公文培训教材第一、二、三部分

1、西王集团公文应用培训教材（试 行）二七年十月编第一部分第一部分 公文基础知识公文基础知识第一节第一节 公文的概念公文的概念 公文，公文，顾名思议，应当姓公，它是各种社会法定组织用顾名思议，应当姓公，它是各种社会法定组织用以表达意志的文书，是其用以传递策令、沟通信息、交流经以表达意志的文书，是其用以传递策令、沟通信息、交流经验、推动公务活动开展的工具和手段，它一经制发，即显示验、推动公务活动开展的工具和手段，它一经制发，即显示出权力关系。出权力关系。 什么叫公文？什么叫公文？公文是机关相互往来联系事务的文件，实公文是机关相互往来联系事务的文件，实际上就是公务文件的简称（或者称公务文书），如红头文

2、件、际上就是公务文件的简称（或者称公务文书），如红头文件、决议、通报、通知等等，是文件的主要门类。决议、通报、通知等等，是文件的主要门类。 什么叫文件？什么叫文件？文件是人类社会活动中为处理事务的需要，文件是人类社会活动中为处理事务的需要，而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。 公文从属于文书，而文书是什么？公文从属于文书，而文书是什么？它是各种社会组它是各种社会组织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而以文字织和个人在社会活动中为了处理各种公私事务而以文字的形式在一定载体上形成并使用的具有规范体式的信息的形式在一定载体上形成

3、并使用的具有规范体式的信息记录。具体包括两大类：记录。具体包括两大类：一是各种社会组织在推动和处一是各种社会组织在推动和处理国家、集体公共事务过程中所形成并使用的公务文书理国家、集体公共事务过程中所形成并使用的公务文书（此即广义公文）；二是个人、家庭和宗族处理自身内（此即广义公文）；二是个人、家庭和宗族处理自身内部事务过程中形成并使用的各种私务文书。部事务过程中形成并使用的各种私务文书。与公文相比，与公文相比，文书的外延大，内涵少；公文的外延小，内涵多。依据文书的外延大，内涵少；公文的外延小，内涵多。依据逻辑理论，二者之间构成属种关系。逻辑理论，二者之间构成属种关系。 不属于公文范畴的文书一般

4、有：不属于公文范畴的文书一般有： 1 1、用于个人或宗族之间的文书，诸如一般书信、遗嘱、用于个人或宗族之间的文书，诸如一般书信、遗嘱、赠与书等；赠与书等； 2 2、用于非政治集团之间，如企业与企业、个人与企业、用于非政治集团之间，如企业与企业、个人与企业、中国企业和外国企业之间的文书，如协议书、意向书、聘用中国企业和外国企业之间的文书，如协议书、意向书、聘用合同等；合同等； 3 3、请柬、便据等；、请柬、便据等； 4 4、大众传播媒介的广播稿、新闻稿以及、大众传播媒介的广播稿、新闻稿以及尚未形成正式书尚未形成正式书面文字的面文字的工作回顾、打算、探询、商讨、讲话等；工作回顾、打算、探询、商讨、

5、讲话等； 5 5、在公文准备阶段所形成的基本性材料，如会议记录、在公文准备阶段所形成的基本性材料，如会议记录、工作日志、值班日志以及拟文提纲等。工作日志、值班日志以及拟文提纲等。 文种，文种，是人们对常用的每一种公文赋予一个能概括表明是人们对常用的每一种公文赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓就是文种。如通其性质、用途的统一规范的称谓，这种称谓就是文种。如通报、请示等。报、请示等。 公文格式，简言之就是公文的表现形式。公文格式，简言之就是公文的表现形式。第二节第二节 党政机关公文的定义（略）党政机关公文的定义（略）第三节第三节 企业公文的分类企业公文的分类 公文是一个集合名

6、词。公文是一个集合名词。西王集团公文处理办法西王集团公文处理办法采采用了党政机关使用的用了党政机关使用的1818个法定文种中的个法定文种中的1414个，其中有：个，其中有：决决定、决议、规定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、定、决议、规定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示（申请）、批复、意见、函、会议纪要。请示（申请）、批复、意见、函、会议纪要。由于由于“指示指示”用于口头的较多，故未列入用于口头的较多，故未列入西王集团公文处理办法西王集团公文处理办法之之中。在实际工作中还有一些中。在实际工作中还有一些公文，如批示、章程、守则、公文，如批示、章程、守则、制度、规划、计划纲要、安排制

7、度、规划、计划纲要、安排等为我们常用。等为我们常用。 （一）根据所起的作用大致分以下几类：（一）根据所起的作用大致分以下几类： 1 1、法规性公文法规性公文，如规定、办法、章程、守则以及制，如规定、办法、章程、守则以及制度等。度等。 2 2、计划性公文计划性公文，如计划、规划、要点、方案、预案、，如计划、规划、要点、方案、预案、设想设想、纲要、纲要、安排安排、打算打算等。等。 3 3、指导性公文指导性公文，如决定、决议、通知、会议纪要、，如决定、决议、通知、会议纪要、意见等。意见等。 4 4、陈述性公文陈述性公文，如综合性工作报告、工作情况报告、，如综合性工作报告、工作情况报告、调查报告等。调

