受控文件编制程序

1、受控文件编制程序目的规范受控文件的编制过程，以确保其持续性的适宜性，充分性和有效性。范围适用于公司的所有程序文件与管理文件。名词解释受控文件，指标识、贮存、保护、检索和处置应予以控制的文件，根据性质分两个类别：程 序文件与管理文件。程序文件，指质量管理体系直接相关的标准性规范文件。管理文件，指结合质量管理体系运行的，各管理体系的标准性规范文件，包括但不限于财务 管理体系、人力资源管理体系。编制，包括文件的编写、审核、审批、整理与发布，运行后的评审与更新。职责各职能组织负责编写与本组织职能相关的文件，并定期评审与更新。管理者代表负责审核文件。总经理负责审批文件。资料室负责发布文件。文件编制流程图

2、6文件编写、审核与审批各职能组织应主动针对涉及其职能范畴的工作内容编写文件，形成规范化的实施标准，其可 以是：(a)本组织工作内容的实施指导、标准；(b)本组织与其他组织间工作衔接的细则、标准。任何文件草案应由本职能组织主管审定后，进入审核、审批程序；此过程应评定该草案：(a)实施的必要性；(b)标准的精确性；c ） 细 则的严谨性； d）内 容的完整性。7 文件规范整理与发放完成审批程序的草案汇总交付资料室进行规范整理：（ a） 文 件的规范格式；（ b） 文 件编号处理；（ c） ）明 确文件的生效日期；（ d） 审 定、审核与审批栏目的正式签署。规范整理后的文件可予以正式发布， 其应在总

3、经理或管理者代表的指导下， 针对性发放到涉及实施的职能组织。文件可以通过复制后发放，但所发放文件封面的审批栏目右下角须加盖“资料室”印章，其每页右上角加盖“受控文件”印章以表明其是受控状态的；无加盖印章的文件被视为无效文件，不得发放。8 文件编号规格程序文件与管理文件的编号由三个部分组成：公司代码/ 文件类别-文件顺序号。质量手册的编号独立于程序文件与管理文件的编号系统，其由三个部分组成： 公司代码 /文件类别-版本顺序号/ 年号-当年版本号。 公司代码 为江西惟思特制冷机械有限公司的代码：WRE。 文件类别 为：（a）程序文件：PR（ b） 管 理文件：MD；（ c ） 质 量手册：QM。

4、文件顺序号 以三位数字组成，第一份文件以“ 001 ”开始，并顺序推进，程序文件与管理文件的 文件顺序号 平行使用，互不交叉。质量手册的 版本顺序号 以三位数字组成，第一版本定为“ 001” ，并顺序推进。质量手册的 年号 以四位数字组成，为编制质量手册的当年年份； 当年版本号 为单位英文字母，当年的第一版本以“ A”开始，于当年内顺序推进。9 实施运行、运行评审与更新文件实施运行后，须持续性进行运行评审，评审输入可以是：（ a） 本 组织应用文件的实施指导、标准进行工作后的结果自我评定；（ b） 其 他组织应用文件的细则、标准，与本组织进行工作衔接后的的信息反馈；（ c ）内 、外部审核员的

5、改进建议。经评审结论文件内容有不适宜、 不能充分阐明或不能有效实施的， 应启动文件更新程序予以修改。文件的更新程序一如编写的审批程序，完成审批程序的草案仍汇总交付资料室进行规范整理，其沿用同一文件编号，但版本号须加以变更。版本号以两位数字组成，第一版本统一定为“ 01 ” ，并顺序推进。10 制定记录格式记录是动态文件，是根据各程序文件与管理文件的实施要求，通过固化的格式对其实施过程进行记录，以提供可追溯性与验证。固化的记录格式可以是表、单形式，随相关文件的编制程序一并制定，记录格式的修改也须启动更新程序。记录格式的编号规格： 相关文件编号 / 记录格式号 ； 记录格式号 为单位英文字母，同一文件形成的记录格式的