秘书英语unit 1 Introduction to Secretarial Work

1、Unit 1Introduction to Secretarial Work What are the jobs of the following persons? And in which department do they work?Get to know a companyOrganize your own department Decide the function of your department Choose five or six members Describe their job titles and duties (responsibilities)Reference

2、s 综管部工作划分为三部分综管部工作划分为三部分:企划企划,行政行政,人力人力,设置设置9个岗位个岗位,人人员编制员编制8人人. 第一第一,部门人员配置部门人员配置 综管部经理综管部经理: 高高 翔翔 部门文秘部门文秘: 空空 缺缺 总经理秘书总经理秘书: 陈陈 玉玉 企划主管企划主管: 张为农张为农 人力主管人力主管: 高高 翔翔(兼兼) 行政主管行政主管: 马贵生马贵生 司司 机机: 刘立平刘立平 前台文员前台文员: 陈陈 康康 厨厨 师师: 陈教仁陈教仁 合计合计:部门人员配置部门人员配置8人人 第二第二,部门人员分工部门人员分工 1,部门经理部门经理(高翔高翔): 统筹统筹, ,组织整

3、个部门工作组织整个部门工作, ,协调部门内部之间及与协调部门内部之间及与 其它部门之间的工作关系其它部门之间的工作关系, ,监控公司日常工作程序监控公司日常工作程序 和保密制度的执行和保密制度的执行. .工作重点是拟制相关制度工作重点是拟制相关制度, ,编编 制计划和组织其他工作的落实制计划和组织其他工作的落实, ,以及公司人力资源以及公司人力资源 管理体系的建立管理体系的建立. . 2,部门文秘部门文秘(空缺空缺): 协助部门经理进行日常性工作协助部门经理进行日常性工作,同时将工作重点放同时将工作重点放 在人力资源的基础事物性工作上来在人力资源的基础事物性工作上来(招聘准备工作招聘准备工作,

4、 人事基础资料管理人事基础资料管理,考勤审核及工资表的制作等事考勤审核及工资表的制作等事 宜宜,具体的实际安排具体的实际安排,将在部门内进行协调安排将在部门内进行协调安排). 3,总经理秘书总经理秘书(陈玉陈玉): 起草总经理讲话稿起草总经理讲话稿,并负责公司重要会议的记录及并负责公司重要会议的记录及 会议纪要的整理会议纪要的整理;负责总经理签发文件的起草负责总经理签发文件的起草,打印打印, 登记和存档工作登记和存档工作;协助总经理的日程安排协助总经理的日程安排,为总经理为总经理 接见访客做好预约工作接见访客做好预约工作.负责公司公文管理负责公司公文管理,档案管档案管 理工作理工作.配合企划主

5、管进行相关工作配合企划主管进行相关工作. 4,企划主管企划主管(张为农张为农): 负责公司的对外宣传负责公司的对外宣传,撰写公司对外广告宣传的部撰写公司对外广告宣传的部 分或全部资料等工作分或全部资料等工作;网站维护网站维护,活动策划活动策划,内刊组织内刊组织, 资料编写以及基金资料编写以及基金,专利等的申报专利等的申报. 5,人力主管人力主管:(高翔高翔) 把握公司人力资源管理发展方向把握公司人力资源管理发展方向,不断建立完善公司不断建立完善公司人力资源管理中培训体系人力资源管理中培训体系,岗位责任体系及考核体系岗位责任体系及考核体系,同时根据公司的发展战略同时根据公司的发展战略,及时调整制

6、定出符合公司及时调整制定出符合公司的人才战略及人力资源管理模式的人才战略及人力资源管理模式. 6,行政主管行政主管(马贵生马贵生): 负责公司固定资产负责公司固定资产,办公用品的采购和管理办公用品的采购和管理;负责公负责公司内部的环境建设与管理和公司的后勤保障等工作司内部的环境建设与管理和公司的后勤保障等工作;公司员工福利管理公司员工福利管理;配合行政外协不断完善发展公配合行政外协不断完善发展公司行政管理体系司行政管理体系. 7,司机司机(刘利平刘利平): 负责公司对外接待负责公司对外接待,及公司对外关系的协调工作及公司对外关系的协调工作;作作好公司车辆管理工作好公司车辆管理工作,以及公司安全