8、查报告等。 5 5、请示答复性公文请示答复性公文，如请示、批复、复函等。，如请示、批复、复函等。 6 6、沟通情况性公文沟通情况性公文，如通报、简报等。，如通报、简报等。 7 7、宣传教育性公文宣传教育性公文，如讲话、通告等。，如讲话、通告等。 8 8、商洽性公文如函商洽性公文如函等。等。 （二）根据不同的行文关系可分为：（二）根据不同的行文关系可分为： 1 1、上行公文上行公文。即指下级机关向上级主管机关的行文。即指下级机关向上级主管机关的行文。如请示、报告等，从实质上讲，议案也是一种上行文。如请示、报告等，从实质上讲，议案也是一种上行文。上行上行文一般可用文一般可用“当否，请批示当否，请批

9、示”、“以上是否可行，请批示以上是否可行，请批示”等。等。 2 2、下行公文下行公文。即指上级机关对本机关下属单位的行文，。即指上级机关对本机关下属单位的行文，属于自上而下的行文。这方面使用的具体文种主要有意见、属于自上而下的行文。这方面使用的具体文种主要有意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等。下行文一般下行文一般用用“希即遵照希即遵照”、“特此通知特此通知”、“此复此复”等。等。 3 3、平行公文平行公文。即指不具有隶属关系的机关（即无领导。即指不具有隶属关系的机关（即无领导或者业务指导关系的机关和单位）之间的往来行文，或者业务指导关系的机

10、关和单位）之间的往来行文，如函等。如函等。平行文一般可用平行文一般可用“为荷为荷”、“为要为要”、“特此函复特此函复”等等。 （三）根据公文的制发机关的不同性质，（三）根据公文的制发机关的不同性质，可分为：可分为： 1 1、行政公文。、行政公文。2 2、党务公文。、党务公文。3 3、法规公文。、法规公文。 （四）根据公文的来源及发出、使用的范围，（四）根据公文的来源及发出、使用的范围，可分为：可分为： 1 1、通用公文。、通用公文。2 2、专用公文。、专用公文。3 3、普发公文。、普发公文。 4 4、专发公文。、专发公文。5 5、收入公文。、收入公文。6 6、发出公文。、发出公文。 7 7、公

11、布公文。、公布公文。8 8、内部公文。、内部公文。 （五）根据公文内容的重要程度可分为：（五）根据公文内容的重要程度可分为： 1 1、绝密公文。即指涉及企业最核心的机密内容的文件，一旦泄、绝密公文。即指涉及企业最核心的机密内容的文件，一旦泄露会使企业的经济利益遭受最为严重的损害。露会使企业的经济利益遭受最为严重的损害。 2 2、机密公文。即指涉及企业重要机密内容的文件，一旦泄露会、机密公文。即指涉及企业重要机密内容的文件，一旦泄露会使企业的经济利益遭受比较严重的损害。使企业的经济利益遭受比较严重的损害。 3 3、秘密公文。即指涉及企业重要机密内容的文件，一旦泄露会、秘密公文。即指涉及企业重要机

12、密内容的文件，一旦泄露会使企业的经济利益遭受损害。使企业的经济利益遭受损害。 （六）根据公文送达和办理的时间要求，（六）根据公文送达和办理的时间要求，可分为：可分为： 1 1、特急公文。、特急公文。2 2、紧急公文。、紧急公文。 3 3、一般公文。、一般公文。第四节第四节 相近易混文种辩析相近易混文种辩析 公文中有些文种的名称、性质、作用、特点是非常近似公文中有些文种的名称、性质、作用、特点是非常近似的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些的，这就给我们在文种的选择、掌握与具体运用上带来一些难度。难度。为此，要准确地使用公文文种就不能不注意对近似文为此，要准确地使用公文文种就不能不

13、注意对近似文种的辨析。具体包括：种的辨析。具体包括： 一、公告、通告一、公告、通告（略）（略） 二、决定与决议二、决定与决议 这两个文种近似在这两个文种近似在“决决”字上，均属决策性文件，都是字上，均属决策性文件，都是上级机关对某些重大问题的处理或对重要工作事项所作出的上级机关对某些重大问题的处理或对重要工作事项所作出的决策规定性的意见或措施、要求；决策又出自于机关的首脑决策规定性的意见或措施、要求；决策又出自于机关的首脑核心，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。核心，并要求下级予以贯彻执行，故都是下行文。 它们不同的特点主要表现在：它们不同的特点主要表现在：决议的内容必须是经过会决议的内容

14、必须是经过会议集体讨论并表决通过的，议集体讨论并表决通过的，如如董事会关于董事会关于的决的决议议；而决定则不一定。决定有的是经过会议集体讨论通过而决定则不一定。决定有的是经过会议集体讨论通过的，也有的是由某一机关直接作出决定的。的，也有的是由某一机关直接作出决定的。 三、通知与通报三、通知与通报 这两个文种都有一个这两个文种都有一个“通通”字。字。“通通”在这里是指传达的意思。在这里是指传达的意思。“知知”和和“报报”字均含知道的意思，具体内容是直陈情况与要求。所以，字均含知道的意思，具体内容是直陈情况与要求。所以，通知、通报均属告知性文件；按照理解的习惯，传达一般是自上而下的通知、通报均属告

