长沙卷烟厂 业务流程重组和ERP实施项目 工作的范围 目标和方法

1、 长沙卷烟厂集团管理模式构建 业务流程重组及ERP实施项目 范围、目标和方法 审批人: 长烟项目经理刘明华 陈军晓汉普项目经理 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和 文档控制 修改记录 修改参考号版本日期 作者 1.0 01 没有以前的版本FEB 12，1.0 2.0 FEB13，01 陈军晓3.0 2.0 ，FEB2701 陈军晓 审阅人 姓名. 职位 审阅签字 项目经理陈军晓 分发 拷备号. 姓名 备注 1 刘明华2 长烟项目组 页2 第 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 目 录 文档控制2. 4前言 . 目的4 . 背景5 . 相关文档

2、6. 7. 实施范围. 项目范围7. . 总体计划及里程碑7. . 01. 实施计划 前提41 . 实施范围控制5. .1 与其他应用系统或项目的关系5. 1 . 成功的关键因素6. 1 . 71方法 . 实施方法71. 验收方法8. 1. 组织机构建立91. . 报告机制22. 42 风险管理. 3 第 页 长沙卷烟厂业务流程重组和ERP实施项目工作的范围、目标和方法 前言 目的 为了保证长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组咨询及ERP实施项目在一定时间和成本范围内高质量地完成，首先需要明确的是项目实施的范围、目标和方法，本文档将成为整个项目实施的基础性文件。 本文档的目的是提供项目实施

3、的范围、目标及方法，策略，风险和前提等信息。具体来说，本文档将在遵循合同规定的前提下提供以下信息： 实施范围，总体计划及里程碑 实施目标、成功因素 实施方法，验收方法 组织架构及报告机制 本文档将作为本项目实施的指导性文件，同时，本文档将作为长沙卷烟厂和汉普管理咨询（中国）公司签署的咨询服务合同的附件，具有相应的法律效力。 4 第 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 背景 项目名称 长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组及ERP实施 项目目标 白沙集团管理模式设计 长沙烟厂供应链策略及供应链设计方案 实现从面向“职能”管理到面向“流程”管理的转变 业务处理流程优

4、化，岗位职责规范，考核指标量化 通过ERP系统的成功运行，实现长烟资金流、物流与信息流集成一体化管理 有效控制物料流转，降低库存成本和经营风险 最终达到企业竞争力的显著提升 汉普管理咨询（中国）有限公司（以下简称汉普）在本项目中的作用 提供项目管理，包括制定项目计划，进行项目实施，控制项目风险，监控项目质量等。提交实施当中必要的文档。在整个实施过程当中，汉普项目组核心成员将会不断地将相关的技术和知识转移给客户方面。 5 第 页 ERP长沙卷烟厂业务流程重组和实施项目工作的范围、目标和方法 相关文档 本文档是长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组咨询及ERP实施项目实施前的指导性文档，其相关文

5、档有： 长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组咨询及ERP实施项目解决方案 长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组咨询及ERP实施项目合同书 长沙卷烟厂集团管理模式构建、业务流程重组咨询及ERP实施项目合同附件 6 第 页 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和 实施范围 项目范围: 项目的组织范围如下 白沙集团) 含调拨站长沙卷烟厂主体(: 项目的业务范围如下 集团管理模式咨询 及供应链设计)长烟管理模式咨询(含调拨站软件实施（含财务管理、订单管理、库存管理、采购管理、生产制造，质量管理、ERP组织范围内的 财务分析） 长沙卷烟厂绩效监控体系设计 总体计划及里程碑

6、根据本项目的特点，将项目实施分成如下工作阶段： 7 第 页 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 时间 1 项目启动 2 业务流程描述 3 集团管理模式及供应链设计 业务流程重组 4 基础数据整理 5 网络及硬件准备 应用软件安装调试 6 总体解决方案设计 7 IERP系统实施阶段 8 IIERP系统实施阶段 9 绩效与监控体系设计 10 验收 11 页8 第 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 在上图列示的11个阶段任务中，本项目确定以下阶段为项目的里程碑： 项目启动（2001年2月6日）