7、生产保卫工作以及公司安全生产保卫工作. 8,前台文员前台文员(陈康陈康): 负责来访人员的接待负责来访人员的接待;负责报刊杂志等期刊收发负责报刊杂志等期刊收发;负负责办公用品的发放及部分办公文字处理工作责办公用品的发放及部分办公文字处理工作;负责负责公司来电转接及电话记录登记公司来电转接及电话记录登记;公司传真收发公司传真收发;公司公司文件资料复印管理文件资料复印管理;公司考勤管理公司考勤管理. 9,厨师厨师(陈教仁陈教仁): 负责公司员工的伙食安排负责公司员工的伙食安排;同时负责公司的环境卫同时负责公司的环境卫生打扫生打扫,监督工作以及公司设施安全监督工作以及公司设施安全. Do you t

8、hink a secretary is an important role in an organization?Why?(one or two sentences) role n. job or position assist（help/ support）one other employee an officer of a society or organization who deals with correspondence (exchange of letters), admits（接收）（接收）new members and organizes official meetings a

9、nd events. Professional Secretarial Job DescriptionStructure of the passage Part I (Para.1) Overall duties of a secretary Part II (Para.2-9) Other duties of a secretary Part III (Para. 10) Skills of a secretary Part IV (Para.11) SummaryPara. One Overall Duties of a Secretary 1. Relieve the executive

10、 of _ 2. Maintain effective _ 3. Implement _ 4. Establish and maintain _ with peoplePara. One Language points 关注词性关注词性 1.profession n. / professional a. 2. secretary n. / secretarial a. 3. description n. / describe v. 4. administration n. / administrative a.Exercises 1. Tiger Woods is a _ golf playe

11、r. 2. Could you _ the duties of a _. 3. She has just got a new job in the _ department. Vocabulary 1.fulfill vt. 履行履行,完成完成 fulfill ones duties 完成职责完成职责 2. relieve vt. 解救；援助解救；援助 bring aid to; help He devoted himself to relieving the poor. 他献身于救济穷人。他献身于救济穷人。 Vocabulary 3. various adj. 各种各样的，不同的，各种各样的

12、，不同的， of different kinds There are various ways of cooking rice. 做做米饭有各种不同的方法。米饭有各种不同的方法。 4. require vt. 要求要求 to ask (for) All students are required to take this examination. 要求所有的学生都参加这次考试。要求所有的学生都参加这次考试。 He required that we (should) work all night. 他要求我们干通宵。他要求我们干通宵。 Vocabulary 5. maintain vt. 保持；

13、继续保持；继续 go on with something I maintain friendly relations with my neighbours. 我和邻居保持友好。我和邻居保持友好。 6. implement vt. 执行；履行执行；履行 perform or carry out We should implement the companys decisions. 我们应贯彻执行公司的决议。我们应贯彻执行公司的决议。 Terms of Business English 7. establish v. set up 建立，设立建立，设立 coordinate v. 协调，调节协调，

14、调节 8. efficient a. 有效率的有效率的 9. effective a. 有效果的有效果的 10. executive n. 行政官，行政部门行政官，行政部门 11.employer n. 雇主，老板雇主，老板/ employee n.雇员，员工雇员，员工 12. procedure n.过程，程序过程，程序 13.harmonious a.和谐的，和睦的和谐的，和睦的 14.relationship n.关系关系 15.co-worker n.同事，合作者同事，合作者 16.subordinate n.下属下属 17.client n.客户，顾客客户，顾客 18. suppli