15、知性文件；按照理解的习惯，传达一般是自上而下的传递，所以又是下行文。传递，所以又是下行文。 其不同点表现在：其不同点表现在：通知的通知的“通通”字是用字是用“知知”字作补充，知的本意字作补充，知的本意是知道，在这里有引申为知道或办理。严格地讲通知是知照性文种，它是知道，在这里有引申为知道或办理。严格地讲通知是知照性文种，它的内容侧重于提出要求，明确界限；的内容侧重于提出要求，明确界限；通报的通报的“通通”字是用字是用“报报”字作补字作补充，报在这里的含义是陈述情况。严格地讲它是陈述性公文，内容侧重充，报在这里的含义是陈述情况。严格地讲它是陈述性公文，内容侧重于说明、介绍某一事物或问题的情况。通

16、报既可以提出下一步的要求于说明、介绍某一事物或问题的情况。通报既可以提出下一步的要求（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报）；（如指导性通报），也可以不提任何要求（如情况性通报）；而通知必而通知必须有下一步工作的意见与要求，否则，就失去了作为通知文种存在的价须有下一步工作的意见与要求，否则，就失去了作为通知文种存在的价值。还有，从内容上看，虽同属于一个内容的事情，同样都要求下级贯值。还有，从内容上看，虽同属于一个内容的事情，同样都要求下级贯彻执行，如是刚刚发生的某一典型事例，则要用彻执行，如是刚刚发生的某一典型事例，则要用“通报通报”而不用而不用“通通知知”，如是某一方面情况的综合

17、，则又应当用，如是某一方面情况的综合，则又应当用“通知通知”而不用而不用“通报通报”。 四、请示与申请四、请示与申请 （一）申请是因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上（一）申请是因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希望得到批准的一种事务文书，也叫申请书或申请表。望得到批准的一种事务文书，也叫申请书或申请表。请示和申请请示和申请都有请求原由、请求事项，但请示是法定公文，申请为专用书信，都有请求原由、请求事项，但请示是法定公文，申请为专用书信，属于不同文种。结合企业的实际，已将属于

18、不同文种。结合企业的实际，已将“申请申请”列入西王集团列入西王集团“法定法定”公文系列。公文系列。（二）请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级（二）请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上申请不仅用于下级向上级请求事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向级请求事项，而且可用于不相隶属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。（银行、保险

19、、公安、海关、土地管理、工商管理等）。 （三）请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，（三）请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。 （四）请示的作者是法定的机关、团体，（四）请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人者可以是机关、团体，也可以是个人

20、。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。而请示则没有这方面的规定。 （五）请示可以带附件，附件是请示的重要组成部分，（五）请示可以带附件，附件是请示的重要组成部分，作为对正文的补充说明或参考。作为对正文的补充说明或参考。 五、批复与批示五、批复与批示 批复和批示都是上级机关对下级机关的来文所作出的批复和批示都是上级机关对下级机关的来文所作出的指导性意见，指导性意见，若分不清若分不清“请示请示”与与“报告报告”，必造成批复，必造成批复与批示的混用。与

21、批示的混用。这两个文种近似在一个这两个文种近似在一个“批批”字上，即上字上，即上级对下级公文表明意见，均属下行文。级对下级公文表明意见，均属下行文。 关于它们的不同点，关于它们的不同点，批复的批复的“复复”是答复的意思，显是答复的意思，显然事先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下然事先有请示，否则，就谈不到答复。所以，批复是对下级的请示批注意见后答复下级的公文文种；级的请示批注意见后答复下级的公文文种；批示的批示的“示示”是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见，加是指点的意思，故批与示合在一起的意思是批注意见，加以指点。既然批注是在下级报上来的公文上书写的批语，以指点。既然批注

22、是在下级报上来的公文上书写的批语，有的是针对来文的下级批注意见（应告知来文单位），也有的是针对来文的下级批注意见（应告知来文单位），也有的是转批给其他有关部门去办理的（没有必要告知来文有的是转批给其他有关部门去办理的（没有必要告知来文单位），所以不同于批复。单位），所以不同于批复。 根据上述介绍，对于批复与批示的不同点我们可以理解为：根据上述介绍，对于批复与批示的不同点我们可以理解为： （一）批复是上级机关对下级请示作出的同意与否、批准与否（一）批复是上级机关对下级请示作出的同意与否、批准与否的答复；批示是上级机关或领导者有选择地、主动地就下级来文的答复；批示是上级机关或领导者有选择地、主动地