7、 集团管理模式设计及长烟供应链设计（2001年4月30日止） 总体解决方案设计（2001年7月4日止） ERP系统实施阶段I （财务分销）验收（2001年9月5日止） ERP系统实施阶段II（制造及OFA）验收（2001年10月9日止） 绩效与监控体系设计（2001年11月20日止） 对于确定的里程碑，双方应确保在规定的时间内完成所有工作 以下为本项目总体实施计划，在确保里程碑工作按时完成基础之上，总体计划中各阶段的具体工作可以根据实际情况做灵活调整 9 第 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 实施计划 实施阶段时间 2001年）（汉普顾问 生成文档 长烟项目组需

8、配合工作 长烟职能部门需配合工作 长烟项目组 一、项目启动与发动 成立三级项目组织，制定项目管理制度及相 应的激励考核办法 提出指导意见 无 成立项目小组，明确组内人员分工及责任，制定项目实施制度和考核办法 成立以部门一把手为主的职能部门推进小组，明确组内人员分工及责任 战略规划室 张斌、汪伟、胡小平、徐俊 讨论、确定项目总体计划6/2 专家组：王大文 项目组：陈军晓等 项目实施计划 参与讨论，根据实际情况提出建设性意见，并及时确认汉普项目组提交的文档 了解本次项目的目标、范围、 总体实施计划等信息；项目组长和分组组长（计划协调人张斌） 向项目领导小组汇报总体计划7/2 .am 项目组启动会7

9、/2 .pm 业务流程描述方法培训准备8/2 魏威、潘成高相关培训资料 针对长烟项目组）1业务流程描述方法培训（ 9/2 业务流程描述方法 培训报告Visio软PC准备环境（10台；参加件；投影机；黑板等） 培训 综合保障组 业务流程描述方法培训2（针对长烟样板流 程职能部门的项目联络员） 12/2软Visio（10台PC；准备环境；培训件；投影机；黑板等） 组织；参与现场指导安排人员参加 综合保障组 分析和确定项目目标、范围和方法 13/212/2-陈军晓 长烟项目的目标、范 围和实施方法 项目组长和分组长 确定并描述样板流程 28/213/2- 魏威、潘成高样板流程描述报告 参与样板流协调

10、各职能部门， 程描述样板流程涉及部门组织人员绘制本部门有关流程 BPR组 二、管理诊断 1/3-15/4 3 业务流程描述方法培训（针对财务、采购、生产、销售、库存部门项目联络员） 2/3-1/3魏威、潘成高等 调查问卷 业务流程描述报告 管理制度清单 长烟管理诊断报告 安排专人全程配合汉普顾问分业务线组织调研，协调各职能部门有关人员积极参与。负及责收集整理现有管理制度。时审阅汉普提交的文档 各有关部门提供本部门完整、准确信息；负责本部门有关流程的描述工作按时、按质完成 综合保障组 陈喜丽 张斌、汪伟 综合保障组 调查问卷设计3/3-4/3 高层领导访谈5/3-7/3 陈军晓、魏威、潘成高 部

11、门访谈8/3-23/3 业务流程现状描述5/3-30/3 魏威、潘成高 管理制度收集整理15/2-30/3 吕媛媛 管理现状分析及诊断1/4-15/4 陈军晓等 天，安排在上周星期五和下周一。以下各阶段顾问休假安排类同，不再另加说明。2-2次，每次注：本阶段将根据项目进展情况，安排汉普项目组成员轮休1 三、集团管理模式及供应链总体设计15/3-30/4 10 第 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP集团及长烟运行环境及供应链调研 23/315/3-魏威、潘成高等 白沙集团管理模式 设计报告长烟供应链设计报 告 提供有关信息和资料； 参与有关调研工作； 及时组织审阅有

12、关文档 陈喜丽集团管理模式分析设计 张后启、王玉荣等长烟供应链分析设计 张后启、王玉荣等专家评审 王大文等 四、业务流程重组-15/6 16/4 （一目标业务流程优化及目标管理模式设计 稿） 30/416/4- 目标流程及管理模式讨论7/5- 18/5陈军晓、魏威、潘 成高、吕媛媛等 长烟管理白皮书 组织、参与有关讨论工作 项目组（二目标业务流程优化及目标管理模式设计 稿） 1/619/5- 目标流程及管理模式讨论 -8/64/6（终目标业务流程优化及目标管理模式设计 稿） 15/611/6- 管理制度体系设计 15/61/6- 专家评审 11/6-15/6 王大文等 五、基础数据整理30/6

