公司文件管理制度

1、河北源泰文化传播有限公司文件拟文人FROIM 黄翠萍收文人TO：源泰全体员工抄送CC /传阅CIRCULAR 阅后存档 FILIG审核/日期 VEREFED/DATE 田杰批准/日期 APPROVED/DATE 张发志收文部门TO （DPT： SIS附件ATTACHMEN碗件文头格式说明保密/期限 CONFIDENTIAL/TERM 其他 OTHERS页数 NO.OF PAGES 6拟文日期 date 2013-12-17文件编号 our ref： HBYT-13-D001文件类别CATEGORY制度规范河北源泰文化传播有限公司文件管理制度一、目的1、规范源泰公司文件管理流程。2、明确公司、部

2、门及地区不同文件层级的规则。3、规范行文及编号规则。二、名词解释文件是指公司各机构在经营管理过程中形成的规范性文书。三、适用范围适用于河北源泰公司。四、文件管理职责建立河北源泰公司文件管理体系，负责贯彻执行、修订，并对公司文件进行管理五、文件层级根据文件涉及范围不同，文件分为：1、公司级文件：即源泰公司文件。2、部门级文件：即人力资源部文件、市场部文件、财务部文件等；3、地区级文件：即*地区文件（如：保定地区文件）”；4、联合行文：即两个及以上单位联合文件。5、每一层级文件一经发布，即产生效力。其内容不得与上一层级文件有原则性 抵触。六、文件格式根据文件内容不同，文件格式分为：1、请示/申请类

3、文件格式2、普通文件格式（非请示/申请类文件格式）七、文件种类根据文件内容不同，文件种类分为：1、决定（代码A）: 一般是指传达上级决定的事项，起决定的事项。2、通知（代码Z）:指通告事情的文字或口信。3、通报（代码B）:指上级机关把有关情况以书面形式通告下级机关。例如：通报批评。4、制度规范/管理流程（代码D）:指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则5、请示/申请（代码E）:指向上级或有关部门中述理由，请求批准。6、报告（代码C） ：指向上级或群众就调查、观察的结果提出详细书面材料或作口头叙述。7、会议纪要（代码G）:纪录会议重点内容及需要跟踪解决的问题。8、其他（ 代码 I ） ：例如策划

4、案等活动相关文件。8、 行文规则1. 公司级文件：源泰公司文件行文。精品资料1.1.1.2.1.3.适用范围：面向全体员工的重大战略、组织架构、干部任命、通用管理制 度、奖罚通报、总经理室决策内容的通报、其他重要通知等使用公司级文 件格式。涉及公司职能管理的文件可使用公司级文件格式。 签字权人：公司级文件由总经理或其授权人批准签发。公司级文头格式：分普通类、请示类。2. 部门级文件：各部门级文件行职责范围2.1. 签字权人：部门负责人或其授权人2.2. 分部级文头格式：分普通类、请示类。3. 地区级文件：各地区级文件行文。3.1. 适用范围：涉及地区整体布署的文件。3.2. 签字权人：地区负责

5、人或其授权人。3.3. 地区级文头格式：分普通类、请示类。4. 联合文件行文1、附件2）内布署的文件（见附件3附件8）9、附件10）8.1. 适用范围：公司同级部门之间就同一问题需协作处理的，可协商一致后联合行文。8.2. 联合行文文件头中应列出联合行文部门，主办部门名称应排列在前。8.3. 签字权人：部门第一负责人或其授权人；联合行文部门第一负责人或其授权人共同批准签发。8.4. 联合文头格式：普通类。（见附件11）9、 文件处理程序及规范1. 拟文1.1. 拟文人是明确行文目的与要求，并具体起草文件的人。1.2. 拟文人要遵循拟文三原则：1.2.1. 简洁：力求简短、条理，倡导“一页纸文章

6、”；1.2.2. 明白：易懂、不晦涩；1.2.3. 准确：不模棱两可。1.3. 文头三要点：1.3.1. 明 确标明收文部门，以公司发布的部门英文缩写为准；1.3.2. 明 确收文人和抄送人姓名；1.3.3. 标题应突出，采用“事由+类型”形式（如“关于XXXX勺通知”），须明确 文件内容的关键字。2. 审批（审核/ 批准）文件审批应遵循业务分管原则及效率原则。2.1. 审核人是对文件内容进行初步审查并签字的人，审核人对拟文人的工作质量负责，审核人姓名应手签。2.2. 批准人是对文件内容全面负责并签字的人，批准人姓名应手签。2.3. 审批人需以效率为原则，一般文件三个工作日内给予明确答复，紧急