23、就下级来文中的较有普遍意义的问题作出的指示。中的较有普遍意义的问题作出的指示。 （二）批复是法定（党政机关规定的）公文，而批示不属此（二）批复是法定（党政机关规定的）公文，而批示不属此列；批示多以批转、转发下级来文的通知的形式下发。列；批示多以批转、转发下级来文的通知的形式下发。因此文种因此文种用的很少，固未列入用的很少，固未列入西王集团公文处理办法西王集团公文处理办法的公文系列。的公文系列。 （三）被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级上报的请（三）被批注意见的来文文种不同。批复是针对下级上报的请示，对应的文种只能是请示；批示所针对的来文则是下级没有肯示，对应的文种只能是请示；批示所针对的

24、来文则是下级没有肯定性要求予以答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、检定性要求予以答复的文种，如报告、总结、计划、调查报告、检讨报告等。讨报告等。 （四）行文方式不同。批复的主送对象是报请单位，如对其他（四）行文方式不同。批复的主送对象是报请单位，如对其他单位也有参考价值，则可列为抄送；批示如具有普遍意义，可把单位也有参考价值，则可列为抄送；批示如具有普遍意义，可把原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。原行文上报的单位与其他单位一并列为主送。 （五）批复的结尾往往用（五）批复的结尾往往用“此复此复”、“特此批复特此批复”等词语；批等词语；批示则用示则用“望参照执行望参照执行”、“望依此办

25、理望依此办理”等。等。 六、指示与批示六、指示与批示 这两个文种近似在这两个文种近似在“示示”字上，说明均是上级对下级字上，说明均是上级对下级工作具有指点作用的，故称指挥性公文。工作具有指点作用的，故称指挥性公文。 不同点：指示是上级机关主动作出的，具有主动性；不同点：指示是上级机关主动作出的，具有主动性；批示是对下级来文所作的批注，与指示相比处于被动状态。批示是对下级来文所作的批注，与指示相比处于被动状态。 七、函与便函七、函与便函 函这个字的本意是书信，是人们用以传递信息、互通情函这个字的本意是书信，是人们用以传递信息、互通情况、商洽问题、联系事务使用的，所以，函与便函在内容实况、商洽问题

26、、联系事务使用的，所以，函与便函在内容实质上是没有什么区别的。质上是没有什么区别的。 它们的不同点表现在，它们的不同点表现在，“函函”是西王集团的是西王集团的“法定法定”公公文之一，是正式的、主要的文种，而便函不是文种，它是文文之一，是正式的、主要的文种，而便函不是文种，它是文种的一种形式，这是两者之间的最主要区别。也正因如此，种的一种形式，这是两者之间的最主要区别。也正因如此，函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。函在行文时必须具备法定公文的标印格式，而便函则没有。顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日顾名思义，便函就是简便的书信，有抬头、正文、落款、日期即可。只

27、有内容比较重要的便函，才有标题与发文字号。期即可。只有内容比较重要的便函，才有标题与发文字号。 八、通告与通知八、通告与通知（略）（略） 九、调查报告与工作报告九、调查报告与工作报告（略）（略） 十、调查报告与工作总结十、调查报告与工作总结（略）（略） 十一、请示与报告十一、请示与报告 “ “报告报告”属于陈述性的上行文种。它与属于陈述性的上行文种。它与“请示请示”虽同属上行文，虽同属上行文，但两者之间却有着但两者之间却有着严格的区别严格的区别。请示的目的是请求上级机关对某事宜给。请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映予批准或明确答复某

28、个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，没有肯定性的批复要求，不需要批准答复，而情况，提出建议，没有肯定性的批复要求，不需要批准答复，而“请示请示”则相反。则相反。 在行文时间上，在行文时间上，“请示请示” ” 必须在事前行文；而报告则不受行文时必须在事前行文；而报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。上级对下级报送的限，事前、事中、事后皆可行文。上级对下级报送的“报告报告”，可做批，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示批示”这个文种；而这个文种；而“请示请示”则不然，

29、不论所请示的事项上级同意与则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是否，按理都应及时做出批示，但批示时使用的文种都是“批复批复”而不是而不是“批示批示”。 请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。事，一文数事皆可。请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。事项。本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解

30、决的问题用报告。决或已解决的问题用报告。 十二、报告与意见（略）十二、报告与意见（略） 十三、报告与汇报十三、报告与汇报汇报又称汇报又称“综合反映综合反映”，是向上级机关汇报工作，反映问题，是向上级机关汇报工作，反映问题，或在本部门、本系统内交流情况的一种事务文书，报告与汇报都是或在本部门、本系统内交流情况的一种事务文书，报告与汇报都是陈述性文件，都可以用作向上级反映情况，但它们有如下区别：陈述性文件，都可以用作向上级反映情况，但它们有如下区别：（一）报告是公文，由法定的作者制成，以机关，团体的名义（一）报告是公文，由法定的作者制成，以机关，团体的名义发出；发出；而汇报一般不作正式文件，汇报的

31、作者可以是机关、团体，而汇报一般不作正式文件，汇报的作者可以是机关、团体，也可以是个人，不具有法定公文的权威和效力。也可以是个人，不具有法定公文的权威和效力。（二）报告按公文处理程序制作，签发、上报，具有汇报性；（二）报告按公文处理程序制作，签发、上报，具有汇报性；而汇报一般作为内部文件刊登在而汇报一般作为内部文件刊登在“简报简报”等内部刊物上，用以推动等内部刊物上，用以推动本部门、本系统的工作，除具有汇报性外，还具有交流性。本部门、本系统的工作，除具有汇报性外，还具有交流性。（三）报告的标题有固定写法；（三）报告的标题有固定写法；汇报的标题写法灵活，可以是汇报的标题写法灵活，可以是文件标题，

