冋、风险内控培训、咨询类合同等财务、党群、成本、业务协管领导、业务分管领导、总法13/ 13法务部门律顾问、成本分管领导、总会计师、公司总经理10党群部企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等财务、党群、成本、法务部门业务协管领导、业 务分管领导、总法 律顾问、成本分管 领导、总会计师、 公司总经理注：表格中的评审部门、公司评审领导根据公司组织架构做相应调整。物业公司所 属各单位根据各单位组织架构及实际情况自行订

12、立评审部门、评审领导，但是主管领导 必须参与合同评审。第十七条 物业总公司各部门评审内容和职责序号部门评审合同分工评审内容1综合部办公用品/设备采购、信息系统、食堂膳 食采购、公务车租赁/购买、办公设备租 赁、服装制作/采购（除秩序维护类）合 同等从业务角度评审合同内容和条款2人力资源部劳动人事、培训、招聘代理、行政后勤类合同等从业务角度评审合同内容和条款3客户服务部前期物业服务、物业服务、售楼处物业 服务、保洁服务、生活垃圾清运、房屋 租赁、场地租赁、广告位租赁、电信业 务、其他多种经营类合同等从业务角度评审合同内容和条款13/ 134工程部电梯维保、成品保护、物业用房装修、 工程施工、装修

13、垃圾清运、工程类物料 采购、化粪池清掏、园林绿化、建筑物 防雷、二次水箱检查、其他设备设施维 护保养、 物业顾问服务类合同、项目物 业前期服务协议等从业务角度评审合同内容和条款5秩序维护部保安服务、秩序维护类服装制作/采购、消防器材检测类合同等从业务角度评审合同内容和条款6品质部社区活动、品质管理类合同等从业务角度评审合同内容和条款7党群部企业文化、VI设计制作、企业宣传类合同等从业务角度评审合同内 容和条款；评审所有合 同的廉洁承诺协议。8计划财务部所有合同评审财务类合同相关内容和条款；评审其他类合同的收付款条款。9成本合约部所有合同评审合同经济条款、投入产出分析评价等。10法律合规部所有合

14、同从法律角度评审合同的合规合法。第十八条 物业总公司对分公司（或项目）的重大合同、重要合同评审流程。13/ 13评审流程为物业总公司各相关业务部门评审f物业总公司相关领导评审。评审表为 XX （XX ）物业管理有限公司合同评审表（适用于 所属单位上报合同） （见附件 2）。物业总公司每份合同评审的总时间控制在 7 个工作日以内，各业 务部门必须在 4 个工作日内完成评审工作。物业总公司评审合格后，分公司（或项目）履行盖章手续。双方 签字盖章完毕后 3 日内，合同以 PDF 版上报物业总公司成本合约部备 案，文件包名采用 “合同编号 +合同名称 +BA ”的方式命名。第十九条 物业总公司对分公司 （或项目） 的一般合同备案流程。 分公司（或项目）的一般合同，合同双方签字盖章完毕后 3 日内将招 标结果（开标记录表、符合性和完整性评审意见记录表、推荐中标候 选人、评标报告、中标通知书、中标单位资质）及合同相关文件（合 同评审表、 已正式签订的合同 （PDF 版）、与签订合同相关的授权委托 书等）打包文件后报物业总公司成本合约部备案，文件名采用 “合同编 号+合同名称 +BA ”的方式命名。第二十条 合同存档。物业总公司成本合约部存本级全部合同 （含 原件）、合同评审表，其他部门存业务相关合同。分公司（或项目）的 合同由分公司 （或