某集团采购工作指南

1、物美集团大宗采购工作指南说明：大宗采购是指超过各业态公司总销售额1或全年采购金额超过 2000 万人民币的品项。一、目的 建立和执行这个制度是为了建设物美集团高水平的采购环境，提高供应商的素质和供货质量， 保证商品供货的稳定，防止发生质量意外事故，同时可以降低采购成本，防止采购 中的徇私舞弊。但对象可口可乐、宝洁、联合利华、花王、 达能、帕尔玛特这样物美没有议价能力的供应商，可能也不 能采取这套工作指南。这套工作指南的特点是在制度管理部设置第三方询价（至少需两人）和大宗采购监督员（至少需三人，其中一人负责监督计划制定、监督流程控制、监督要点设定；一人负责监督过程复核、资料审查；一人负责资料收集

2、、检验、鉴 别。）二、工作流程图第 方 价 块询 模新品订单处理操作规 范:后备供应商数据 库：出入库操作规 范，数据库管理操 作规范供应商资格认证操作规范： 认证计划、认证标准、认证 程序、认证方法、认证结果 处置、认证表格汇总采购合同作业操作规范：预 算、调查、准备、询价、谈 判、审查、第三方询价控制、 核准、签约、记帐合同执行操作规范：时间、 数量、质量、价格、运输、 保险、返佣、赞助、促销、 生产流程控制、异常预警、 汰换、合同修改、追索结算支付申请操作规范:老 品 新 合同库 存 不 足老 品 补 货新品开发操作规范:销售模块 订货新店商品规划铺 底订货操作规范：库 存 充 足促销计

3、划订货操 作 规范：配送模块指令预算模块执行模块集团信息系统：采购品项数量和价 格、市场价格、供应商数据、合同执 行数据、预算数据、结算数据采购流程图三、相关各方职责1. 集团总裁(1) 。主持供应商资格认证和大宗采购合同评审，控制会议 进程，协调各种矛盾和冲突。保证工作按既定程序和标准完 成。(2) 。聘请供应商资格认证和大宗采购合同评审的咨询专 家。(3) 。参考各种信息，形成决议，确定合格供应商，批准大 宗采购合同的签约和执行。2. 认证委员和评审委员：主要由四个业态公司总经理，四个业态公司采购总监、 集团财务部总监、集团制度管理部总监、集团法律事务部总 监以及其他聘请人员组成。根据咨询

4、专家调查报告，评价意见，供应商自报材料， 第三方询价报告，其他调查报告和信息，具体工作人员的现 场说明，投票决策。3. 大宗采购监督人员：(1) 。执行和监控的关键点：供应商认证；合同议价；合同执行监控。（2）。执行和监控的内容：a. 检查是否按程序完成工作*. 供应商认证程序：核实文件、实地调查、资质评估、会 审、储备、签约、汰换等等。*. 合同议价程序：预算、调查、准备、询价、谈判、审 查、第三方询价控制、核准、签约、记帐等等。*. 合同执行监控程序：时间、数量、质量、价格、运输、 保险、返佣、赞助、促销、生产流程控制、异常预警、 汰换、合同修改、追索等等。b. 检查工作标准是否达到*.

5、供应商认证工作标准：规模、管理、质量、装备、合作 度、价格、能力、竞争力评价等等。*. 合同议价工作标准：双赢，长期合作，附加条件优惠， 价格理想（市场平均价） ，其他代价低，风险可控等等*. 合同执行监控工作标准 : 完成率， 可靠性， 异常率等等c. 检查预定工作方法是否执行， 应用的工具是否完整和合 格d. 检查工作是否按时完成*. 供应商认证工作时间表*. 合同议价工作时间表*. 合同执行工作监控时间表e. 检查所附图、表、单是否规范、完整*. 供应商认证所附图、表、单：*. 合同议价所附图、表、单：*. 合同执行监控所附图、表、单：f. 现场调查供应商g. 现场巡查配送、验收、质检、

6、收货、运输、库存等等、 4第三方询价人员：（1）。定期对样本商品进行市场调查和网络查询； （ 2 ）。协调各下属单位采购与销售在进货价格高低上的扯 皮，以便分清责任，精确考核；（3）。为监督控制采购合同议价提供依据； （ 4）。实时掌握竞争对手的经营企图等等。 ） 5大宗采购绩效考核人员按物美集团绩效考核办法进行考核。6大宗采购咨询专家 主要由物美内部有经验的采购人员、财务人员和店铺销 售人员组成，由集团总裁聘请，给一定报酬，定期轮换。主要负责现场调查供应商的资质、 规模、 质量管理水平、 卫生管理水平、生产管理水平、运营管理水平、配送能力、 财务状况等等，并作出个人评价，以供集团决策。四、程