32、也可以是文章标题，无其他固定格式。文件标题，也可以是文章标题，无其他固定格式。（四）报告的内容可以是专题性的，也可以是综合性的；（四）报告的内容可以是专题性的，也可以是综合性的；而汇而汇报的内容则必须是综合性的，以综述经验、动态、情况为主。报的内容则必须是综合性的，以综述经验、动态、情况为主。（五）报告用第一人称；（五）报告用第一人称；汇报可以用第一人称，也可以用第三汇报可以用第一人称，也可以用第三人称。人称。 十四、请示与意见十四、请示与意见（略）（略） 十五、工作研究与工作通讯十五、工作研究与工作通讯（略）（略） 十六、工作研究与调查报告十六、工作研究与调查报告（略）（略）第二部分第二部分

33、 公文处理公文处理第一节第一节 西王集团公文处理办法西王集团公文处理办法（试 行） （含常用公文格式范本） 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为使公司的公文处理工作规范化、程序化、科学化，为使公司的公文处理工作规范化、程序化、科学化，特制定本办法。特制定本办法。 第二条第二条 本公司的公文，是在参照本公司的公文，是在参照中国共产党机关公文处理中国共产党机关公文处理条例条例、国务院行政机关公文处理办法国务院行政机关公文处理办法、国家行政机关公国家行政机关公文格式文格式国家标准的基础上，结合企业在多年的行政管理过程中国家标准的基础上，结合企业在多年的行政管理过程中形成的具有制度效力和规范体式

34、的文书，是以法治企和进行公务形成的具有制度效力和规范体式的文书，是以法治企和进行公务活动的重要工具。活动的重要工具。 第三条第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。本办法同时界定了使用公等一系列相互关联、衔接有序的工作。本办法同时界定了使用公文的权利范围。文的权利范围。 第四条第四条 公文处理应当坚持程序严格、简便易行、职责分明、公文处理应当坚持程序严格、简便易行、职责分明、快速高效的原则，做到及时、准确、安全。快速高效的原则，做到及时、准确、安全。 第五条第五条 公文处理必须置于集团公司董事会、总经

35、理办公会的公文处理必须置于集团公司董事会、总经理办公会的领导和监事会监督之下，并确保企业商业秘密的安全。领导和监事会监督之下，并确保企业商业秘密的安全。 第六条第六条 公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。守本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。 第七条第七条 集团公司各部门、各子公司办公室是公文处理的管理集团公司各部门、各子公司办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作。机构，主管本单位的公文处理工作。 第八条第八条 各公文处理管理机构应当配备兼（或专）职人员负责各公文处理

36、管理机构应当配备兼（或专）职人员负责公文处理工作，如文件起草、审批（会签）、印发、存档等。集公文处理工作，如文件起草、审批（会签）、印发、存档等。集团公司办公室负责统管协调，并负责集团公司公文的发放、登记团公司办公室负责统管协调，并负责集团公司公文的发放、登记工作。工作。 第二章第二章 公文种类公文种类 第九条第九条 西王集团的公文种类主要有：西王集团的公文种类主要有： （一）决定。（一）决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。 （二）决

37、议。（二）决议。适用于股东大会、董事会、监事会依据国家法律、适用于股东大会、董事会、监事会依据国家法律、法规对职权内的事项做出安排。法规对职权内的事项做出安排。 （三）规定。（三）规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范行为规范。 （四（四）公告。）公告。适用于集团公司向国内外宣布重要事项或法定事项。适用于集团公司向国内外宣布重要事项或法定事项。 （五）通告。（五）通告。适用于集团公司公布让社会各有关方面应当遵守或适用于集团公司公布让社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。者周知的事项。 （六）通知。（六）通知。适用于传达要求下级单位

38、办理和需要有关单位周知适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关单位的公文，任免人员。关单位的公文，任免人员。 （七）通报。（七）通报。适用于集团公司、子公司在一定范围内对有较大影适用于集团公司、子公司在一定范围内对有较大影响的先进或错误，进行表彰或批评，传达重要精神或者情况。响的先进或错误，进行表彰或批评，传达重要精神或者情况。 （八）议案。（八）议案。适用于股东向股东会、董事向董事会、监事会适用于股东向股东会、董事向董事会、监事会向股东会提请审议事项。向股东会提请审议

39、事项。 （九）报告。（九）报告。适用于向上级领导机关汇报工作，反映情况，适用于向上级领导机关汇报工作，反映情况，答复上级领导机关的询问。答复上级领导机关的询问。 （十）请示。（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 （十一）申请。（十一）申请。适用于因业务或事务需要，按规定完成法律适用于因业务或事务需要，按规定完成法律程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出程序向上级或职能部门、管理机构、组织、社团说明理由，提出请求，希望得到批准。请求，希望得到批准。 （十二）批复。（十二）批复。适用于答复下级机关的请示事项。适用于答复下级机关的请示事项。

