浅析企业业务外包风险与控制

1、浅析企 业 业务 外包的 风 险 与控 制 以物探培 训 中心 为 例物探培 训 中心主 要 负责东 方地球物理公司 员 工培 训项 目的具体实 施，履行集 团 公司 赋 予的国 际 化人才培 训 中心和物探技术 培 训 中心职 能，承担集 团 公司各 类 培 训项 目。 为进 一步做 专 、做 强 培 训 主 营业务 ， 优 化用工模式，按照集团 公司关于促进业务 外包工作的指导 意见 和公司关于 业务 外包相关工作要求，中心将部 分 餐 饮 、住宿、会 议服 务 、物 业 等 项 目 进 行了外包，做了一些积 极的尝试 与探索，取得了一定的成效。下面以物探培训 中心 业务 外包工作 为 例

2、， 对业务 外包 各个 环节风险 及控 制 措施做一分析。一、业务外包的 内 涵业务 外包是指企业 整合用其外部最优 秀的 专业 化 资 源，从而达到降低成本、提高效率、充分发挥 自身核心 竞 争力和增 强 企 业对环 境 的迅速 应变 能力的 一种管理模式。企业为 了 获 得比 单纯 利 用内部 资 源更多的 竞 争 优势 ，将其非核心业务 交由合作企业 完成。二、业务外包流程业务 外包流程主要 包括：制定 业务 外 包 实 施方案、 审 核批准、 选择 承包商、 签订业务 外包合同、 组织实 施 业务 外包活 动 、 业务 外包 过 程管理、 验 收等 环节 。如 图 所示。业务 外 包基

3、本流程 图用后业恒共 0T二）*WiF HI - rK ，仆 rr /t rtisrti , r二23"止Mi ri一三、业务外包各环节的主要风险及管控措施（一）制建务外包实施方案制定业务外包实施方案，是指企业根据年度生产经营计划和业务 外包管理制度，结合确定的业务外包范围，制定实施方案。主要风险：缺乏业务外包管理制度，导致制定实施方案时无据可 依；业务外包管理制度未明确 业务外包范围，可育需致有关部门在制 定实施方案时，将不宜外包的核心业务进行外包；实施方案不合理、不符合生产经营实际或内容不完整，可能导致业务外包失败。主要控制措施：建立和完善业务外包管理制度，根据各类业务与核心业务

4、的 关联度、对外包业务的控制程度以及外部市 场成熟度等标准，合理确 定业务外包的范围、方式、条件、程序和实施等相关内容。严格按照业务外包管理制度规定的业务外包范围、方式、条件、 程序和实施等内容制定实施方案，同时确保方案的完整性。根据企业年度预算以及生产经营计戈IJ,对实施方案的重点内容 进 行深入 评 估 ， 包 括 选 商、成本效益及风险 、合同期限、外包方式、员 工培 训计 划等 ， 确 保方案的可行性。（2） 审 核批准审 核批准，是指企业应 当按照 规 定的 权 限和程序 审 核批准 业务 外包 实 施方案。主要 风险 ： 审 批制度不健全， 导 致 对 业务 外包的 审 批不 规

5、范或 业务 外包决策出 现 重 大疏漏，可能引 发严 重后果；未能对业务 外包 实 施方案是否符合成本效益原 则进 行合理 审 核以及做出恰当判断， 导 致 业务 外包不 经济 。主要管控措施： 建立和完善 业务 外包的 审 核批准制度。明确授权 批准的方式、权 限、程序、 责 任和相关控制措施。 审查 和 评 价外包 实 施方案 时 ， 应 着重 对 比分析 该项 目 在自 营 与外包情况下的 风险 和收益，以确定其合理性和可行性。 企 业 分管 财务经营 工作的 负责 人 应 当参与重大业务 外包的决策， 对业务 外包的 经济 效益做出合理评 价，同 时将方案提交领导 班 子研究、 审 批

6、。（3） 选择 承包商选择 承包商，是指企业应 当按照批准的 业务 外包 实 施方案 选择 承包商。主要 风险 ：承包商不是合法设 立的法人主体，缺乏应 有的 专业资质 ，从 业 人 员 也不具 备应 有的 专业 技 术资 格，缺乏从事相关 项 目的 经验 ， 导 致企 业 遭受 损 失甚至陷入法律 纠纷 ；外包价 格 不合理， 业务 外包成本 过 高 导 致难 以 发挥业务 外包的 优势 ；存在接受 商 业贿赂 的舞弊行 为 ， 导 致相关人 员 涉案。主要管控措施： 充分 调查候 选 承包商的合法性，是否依法成立、合法经营 ，是否具有相 应 的 经 营范 围 和固定的 办 公 场 所；是否

7、具有相 应专业资质 和技 术实 力（包括其从业 人 员 的履 历 和 专业 技能）；是否具有企业 市 场 准入手续 。 综 合考 虑 企 业 内外部因素， 对业务 外包的人工成本、 业务 收入、人力资 源等指标 进行 测 算分析，合理确定外包价格。 按照有关法律法 规 及公司 规 定的程序和 权 限，遵循公 开、 公平、公正的原 则 ，采用招投 标 等适当方式， 择优选择 承包商，避免相关人员 在 选择 承包商 过 程中出 现 受 贿 和舞弊行 为 。（4） 签订业务 外 包 合同企 业签订业务外 包 合同 时 ， 应约 定 业务 外包的内容和范 围 ，双方权 利和 义务 ，服务 和 质 量

