物资管理系统使用手册

1、工程物资管理系统1.0使用手册 目录一.系统简介1.主要功能2.系统特点3.适用对象4.运行环境二.基本操作1.菜单说明1)文件菜单2)编辑菜单3)数据菜单4)设置菜单2.服务器连接设置3.地址栏4.系统导航5.查询操作6.过滤操作7.排序操作8.图形显示设置9.数据统计10.数据导入操作11.格式化导出12.无格式导出13.显示设置三.系统设置及基础设置说明1.系统管理1)人员机构设置2)权限管理2.基础设置3.报表管理1)数据源定义2)报表设计3)报表设置4.物资编码设置5.物资编码导入。6.物资编码查询7.采购员设置8.相关联系单位设置9.采购周期设置10.仓库设置11.一级编码设置12

2、.供应商供应类别设置四.具体业务操作说明1.需求管理1)需求计划编制2)需求计划审核3)需求计划批准4)已提交需求计划5)需求计划台帐6)需求计划状态查询2.采购管理1)需求计划接受2)采购计划紧急程度一览表3)已接受需求计划清单4)采购计划编制（手工）5)采购计划编制6)采购计划审核7)采购计划批准8)已提交采购计划9)采购计划台帐10)采购计划合同明细查询3.询价管理1)询价单编制2)报价收集3)比价查看4)价格趋势5)价格趋势（按月查看）6)价格极值查询4.合同管理1)合同编制2)已提交合同3)合同审核4)合同批准5)合同台帐6)合同到货预警7)合同供货差异查询8)合同预计到货日期表5.

3、到货管理1)发货信息导入2)到货登记3)验收通知4)已提交通知单5)质量验收6)数量验收7)发票信息录入检查8)物资入账6.仓库管理1)入库核实2)出库核实3)库存月结帐4)库存相关查询5)期初入库6)仓库到期预警7)仓库库存预警8)盘盈入库9)库存状态报告10)盘亏出库11)仓库盘点7.出库管理1)随机签发2)计划签发3)报废出库4)签发取消5)退货出库6)材料退回7)调拨出库8)需求计划超量出库查询8.财务管理1)材料采购入帐2)材料出库入账3)支付记录4)材料分类部门领用统计5)部门材料领用分类统计6)入库分类统计7)入库明细分类统计9.劳保管理1)劳保标准设置2)劳保发放3)劳保查询1

4、0.工机具管理1)班组配备设置2)班组人员设置3)工具发放4)工具归还5)工具报废6)工具移交11.周转材料管理1)周转材料租赁合同2)周转材料入库3)周转租赁报停4)租赁费用结算5)周转材料退租6)周转租赁台帐12.供应商管理1)供应商供货明细查询2)供应商供货汇总查询13.统计查询1)WBS材料消耗统计2)WBS材料消耗分类统计3)物资库存动态盘点表4)库存账龄分析5)库存ABC分析6)库存明细查询7)库存汇总查询8)期初库存查询9)调拨出库统计10)报废出库统计11)领用出库统计12)退货出库统计13)部门出库明细查询14)部门出库汇总查询15)需求计划发放查询16)出库明细查询17)出

5、库汇总统计18)入库明细查询19)入库汇总查询一. 系统简介1. 主要功能用于实现工程物资的全面管理，包含需求、采购、询价、合同、到货、质检、入库、领料、库存、调拨、盘点管理；甲供材料管理，工机具发放管理，劳保发放管理，租赁管理，财务管理，供应商管理，P3EC接口；系统具体分为基础设置、需求计划管理，采购计划管理、询价管理，合同管理、供货跟踪，到货管理，仓库管理，出库管理，财务管理，劳保管理，工机具管理，租赁材料管理，供应商管理，甲供材料管理，统计查询，P3EC接口，系统管理，报表管理等功能。2. 系统特点 1. 采用稳定的C/S结构模式，可在单机和局域网或高速广域网运行。2. 满足工程材料的

6、管理要求，可以提供材料平衡信息，避免超量采购，根据计划发放材料，可以控制材料领用，根据领用记录可以从多角度统计材料使用，如部门，分项工程，WBS，作业，领用日期等。3. 采用双计量单位记录和跟踪物资变动，实现材料物资采购、领用、消耗、浪费和库存的双计量管理。4. 可设置各材料物资的库存上限和下限报警数量，并能随时生成上下限报警表，以辅助采购决策，达到控制库存和避免缺料的目的，还提供材料寿期报警。 5. 可建立各种盘点模板，以满足物资盘点的需要并提高盘点速度。6. 提供功能强大、统计选项灵活、排序多样的各种统计报表，满足各种统计需要。7. 强大的权限管理功能，具备字段级和记录级的数据授权功能，保

7、证各操作员只能使用被赋权的功能和数据。8. 可以自定义报表格式和新增报表，系统提供默认的报表，如果没有或者不合适，可以自行定义打印格式，类似EXCEL的格式设置简化学习难度，还可以新增报表，对报表显示数据还可以设置数据权限。9. 可以自行设置字段录入控制，设置哪些字段不能为空及检查模式。10. 可以设置快速录入字段信息及快速录入记录功能，快速字段录入按住向下箭头即可录入相同字段值。11. 对各种数据提供一致的功能强大的随机查询、模糊查询和组合查询，并可对查询数据按各种方式进行排序。12. 提供P3EC的WBS查询和作业查询接口。3. 适用对象适合各种企事业单位的材料物资管理，如建筑、装修、水、