40、（十三）意见。（十三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十四）函。（十四）函。适用于以集团公司（或子公司）的名义与外单适用于以集团公司（或子公司）的名义与外单位（企业）之间商洽工作，询问和答复问题。位（企业）之间商洽工作，询问和答复问题。 （十五）会议纪要。（十五）会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项，适用于记载、传达会议情况和议定事项，与会议记录不等同。与会议记录不等同。 文件化公文主要指以红头文文件化公文主要指以红头文件的形式外报或下发的公文；通件的形式外报或下发的公文；通用公文主要指适用于内部的一般用公文主要指适用于内部的一般性公文

41、，不须用红头文件形式下性公文，不须用红头文件形式下发或上报，如通知、通报、报告、发或上报，如通知、通报、报告、请示、会议纪要以及外发的函。请示、会议纪要以及外发的函。 （一）文件化公文的格式一（一）文件化公文的格式一般由般由1、眉首：、眉首：发文机关标识、发文机关标识、文种（加文种（加“文件文件”二字）、发文二字）、发文字号、签发人；字号、签发人；2、主题：、主题：标题、标题、主送机关、正文、附件说明、成主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件；文日期、印章、附注、附件；3、版记：版记：主题词、抄送机关、印发主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。一机关和印发日期等部分组成

42、。一般情况下印发机关和印发日期可般情况下印发机关和印发日期可略去。（详见通报）略去。（详见通报）第三章第三章 公文格式公文格式 第十条第十条 本集团公司公文格式大体上分两大类，一类是本集团公司公文格式大体上分两大类，一类是“文件化公文件化公文文”，一类是，一类是“通用公文通用公文”。 （二）（二）通用公文的格式通用公文的格式 1 1、通报的格式：、通报的格式：发文机关发文机关标识、文种、发文字号、签发人标识、文种、发文字号、签发人、主送机关、正文、附件说明、主送机关、正文、附件说明、成文日期等部分组成。（标题省成文日期等部分组成。（标题省略，见附件）略，见附件） 通报通报 适用于集团公司、子适

43、用于集团公司、子公司在一定范围内对有较大影响公司在一定范围内对有较大影响的先进进行表彰，对错误进行批的先进进行表彰，对错误进行批评，传达重要精神或者情况。评，传达重要精神或者情况。（一）眉首部分（一）眉首部分 1 1、发文机关标识。要求发、发文机关标识。要求发文机关全称，不加文机关全称，不加“文件文件”二字二字，发文机关用小二仿宋体书写。，发文机关用小二仿宋体书写。 2 2、文种。通报二字另起一、文种。通报二字另起一行用行用1 1号黑体字书写。号黑体字书写。 3 3、发文字号。发文字号由、发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，发文机关代字、年份和序号组成，年份用六角括号年份用六角括

44、号“ ”括括入。如：入。如： 集团公司：西集通集团公司：西集通200720071515号号 糖业公司：西糖通糖业公司：西糖通200720076 6号号 4 4、签发人。下发通报须标、签发人。下发通报须标识签发人姓名，平行排列于发文识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，签发人一般是发文单字号右侧，签发人一般是发文单位的总经理。位的总经理。 5 5、黑色反线。发文字号、黑色反线。发文字号、签发人以下印有一条与版心等宽签发人以下印有一条与版心等宽的黑色反线。的黑色反线。 （二）主体（二）主体 1、主送单位。集团、主送单位。集团公司的发文范围为各企业、公司的发文范围为各企业、各部门，各子公司的发文范各

45、部门，各子公司的发文范围为下属部门、厂、车间。围为下属部门、厂、车间。一般通报都有主送单位，如一般通报都有主送单位，如“各企业、各部门各企业、各部门”，少数，少数普发性通报可以不写此项。普发性通报可以不写此项。主送单位在黑色反线下，在主送单位在黑色反线下，在正文前顶格书写。正文前顶格书写。 2、正文。通报的内容由四部分、正文。通报的内容由四部分组成。组成。一是引言部分。一是引言部分。主要概括通报主要概括通报的内容、性质、作用和要求。的内容、性质、作用和要求。二是事二是事实部分。实部分。既要把主要事实写清楚，又既要把主要事实写清楚，又要写得概括精练，要掌握宜粗不宜细要写得概括精练，要掌握宜粗不宜

46、细的原则，尤其有些数字不宜写进正文。的原则，尤其有些数字不宜写进正文。三是分析处理部分。三是分析处理部分。对先进事迹的先对先进事迹的先进性或错误事实的本质进行恰如其分进性或错误事实的本质进行恰如其分的分析，有的还需写出先进事迹的意的分析，有的还需写出先进事迹的意义和值得学习与发扬的精神，并从中义和值得学习与发扬的精神，并从中提炼出主要经验，对犯错误的要分析提炼出主要经验，对犯错误的要分析其性质、危害，产生的根源和责任，其性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。表扬性通指出应吸取的主要教训等。表扬性通报要写出给予精神或物质奖励的决定，报要写出给予精神或物质奖励的决定，批评性通报要写