13、15/3- 基础数据整理 15/3-30/6 、戴佶祥等潘成高基础数据整理报告 负责基础数据准备的组织工检查各项数据是否准确和作， 完整提供部门有关基础数据，保证 各项数据的准确和完整 项目组技术组 六、总体解决方案设计4/715/6- ORACLE产品培训 1/3-30/4陈军晓 协调具体时间 产品培训ORACLE确定参加 的人员 徐俊 ERP需求分析确定 15/610/6-陈军晓、潘成高、 戴佶祥、林柄总体解决方案设计 报告 负责组织审阅总体设计方案 参与总体设计方案中有关内容的讨论 各职能组 总体解决方案设计 -30/615/6陈军晓、潘成高、 戴佶祥、林柄 专家组审查-4/7 2/7

14、王大文等 七、系统运行环境准备31/55/2- 硬件及网络准备 10/55/2- 何军 相关培训资料ORACLE系统接收 清单系统安装ORACLE 调试报告 培训报告 负责组织各项环境的准备工负责组织计算机技术人员作； 参加培训 计算机中心应保证网络、硬件系统等达到项目要求 项目技术组 ORACLE软件安装调试 25/515/5- 何军、钱钲 ORACLE天）数据库系统培训（4 29/526/5- 天）ORACLE开发工具培训（3 -30/51/6 第11 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 八、财务与分销系统实施 28/5-5/9 （项目组及职能部门项目应用方案

15、功能培训 联络员） -14/628/5 潘成高、刘平、 林柄、皮爱红 相关培训资料培训计划 培训报告 负责确认培训计划，准备培训环境，印发培训资料，组织相 关人员参与财务、销售、采购、库管等部门根据培训计划，安排人员参 与 综合保障组 详细解决方案设计 10/715/6- 潘成高、刘平 林柄、皮爱红财务与分销系统解决方案设计报告 组织有关方案讨论；及时签署有关文档 财务、销售、采购、库管等部 门参与方案有关内容讨论 职能组长 专家组审查11/7-13/7 王大文等 财务分销系统设置报告及财务分销系 统测试报告 及时审阅有关报告 系统设置及测试 -30/716/7 潘成高、刘平 林柄、皮爱红 项

16、目组 运行数据准备 20/7-31/7 潘成高、刘平林柄、皮爱红 月底期末数据准备7 报告 操作手册的准备和培训 31/720/7- 潘成高、刘平 林柄、皮爱红操作手册 组织培训 参与培训综合保障组项 目技术组 企管部新系统开始运行 31/81/8- 林柄、皮爱红 组织有关部门系统并行工作，确保各项数据准确、完整进入新系统 财务、销售、采购、库管等部门合理安排工作，保证并行期 间各项工作正常进行 项目组 系统验收 3/9-5/9陈军晓、潘成高、林柄 财务分销系统验收 报告及时审阅组织项目验收工作， 验收报告 项目组 系统实施九、制造及OFA-10/10 16/7 （项目组及职能部门项目应用方案

17、功能培训 联络员） 3/816/7-欧阳琼花、戴佶祥、 皮爱红 相关培训资料 培训计划 培训报告负责确认培训计划，准备培训环境，印发培训资料，组织相关人员参与 制造、质量、财务等部门根据培训计划，安排人员参与 同第八阶段 详细解决方案设计 -6/816/7欧阳琼花、戴佶祥、 皮爱红制造系统解决方案 设计报告 组织有关方案讨论；及时签署 有关文档制造、质量、财务等部门参与方案有关内容讨论 专家组审查 6/8-7/8欧阳琼花、戴佶祥、 皮爱红 制造系统设置报告及制造系统测试报 告 及时审阅有关报告 系统设置及系统测试 24/813/8-欧阳琼花、戴佶祥、 皮爱红 运行数据准备 -31/820/8欧

18、阳琼花、戴佶祥、 皮爱红月底期末数据准备8 报告 月底各项期末数据准备9组织 工作 操作手册的准备和培训31/8- 20/8欧阳琼花、皮爱红 培训手册 第12 页 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和新系统开始运行 1/9-30/9 欧阳琼花、皮爱红 组织有关部门系统并行工作，完整进入确保各项数据准确、 新系统制造、质量、财务等部门提供 本部门期末数据 系统验收 -9/107/10 陈军晓、戴佶祥 系统验收报告 及时审阅组织项目验收工作，验收报告 制造、质量、财务等部门合理安排工作，保证并行期间各项 工作正常进行 十、绩效与监控体系设计及辅导运行 -30/1115/10