8、电、气、电信、有线电视、市政设施、生产、加工等施工安装生产单位。4. 运行环境1、CPU 频率1G以上电脑，内存要求在512以上，至少300M硬盘空间。2、Windowsxp/Windows2000/WindowNT或更高的版本。3、服务器要求WINDWS2000 SERVER 或WINDOWS2003 SERVER。4、数据库要求MSDE2000 或者MS SQLSERVER2000各版本或者SQLSERVER2005。二. 基本操作1. 菜单说明1) 文件菜单下面的子菜单如图：【修改密码】是修改用户的当前密码；【切换用户】可以切换到不同的其它用户，也可以作为系统设置改变后重新登录，刷新系统

9、设置；【打印设置】当要打印某个报表时，可以设置打印页数及打印机；【预览】预览当前的报表或当前记录的相关报表；【打印】打印当前的报表或当前记录的相关报表；【重新链接数据库】当正在录入数据时，发现网络连接中断，而数据还未保存时，不重新退出系统，单击此菜单便可重新连接数据库，然后保存数据，避免数据录入丢失；【关闭】关闭当前打开的窗口 ；【退出】退出系统。2) 编辑菜单下面的子菜单如图：【撤消】当前数据处理窗口数据录入错误时可以撤销，但是保存后的数据不能撤销；【移交】当出现人员调动或变化时使用此功能，把本人负责的数据移交给相关人员，移交时弹出接收人输入框和密码输入框；【剪切】剪切当前编制窗口中的数据到

10、剪贴板上；【复制】复制当前编制窗口中的数据到剪贴板上；【粘贴】把剪贴板上的数据复制到编辑窗口中；【查找】打开查找窗口；【替换】打开替换窗口进行替换操作；【导入】如果要在当前编辑窗口中导入数据，点此打开通用导入界面，必需要有增加数据权限；【格式化导出】如果数据少量则可以用此功能导出；【无格式导出】如果数量量大而不强求格式则用此功能导出。3) 数据菜单下面的子菜单如图：【增加】对当前编辑窗口中增加记录，对应的快捷键是CTRL+A；【删除】删除当前编辑窗口中的记录，对应的快捷键是CTRL+D；【保存】保存对当前编辑窗口的操作，对应的快捷键是CTRL+S；【图形显示】对当前窗口中的数据提供图形显示分析

11、；【数据统计】弹出统计窗口对当前窗口中的数据进行简单统计；【首行】当前窗口中的记录滚到第1行；【上一行】记录滚动到当前行的前一行；【下一行】记录滚动到当前行的后一行；【末行】当前窗口中的记录滚到第后一行；【查询】弹出查询条件设置窗口，设置查询条件，查询是从数据库中提取数据；【排序】弹出排序窗口，设置排序规则；【过滤】弹出过滤窗口，对当前数据进行过滤条件设置，只对已经提取到前台的数据操作。4) 设置菜单下面的子菜单如图：【菜单栏】单击显示或关闭左边的菜单树显示；【工具栏】显示或关闭工具栏的显示。【显示设置】：设置当前数据窗口的显示格式，如列的顺序，列的标签，列的宽度，是否显示，也可以设置为全局应

12、用。【记事本】打开系统的记事本功能；【计算器】打开系统的计算器功能。【验收计算】打开颜色值计算窗口，输入单个RGB得到一个颜色值。2. 服务器连接设置第一步：选择访问接口，如果是SQL2000可以选择OLE或者SNC，如果是SQL2005建议选择SNC；第二步：设置数据库名，默认为pms，设置服务器IP，如果是单机运行，则填写本机名称；连接用户和密码为默认设置，如果是MSDE2000则改为sa和sa 的密码。超时设置为60秒，可以自行设置。设置完成后点击【确认】，如果可以连通会给出成功提示。3. 地址栏显示当前或者上次打开的功能的菜单路径，方便找到上次的工作路径。4. 系统导航显示当前用户所具

13、有的功能清单，不同用户的功能根据授权不相同。5. 查询操作通过数据菜单下面的查询子菜单或者工具栏上的小手图标便可打开。主要用于从数据库中提取数据，过滤是在当前打开的窗口中查找数据。列名为字段下拉列表，显示所有的字段，比较符为查询方式，输入值为要查询的值，关系符为多个条件之间的关系设置，如果条件之间还要组合则可以设置括号，分隔条件。 比较符分为如图所示，包含为字段中任意位置包含输入的值，前包含为以输入值开头的记录。点【增加】可以设置多个组合条件，点【删除】删除某个条件。点【全部】则是所有的记录，设置好后点【确定】即可执行从数据库中查询数据。可以通过菜单上的【查询】或工具条上的打开查询功能。比较符