47、出处分决定，注意表批评性通报要写出处分决定，注意表扬性的不能夸大其辞，批评性的要定扬性的不能夸大其辞，批评性的要定性准确；性准确；四是号召和要求部分。四是号召和要求部分。根据根据通报的精神要求如何去做，或者号召通报的精神要求如何去做，或者号召为实现什么目标而奋斗。为实现什么目标而奋斗。 3 3、成文日期。用汉、成文日期。用汉字将年、月、日标注全，字将年、月、日标注全，要用要用小写小写：“零零”写为写为“O”O”，如二，如二OOOO七年十月一七年十月一日。日。 4 4、字号。除发文机、字号。除发文机关和通报二字外，其余的关和通报二字外，其余的全部用三号仿宋字体。若全部用三号仿宋字体。若一页写不下

48、时，可根据情一页写不下时，可根据情况调整字号或行距，尽量况调整字号或行距，尽量节约纸张。节约纸张。 5 5、通报可一事一发，、通报可一事一发，也可多事一发。对于多事也可多事一发。对于多事一发的通报，其号召和要一发的通报，其号召和要求部分的写法是：属于一求部分的写法是：属于一类的可总写，不属于一类类的可总写，不属于一类的可一事一写或综述。的可一事一写或综述。 2、请示、申请、报告、通知的格式：标题（含文种）、主送机关、正文、附件说明、签发人、发文机关标识（有的需负责人签字）、成文日期、附注、附件等部分组成。（见附件） 请示请示 适用于向上级机关请求指示、适用于向上级机关请求指示、批准。批准。 1

49、、标题（含文种）。请示的标、标题（含文种）。请示的标题，有两种写法，一种写法是只标明题，有两种写法，一种写法是只标明请示的事由和文种，如请示的事由和文种，如“关于关于的的请示请示”；另一种写法是，在标题的事；另一种写法是，在标题的事由和文种之前，加上发出请示的机关由和文种之前，加上发出请示的机关名称，如名称，如“党委办关于购买电脑的请党委办关于购买电脑的请示示”。请示的标题，其事由不能写得。请示的标题，其事由不能写得含糊其辞或笼统抽象，而要明确标明含糊其辞或笼统抽象，而要明确标明请求批示（批准）的问题是什么，注请求批示（批准）的问题是什么，注意不能写成意不能写成“请示报告请示报告”，因为请示，

50、因为请示和报告是两种不同的文种。有的请示和报告是两种不同的文种。有的请示内容紧急，则在右上方印有内容紧急，则在右上方印有“紧急紧急”二字，还可在标题的二字，还可在标题的“请示请示”前冠以前冠以“紧急紧急”字样。字样。 2、主送机关。是指请示报、主送机关。是指请示报送的直接的上级主管机关，要写送的直接的上级主管机关，要写机关全称，或者规范化的简称。机关全称，或者规范化的简称。要向上一级领导（主要领导或分要向上一级领导（主要领导或分管领导）以及直属部门领导请示，管领导）以及直属部门领导请示，不能越级。如子公司的分厂（或不能越级。如子公司的分厂（或部门）不能直接向集团公司总经部门）不能直接向集团公司

51、总经理请示问题，机关部门未经分管理请示问题，机关部门未经分管经理审核不能直接向总经理请示经理审核不能直接向总经理请示问题。主送机关在标题下正文前问题。主送机关在标题下正文前顶格书写。因为西王集团实行程顶格书写。因为西王集团实行程序化管理，请示要由直属领导审序化管理，请示要由直属领导审批或按层次审批。批或按层次审批。 3 3、正文。、正文。 （1 1）请示问题的内容。撰写请示时，）请示问题的内容。撰写请示时，一定要一文一事，切忌在一篇请示中，一定要一文一事，切忌在一篇请示中，同时请示若干个不同性质、不同类别的同时请示若干个不同性质、不同类别的问题，以避免因需要批复的事项过多，问题，以避免因需要批

52、复的事项过多，而不易批复。请示语言要简明扼要，还而不易批复。请示语言要简明扼要，还要注意行文语气，选用词语要谦敬，分要注意行文语气，选用词语要谦敬，分寸得当。最好不用寸得当。最好不用“望领导批复望领导批复”或或“恳请领导批复恳请领导批复”等词语，更不能写成等词语，更不能写成个人书信的形式，如个人书信的形式，如“您好！您好！”、“祝祝您工作顺利！您工作顺利！”等。一般应写为等。一般应写为“请领请领导批复导批复”或或“请予审批请予审批”等。请示的理等。请示的理由要充分，具有说服力，特别要注意数由要充分，具有说服力，特别要注意数字化，不能笼统。字化，不能笼统。 （2 2）发文机关标识。标题中无发文）

