公司管理系统存货控制规章制度

1、文档*公司存货控制制度第一条 存货管理是企业财务管理中存货资金总量和存货资金运动 的管理。为了明确存货管理职责，杜绝帐实不符、帐情不 清，降低公司存货资金的占用和加速存货资金的周转，保 证存货资产的安全，根据深交所上市公司部控制指引 结合公司实际，特制定本办法。第二条 本制度适用于江南*公司股份及下属子（分）公司。第三条 存货管理实行的会计政策是永续盘存制。即存货实物量的运动应与相应的货币量同步进行。第四条 公司存货管理的围包括：原材料、辅助材料、燃料、外购件、备件、包装物、 通用工具、低值易耗品、委托加工材料、外协件、在制品、 自制半成品、库存商品及异地库存等。第五条 存货部控制包括岗位分工

2、控制、授权批准控制、取得验收 与入库控制、仓储与保管控制、领用发出与处置控制，其 中仓储与保管控制、领用发出与处置控制是存货部控制的 关键点 第六条 建立存货业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权 限，确保办理存货业务的不相容岗位相互分离、制约和监 督。1. 不得由同一部门或个人办理存货的全过程业务，应当实 行职务分离控制的岗位有以下几个方面：（1）存货的请购、采购与验收；（2）存货的保管与清查；（3）存货的销售、发货及收款；（4）存货处置的申请与审批、审批与执行；（5）存货业务的审批、执行与帐面调整。2. 存货管理部门应当制定相应措施和制度，严格限制未经 授权的人员接触存货。第七条 存货

3、管理部门应当根据本制度的原则出台存货仓储与保管 控制的管理细则及相关人员的考核方案，加强存货库存数 量控制、存货盘点控制，加速存货周转，降低存货资金占 用。第八条存货按不同物资分别归口于物流部及规划部、工业工程部管理物流部管理围：1根据全年的生产计划及基期库存情况编制原材料、油漆、化学品、燃料、包装物、劳保用品、小五金等全年采购材料的计划及制度计划和管理工作；2. 负责原材料仓库及中转库的归口管理工作；3. 负责废旧物资回收的管理工作；4. 外协件归口的管理工作；5. 负责在制品、自制半成品的归口管理工作；6. 负责主管库存商品的归口管理工作；规划部、工业工程部管理围：1. 机器设备、修理用备

4、件外购、自制和管理工作；2. 基建工程及维修材料的归口采购管理工作。第九条存货的购进发出与计量检验1. 存货的采购由各存货主管部门发出采购需求，采购部负责购入(1 )存货由存货管理部门发出需求，填写请购单。采购部门依据公司规存货使用权限分配、明确各级部门审批额度 的有关制度规定审核请购单后进行采购；(2 )存货采购必须坚持“货比三家、优质优价”的原则，实行“比质比价”，所定的采购合同、协议应向财务部提 供副本；(3) 存货采购支付计划，纳入货币收支计划的年度月份计划；(4) 存货采购入库，经办人员填列检验申请单(或入库单)，提交质检部门计量验收，出具质量检验合格证办理入库。2. 库存商品入库由

5、制造部与物流部负责(1) 库存商品入库由制造部填写入库单(2) 物流部对库存商品进行清点、包装、装箱(按装箱数量要求进行)，确认入库数量；(3) 制造部与物流必须对每日的入库产品数量、规格进行核实，物流部应于次日10 : 00前录入U8系统;(4) 财务部物流副经理对制造部与物流部的交接数量进行抽查；（5）责任部门应出台相关考核规定，对相关人员进行责任考核。3. 存货的发出（1）存货的领用由存货主管部门及领用部门负责。存货领用单位因生产、管理或业务需要领用存货，应填 列领料单（或调拨单），经审批人批准，仓库保管员按 单发料，在领料单或调拨单上签字（应签全名），同时 录入U8系统；（2）存货的降

6、级与报废由存货主管部门负责存货主管部门应为需报废或降级的存货填列存货处理 清单，由质量部门进行检验确认，填写不合格品记 录单，报公司授权审批制度中规定的有权审批人 员进行审批，需报废的产品由财务部派人进行监督报废， 并共同填写存货报废清单签字报送财务部，降级处 理的存货需划出单独存放区域，并设立帐簿，同时将不 合格品记录单报送财务部；处理结束，存货主管部门按有财务人员签字的存货报废申请单、不合格品记录单录入U8系统，调整存货帐面数量，同时将资料存档备查。（3）库存商品的转移由物流部及中转库负责物流部与中转库应对转移产品的数量、规格进行核对，所有单据由U8系统自动生成流转。（4）库存商品的销售由

7、物流部及商务负责主机厂供货模式 主机厂发货物流部（中转库）根据各主机厂的 POS单安排产品装配与排序，同时安排配送公司进行配送，录入 U8系统，调拨入虚拟仓库（A模式）或直接作发货出库记录（B模式）；主机厂现场退回产品，由物流部（中转库）验收后在U8系统中作红字发货出库记录； 销售确认由商务部与物流部（中转库）对发出产品的数量规格与主机厂的结算单进行核对无误后，于当月开出销售发票，报财务确认应收帐款及销售收入。同时于次月2日前录 入U8系统市场销售模式公司市场件销售必须遵循“款到发货，货款两清”原则，物流部在发货前必须确定客户款项已缴入财务部（见财务部收款收据）营销部根据收款收据在U8系统中填

