山浦集团档案管理制度

1、规章制度示范文本 | Excellent Model Text 资料编码：CYKJ-FW-799编号：_山浦集团档案管理制度审核：_时间：_单位：_山浦集团档案管理制度用户指南：该规章制度资料适用于管理中，通过编订企业的章程、议事规则、生产经营运作、监督、员工的行为规范，再在运作中实践得到不断的完善，使经营管理中议事有法可依。可通过修改使用，也可以直接沿用本模板进行快速编辑。山浦集团档案管理制度为了加强公司档案管理，理顺工作流程，明确工作职责，杜绝资料流失，确保档案的完善和齐全,充分发挥档案的作用，结合公司的实际情况，特制定此制度，以加强对档案管理工作实务指导。1.档案管理职责:1.1档案管理

2、室是负责公司档案的归档管理、档案管理制度的贯彻与执行，加强对档案工作的实务指导。1.2档案管理员是公司设立专职管理档案的人员，在行政部的领导下，其管理的主要职责为：1.2.1制定或参与制定关于档案管理制度方面的规章 制度。1.2.2协助行政经理对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。1.2.3档案管理员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的新文件资料立即归档。1.2.4确认归档的文件资料完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。1.2.5档案管理员立档时应根据文件名称以及文件内容简洁地拟写好归档标题及编号把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后封存保管。1.2.6文件组成

3、档案后,如有后续需立档的文件资料，按立档原则进行插档，按相关规律进行排列，方便档案文件管理，做到查找方便。1.2.7档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。1.2.8档案管理员对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，给复制件加盖公章 ，以示复制件不会有误编号入档。1.2.9档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分或经济处罚。1.2.10总结经验，改善工作方法，提高档案管理制度技能和工作效率，使公司档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。2.归档资料的内容及类别：2.1计划性文件资

4、料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。2.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、人事任命调动记录等。2.3法规性文件上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部档案管理制度的各类法律性规章 制度。2.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。2.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。2.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的

5、各类产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。2.7汇报性材料包括公司各职能部门向总部汇报的材料、统计报表;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等2.8调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。2.9声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。2.10证件性文书资料包括企业营业执照、卫生许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料房屋租赁合同资料、车辆的相关资料证明与证照等。2.11档案秘密级别档案管理员归纳档案秘密级别后

6、，经行政部经理最后审核，确定秘密级别方可存档。3.档案借阅流程及规定：3.1各部门工作人员查阅本部门工作范围内档案资料需经本部门领导批准、经行政部领导批准，即可查阅无密级档案。3.1.2各部门工作人员如需查阅非本部门的重要文件或有密级档案，须经部门经理批示、行政部经理、董事长助理批准，方可借阅。3.1.3重要档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。如有工作需要复制时需经公司行政部经理或董事长助理批准。3.1.4借阅文件者要保证档案的完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。3.1.5档案一般不得借出档案管理办公室。如有特殊情况，须

7、经有关领导批准并办理借阅手续。可做短期外借最多为三天，如延长借阅时间，须补办续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还并给予经济处罚。3.1.6借阅档案者须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。3.1.7企业在职员工调离公司时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。3.2档案借阅流程：3.2.1查阅非本部门的档案，由本部门经理申请，行政部经理审批方可借阅。3.2.3查阅本公司重要档案，由本部门经理申请;董事长助理签字审批;转行政经理签字，在档案处登记方可查阅。3.3查阅文件应注意以下方面：3.3.1查阅档案

8、必须严格遵守保密规定查阅文件，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。3.3.2查阅档案时，不得抄录档案内容，如特殊情况，须领导批准后方可抄录，抄录的材料应尽快送回档案室处理。3.3.3借阅的各类档案须在三个工作日前归还，若继续使用的请再办理相关续借手续。对丢失档案的将按相关规定执行。4.档案保密要求：4.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强公司文件保密意识，共同做好保密工作。4.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为(绝密、机密、秘密)三级。4.3密级重要档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。复制时需经公司行政部经理或副总以上领导批准

9、。4.4密级重要档案只限归档人使用，其他人员借用需经董事长助理以上级领导批准。4.5档案管理员调离，应由行政部经理监督办理，档案交接之后，方能调离。5.超期档案的销毁审批流程以及文件类别保存期限确定：5.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册(一式两份)，一份作为档案室留存，方便日后查阅。5.1.2对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册经部门经理鉴定，报董事长助理批准后，按规定销毁。5.1.3经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。5.1.4经领导审批后办公室到指定地点销毁，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人(两人以上监督)

10、应在销毁注册上签字。5.1.5销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。5.2销毁流程图表5.3文件类别保存期限5.3.1计划性文件资料包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。根据计划的时间为保存期的时间，一般分为：一季度，半年，一年或更长时间。销毁时由行政部经理审批并监督销毁。5.5.2批示性文件材料包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、人事任命调动记录等。是公司各项经营的运营标准应为长期保存，一般保存期分为:一年，三年，五年或更长时间(人事任命书保存期为长期保存，销毁期应为此人离任或离职)经董事会批准方可

