毕业论文——浅谈会计电算化档案管理

1、浅谈会计电算化档案管理摘 要：随着计算机技术的飞速发展，财务会计核算方式也发生了巨大变化，许多单位都已经实现了会计电算化， 也使我们会计档案的资料发生了很大的变化。目前在会计电算档案的管理上存在诸多问题，直接影响到会计电算化档案的管理。针对电算化会计档案管理中所存在的问题，应完善会计软硬件设施建设和会计档案管理各项制度，提高会计部门人员素质和思想重视程度。关键字：会计电算化；会计档案；管理会计电算化档案指存储在计算机中的会计数据（以磁性介质或光盘存储的会计数据）和计算机打印出来的书面形式的会计数据。 会计电算化档案作为会计档案的一部分， 与传统纸质载体形式的会计档案相比，有着自身的形成特点和管

2、理要求。切实加强会计 电算化档案管理工作，是信息时代会计档案工作发展的必然要求。一、电算化会计档案概述电算化会计档案管理的主要任务是：监督和保证按要求生成各种档案，保证各种 会计档案的安全与保密，保证各种会计档案得到合理和有效的利用，并安全保存。电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理 工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理。财政部1996年6月30日颁布的会计电算化工作规范中规定：电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严格按照财政部有关规定的要求对 会计档案进行管理，由专人负责。对电算化会计档案管理要做好防磁、

3、防火、防潮和 防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。采用磁性介质保存会 计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢 失。通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档 资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大 更改之后的五年。二、电算化下会计档案管理存在的问题（一）会计电算化档案管理内容不够完整目前大部分单位已经实现了会计电算化，但由于缺乏管理会计档案的经验，大多 数单位定期向档案部门移交的只是打印出来的纸质会计档案，而没有移交存储会计数 据的磁性介质会计档案和开发使用的全套电算化会计的

4、应用软件程序、系统软件及文档资料等。有的单位为了管理需要进行了会计软件的升级，而原有的会计软件及资料却未能及时进行整理归档，随着时间的推移，不同版本下的会计数据不能被调用，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。会计电算化档案管理的最终目的是为了提供利用，但这种服务方式已经制约了会计电算化档案的利用，更无法适应会计电算化档案的改革发展。（二 ）会计电算化档案自身存在的问题1. 机制记账凭证内容不完整尽管机制记账凭证上面已经打印了制单、出纳、记账、审核和会计主管等，但是却缺少上述相关人员的印章或者签字。作为会计凭证，内容不完整，责任不明确。2. 硬件设施未跟上由于某些单位受条件限制，没有配备激光打

5、印机或喷墨打印机，致使打印输出的纸介质会计档案达不到规定的保存期限；没有按照国家档案局规定的库房管理制度标准，建立专门的会计电算化档案保护措施；没有选择质量优良的磁盘介质进行会计档案数据备份，没有实行备用盘与存储盘分离存放，导致电子数据因此损坏或丢失。3. 备份打印输出不及时有些单位不及时对会计电算化形成的账、表定期打印输出，过于依赖计算机存储，没有做到将电算化数据定期备份。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，从而影响电算化系统的正常工作。（三 ）会计电算化档案管理缺乏专门人员会计电算化档案管理要求管理人员既要懂会计专业知识，又要懂档案

6、业务知识和计算机知识。目前有的单位让非专业人员管理档案，遇有上级主管部门检查时忙于应付，档案意识滞后。个别单位的档案室多采用打开柜门，让财务部门的同志自己查阅会计档案，有的甚至没办任何手续就随意借出档案查阅，既不符合会计档案管理的要求，也无法满足单位对会计档案的信息需求。一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却很匮乏,难以胜任用计算机处理会计业务工作。（四 ）会计电算化档案管理制度有待完善目前， 国家关于会计电算化档案管理的讨论，大多是围绕会计电算化管理办法、会计档案管理办法、 会计电算化档案管理制度等几个文件，仅对会计电算化档案的基本要求而谈，未提及会计电算化档案管理存在的问题及其防范。

7、随着会计电算化的普及，会计档案的内容增多了，对环境的要求提高了，而很多单位没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化，没有及时修订单位的会计档案管理制度，没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员的岗位职责，也没有及时采取相应的保障措施来改善会计电算化档案的保管环境等，会计档案的人为破坏和自然损坏现象在所难免。由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述，反映经济活动的质的变化，要求极准确的资料。然而在会计电算化条件下，由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质上，在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹。若被修改，会计信息的真实性就难以保证；再者，电算化条件下，会计数据的高度

8、集中在磁盘、光盘等磁性介质上，未经授权的人员出于私利和不正当的目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件，复制、伪造、销毁一些重要的会计数据，会计信息的完整性、安全性也因此受到挑战。可见，由于磁性材料易被遗失、污染、窜改、复制、销毁等，因此，防潮、防盗、防尘、防火、防窜改、防过期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了电算化会计档案管理的重要内容。三、加强会计电算化档案管理的对策（一 ）强化领导的档案管理意识和提高档案管理人员的业务素质各类档案设备的购建，专职档案管理员岗位的设置以及档案管理制度的规定，都离不开单位领导的积极支持。因此，会计人员一方面要宣传国家的财经法规和管理规章，增强大家的会

9、计电算化档案管理意识；另一方面，要积极主动地引起领导的重视、关心和支持，强化领导的会计档案管理意识，将会计电算化档案管理工作纳入单位整体工作的范围加以考虑和安排，完善硬件环境，不断升级软件，确保会计档案管理工作顺利进行。会计档案管理是一项专业性、技术性、政策性很强的工作，计算机技术的普及又对会计档案管理工作者提出新的更高的要求，会计档案管理人员业务素质和能力是管好用好会计档案的关键，为了适应新形势下会计档案管理工作需要的情况，单位领导应重视会计档案管理人才培养，各基层单位应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，培养复合型人才，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。使他们尽快掌握

