项目资料管理作业指导书

1、项目资料管理作业指导书一、资料管理的目的是做好工程项目的资料管理工作，确实加强工程资料的规范化管理，保证工程资料的真实、准确、完整、系统，提高工程管理水平。二、工程资料是指工程项目从投标开始到审计结算完毕，在过程中形成的应当归档保存的各种文件、图纸、表格、文字、声像等文件的总称。三、资料管理的职责1 、资料管理人员的职责项目部应将工程资料的形成和积累， 纳入工程建设的各个环节和有关人员的职责范围内。（ 1 ）项目经理或技术负责人是落实整个项目施工过程中工程资料工作的责任人，对工程资料的全过程进行管理，指导各个相关人员对资料的管理工作，保证资料与工程进度同步，定期对工程资料进行检查，及时分析及处

2、理检查过程中发现的问题。（ 2 ）项目部必须设资料员专人负责资料管理，资料员应做好施工图纸及技术文件的收发与追溯工作，建立收发台帐，及时存档；严格按照资料管理规定的要求做好各类施工资料， 做到资料真实、 完整、 齐全、有效，并及时归档；负责收集和整理各分包单位编制的施工资料，及时存档；日常工作中，要主动与各相关人员协调，督促、检查、整改、汇总、编目、归档各种施工资料，做好接受相关单位检查的准备，做到资料齐全完整；按照合同约定的要求，做好竣工资料的编制与组卷，及时移交给相关单位。（ 3 ） 项目部须明确各专业人员档案资料管理的范围。 项目部各专业人员应主动向项目档案资料管理员移交已完工程的档案资

3、料， 不得借故拖延或私自留存项目经理部的档案资料。四、资料管理要求1 、工程资料管理的日常管理应做到：注意时效、及时整理、真实可靠、内容齐全、分类有序。工程资料管理是否规范，是公司对项目部工作考核的主要内容之一，各项目部必须按公司统一要求做好此项工作。2 、为保证工程资料的完整、分类有序，工程开工前，项目经理根据建设单位、监理单位等的要求和自身管理的需要，对资料的分类、格式、份数等达成一致意见。3 、工程资料保管和存放应有专用柜，符合资料档案保管条件，档案的保管应确保安全，应有防盗、防火、防水、防强光、防潮、防尘、防污染、防有害气体和有害生物等防护措施。4、文件资料是工程资料的重要组成部分，包

4、括外来文件和内部文件，在针对文件资料管理的管理中，应按以下流程和要求实施管理：（ 1 ）项目部对收到外来文件资料控制管理的工作流程是：资料员登记- 报送项目经理等相关领导阅批- 送达主办人员签收 - 资料员催收- 保存。（ 2 ）项目部对自发文件资料（主要为对上级的工作报告、请示、对业主等相关单位的工作联系函）控制管理的工作流程是：主管人员核稿 - 呈相关领导签发 - 印制 - 印章主管人员用印 - 资料员分发签收- 原件留存归档备查。（ 3 ）凡项目部收文，由项目行政人员或资料员签收登记。收文收到登记以后，由项目部行政人员或资料员根据项目经理的批示，送达主办人办理，并办理登记签收手续。（ 4

5、 ）因工作需要借阅文件，应按规定办理借阅手续，用完及时退还，机密文件资料必须按公司相关保密规定控制管理。（ 5 ）项目部职能人员对要承办的文件，要认真负责，及时办理，不得拖延和积压文件。（ 、项目部应存档组卷的工程资料，包括合同文件资料；图纸；施工管理资料； 施工技术资料； 施工记录； 施工物资资料； 工程进度资料； 竣工验收资料；工程商务管理资料；竣工结算审计资料等。（ 、工程资料整编的质量要求（ 1 ）各种工程资料记录至少应有1 份原件，其他可为复印件或电子文档 （复印件或电子文档份数按照需要确定） ,文件的保存期限按照公 司档案管理办法规定执行。（ 2 ） 各种工程资料的内容及深度应符合

6、国家和地方勘察、设计、施工、 监理、 行业管理方面的规范、 规程的规定， 符合企业管理的要求。（ 3 ）各种工程资料的内容必须真实、准确，符合工程实际。（ 4 ）各种工程资料必须及时、有效。（ 5 ）各种工程资料必须清晰、整齐，字迹清楚，图样清晰，图表 整洁，签字盖章手续完备。（ 6 ）各种工程资料中文字材料幅面尺寸应为 A4 （ 297*210mm ） ， 文字应采用电脑打印，计算机出图必须清晰，不得使用复印件。（ 7 ） 各种施工图纸应采用计算机CAD 软件绘制， 出图规格应符合制图标准的有关规定。（ 8 ）竣工图应符合规范要求，确保新增内容的真实反映。（ 9 ）工程资料按单位（子单位）工

7、程、专业工程分卷排列。五、资料的移交与管理1 、 工程资料的移交开工前，各下属单位应协助市场经营部做好招投标文件、中标通知书等资料的归档工作。施工过程中，及时将开工报告、施工进度照片等移交工程部（附表一） 。竣工验收后，项目部将相关资料（主要档案要扫描成电子版）整理 后按照清单目录交回所在单位，所在单位审核后交公司工程管理部，由 工程管理部负责移交档案室（附表二）。审计结束后，项目部所在单位统一将整套审计资料交合约审计部（附表三）O档案资料编制移交目录， 一式两份，交接双方签字确认， 以便备查。2、公司职能管理部门的职责公司工程管理部负责指导各单位和项目部做好档案管理工作。工程管理部及时收集工程项目档案资料并建立台账，整个项目档案收齐后移交公司档案室。公司市场经营、审计、财务等部门协助配合做好相关档案整理和收集工作。3、重要归档资料的管理要求序 号资料名称收集日期资料要求职能管理1招标文件、投 标文件、中标 通知书即时原件市场经营部负责2承包、材料、劳务合同签订后一周 内原件合约审计部负责3开工报告批准后一周 内原件工程管理部负责4施工组织设计审批后一周 内原件工程管理部负责5施工总结竣工后两周 内原件工程管理部负责6竣工验收单收到后一周 内原件工程管理部负责7送审结算书即时原件合