15、er n.供应商供应商Phrases 1.be expected to do 被期待做。被期待做。 2.relieve the executive of various administrative details 帮助行政主管处理各种琐碎的行政事物帮助行政主管处理各种琐碎的行政事物 3. coordinate and maintain effective office procedures and efficient work flow 协调并保持有效的办公程序和高效的业务协调并保持有效的办公程序和高效的业务流程流程Phrases 4.implement policies and proce

16、dures set by employer 执行老板所制定的政策和流程执行老板所制定的政策和流程 5. establish and maintain harmonious working relationships with supervisors, co-workers, subordinates, customers or clients, and suppliers 与主管们、同事们、下属们、客户们及供与主管们、同事们、下属们、客户们及供应商们建立并保持和谐的工作关系应商们建立并保持和谐的工作关系Para. Two How can a secretary help visitors? R

17、efer them to the executive or other appropriate persons as circumstances warrant. Refer sb. to 叫。与。联系上 Circumstance n. 情况 Warrant v. 允许，许可Language points 1.apart from prep. 另外；除去另外；除去 besides Apart from the cost, it will take a lot of time. 除了费钱以外，还要花很多时间。除了费钱以外，还要花很多时间。 2.a variety of a. all kinds

18、of / various 3.to begin with adv. 首先首先first; in the first place To begin with, we must consider the problem all sidedly. 首先，我们必须全面地考虑这个问题。首先，我们必须全面地考虑这个问题。 Vocabulary 1.mention vt. 谈到；写到；提及谈到；写到；提及 speak or write a little about something He knows a lot about flowers, but he didnt mention it in his s

19、peech. 他对于花很有研究，但是他在讲话里没有他对于花很有研究，但是他在讲话里没有提到。提到。 2. calendar n. 日历日历 list of the days, weeks, months, etc. of one year put a bill on the calendar(=agenda) 把议案提到议事日程上把议案提到议事日程上 知识拓展知识拓展 The solar calendar 阳历阳历 The lunar calendar 阴历阴历 When is the Mid-autumn Day? Its on the fifteen day of the eighth l

20、unar month.Vocabulary 3. assist v. 帮助；援助帮助；援助 help someone I will do in my power to assist you with .我愿意尽力帮助你。我愿意尽力帮助你。 4.appropriate adj. 适合的适合的; 适当的适当的; right Choose the appropriate words from the list below. 从下表中选择适当的词。从下表中选择适当的词。 5. itinerary n.旅程，路线旅程，路线 Phrases 1. receive and assist visitors 接

21、待并帮助来访者接待并帮助来访者 2. arrange business itineraries 安排商务旅行日程安排商务旅行日程 3. coordinate the executives travel requirements 安排（协调）上司的旅行必备物品安排（协调）上司的旅行必备物品Fun Time One time my girlfriend and I were talking about the upcoming Spring Festival Holiday. Suddenly she said something that seemed really strange, “ Im

22、a pig. How about you?” I couldnt really understand why she would say that and ask such a thing. 正确的询问方式正确的询问方式 In what year were you born? What year were you born in?知识扩展知识扩展 Chinese Zodiac（属相，生肖）（属相，生肖） rat, ox, tiger, rabbit, dragon, snake, horse, goat, monkey, rooster, dog, pigConversationPara. T

23、hree What should a secretary do when the executive is away?Translation Next, a secretary is expected to take action authorized during the executives absence and use initiative and judgment to that matters requiring attention are referred to a delegated authority or handled in a manner so as to minim

24、ize the effect of the employers absence.Vocabulary and Structure 1. take action 采取行动，行动起来采取行动，行动起来 2. authorize v. 授权，委托授权，委托/ authority n. 权力，职权权力，职权 3. absence n.缺席缺席 4. initiative n. 主动性主动性 5. judgment n. 判断，评价，鉴定判断，评价，鉴定 6. be referred to 被涉及到。被涉及到。Vocabulary and Structure 7. delegated a. 委任的，授权