8、写销售订单，物流部根据营销部开出的销售订单备货，客户同时到财务 部缴纳货款，物流部确认财务的收款收据后，根据销售订单在U8系统中生成销售出库单，据此发货，签字后转商务部开出增值税发票，同时在 U8系统中作销售 发票，再转财务进行帐务处理。4. 母子公司及各子公司间的存货交易，由存货管理部门负 责跟踪，并及时将存货交易数量、规格等信息反馈财务 部。5. 非存货管理部门不得管理存货，存货管理部门也不得随 意对存货进行处理，必须遵守公司的相关存货控制规章 制度。第十条 委托加工材料的核算和管理（不包括发出材料按进销处理的情况）1. 委托加工业务归口采购部进行管理，在办理委托加工业务时，必须签订委托加

9、工合同，合同副本交财务；2. 委托加工的材料，出库时必须办理领料手续，并加盖“委托加工材料”印章，完工后连同入库单并加记“委托加 工材料入库”字样，连同加工费一并办理财务手续。必 须制定消耗定额，按定额发料。3. 委托加工完成交货，原则上应按批结算，如连续批量加工，应定期结转。具体结转方法：（1 ）按交货计量单位与单位消耗定额比较，超定额消耗是 降低定额消耗，按合同规定条款处理；（2）交货付款必须有质检部门出具的交验合格凭证才予付 款；（3 ）加工价格的确定，采购部在签定合同时应向总经理办 公会通报，由财务部会签，未经财务部会签，一旦造 成损失由委托单位负责，并追究有关人员责任。第十一条 存货

10、采购的借款、结算管理的目的是为了防止公司有限的资金流失为别单位使用，使公司免遭不必要的损失。1. 款项支付方式应符合资金管理制度2. 支付采购存货款会计处理：（1 ）凡货未到，先付款的，按“预付帐款”作会计处理；（2 ）凡货已到，后付款的，按“应付帐款”作会计处理；（3）凡货款两清的，按“存货”作会计处理；（4 ）凡货已到，尚未验收入库的，款未付的，按“暂估”作会计处理。3. 存货采购的结算与报帐（1）供应商持规定的发票到公司结算a）采购部根据购货合同约定，进行审查无误，并已办理验收入库手续的，由采购经办人员持合法的增值税发票及验收入库的单证至财务部办理手续；b）若符合合同约定，而未办验收手续

11、，采购部认定付款，按“预付货款”手续办理付款手续；c）供货单位已发生“预付帐款”，在结算时应予先冲减预付款，然后支付其不足部分，如冲减后，还有余款，财务部应督促采购部及时收回这部分预付款 项。上述报销凭证，经财务部复核，发现差误，财 务有权拒付。（2）采购部经办人持发票结算，必须符合以下手续：a）发票必须是合法的增值税专用发票；并按规定填写, 不得涂改。b）所购物资已办理经检验签章的入库手续，附入库单 副联；c）报销凭证经采购部经理审批；d）报销金额与采购合同相符，否则财务部有权拒付。（3）财务部编制的付款凭单需事先连续编号，并附定购单、 验收单、供应商发票，一同作为登记帐簿的凭证。4. 存货

12、采购借款的管理（3）直接从市场采购的存货借款：a）一般情况下，应坚持“当月借款，当月报帐”的原 贝打采购借款报销周期，不超过一周，前周借款未 清，后周借款予以限制。即采取前帐清一笔，后帐 允许借一笔。b）超过一个月以上不报帐的，财务部有权停止借款, 并限期清帐，直至扣发责任人的工资。c）财务部于月终5天，发出口头催报或书面催促报帐 单；物流部经理应亲自过问，督促检查。（4）“预付帐款”的借款清理：a）采购部以及采购人员、财务应建立“预付货款备查 薄，及时处理款已付，货拖延不交的事项；b）对未结清的预付货款，每季度由财务部清理一次， 列出清单交采购部，并要求反馈不清的原因；c）合同有特殊约定外，

13、凡超过一年未结清的预付货款,从第十三个月起，由财务部通知采购部。并以所付 款项利率的扣发奖金；结清后，按扣款的8 0%返 还，余款作为利息损失的抵偿。第十二条存货的清查盘点。1. 存货主管部门应对所属仓库定期和不定期的清查盘点作 出规定，以保证每类存货的收发、结存、帐帐相符、帐 实相符；2. 对仓库存货的收发、结存，坚持会计稽核制度;3. 按规定年终必须进行一次存货的全面清查盘点;(1) 财务部应在每年十一月提出年终清查实施方案，经批准下发实施；(2) 各存货主管部门应组织力量，对每个仓库进行全面 清查、盘点；(3) 盘点结果与财务部相应地进行核对，每个仓库填报 盘盈、盘亏明细表，经本单位主要经理审查， 报财务 部汇总，报各子(分)公司总经理，经总经理批准， 后作会计处理，同时各仓库据以调帐；(4) 属非正常的盘盈、盘亏，所造成的影响和损失，追 究有关人员责任并列入经济责任考核。(5) 详细的存货盘点方法与管理制度详见存货盘点制 度。第十三条 存货业务控制审批过程中，授权审批人必须在职权围进行,不得越权审批。第十四