14、说明：包含要查询的字段中包含输入的值；前包含查找的字段以输入值开始的记录；等于查找的字段等于输入的值，区分大小写。大于查询的字段值大于输入值小于查询的字段值小于输入值不等于查询的字段值不等于输入值大于等于查询的字段值大于等于输入值小于等于查询的字段值小于等于输入值为空查询的字段值为空（null）不为空查询的字段值不为空（null）6. 过滤操作条件设置和查询相同，但是执行的数据是对当前已经显示出来的数据中查找。7. 排序操作对于各种查询数据和统计报表，都可按各种方式对其排序。排序操作包括排序方式选择和升降序选择两个方面。在列名下列框中选择排序列，默认为按升序排列，取消则为降序。可以设置多个排序

15、列组合。如果要在窗口下次打开时直接使用当前设置的排序规则时，请钩选【下次使用此排序规则】框。8. 图形显示设置为了对数据进行图形分析显示，在菜单中单击【图形显示】弹出，如上图。在方案中选择已有的方案，如果没有则自行设置，先填写标题（如果保存方案时则作为方案名）；选择横轴类别，下表框中显示该类对应的数据；如果有多个系列则选择系列类别，下表框中显示该类对应的数据，选择对应的数据，值1选择要分析的值，还可以选择值2；设置完毕后单击【确定】即可显示；【清除】清除设置；【打印】打印图形；【复制】复制图形到剪贴板；【换图】弹出图形样式选择窗口，选择后按选择的图形显示；【存储方案】把当前方案保存到数据库中；

16、【删除方案】删除当前方案。9. 数据统计可以对当初窗口中的数值类型字段进行统计。有2种统计方式，统计所有的行和统计选择的行。 还有一种统计方式是选择要统计的行，鼠标移动到要统计的列上，在下面的微帮助栏中显示统计值；如图所示：10. 数据导入操作如果要导入数据到当前窗口中时，单击编辑菜单下面的【导入】弹出下图界面，必须具有增加数据权限。单击【打开文件】选择要导入数据的源文件，打开的文件显示在右边；单击【删空行】删除文件中的空行；单击【分析】自动匹配文件中的列和窗口中的列，按字段标签和文件中的字段表匹配，首先是相同的匹配，如果没找到则按相互包含的匹配方式匹配，如果没有则需要手工设置；单击【导入】按

17、钮则可以导入数据。如果需要多次导入相同格式文件，则可以存储导入方案；如果不需要则点击【删除方案】；点击【关闭】关闭当前窗口，返回到编辑窗口，可以进行数据编辑然后保存。 在表格上的列标头上按下鼠标，然后拖动鼠标，在目标位置放下鼠标实现列顺序的调整。11. 格式化导出单击编辑菜单下的格式化导出弹出导出窗口；单击【提取数据】按钮提取要导出的数据；单击【导出EXCEL】导出到EXCEL中。12. 无格式导出单击编辑菜单下的无格式导出导出窗口；选择要保存的格式，单击【保存】即可，此方式适应于大数据量导出。 13. 显示设置单击设置菜单下的数据显示设置弹出显示设置窗口。可以设置列是否显示，如果要现实则在是

18、否显示列打上钩，不显示，则取消钩；自定义列标签，用户自定义列的显示标签；移动显示列的位置，选择记录单击【上移】则把当前列的位置向前移，下移则往后移动；修改列的宽度，在打开设置前可以先拖动列宽，或者在本窗口进行手工调整，以毫米为单位；列的默认值，设置新增加记录时的默认值；值的显示位置,设置列值是靠左还是居中，还是靠右显示。默认为只给当前用户设置，如果要给所有用户设置则选择【全局设置】，然后点【确定】即可设置数据显示格式。三. 系统设置及基础设置说明1. 系统管理1) 人员机构设置1) 人员基本信息人员基本信息管理相关的人员基本信息。进行增加，删除，修改处理。点【增加】按钮增加新记录；点【删除】删

19、除记录；点【保存】保存所做的操作；所在部门在本界面是不允许修改的，在机构人员设置界面设置；工种决定后面的劳保发放类型；2) 用户管理管理登录本系统的用户；用于新增，删除，修改用户信息；主要是设置登录密码，要求用户名和用户编码必须唯一；是否在线表示该用户是否已经登录。Admin为系统内置用户，不允许删除，初始密码为：aa.3) 组织机构设置设置项目的组织机构，主要是是设置组织机构的部门代码，部门名称信息。选择左边树中的某个节点，单击【增加】给该节点增加下级明细。选择右边的某条记录，点【删除】按钮，可以删除某个部门信息。4) 组管理主要是为了便于授权方便而设置，把相同部门或相同工作的人归为某个组，

20、可以快速授权。操作方式类似组织机构设置；5) 用户组设置设置用户和组之间的关系，把某个用户加到某个组中，用户加某个组中则继承了该组的权限。选择某个节点，中间显示当前组中已经存在的用户，单击【】按钮则把用户加到当前选择的组中。单击【=>】则把用户从某个组中删除。一个用户可以在多个组中，同时继承多个组的权限。6) 机构人员设置设置人员和组织机构之间的关系，把某个人加到某个机构或从某个机构移除。操作类似用户组设置，区别是一个用户只能存在某一个机构中。7) 项目设置设置当前项目信息。2) 权限管理1) 数据权限设置主要是设置窗口中某个数据窗口的记录权限和字段权限。还可以设置某个数据窗口是否可以行