10、现代化的管理方法和技术，不断提高会计档案管理水平。（二 ）建立健全的会计电算化档案管理制度体系国家制定系统的会计电算化档案管理办法，以法规制度的形式加以强制，指导各单位的会计电算化档案管理工作，是做好会计电算化档案管理的保障。财政部、国家档案局的会计档案管理办法第四条规定“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便检查，防止毁损、散失和泄密”；第七条规定“各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度”。目前企业可根据财政部的会计基础工作规范会计电算化工作规范、 会计电算化管理办法、 会计档案管理办法等管理规

11、章，建立健全的、可操作性的会计电算化档案的管理制度体系，保证会计电算化档案的安全和完整，更好地为决策服务。具体可以制订以下制度：建立会计电算化系统的管理工作规范。系统的管理工作要采取专人负责制；提供环境清洁与温湿度稳定适宜的专用会计档案存放仓库；配备具有高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，以它们作为输出纸质会计档案的工具；强化系统的安全防护功能，注意进行定期的补丁维护，避免因电脑安全或网络安全，导致会计档案泄密或被人为恶意修改。建立会计电算化档案管理的定期备份制度。会计电算化档案应定期备份到磁性介质。一般准备三套软盘循环使用，并设立备份登记簿，登记备份时间、数量、保管方式等备份细节信息。由于磁

12、性介质的特殊性，管理人员必须对这些会计电算化档案进行定期检查、复制，以防止会计信息损坏。需要备份的内容包括系统设置文件、科目代码文件、期初余额文件、本月账务文件、报表文件及其他核算子系统的数据文件。机内凭证及总分类账、明细分类账、报表，应视同会计资料按月做两套软盘备份，交会计档案保管员保管。注意应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。建立会计电算化档案管理的归档制度。会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，也应视同会计档案保管。要保存各版本的档案备份，并在存储介质的标签上注明软件的种类和版本号，同时标注与哪个版本的会计软件相对应。会计数据输出之前，应

13、妥善保管并保留副本，记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款日记账等账本。报表应定期打印输出，并由记账人员、会计机构负责人、会计主管人员等相关人员签字或盖章。打印输出的档案交会计档案管理员妥为保管，要制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度。.建立会计电算化档案的保管制度。与手工方式一致，电算化方式生成的证、账、表等会计档案，应按规定立卷归档保管。一般情况下,企业每一至两年应对会计档案进行一次大的清理,发现纸质档案有损坏要进行修补 ,而对磁性介质档案每年应进行一次复制,以防磁盘等介质损坏造成会计数据丢失。每年年终决算后,将会计信息记录在一次性刻写光盘上。打印输出的凭证、账册、报表等纸

14、介质档案，按会计档案管理办法规定的保管期限和管理办法管理，但必须有制单人员、记账人员、审核人员、出纳人员以及会计机构负责人等的签章才能存档保管，以明确经济责任，保证档案的法律效力。在电子档案和纸质档案并存管理的体制下，可以在纸质档案的卷内目录“备注 ”栏中注明相应的电子档案的档号及保存地址，以相互对照利用。建立严格的会计档案查阅、复制登记制度。各单位应建立健全的会计档案查阅、复制登记制度，严格遵循查阅、复制和收回制度，保证会计档案的安全完整。每次调阅，必须有档案管理人员在场监督，根据调阅权限，在调阅登记簿中详细登记调阅日期、调阅人员的姓名和部门单位、调阅理由、调阅内容、归还日期、审批人员等，不

15、得将保存的会计档案借出。电子会计档案信息未经单位负责人同意严禁拷贝给其他单位或个人，会计数据磁盘不得带出财务（档案）室， 财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。必须在确保单位会计档案的安全性

16、和完整性前提下，使会计电算化档案得以充分利用。为了全面反映会计档案情况，上档部门应设置“会计档案备查表”及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。建立会计电算化各管理岗位责任制度。主要内容包括：根据内部控制制度的要求设置各工作岗位的职责和标准；各工作岗位的人员和具体分工；各工作岗位的轮岗办法；对各会计电算化岗位的考核办法。保证管理的各项工作责任落实到个人。建立电算化软件内的会计档案管理多用户、分权限调用制度。针对会计电算化档案易被修改且不留痕迹的特点，在进行管理时应注意：对硬盘上的会计档案，应具有相应的安全保密措施加以保护；要有用户设别控制管理；要有加密的机内操作日志管

17、理，监督操作系统；要有数据存取权限限制，防止越权使用。对于普通数据，可较大范围共享；涉及单位机密的数据，仅供一定需要的人员使用；而涉及原程序文件、数据结构文件等，则只有主管人员或程序开发人员才能使用。通过这样设置，保证电子档案的安全性，减少人为修改的可能。建立会计电算化档案的销毁制度。对保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员会同会计机构向单位负责人提出销毁意见，编制销毁清册，列明应当销毁的档案名称、卷号、数量、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，单位负责人在销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政

18、部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。会计档案期满，对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。建立会计电算化档案的立卷制度。会计档案管理办法第六条规定，各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用 “三统一 ”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。在会计年度终了后，会计档案可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收，交接双方和监交人员要在移交清册上签名。移交清册应当一式三份，交接双方各执一份，存档一份。四、结束语随着会计电算化的不断深入，企业应充分重视会计电算化档案的管理，不断解决存在的问题。可以利用会计电算化档案的数据信息，设计和建立一套企业管理与决策的支持系统，以充分实现会计电算化档案的再利用。良好的