货代公司操作流程

1、货代公司操作流程操作部工作流程I 、客户服务一、订舱1 客户向我司订舱的2 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此：1）托运人/发货人2）船公司/船名 /航次或船期3 ）起运港4）目的港/中转港5 ）货名 6 ）柜型、柜量7）运价 8）托运人的签字、盖章3 客服人员收到订舱单后，须与SALES 核对运价是否正确，并由 SALES 在订舱单上签字确认， 然后再向相应船公司订舱（特殊情况可先口头与SALES 确认 , 待SALES 返回公司再补签字确认） 。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编S/O号。4 订舱单发出后，客服人员应主动向船公司确认舱位，并将船公司传回的订舱确认单第一时间传给客

2、户，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。5 订舱完毕后，客服人员应及时将资料输入电脑，具体步骤如下：1）新建委托-输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目 的港、箱型箱量。2） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如 “客户服务 ” 以 KF 开头。3） 输入费用明细 - 主要是应收费用。4）订舱确认-输入订舱号。输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次(一 律采用 V 。 XXX 的格式)、开船日期。6 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点：1) 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人；2) 费用明

3、细应仔细填写， “应收 ”为向客户收取费用； “应付 ”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在 “到付 ”栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为ALL IN 时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认；3) 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。 SALES 在选用代理之前须与操作部经理或公司领导确认，不可使用公司公布名单之外的代理 (特殊情况如用其他代理, 必须公司领导确认)；4) 客户需倒签、顺签、预借提单的，须由 SALES 在台帐上特殊事项一栏注明申请，由操作部经理或公司主管领导签字确认；5) 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整

4、填写；6) 客服人员应在台帐上相应位置签字。7 客服按业务员设立登记台帐，客服需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。二、拖车、报关1 出书面申请，公司批准后方能安排。2 安排拖车前，需与工厂或SALES 联系确认装柜时间及地点。3 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、 S/O NBR 、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止

5、地点及费用等。4 应至少提前半天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。5 委托后，客服应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。6 客服应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。7 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。8 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做PTI 检验及相应安排。9 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。10 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还

6、柜等事项。盐田港可委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。11 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。12 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。三、其他1 如由我司安排拖车、报关的，客服人员应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通 知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。2 客户因各种原因取消订舱的，需要

7、求其书面确认，在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。3 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE ，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。5 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。II 、文件1 文件组收到船公司的 LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。2 文件组需核对船公司的 LOADING LIST 及费用清

8、单，如有发生超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。3 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发 HB/L 或 MB/L 。4 提单的缮制应注意以下几点：1) 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE 、 NOTIFY PARTY 、 VSLS NAME/VOY 、 POL、 POD、 PLACE OFDELIVERY 、 MARKS 、 CARGO DESCRIPTION 、 CNTR NO 。 /SEAL NO 。，DELI

9、VERY AGNET 等。2) 提单表面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过3 个更正章。一些重要的项目，比如船名/ 航次、卸港、箱号等不可更改。3) 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。4) 客户要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。5) 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。6) 外代提单不允许预借。5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意：1) 出我司 HB/L 给客户， HB/L 上打真正的收货人与

10、发货人，并可注明到付运费的金额， DELIVERY AGENT 为我司代理。2) OB/L 上面 SHIPPER 为我司， CONSIGNEE 、 N 。 PARTY 均为我司目的港的代理，其它资料与HB/L 相同，将 OB/L 电放给我司代理。3) 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款(预付或到付)。4) 制作 CHARGES SETTLEMENT ，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。5) 制作放货通知书， 通知代理是凭正本HB/L 放货还是 HB/L 电放， 然后与 OB/LCOPY 件、 HB/L COPY 件， OB/L 电放信、 CHARGE SETTLEMENT 于船开后尽早一起传给代理。6)