21、复制，行复制时需要清除的值的列；设置哪些列可以通过向下箭头快速填写；设置哪些列必须填写值才能保存，设置删除记录时日志中要记住哪些列的值，如果根据ID删除，要知道删除的是那个需求计划号，则设置删除时列值为需求计划号列。双击行复制清空列 弹出字段选择窗口，选择要清除的列即可。双击自动复制列，弹出字段选择窗口，选择要复制的列即可。双击不能为空列，弹出字段选择窗口，选择不能为空的列即可。双击删除时关键列值，弹出字段选择窗口，选择删除时要记录删除列的值的列即可。单击右边最下面的窗口，单击【增加】增加一行新记录，默认类别为数据权限，如果要该为列权限请单击【列权限】。单击【数据权限】按钮弹出数据条件设置窗口

22、，或者单击记录中的【>】弹出条件编制窗口，手工编制写条件。单击【列权限】弹出字段选择窗口，可以设置选择的列是否编辑和是否可见，设置为不可见时则不能看到该列的值。2) 用户组授权给组授权，如果该组下面有用户时，权限同时授给下面的每个用户；先选择某个组，然后选择要授与的功能，点击每个功能前面的方框，打上钩然后保存，选择右边的窗口中某个具体的操作权限，然后保存就行。3) 用户授权当某个用户的权限不能同组设置时可以通过此功能单独给用户授权。选择某个用户，左边显示已经具有的功能（方框中有钩），右边显示具体的操作权限。选择了操作功能后还需要选择数据权限，如有增加功能，但是没有对具体数据窗口设置增加时

23、还是不能增加数据。必须对每个数据窗口进行设置。选择要授予的功能，然后选择右边的具体操作权限和数据权限，然后保存；取消功能时只需要去掉前面的钩，然后保存就可以。4) 参数设置设置系统运行时的相关参数，主要用于流程控制，业务控制等，此参数非常重要，删除或错误修改会导致程序运行出现不可预计的错误。只能用于修改，而不能删除。2. 基础设置设置基本的数据字典，以便快速和准确的使用数据，保持数据的统一性。系统运行前需要先设置下面的字典，系统中已经默认设置了一部分，可以自行修改。3. 报表管理1) 数据源定义定义报表的数据来源即模板，同一个数据源可以对应多个报表；上面为已存在的模板清单的相关信息，选择某个模

24、板，下面的【定义SQL】页显示该模板的SQL语句，可以修改此语句，SQL语句定义页面，写完SQL语句后点击【生成列】按钮，生成数据源的列清单，在【设置字段】页面显示，SQL语句中可以使用参数，参数最多有6个，从99919996，同时参数必须在后面的【设置检索参数】页中设置，SQL语句中还可以引用系统全局变量，例如只能显示登录用户的相关数据则可以用:g_，系统运行时会改为登录用户的名字。【设置字段】页面如下，可以设置列的先后顺序，可以修改注释，不能修改字段名和类型。确认设置好后单击【确定】，保存模板。如果SQL语句中用到检索参数，则要在此页面设置，设置参数的顺序，名称，参数代码

25、以及参数类型。当报表运行时会弹出参数输入窗口，由用户输入参数值。2) 报表设计单击报表设计菜单先弹出如下窗口，显示系统中已经存在的报表。如果要修改已有的报表，则双击某条记录就可以进入报表编辑界面。单击【新建】弹出新报表设置窗口如图：填写报表的中文名称和英文名称，英文名称必须唯一，且必须满足输入要求。如果报表是作为一个菜单显示左边的功能清单中必须选择【静态报表】选项，如果报表是交叉报表还必须选择【交叉表】选项。设置完成点【确定】返回报表设计界面。如下如果有EXCEL模板则先导入模板，再设置相关表达式。双击某个单元格，弹出下图右下窗口中显示模板中列和系统中可以引用的变量。双击某行，自动设置表达式。

26、设置交叉表的统计列，双击单元格，弹出选择窗口，选择列。然后在【设置】菜单中选择【列设置】子菜单，弹出列设置；设置交叉表的列类型，如列头（表头列），行列，交叉统计值列。此窗口还可以设置报表的数据排序方式，报表的分组列和分组统计等其它设置。选择报表的某些行，单击【设置】下的【行类别设置】，设置行的类型。单击【设置】下的【行数】，设置报表每页可以显示的行数。单击【设置】下的【行数】，设置报表每页可以显示的行数。选择某个单元格，单击【设置】下的【设置LOGO】，设置报表上显示企业的LOGO，如果要取消logo显示则单击【取消LOGO】。3) 报表设置把新建的报表绑定到某个功能中的数据窗口上，随着记录的