8、标 准，保密事 项 ， 费 用 结 算 标 准和 违约责 任等事 项 。主要 风险 ：合同条款未能针对业务 外包 风险 做出明确的 约 定， 对承包方的 违约责 任 界定不 够 清晰， 导致合同 纠纷 和 诉 讼 。主要管控措施： 在 订 立外包合同前，充分考虑 、 识别 出 业务 外包方案中的重要风险 因素，通 过 合同条款予以有效规 避或降低。 在合同的内容和范围 方面，明确承包商提供的服务类 型、数量、成本，明确界定服务 的 环节 、作 业 方式、作 业时间 、 服 务费 用等 细节 。 在合同的 权 利和 义务 方面，明确企业 有 权 督促承包商改进 服务 流程和方法，承包商有义务 按

9、照合同 协议规 定的方式和 频 次，将 外包 实 施的 进 度和 现 状告知企 业 ，并 对 存在 问题进 行有 效 沟通。 在合同的服务 和 质 量 标 准方面， 应 当 规 定外包商 应 达到的最低服 务标 准、要求及如果未能满 足 标 准 实 施的 补 救措施及 违约责 任。 在合同的保密事项 方面， 应 具体 约 定 对 于涉及本企业 商 业 秘密的 业务 和事 项 ， 承包商必 须 履行保 密 义务 。 在 费 用 结 算 标 准方面，综 合考虑 内外部因素，合理确定外包价格， 严 格控制 业务 外包成本。（5） 组织实施 业 务 外包组织实施 业务外 包， 是指企 业 严 格按照

10、业务 外包制度、工作流程和 项 目 实 施 计 划 ， 组织 业务 外包 过 程中人、 财 、物等方面的 资 源分配。主要 风险 ： 组织实 施 业务 外包的工作不充分或未落实 到位，影响业务 外包 过 程管 理 的有效 实 施， 导 致难 以 实现业务 外 包 的目 标 。主要管控措施： 制定 业务 外包 实 施全 过 程的管控措施，包括落实 与承包商之间 的信息 资 料管 理、 人力 资 源 管 理、安全保密管理等机制，确保承包商在履行合同 时 有章可循。 做好与承包商的 对 接工作，通 过 培 训 等方式确保承包商充分了解企 业 的工作 流程和 质 量要求。同 时 保持 畅 通的沟 通协

11、调 机制，以便及 时发现 并有 效解决 业务 外包 过 程存在的 问题 。 梳理有关工作流程，建立对应 的即 时监 控机制，及 时检查 、 收集、反 馈业务 外包 实 施 过 程的相关信息。（6） 业务 外包 过 程 管理业务 外包 过 程是 指 承包商持 续 提供服 务 的整个 过 程。主要 风险 ：承包商在合同期内因市场变 化等原因不能保持履约 能力，无法 继续 按照合同 约 定履行 义务 ， 导 致 业务 外包失 败 和本企 业 生产经营 活 动 中断；承包商出 现 未按照 业务 外包合同 约 定的 质 量要求持 续 提供合格的服务 等 违约 行 为 ， 导 致企 业 遭受重大 损 失。

12、主要管控措施： 在承包商提供服务 的 过 程中，密切关注承包商的履约 能力 ， 对其履约 能力 进 行 持续评估，采取承包商动态 管理方式 ， 对 承包商开展日常绩 效评 价和 定期考核。 建立即 时监 控机制，一旦发现 偏离合同目 标 等情况， 应 及 时 要求承包商 调 整改 进 。 对业务 外 包 的各种意外情况做出充分预计 ，建立相 应 的 应 急机制 ， 制 定 临时 替代方案 ， 避免 业务 外包失 败导 致企 业 生 产经营 活 动 中断 而造成重大 损 失。 切 实 加 强对业务 外包 过 程中形成的商业 信息 资 料的管理， 发现 有确 凿证 据表 明 承包商存在重大违约 行

13、 为 ， 导 致 业 务 外包合同无法履行的， 应 及 时终 止合同，并指定相关部 门 按照法律程序向承包商索赔。验收在 业务 外包合同 执 行完成后需要验 收的，企 业应 当 组 织 相关部 门或人 员对 完成的 业务 外包合同 进 行 验 收。主要 风险 ： 验 收方式与外包成果交付方式不匹配， 验 收标 准不明确， 验 收程序不 规范，使 验 收工作 流 于形式，可能导 致企 业 遭受 损 失。主要管控措施： 根据 业务 外包成果交付方式 ， 可以 在整个外包过 程中分 阶 段验 收。同 时 根据 业务 外包合同的 约 定， 结 合在日常 绩 效 评 价基 础 上 对 外包 业务质 量是 否达到 预 期目 标 的基本 评 价，确定 验 收标 准。 组织 有关 职 能部 门 如人事、 财务 、安全 质 量等相关人员 ， 严 格按照 验 收 标 准 对 承包商提供的服务进 行全面 审查 和 测试 ，确保服 务 符合需求，并出具验收 报 告。 验收 过 程 中 发现 异常情况的， 应 当立即 报告， 查 明原因， 视问题 的 严 重性与 承 包商 协 商采取恰当的 补 救措施。 根据 验 收 结 果 对业务 外包是否达到 预 期目 标 做出 总 体 评 价，据此 对业务 外包 管理制度和流程进 行改 进 和 优 化