7、序和方法 1供应商资格认证（1）。供应商资格认证准备（2）。投寄招标文件（3）。检核投标文件（4）。样品检验和评估（5）。供应商现场调查（6）。供应商资格评估（7）。会审（8）。投寄供应商入围通知 2大宗采购合同评审（1）。大宗采购合同评审准备 （ 2）。供应商报价（ 3）。议价和第三方询价（4）。其他附加条款 （ 5）。专家审核（6）。会审（7）。核实a. 预算b. 价格c. 法律（8）。签约 3大宗采购合同执行（1）。供货时间和数量控制（2）。商品质量和卫生控制（3）。商品价格、包装、规格、品种搭配和品项控制（4）。运输、配送、保险、返佣和赞助控制（5）。商品促销计划控制（6）。商品生产流

8、程控制（7）。异常预警、汰换（8）。合同修改（9）。退货和索赔4大宗采购合同支付（1）。单据核实（2）。对帐（3）。审核a. 预算b. 第三方询价c. 质检（4）。传票（5）。划款五、主要表单1供应商资格认证（1）。供应商资格认证准备工作清单格式（2）。大宗采购招标邀请格式（3）。供应商投标文件格式(4) 。样品检验和评估表格式(5) 。对供应商现场调查清单格式(6) 。供应商资格认证评估表格式2.大宗采购合同评审(1) 。大宗采购合同评审准备工作清单格式(2) 。大宗采购合同专家审核表格式(3) 。签约程序传票格式(4) o大宗采购合同要点为降低工作成本和磨合成本，尽量使用物美原来的工作 程

9、序和表单，这样可以尽快的取得成效。附录：主要表单格式1 .供应商资格认证(1)o供应商资格认证准备工作清单格式供应商资格认证准备工作清单(1) 。完成分店铺商品规划(2) 。完成新开店铺计划和商品规划(3) 。完成大宗米购招标计划(4) 。印刷大宗采购招标邀请书(5) 。印刷供应商投标书(6) 。印刷样品检验和评估表(7) 。印刷供应商现场调查清单(8) 。印刷供应商资格认证评估表(9) 。印刷供应商资格认证会审表(10) 。印刷供应商入围通知(2) 。大宗采购招标邀请格式物美集团大宗采购招标邀请书编号；品项：规格、包装：数量、交货批次：交货时间：质里标准：卫生标准：验收办法：交货地点：支付方

10、式：支付条件：退货条件：促销条件：进入大宗采购合同谈判程序招 标 流 程招标时间截标时间领取投标文件地点联络电话：(3) 。供应商投标文件格式物美集团大宗采购供应商投标书编号：公司名称：公司地址：电话：法人代表：营业执照号码：税务登记号码：卫生许可证生产许可证经营品项：生产工厂：员工人数：注册资金：代理许可证：生 产 设 备 清 单质里官理体系认证文件卫生检疫证号三年财务报表三年销售记录和主要客户配送能力管理制度产权证明投 标 品 项品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、交货时间、交货批次、 交货地点、质量保证、卫生保证、退货保证、结算要求等等报价配送承诺返佣、赞助承诺促销安排投标人电话代理

11、人电话保证人电话投标日期(4) 。样品检验和评估表格式物美集团大宗采购样品检验和评估表编号：样品送审公司名称：公司地址：电话：营业执照号码：税务登记号码：卫生许可证安全许可证送审品项：生产工厂：员工人数：生产工艺：生产许可证：生 产 设 备 清 单质量官理体系 认证文件卫生检疫证号保质期主要客户送审时间检验时间检验地点、设备、技术检 验 项 目 结 果品项、商标、生产厂家、规格、包装、数量、功能、口感、 质量、卫生、保质期、成分、有毒物质等等目视外观、专家评分检验员签名采购监督签名检验结论（5）。对供应商现场调查清单格式物美集团大宗采购对供应商现场调查清单编号：1. 核实营业执照（到当地工商局

12、核实）2. 核实税务登记证（到当地税务局核实）3. 核实卫生许可证（到当地卫生部门核实）4. 核实产权证明（到当地土地局、房产局核实，机器设备要求供应商提供原始发票, 到原生产厂家核实。）5. 银行存款核实，要求供应商提供每月随机抽取三天得银行对帐单，共计十二个月, 到银行核实。6. 应收应付要求供应商提供清单，发函或电话核实。7. 测试质量控制系统的有效性。&测试卫生检疫控制系统的有效性。9.检查原料进货渠道。10 考察现场管理。11.核实目前主要客户的真实性。12 .抽查管理制度执行的有效性。13 .评估设备水平、生产能力。14 .评估工艺路线和操作方法。15 .评估设备、仪器维护