27、变化而变化。下图显示需求计划主信息数据窗口中绑定的3个报表。选择中间窗口上的某条记录，点【增加】新增一个空白记录，单击【报表编码】字段弹出报表选择窗口。选择要关联的报表，点【确定】返回。设置关联字段的取值字段和报表中关联的字段对应的数据库字段名，暂时只支持一个字段。4. 物资编码设置界面如上图：此界面可以设置二级代码和三级代码及三级代码下的物资代码详细信息。右上为三级类别下面的明细清单，右下为某个具体的物资代码详细信息。需求单位为主计量单位，换算单位做为采购时的计价单位，换算率为需求单位到计价单位之间的换算关系。说明：窗口右上为快捷查询功能，当点击到某个数据窗口中时，在查询条件框中输入数据时，

28、可以快速搜索窗口中的符合条件的数据。如果指定某个列时，则从指定列中找符合条件的记录，且自动滚动到查到的第一行数据，如果勾选了过滤查找，则根据条件过滤出符合条件的数据，其他界面中的操作相同。黄色显示的列则为不能为空的列，其他界面中出现黄色显示为相同情况。5. 物资编码导入。选择上面的数据窗口，单击菜单【编辑】下面的【导入】菜单，弹出导入操作设置界面，单击【导入】按钮，必须有窗口的增加操作权限。要导入的物资编码数据在上面的数据窗口中显示，单击【保存】按钮则导入到正式的数据库中，导入前会进行一系列的检查，只有符合条件后才能正式导入。6. 物资编码查询主要用于查找物资编码。7. 采购员设置主要设置各采

29、购员所负责采购的物项类别，根据三级分类设置。选择某个采购员，选择右上中的类别，可以多行选择，单击【增加】按钮，即可把类别设置到某个采购员，如果要取消则选择所负责的类别，点【删除】按钮即可，操作后点【保存】。 必须把人员设置到采购部门下面才能在人员清单中显示。8. 相关联系单位设置设置与本单位有联系的单位信息。可以进行【增加】，【删除】，【修改】操作。9. 采购周期设置要设置采购周必须先设置某种类别的材料的采购周期详细，分别是某个阶段的耗用天数。然后设置那些类别的材料适应该采购周期。选择右上的三级材料类别，单击【增加】按钮设置到某种类别下面；如果要取消则从右下窗口中选择记录，然后点【删除】按钮，

30、然后保存。10. 仓库设置设置仓库信息，仓库包含区域，区域下面包含货位信息。必须先增加仓库，再增加区域，最后增加货位。11. 一级编码设置主要设置一级编码类别及对应的材料科目和该类别材料默认所在的仓库。要慎重设置该类别，方便以后做统计分析使用。12. 供应商供应类别设置设置某个供应商所负责供应的物项类别，以便在询价单编制时自动提取相关供应商。操作方式类似采购员所负责采购类别设置。四. 具体业务操作说明1. 需求管理1) 需求计划编制需求计划编制界面如图：上面数据窗口显示在编制或退回状态的需求计划清单。第1步：增加需求计划主信息，填写计划标题和供方（黄色显示列为必填列，下同），如果有图纸号和图纸

31、版本，也可以填写，保存时自动生成需求计划号，供方分为自购和甲供。第2步：单击明细窗口，然后点击【增加】按钮，弹出物资编码选择窗口，可以一次选择多条记录，在选择的物资编码清单列表中填写数量，点击【关闭】按钮返回选择的物资。为了区分特别要求的物资，可以填写长和宽的要求，以米为单位，精确到小数3位。主要字段说明：【需用日期】表示此物资的预计使用日趋，使用日期必须大于当前日期，可以设置必须的提前期，如果设置为3，则表示使用日期必须是当前日期加上3；【合计需求数量】为需要的数量和，可以为负数，负数则表示对前面某个计划中的相同物资的减少处理，负数同时必须设置对应的被冲减计划。【被冲减出库单号】在工程项目中

32、存在先领材料后补需求的情况，当存在此情况时，双击弹出选择窗口，选择相应的出库明细，可以对应多个出库明细。【供方】当在需求计划明细中区分供方时用此字段区分。【汇总号】【汇总人】【汇总日期】显示明细被汇总的信息。当明细信息填写完成后点击【保存】完成明细信息编辑。【编制说明】编写当前需求计划的编制说明信息。第3步：当确定计划编制完成时可以提交计划，提交前先检查需用日期是不是符合设置的要求，负数的记录是否设置对应的冲减计划，通过后则允许提交给领导审核。2) 需求计划审核需求计划审核如图：上面显示待审核的需求计划清单，下面显示需求计划的封面，编制说明，需求计划的明细清单。操作说明如下：【审核】点击审核按

33、钮弹出审核处理对话框如图：审核处理的结果分同意和不同意，同意则继续往下游走，不同意则退回编制人，还可以填写处理意见，确认后点【确定】按钮，如果不做处理则点【取消】。3) 需求计划批准需求计划批准如图：上面显示待批准的需求计划清单，下面显示需求计划的封面，编制说明，需求计划的明细清单。操作说明如下： 【批准】点击批准按钮弹出审核批准处理对话框如图：审核处理的结果分同意和不同意，同意则继续往下游走，不同意则退回编制人，还可以填写处理意见，确认后点【确定】按钮，如果不做处理则点【取消】。4) 已提交需求计划所有已提交的需求计划在此显示，当需求计划提交后发现有错误时，可以在此界面取消提交。要取消的计划