25、的委任的，授权的 8. handle v. 负责，管理负责，管理 9. in a manner 以这样的方式以这样的方式 10. so as to do 以便于以便于 11. minimize v. 减少减少 12. effect n. 影响影响/ affect v. Next, a secretary is expected to take action authorized during the executives absence and use initiative and judgment to that matters requiring attention are referre

26、d to a delegated authority or handled in a manner so as to minimize the effect of the employers absence. 其次，上司外出的时候，一个秘书应该行使其次，上司外出的时候，一个秘书应该行使代理的职权，并且用于其主动性和判断力对代理的职权，并且用于其主动性和判断力对特别受关注的公司事务进行处理，以便于把特别受关注的公司事务进行处理，以便于把上司不在所造成的影响降到最低值。上司不在所造成的影响降到最低值。Grammar Time 现在分词和过去分词现在分词和过去分词 现在分词与过去分词在意义上不同。一

27、般说来：现在分词与过去分词在意义上不同。一般说来：现在分词表示主动现在分词表示主动,过去分词表示被动。过去分词表示被动。This is a moving story.这是一个感人的故事。这是一个感人的故事。I was deeply moved by it. 我被它深深地感动了。我被它深深地感动了。现在分词表示进行中的动作现在分词表示进行中的动作, 过去分词表示动作已经完成。过去分词表示动作已经完成。Someone must be drowning. 一定是有人要淹死了。一定是有人要淹死了。The drowned man can not come to life. 淹死的人不能复活了。淹死的人不

28、能复活了。 现在分词和过去分词的用法现在分词和过去分词的用法 后置定语后置定语 The man standing there is our group leader. 正站在那边的人是我们的组长正站在那边的人是我们的组长(主动，进行，主动，进行，) This is the house built by my father last year . (被动，完成被动，完成) 做状语（伴随状语，原因状语，时间状语等）做状语（伴随状语，原因状语，时间状语等） The man rose from the ground, beating the dust off his clothes. 那个男子从地上站

29、了起来，拍掉衣服上的尘土。那个男子从地上站了起来，拍掉衣服上的尘土。 Having met with an accident，he couldnt go to school 由于遇到意外事故，他不能上学由于遇到意外事故，他不能上学Exercises 1. _in the queue for half an hour ,the old man suddenly realized he had left the cheque in the car.A. Waiting B. To wait C. Having waited D. To have waited2. A driver is asked

30、 to keep his safety belt _ while driving onthe freeway.Afasten Bfastening Cto fasten Dfastened3. _to hospital in time, the patient infected with bird flu was saved at last.ATaking BHaving taken CBeing taken DHaving been taken 4. I couldnt make myself _ (hear). 5. _ (see) form the hill, the city look

31、s very beautiful. 6. We were made _ (speak) English in class. 7. A strange noise made me _ (stop) my work.Translation He or she must be able to correlate（使相互关联）（使相互关联）and edit materials submitted（提交，呈递）（提交，呈递）by others in draft format（以草稿（以草稿形式）形式）. (in Para. 6) 他们必须能对其他人提交的材料草稿进他们必须能对其他人提交的材料草稿进行筛选

32、和编辑，然后整理成文稿。行筛选和编辑，然后整理成文稿。Para. 4-9 Other duties of a secretary Take _ and type materials Sort（分类）（分类）, read, and annotate（注释）（注释）_ and _ Write _ and prepare _ Research and abstract（抽取，做摘要）（抽取，做摘要） _ and _ Correlate and _ materials Be good at _ and _ systems Make _ for the executive Be the recorder

33、（记录人）（记录人）of _ and distributor（分发人，发布人）（分发人，发布人）of its _ Supervise（监管）（监管）or hire _, select or make _Useful Expressions 1. take shorthand notes 速记速记 / take longhand notes 详细记录详细记录 2. attach appropriate files to facilitate necessary action 存放于相应的文档中以便于随时提取存放于相应的文档中以便于随时提取 3. compose correspondence an