13、水平。调查人签名：复核人签名：采购监督签名：调查时间：(6) 。供应商资格认证评估表格式物美集团供应商资格认证评估表编号：营业名照号码：公司地址号码：卫生许可证生产代可证经营品项：生产工厂：员工人数：注册资金：代理许可证：公司名称：公司地址：电话：法人代表：生 产 设 备质里官理体系认证文件卫生检疫证号三年财务报表三年销售记录和主要客户配送能力管理制度产权证明评 审 分 数财务情况满分5得分管理经营情况满分5得分现场管理满分5得分组织制度满分5得分供应能力过去是否按期供货满分10得分设备规模、产能满分5得分工艺、操作技术满分5得分价格价格满分20得分质里官理质量保证体系满分10得分进料控制、生

14、产管理满分10得分成品保管运输满分10得分设备维护满分5得分检查标准满分5得分评估人签名评估复核人签名采购监督签名评估日期2.大宗采购合同评审(1) o大宗采购合同评审准备工作清单格式大宗采购合同评审准备工作清单(1) o完成分店铺年度预算(2) o完成新开店铺计划及其大宗采购计划(3) o完成分店铺大宗采购计划(4) o印刷大宗采购制式合同(5) o印刷供应商报价书(6) o印刷大宗采购合同专家审核表(7) o印刷签约程序传票(2) 。大宗采购合同专家审核表格式物美集团大宗采购合同专家审核表编号：营司名照号码：公司登记号码：卫生许可证生产代表证经营品项：生产工厂：员工人数：注册资金：代理许可

15、证：公司名称：公司地址：电话：法人代表：合 同 主 要 条 款 摘 要卫生检疫证号供应能力管理水平配送能力质量官理合作潜力评 审 分 数商品条件供货及时满分10得分包装、规格、品种满分5得分品牌满分5得分市场份额满分5得分质量保证退货满分10得分质量保证满分10得分卫生保证满分5得分价格价格满分20得分附加条款返佣满分5得分赞助满分5得分促销满分5得分配送满分10得分保险满分5得分评估人签名评估复核人签名采购监督签名评估日期(3) 。签约程序传票格式物美集团大宗采购合同签约程序编号合冋、干要条款摘要合同编号供应商名称采购品项采购金额合同执行时间评审会议意见评估报告意见集团总裁意见附件清单：对后

16、面所附大宗采购合同是否同意业态公司总经理： 业态公司采购总监：集团制度管理部总监： 大宗采购监督： 第二方询价：集团法律事务部总监：集团财务部总监：专家意见：店铺代表意见：督办人：签约代表：签约时间：(4) o大示米购合冋要点物美集团根据自己具体情况，对不同的种类的商品，应 分别制定制式合同。但大宗采购合同有一些要点要注意：a. 商品的品种、规格和数量 ：商品的品种应具体，避免使用 综合品名；商品的规格应规定颜色、式样、尺码和牌号等； 商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可 附上商品品种、规格、数量明细表。b. 商品的质量和包装 : 合同中应规定商品所应符合的质量标 准，注明是国

17、家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方 协商凭样订（交）货，并要封样待查并要封样待查。 ；对于 副、次品应规定出一定的比例， 并注明其标准； 对实行保换、 保修、 保退办法的商品， 应写明具体条款； 对商品包装材料、 包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等， 均应有详细规定。c. 商品的价格和结算方式 : 合同中对商品和价格的规定要具 体，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品 的折扣办法；规定结算方式和结算程序。d. 交货期限、地点和发送方式 ：交（提）货期限（日期）要 按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运 输条件等确定。 同时， 应明确商品的发送方式

18、 （送货、 代运、 自提）。e. 商品验收办法 ： 合同中要具体规定在数量上验收和在质量 上验收商品的办法、期限和地点。f. 违约责任：签约一方不履行合同，违约方应负物质责任， 赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者 有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：* 未按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；* 未按合同规定的商品质量标准交货；逾期发送商品，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿 金。g. 合同的变更和解除条件 ：在什么情况下可变更或解除合 同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更 或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补 充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。在我们的实际工作中，发现大宗采购合同有以下风险： a. 主体没有订立合同的资格， 没有实际履行能力 ,