34、必须是为做审核处理的需求计划，如果已审核则不允许取消提交。【取消提交】取消当前选择的需求计划，退回到需求计划编制界面。5) 需求计划台帐此界面以清单的形式显示需求计划及明细清单，及需求计划的状态，以便查找需求计划及其明细。6) 需求计划状态查询显示需求计划的执行状态，查看需求计划当前所处的状态，字段说明如下：【状态】字段显示计划的状态；【汇总日期】显示该记录已被物资部接收；【采购计划号】显示记录已做采购计划；【计划批准日期】显示采购计划的批准日期；【合同号】显示已经已经编制采购合同；【到达数量】显示已经到货；【接收数量】显示已经确认的合格数量；【仓库确认日期】显示仓库已经入库核实，可以出库。2

35、. 采购管理1) 需求计划接受功能说明：已批准未接受的需求计划明细清单在此显示，由采购员负责接受明细，在记录前面打上钩，或者批量选择记录，然后单击【汇总】按钮，即可按照设置的汇总原则来汇总，汇总可以设置为不汇总，是否区分位号，是否区分类别，是否区分供方三个条件。条件设置在系统参数设置管理中设置。2) 采购计划紧急程度一览表功能说明：此窗口显示当前未编制采购计划的明细清单紧急程度，根据物项的采购周期和需求计划的需用日期来计算可准备的天数，当天数为0或负数时则越紧急，数字越小越紧急，提高给采购员做参考，那些需要优先采购。3) 已接受需求计划清单功能说明：显示物资部所有已经接收的需求计划明细数据，方

36、便查找。4) 采购计划编制（手工）功能说明：当出现无需求计划采购时，用此功能，可以手工编制采购计划。第1步：点击编制清单，然后点击【增加】按钮，编制一个采购计划主信息；第2步：点击明细清单窗口，然后点【增加】按钮，弹出材料选择窗口，可以一次选择多条记录，然后点【关闭】返回；第3步：填写其他相关信息，然后保存。确认信息填写完成后则可以提交计划交领导批准。5) 采购计划编制功能说明：当前窗口主要完成采购计划的编制，包含根据接收的需求计划清单编制采购计划，在编制过程中进行采购平衡；未采购前作材料代换；已做计划后进行材料代换；同时提供相关库存查看，相关需求计划明细查看。第1步：先增加主信息，填写或自动

37、生成采购计划号，填写计划标题及其他相关信息，然后保存；第2步：切换到待采购物资清单页面，选择本次要做计划的，可以点【全选】选择全部记录，或点【取消全选】取消选择，或单击“选择”列打上钩，确定要编制的清单后，点【编制】按钮；第3步：如果选择了【自动平衡】框时，系统根据平衡公式计算出可以平衡的余量，自动平衡，平衡的数量写到计划平衡采购量字段中，当为负数时表示本次可以减少采购数量，如果改为正数则表示增加采购数量；第4步：填写预计单价，钢材类按重量计价的请填写重量单价，系统自动根据换算率计算出理论重量及预计金额，可以修改预计使用日期信息；第5步：如果是需要材料代换则选择要代换的记录，可以是待采购清单中

38、的记录，也可以是明细清单中的记录。选择记录后点【材料代换】弹出代换材料选择窗口，选择要代换的材料，点【确定】后返回，处理成功后会提示材料代换成功；第6步：确定相关信息填写完成后点【提交】按钮提交到领导进行审核和批准。注：如果系统设置为必须填写预计单价，则没有填写单价会给出提示且不能提交；如果系统参数定义为不审核和批准，则提交后自动认为批准完成。平衡计算公式：可平衡量 其他入库量到货比合同多的数量 合同比计划多的数量 采购计划比需求计划多的数量。6) 采购计划审核功能说明：显示所有未审核的采购计划，单【审核】按钮，弹出审核信息填写窗口，填写相关相关信息。点【确定】还回。完成后则记录在本界面消失。

39、7) 采购计划批准功能说明：完成采购计划的批准。操作同需求计划批准相同。8) 已提交采购计划功能说明：查看已经提交的采购计划，包含已提交未批准的，已批准的，和已审核未批准的。如果是已提交未审核的计划则可以取消提交，返回到编制界面。还可以作废已提交的计划；如果出现材料代换的需求，也可以在此处理。材料代换操作同采购计划编制界面里的操作相同。9) 采购计划台帐功能说明：查看所有的采购计划及明细清单及其状态。10) 采购计划合同明细查询功能说明：查看采购计划已经做合同的清单。3. 询价管理1) 询价单编制功能说明：编制询价单，采购计划批准后即可编制询价单，窗口上部未待询价的采购计划清单，下部为询价单及