34、d reports 起草信函和报告起草信函和报告 4. in oral or written directions 口头或书面指示口头或书面指示 5. transcribe v. 转录转录 6. coordinate conferences and meetings 安排各种会议安排各种会议Useful Expressions 7. make recommendations for purchase of supplies and equipment 推荐购买办公用品和设备推荐购买办公用品和设备 8. maintain budget and expense account records 负责

35、预算和开支的账目记录负责预算和开支的账目记录 9. maintain a up-to-date procedures manual for the specific duties handled on the job 持有最新的工作持有最新的工作手册手册以便处理特殊工作以便处理特殊工作时查用时查用Group Discussion Is it easy to be a secretary in an organization? Why? Make a list of the secretarys duties in your company. 10 minutes then give a rep

36、ortPractical Reading Secretary Wanted Posted Wednesday, August 25 2010 DESCRIPTION Looking for a female secretary for a busy Midtown office. Long-term position. Excellent working conditions, room for advancement. Phone and computer skills are required as well as multi tasking. Please call 212-840-28

37、18 or feel free to fax resume to 212-840-6707. Region: Tri State Location: New York, NYSalary: Experience: Para. 10 Skills of a secretary 1. Possess（拥有）（拥有） _ 2. Be proficient（精通）（精通） in _ 3. Possess _Important sentence Ever-evolving（不断演变的）（不断演变的）software applications require that secretaries be eff

38、icient, skillful and open to change. 不断发展的办公软件要求秘书必须高效，不断发展的办公软件要求秘书必须高效，数量，并且容易接受新鲜事物。数量，并且容易接受新鲜事物。Para. 11 Summary The secretarial position can be described as _. He or she must be trustworthy and be able to keep a secret. The boss confidant老板的心腹老板的心腹 Jack of all trades多面手多面手 Master of office mys

39、teries办公室奥秘办公室奥秘的专家的专家Practical Task Speaking - Meeting people Read the dialogues 1-4 on page 15Useful Expressions Dialogue 1 Meeting people at the airport some trouble happened to the visitor 1. Thats very kind of you.你真好！你真好！ 2. How did you enjoy your flight? 旅途愉快吗？旅途愉快吗？ 3. The plane was delayed.

40、飞机误点了。飞机误点了。 4. I put it in my cigarette cases by mistake.我把它错放在烟盒里了。我把它错放在烟盒里了。Useful Expressions Dialogue 2 Meeting people at the airport a wonderful trip 1. the Peoples Insurance Company 人民保险公司人民保险公司 2. Im here to meet you on behalf of our manager.我代表经理来这里接您。我代表经理来这里接您。 3. Do you have a hotel acc

41、ommodation? 你预定宾馆了吗？你预定宾馆了吗？ 4. I have reserved a single room. 我已经预定了一个单间。我已经预定了一个单间。 5. May I help you with your luggage? 我来帮你拿行李，可以吗？我来帮你拿行李，可以吗？知识扩展知识扩展 You are welcome.不用谢。不用谢。 此处它用来回答此处它用来回答Thanks you. welcome 还可以用作动词，表示还可以用作动词，表示“欢欢迎迎”的意思。的意思。Welcome to China.欢迎到中国来。欢迎到中国来。Welcome to Beijing.欢

42、迎到北京来。欢迎到北京来。Useful Expressions Dialogue 3&4 Meeting visitors at the company 1. What can I do for you? / Can I help you? 2. the Hongda Electronics Company 宏达电子公司宏达电子公司 3. I have an appointment with him. 我和他有预约。我和他有预约。 4. He wont be back until 2 oclock in the afternoon. 他直到下午两点才能回来。他直到下午两点才能回来。 5. Its very urgent.非常紧急。非常紧急。 6. Would you mind waiting?能介意等一下吗？能介意等一下吗？Classroom Activity Finish the Exe