11、销毁。5.5.3法规性文件上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部档案管理制度的各类法规性文件规章 制度。根据文件内法律效应时间年限为保存期的时间，保存期满后销毁时由法务部高级顾问，董事会审批方可销毁。5.5.4公司的重大决议包括由公司股东大会、董事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。应根据会议纪要事项时间及年限进行保存，以备公司后期发展参阅，保存期满由董事办批准方可销毁。5.5.5总结性文件包括公司经营活动中年度、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。根据总结中的时间为保存期的时间，一般保存期分

12、为：一季度，半年，一年或更长时间。保存期满销毁时由行政经理批准申请销毁。5.5.6凭证性材料包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本，根据产品销售、合同书、协议书等原始记录等按合同期限保存，到期后即可申请销毁。5.5.7汇报性材料包括公司各职能部门向总部汇报的材料、统计报表;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等。根据回报材料、统计报表期限作为保存期限，一般保存期分为：一季度，半年，一年或更长时间。保存期满后可申请销毁。5.5.8调研性资料包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。此类

13、文件为保密性文件一般保存年限比较长，经董事会批准方可造册申请原资料销毁。5.5.9声像制品资料包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。是记录公司长期发展的历史性影像资料应为长期保存。5.5.10证件性文书资料包括企业营业执照、卫生许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料房屋租赁合同资料、车辆的相关资料证明与证照等。根据各照、证相关年限保存。篇2：开发公司实物档案管理细则开发公司实物档案管理细则第一条 为了确保对公司实物档案进行有效管理，制定本细则。第二条 本细则适用于对公司在生产、经营、管理等各项活动中获

14、得的奖杯、奖旗、证书、旧印章，公司与外界交往中接受的礼品以及上级领导的题字、书画等。第三条 实物档案的分类(一)各类证书、证件;(二)奖杯、奖旗、奖章 ;(三)旧印章;(四)其它类(接受的礼品、纪念品、书画等)。第四条 职责分工以公司名义获取的实物档案均由办公室统一保管，公司、各部门和各项目部各时期的旧印章作废后由办公室统一保管。第五条 各部门对公司所属的实物档案要及时移交到办公室，不得以任何理由据为已有。办公室档案管理员对移交的实物档案要及时登记，办好移交手续。第六条 个人在相关领域中获奖的各类奖品和奖励证书，由公司支付评奖费用的，原件交办公室保存;由个人支付评奖费用的，将各类奖品的照片和证

15、书的复印件交办公室保存。第七条 实物档案的编号组成：类别代码+实物档案顺序号。第八条 实物档案的保管应做到“八防”。纪念品等有观赏价值的可放在展柜内，旧印章等重要实物要存放在保险柜内，由专人保管。第九条 实物档案一般不外借。为方便利用可将实物档案拍成照片后装订成册。第十条 实物档案的保管期限为长期或永久。第十一条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。第十二条 本细则与档案管理办法一并颁布施行。篇3：开发公司影像档案管理细则开发公司影像档案管理细则第一条 加强公司影像档案的管理工作，更好地保护和利用影像档案信息资源，制定本细则。第二条 本细则适用于公司在生产、经营、管理等各项活动中形成的所有有保存价

16、值的录音、录像、照片等特殊载体的档案资料。第三条 职责分工(一)公司办公室负责定期将分散在公司各部门、各项目部、个人手中具有保存价值的声像、影像材料收集，负责集中保管公司各方面的影像档案资料。(二)各部门负责将声像资料整理、归档，向办公室移交。临时需要时，再办理借阅手续。第四条 影像档案的归档范围(一)反映重要历史面貌的影像档案;(二)各级领导人和著名人物参与本公司重要公务活动形成的影像档案;(三)本公司的各种重要会议的影像档案;(四)开发项目的影像档案;(五)本公司组织或参加的重要活动的影像档案;(六)重大事故的影像档案;(七)公司摄制的或反映本公司工作活动的专题VCD等。第五条 影像档案的

17、归档要求(一)力求是原底片、原件，尽量避免复制件。(二)归档材料要齐全完整，照片归档时，应同时有底片及文字说明。录音、录像磁带归档时，也要有简要的文字说明。文字说明包括：事由、时间、地点、人物、背景、拍摄人六要素。(三)归档的照片若为普通相机拍摄，应将照片和底片同时归档。若为数码机拍摄可移交复制文件。第六条 影像档案的整理、鉴定、编目(一)照片档案的整理、鉴定、编目：照片档案由底片、照片及文字说明构成。其整理方法要符合国标照片档案管理规范的要求。照片的分类组卷一般按年度-专题分类组卷;照片的编号为案卷号-照片号。(二)录音、录像档案的整理、编目：以盘或盒为保管单位，编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。格式如下：类别代号-顺序号。(三)影像档案的保管和保护档案室要保持适宜的温湿度。磁带保存的适宜温湿度为：温度1