19、 绩效监控考评体系设计 20/1115/10- 陈军晓、王玉荣等绩效监控体系设计 报告 及时审阅有关文档 职能组 企管部 人资部 企管部 项目技术组 项目组 持续改善计划设计 30/1121/11- 持续改善计划 及时审阅有关文档 辅导运行 30/111/11- 组织系统运行工作 十一、总体验收 10/12-15/12陈军晓等 项目验收报告 组织验收，及时审阅有关文档 项目组 第13 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 前提 本项目有以下的前提，如果这些前提不存在，将可能影响整个实施进度完成项目中分配的任务精力和时间从事本项目工作， 项目小组主要成员能够在整个项目

20、实施期间100? 或者学习相关产品知识。在需要汉普顾问支持的时候，汉普顾问将给予及时的咨询服务 根据项目工作计划，双方能提供满足需要的各类合格的人员从事阶段性工作? 能够按照项目工作计划及汉普顾问的要求，及时提供系统所要求的财务和业务信息?汉普方面能够按时提交有关的文档，长烟方面对项目涉及的重要需求应以书面形式及时反映。对一方? 所提交所有正式文档，另一方能够在五个工作日内给予确认与否的明确答复，如果是否定的答复应有 书面的原由说明 应明确签字代表，或者签字代表的授权人。保证项目能够按照工作计划顺利进行? 长沙卷烟厂方面能够保证与本项目相关的计算机硬件软件系统和网络系统的正常运行?汉普方面应保

21、证制定的所有计划是切实可行的，对计划的调整需双方签字认可，任何一方应对单方面 ? 调整计划所造成的工作失误承担相应的责任 第14 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 实施范围控制在实施过程中，若遇影响项目实施的重大项目变更事项，如企业重组、组织机构重大调整、业务流程发生较大变化、实施模块变化、咨询顾问总人天变化、主要咨询顾问人员变动等，应按照标准的实施变更申请程序 进行，由双方共同协商解决。双方项目经理估计由此可能引客户项目经理应填写范围变更申请表，有关项目范围发生变更时的处理过程，起的项目进度、成本、人力资源等方面的变化，上报项目领导小组批准，调整有关预算和合同

22、条款，项目经 理同时调整项目工作计划。 与其他应用系统或项目的关系业务流程重组长沙卷烟厂集团管理模式构建、如果本项目的实施与其他正在开展的新业务或新项目有关系， 。实施方面有责任及时告知汉普顾问ERP咨询及 ）月年1022-31（初步计划安排在“生产系统”? 针对长沙卷烟厂现有的和“人事管理系统”汉普将结合充分调研基础上2001 提出进一步提升的建议。 11月底前提供接口技术解决方案针对现有的“生产系统”、“人事管理系统”，汉普在? 2001年 第15 页 长沙卷烟厂业务流程重组和ERP实施项目工作的范围、目标和方法 成功的关键因素 本项目获得成功的关键因素是： 各级领导在管理、人力和资金等方

23、面的全力支持? 有足够和合格的人员，可以在确定的时间内实现切合实际的目标? 项目小组内部有明确的分工和合作，以保证每一成员的工作职责，责任心和工作质量? 项目小组每一成员都十分清楚本项目的目标，方法和里程碑? 有完整而切实可行的项目工作计划和质量管理计划? 在整个项目实施期间始终保持项目组织和计划的良好管理? 充分理解本项目的假定和风险，并贯穿于整个项目实施全过程? 第16 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 方法 本节描述了完成项目实施的系列方法，包括以下内容： 项目实施方法 验收方法 组织机构建立 报告机制 实施方法 本项目采用汉普实施方法论来指导项目的实施。