40、其相关信息。第1步：增加一个询价单主信息，点询价单页，然后点【增加】按钮，增加一条记录，填写后保存；第2步：确定需要询价的物资清单，如果不需询价，则在【不需询价】上打钩，然后保存，如果需要询价，则双击要询价的记录，记录增加到询价单明细页中，点【保存】后则在待询价清单中消失；第3步：确定要询价的供应商，在供应商清单中增加记录，选择供应商，可以增加多个供应商；或者点【提取供应商】按钮，根据设置的供应商供应类别自动提取相关供应商；第4步：点击【生成询价单】按钮，根据供应商生成每个供应商的询价单。第5步：选择供应商，打印询价单。第6步：确认询价单编制完成，确认编制完成的询价单会到报价收集界面。2) 报

41、价收集功能说明：根据供应商反馈的报价信息填写价格信息，右下显示某个报价单的全部明细清单，如果需要单个供应商录入，则点【单个供应商显示】框。已关闭清单显示在比价查看界面关闭的询价单。3) 比价查看功能说明：进行比价查看，并选定供应商，上部为询价单，下部为供应商清单和比价单，比价单列出每个供应商的相应价格信息。如果确定某个供应商则在供应商清单中的记录前面打上钩，然后保存。选定供应商后点【关闭询价单】即可关闭询价单。4) 价格趋势功能说明：显示报价单中的价格信息，点菜单中的图形显示则可分析某物资的价格走势用图形显示出来。5) 价格趋势（按月查看）功能说明：按月列出材料的价格信息。每个月份做为1列，价

42、格取每月的最低价。6) 价格极值查询功能说明：查看某个物资的最高价格和最低价格。4. 合同管理1) 合同编制功能说明：采购合同（采购订单）的编制，根据已经批准的采购计划明细来编制采购合同。第1步：首先增加合同主信息，点击合同清单窗口，然后点【增加】按钮，弹出合同信息编制窗口。黄色显示列为必填列，合同号可以设置为自动生成也可以手工编辑。可以手工选择供应商，也可以先选择询价单号，根据询价单号自动提取询价单中选定的供应商。【预警天数】列设置合同交货期前的预警提前期。编制完成后点【关闭】返回到合同编制界面。第2步：增加合同明细，切换到待订购物资清单页，双击要采购的明细记录，增加合同明细记录中，或者先过

43、滤出要采购的记录，然后点【全选】，再点【编制】按钮增加合同明细清单中。第3步：填写合同明细清单中的合同单价，如果存在合同明细中有不同的到货地点和到货日期要求，则分别填写要求到达日期和要求到达地址。第4步：如果存在其他费用时点到其他费用页，增加费用项目明细及金额。第5步：如果要增加合同条款时，切换到合同条款页，然后增加合同条款。第6步：确认合同编制完成后提交合同到部门领导审核及批准。批准完成后再打印纸质交各相关部门会签。2) 已提交合同功能说明：查看已经提交的合同及其明细。如果要取消提交，可点【取消提交】按钮。操作说明：点击要取消的合同记录，点【取消提交】按钮，如果未进入审核，批准流程就可以取消

44、，如果已进入则不允许取消。3) 合同审核功能说明：显示所有未审核的采购合同，单【审核】按钮，弹出审核信息填写窗口，填写相关相关信息。点【确定】还回。完成后则记录在本界面消失。4) 合同批准功能说明：显示所有未批准的采购合同，单【审核】按钮，弹出审核信息填写窗口，填写相关相关信息。点【确定】还回。完成后则记录在本界面消失。5) 合同台帐功能说明：查询所有的合同及合同明细清单信息。6) 合同到货预警功能说明：查询所有即将到货的合同清单。根据合同交货日期及设置的预警提取期来计算。7) 合同供货差异查询功能说明：根据合同到货信息生成的合同供货差异报告，必须是已经标志关闭的合同。8) 合同预计到货日期表

45、功能说明：根据合同到货日期，合同明细要求到货日期及设置的物资采购周期表来计算出预计的各阶段日期。作为施工材料供货参考。5. 到货管理1) 发货信息导入功能说明：导入厂家发来的电子版发货通知单，点击窗口，然后点主菜单中的【编辑】菜单下面的【导入】菜单，弹出导入设置界面。第1步：点【打开文件】按钮，弹出文件选择对话框，选择要导入的文件。第2步：如果打开的文件中有空行，点【删空行】按钮。第3步：删除空行后点【分析】按钮，系统自动分析EXCEL中的列和要导入的数据窗口的列，首先根据名称完全相同匹配，然后模糊匹配。第4步：修改自动匹配不正确的设置，确认完成后点【导入】按钮。2) 到货登记功能说明：在合同

46、订购的物资到达现场或厂家发来了到货通知单后可以预先录入到货信息。左边显示未完成的合同清单，右上显示未到货的明细，右下1显示某条明细的分批次的到货信息，右下2显示当前合同已经到货的信息。第1步：选择要登记的合同主信息，右上显示未到货信息。第2步：双击右上未到货的记录，弹出到货信息输入窗口如下：填写相关信息后点【确定】按钮，系统自动滚动到下一行记录上。当全部记录录入完成后系统给出完成提示信息。3) 验收通知功能说明：编制质量验收通知单，并提交给质检部以便准备质量检查。第1步：先增加通知单编号，点验收通知单，然后点【增加】按钮，弹出通知单编制界面，如下，填写完相关信息后点保存，然后关闭，返回到通知编