7、文件在一个工作日内给予明确答复，审核/ 批准人需在签字同时标明回复时间。文件内容涉及相关部门业务时，需向该部门主管负责人征询意见，经同意 后方可正式发布。3. 发文3.1. 公司级正式文件须转换为 PDFB式，通过公司邮箱发布。3.2. 文件管理者审校格式、编号后进行发文，对不符合规范的文件，须要求拟 文人修改或重新拟制，责任由拟文人自负。3.3. 文件管理者发文时应遵照收文人为文件相关人。不应发给不相关的人，以 免造成垃圾邮件。4. 存档4.1. 文件管理者发文后将原件存档，保留文件电子版，并对已存档文件负责管 理。4.2. 联合行文由主办部门将原件存档，其他部门保存复印件。5. 监督5.1

8、. 一级监督：人力资源部负责公司文件管理的执行情况监督。5.2. 二级监督：部门经理负责监督部门内文件管理的执行情况。十、解释权限：本规定最终解释权在人力资源部。十一、生效时间：本规定自发布之日起试行。附件：文件文头格式（11个附件）附件1:公司级普通类文件文头 附件2:公司级请示类文头公司级文件普通类文件.doc公司级文件请示文头.doc附件3附件10:各部门普通类文件文头及请示类文件文头部门普通类文件文头.doc部门请示类文件文头.doc附件11:地区普通类文件文头附件12:地区请示类文件文头地区普通类文件文头.doc地区请示类文件文头.doc附件13:联合行文普通类文件文头（例如：HR&

9、amp;CCC件文头中用部门英文缩写，文件编号只标明主办部门的文件编号。）联合行文文件文头. doc附件14:会签表源泰会签表.doc附件15:附属说明：编号规则 见例：河北源泰文化传播有限公司文件麴5皿郎!甫永”,Sit调蜘口图 _.宴（网OUtfU ：磔芒Y之'' JvdL V ,! fH! ,羔女人镭心：收土大触 网: TMh Hjw陶小六*阳伸如机HONT： -'联，kS；TmtwRomu，小五住酗卬3Ut 口BSgBjM 口幽展限小图bEHUUTQH 其他ODE口竭HD呻皿：/J at注的上朱隹六号，依wr-f 炖J 中工善MR*,JTTjWj 十了盘中峻一、

10、文件头部分1 .编号1.1. 通用编号规则：公司英文简写一 部门/地区/英文简写年份（取后两位） -顺序号（三位）。1.2. 部门拼音首字母或者英文大写缩写：人力资源部（Human resources ）; 简写：HR财务部（）； 简写：ERH市场部（； 简写：WRH1.3. 地区级英文规则：以所在城市汉语拼音第一个字母大写。1.4. 联合行文文件编号只标明主办部门的文件编号。1.5. 各类文件举例说明：公司级文件：HBYT-13- D001部门级文件：HBYT-HR-13-I001联合文件：HBYT-HR&CC-13-I001地区（如保定地区）：HBYT-BD-13-I0011.6.

11、 拟文日期由拟文人填写，采用年-月-日的形式。1.7. 文件类别根据文件内容依据而定。1.8. 申请类文件、源泰政策类文件（如关于激励方案、操作性或流程类规范文 件）签批前一般只能以一个收文人为主送对象，不能以文件或电子邮件形 式同时主送多位领导；由3人以上（含3人）签批意见的申请类文件需附 加会签表。见附件14源泰会签表签批后应将文件主送经办部门。1.9. 审核人如没有，则划“ ”。1.10. 收文人是对所收文件需承担第一直接办理、答复责任、参照执行的上级或 相关部门人员；抄送人指对所收文件无需承担直接办理、答复责任，只需了解文件内容的上级或相关部门人员。1.11. 收文部门的英文缩写按收文

12、人、抄送人的顺序填写。1.12. 如有附件必须列出附件顺序及标题，如无则划“/ ”。1.13. 拟文人必须注出文件是属于传阅或阅后存档或保密，如是保密，必须标注保密及期限。1.14. 文件页数用阿拉伯数字标注，如有附件则标注一个总页数。二、正文内容1. 字号：标题采用宋体3 号粗体，正文采用宋体小4 号字；2. 段落：采用单倍行距。3. 重点标示：对需强调的重要内容可用加粗、下划线或颜色字来突出，不改变字体字号。4. 结构层次顺序：4.1. 数字排序：第一层为“1”、第二层为“1.1 ”、第三层为“1.1.1 ”，以次类推。4.2. 罗马符号排序：第一层为“I”、分层级时用“ A”，"

13、;B”以此类推。从 第五层开始为“ V'、"VI” “VII ” “VIII ” “IX” "X”以此类推。5. 制度规范类文件应在标题后注明制度版本号。制度版本号采用V（ Version ）+年度代码（取最后二位）. 发布月份的形式。如2006 年 12 月发布的文件管理规定标题应为：源泰公司文件管理规定V06.12 。6. 面向全员发送的关于向全员发送的邮件：7. “授权通知”禁止以邮件形式向全员发送。发布公司主页上。8. “管理规定”可以放在主页或公用文件夹数据库中，通过邮件向全员发送一个文档链接。9. “喜报、通报、离岗通知、活动报道”等，除公司重大消息由人力资源部统一发布外，严禁通过邮件向全员发