53、发文机关标识。标题中无发文机关的要在正文后写发文机关。机关的要在正文后写发文机关。 （3 3）成文日期。写法同通报。）成文日期。写法同通报。 4 4、字号。请示的标题用二号黑体，、字号。请示的标题用二号黑体，其余用三号仿宋。其余用三号仿宋。 申请。可参照请示的格式。申请。可参照请示的格式。 批复批复 适用于答复下级机关的请示事项（因本集团公适用于答复下级机关的请示事项（因本集团公司一般是领导直接在请示上批复意见，格式相同不另行介司一般是领导直接在请示上批复意见，格式相同不另行介绍）。绍）。 领导签批意见后，需向再高一级领导机关请示的可采领导签批意见后，需向再高一级领导机关请示的可采取两种方式：

54、一是请示人持带有签批意见的取两种方式：一是请示人持带有签批意见的请示请示向再向再高一级领导机关请示；二是领导据此另行撰写带有主导性高一级领导机关请示；二是领导据此另行撰写带有主导性意见的请示，并将下级的请示附后，供领导审批时参考。意见的请示，并将下级的请示附后，供领导审批时参考。 报告报告 是下级向上级汇报工是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。在企业中上级询问的上行公文。在企业中一般为工作报告、情况报告、建一般为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告（属被动报告，议报告、答复报告（属被动报告，即答复上级询问，汇报有关情况，即答复上级询问

55、，汇报有关情况，答复要有针对性，不能答非所答复要有针对性，不能答非所问）。问）。 1、标题。通常只写事由和、标题。通常只写事由和文种，也有的标题包括发文机关、文种，也有的标题包括发文机关、事由和文种三部分。事由和文种三部分。 2、主送机关。在标题下正、主送机关。在标题下正文前顶格书写，一般是上级机关文前顶格书写，一般是上级机关或业务主管部门，通常说的台头。或业务主管部门，通常说的台头。 3 3、正文、正文 （1 1）报告内容。各种报告的）报告内容。各种报告的正文写法有所不同，但一般都由报正文写法有所不同，但一般都由报告目的、报告内容和结尾三部分组告目的、报告内容和结尾三部分组成。开头说明报告的

56、目的，用成。开头说明报告的目的，用“现现将将的情况报告如下的情况报告如下”之类之类的惯用语过渡到下文。报告内容包的惯用语过渡到下文。报告内容包括主要情况、存在问题。括主要情况、存在问题。结束语的结束语的写法，呈报性报告用写法，呈报性报告用“特此报告特此报告”，“以上报告当否，请指示以上报告当否，请指示”等，转等，转呈性报告用呈性报告用“以上报告如无不妥，以上报告如无不妥，请批转有关部门执行请批转有关部门执行”等。等。 （2 2）落款与成文日期。标题中）落款与成文日期。标题中无发文机关的要在正文下写上发文无发文机关的要在正文下写上发文机关，日期的写法同通报。机关，日期的写法同通报。 4 4、字号

57、。标题用二号黑体，、字号。标题用二号黑体，其余用三号仿宋。其余用三号仿宋。 通知通知 适用于传达要求下级单位办理和需适用于传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，批转下级单要有关单位周知或者执行的事项，批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关单位位的公文，转发上级机关和不相隶属机关单位的公文，任免人员。通知大多属下行公文。的公文，任免人员。通知大多属下行公文。 （一）种类。（一）种类。 1、知照性通知。用于告之各有关方面周、知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，格式多知的事项等。这种通知发送对象广泛，格式多样，对下级、平级均可发送，要交代清楚知照

58、样，对下级、平级均可发送，要交代清楚知照事项。事项。 2、事务性通知。用于上级机关对下级就、事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置交待工作。通常由发文缘由、某一具体事项布置交待工作。通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。间、地点，需准备的材料等。 （二）格式与要求（

59、二）格式与要求 （1）标题、主送机关、发文机关和成文）标题、主送机关、发文机关和成文日期的写法同上。日期的写法同上。 （2）正文结束后要另起一行空两格写上）正文结束后要另起一行空两格写上“签批人：签批人：”，经主管领导审批签字后发出。，经主管领导审批签字后发出。 会议纪要会议纪要 格式分四部分：格式分四部分： 1 1、发文机关标识、文种。、发文机关标识、文种。 2 2、时间、地点、会议名称、时间、地点、会议名称（或主题）、与会人员、缺席（或主题）、与会人员、缺席人、主持人、记录人。人、主持人、记录人。 3 3、正文。、正文。 4 4、报送抄领导、机关、签、报送抄领导、机关、签批人、成文日期。批

60、人、成文日期。 5 5、纪要不需加盖公章。、纪要不需加盖公章。 信函信函 1 1、版首、版首。企业标志、发文机关标识（中、英文）、上武上武文线文线。2 2、标题、标题。3 3、主送机关。、主送机关。4 4、正文。、正文。5 5、落款。、落款。发件人单位名称、职务、姓名；直接以单位名义发函的根据情况在单位名称上加盖公章。6 6、底文。、底文。下武文线下武文线、发文机关地址、邮编、电话、传真、网址。底文字体要小。 外企信函格式外企信函格式 1、企业标志图案、发、企业标志图案、发文机关标识（中、英文）、文机关标识（中、英文）、上单线。上单线。 2、 主送机关：收发主送机关：收发件人姓名、职务（先生或