24、汉普实施方法论是一套建立整体解决方案的方法，由AIM（应用系统实施方法论）、CDM（定制开发方法论）、PJM（整体项目管理方法论）等各自独立的方法论组成。这些方法论可以有选择的集成、应用在项目中。这些方法论可以提高工作效率及项目实施质量。汉普顾问组织在项目实施过程中，将用这些方法论来指导实施。 在项目实施过程中，一些具体工作应以长沙卷烟厂项目组人员为主进行，如： 现有管理制度的收集 业务流程现状描述 非核心业务流程的重组（含流程优化、岗位职责设计、管理制度调整等） 新管理模式的实施和切换 ERP系统基础数据的准备 17 第 页 长沙卷烟厂业务流程重组和ERP实施项目工作的范围、目标和方法 功能

25、培训、最终用户ERP 系统上管理报表的开发ERP ERP系统的并行运行 其它工作汉普方面主要负责管理咨询方案（核心业务流程设计、核心岗位设计、管理模式和供应链设计、部门职责设 整体解决方案和详细解决方案的制订等增值性工作计等）设计、ERP 验收方法 本项目采用分阶段、任务提交成果和验收的方法。在得到一个阶段成果的确认批准以后，再开始下一阶段的实施工作。以保证项目始终在实施双方意见一致的前提下进行。 汉普应根据项目进度和计划按时提交相应的书面报告或文档。长沙卷烟厂方面应在五个工作日内对汉普公司的书面报告进行签字，以确认报告文档的正确，或者对不予确认的结论和原因提出书面报告。否则作为长沙卷烟厂确认

26、汉普提交的报告或文档处理。 18 第 页 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和 组织机构建立相互配合工为了项目的顺利完成，长沙卷烟厂方面与汉普方面应根据项目的需要及分工共同建立项目小组， 作，小组中每个成员应严格遵守自己的职责。组织机构请见下图。 双方项目组成员应力求保持相对稳定。任何一方人员的变动情况，都应及时通知项目另一方以做计划调整。 第19 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 长烟BPR及ERP项目 指导委员会 汉普公司项目总监 （张后启） 长烟项目领导组成员 汉普公司项目经理 （陈军晓）长烟公司项目经理（刘明 华） 管理模式及供应

27、链设计负 管理模式及供应链设计负 陈喜丽）/责人（刘明华 责人（张后启） BPR负责人（王玉容） BPR负责人 陈喜丽）（刘明华/ 分销负责人（林炳）ERPERP分销负责人（李敬东） ERP财务负责人（潘成高） ERP财务负责人（周振威） ERP制造负责人（戴佶祥） ERP制造负责人 （张斌） ERP质量控制 （领导小组） ERP质量控制 )专家组( 技术负责人 技术负责人 （余军）(何军) 20 第 页 ERP实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和 各项目组人员安排如下： 项目总监：张后启1人 项目经理：陈军晓1人 总体设计组：负责人张后启、王玉荣等3人 BPR组：负责人王玉

28、荣，成员：陈军晓、王玉荣、魏威、吕媛媛、王文强、秦红艳、潘成高7人。 财务组：负责人潘成高，成员：陈军晓、潘成高、刘平3人 分销组：负责人林炳，成员：林炳、皮爱红2人 制造组：负责人戴佶祥，成员：戴佶祥、皮爱红、欧阳琼花3人 技术组：负责人何军，成员：何军、钱钲2人 质量控制：汉普专家组 汉普方面签字人为陈军晓，同时授权王玉荣代理签字，文档保管人魏威 长烟方面签字人为刘明华，同时授权陈喜丽代理签字，文档保管人余丹 21 第 页 实施项目工作的范围、目标和方法长沙卷烟厂业务流程重组和ERP 报告机制在整体项目规划的范项目实施过程中不可避免会遇到各种各样的困难和问题，实施双方应本着合作的精神，围之内，相互配合，尽快的解决问题。为了避免推诿和问题迟迟得不到解决的现象发生，有必要事先规定好 项目组织结构和相应的报告和决策机制。 主要报告及决策处理方式如下： 更改请求报告以至有可能对项目的进展造成如果项目现有情况出现变化，保持项目实施范围的前后一贯性是非常重要的。影响（如更改已签字确定的报告、项目组重要人员情况变化、公司组织机构重大变化等），都应以正式文档项目小组成员必须谨慎考虑项目范围的改变将对整个）的形式向项目组提出，（见附件1“更改请求报告” 并且对变更后的影项目进程可能产生的影响，以做出相应决定。变更内容必须在项目小组批准后才能进行