47、辑界面。第2步：确定需要报验的材料，在【需要报验】列打钩，然后再在【选择】列打钩，然后点【通知】按钮，增加到报验单明细中，如果确定不需要报验则在【无需报验】列中打钩，然后点【保存】按钮。第3步：确定通知单编制完成后点【提交】按钮，提交通知单到质检部。4) 已提交通知单功能说明：查看已经提交给质检部的验收通知单，还可以退回已经提交的通知单。如果要退回已经提交的通知单，请选择要退回的记录，然后点【退回】按钮即可完成退回。5) 质量验收功能说明：当质检部门完成质量检验后，填写质量验收结论。质量验收结论分为：接收，条件接收，拒收，当为拒收时，在后面的数量验收中不能验收和往后流转。如果有不合格数量，则填

48、写不合格数量，在数量验收中的接收数量只能是合格的数量。如果需要填写分析检测结论时在后面的检测项目清单中填写。确定完成后填写验收报告号，验收报告号返回到入库记录中。6) 数量验收功能说明：计划员确认验收合格的数量，及修改输入错误的相关信息。确认完成后数量流入到已验收界面，在已验收界面中不能修改验收数量，可以修改其他信息。操作说明：当验收数量和通知数量相同时，在【数量确认】列打钩，如果不同时，则手工填写实际验收数量，输入完成后点【保存】按钮。7) 发票信息录入检查功能说明：录入相关的发票信息，检查发票对应的入库记录的金额和发票的金额是否一致。当发票号录入完成后，就和入库记录关联，要求入库记录中录入

49、的发票号和此处的发票号相同。第1步：增加一条发票信息，选择供应商，输入发票摘要，发票号和发票金额。第2步：当输入完成后即可显示相关的入库信息，如果确认发票信息无误后，点【审核】完成发票信息的录入。第3步：如果发现有问题后，点【反审核】便可以继续修改发票信息。8) 物资入账功能说明：录入修改发票号及单价，打印验收单。第1步：先录入发票号和修改单价，如果单价*数量不等于发票金额，则在调整值列中输入调整值。如果发票号相同，在第开始行输入发票号后，按住向下箭头自动输入。第2步：确认无误后点【保存】按钮，数据流入到已入账页面。第3步：如果是选择性打印则选择要打印的行，然后点【选择打印】按钮，如果是按发票

50、打印则点按发票打印。如图6. 仓库管理1) 入库核实功能说明：仓库保管员确认接收的数量和实物数量是否一致。并确认仓库及货位。第1步：确认仓库接收的实物数量和计划接收的数量是否一致，如果不一致则退回计划员。第2步：确认货物的仓库及货位，双击货位列，弹出货位选择窗口，选择所存放的货位，如果存在同一货物放在多个货位上，则选择多个货位。第3步：确认数量和货位输入完成，点“是否核实”列打上钩，然后点保存。第4步：如果是钢管和钢板类物资，可以输入每个单件的长度或宽及货位，便于发料时知道仓库的材料信息。2) 出库核实功能说明：仓库保管员确认实际的出库数量。第1步：如果发料单有问题时可以退回到计划员，点【退回

51、】按钮即可退回。第2步：如果实际发放数量和发料单一致时，直接点主记录上的“确认”列，如果是实发数量和签发数量不一致，则在“实发数量”列中填入实发数量。第3步：确认数量正确后点【保存】按钮。第4步：如果发现已经确认的出库中数量有问题，则点【修改已核实】按钮。第5步：如果要精确管理钢管和型材，则点【显示批次清单】，则显示批次清单信息，可以修改批次信息中的剩余数量，完成后点【保存批次】按钮。3) 库存月结帐功能说明：进行每月的库存月结帐操作，形成静态的库存月结报表。第1步：增加库存月结主记录，填写月份及开始日期和结束日期。第2步：点【月结】按钮，系统自动进行库存月结计算，完成后给出提示。第3步：刷新

52、主信息，即可显示月结明细信息。4) 库存相关查询功能说明：查看库存相关信息，包括总的库存信息，库存明细信息。及某个编码的出库记录，某个批次的出库记录。5) 期初入库功能说明：录入期初的库存信息。第1步：选择未核实页面，点增加按钮，弹出材料选择窗口，选择要录入的材料，可以一次选择多个材料，在采购数量栏填入数量或者返回后再填数量，点【关闭】按钮即可返回添加的材料。第2步：修改相应 的数据，然后点保存。6) 仓库到期预警功能说明：查看即将到期的库存清单信息。7) 仓库库存预警功能说明：查看库存超限或低于最低库存的物项清单。8) 盘盈入库功能说明：当盘点后产生盘盈数据，通过此功能进行盘盈入库处理。选择

53、要处理的盘点单号，然后点【盘盈处理】按钮，完成盘盈入库处理。9) 库存状态报告功能说明：查看库存是否准确，通过计算出库数量和入库数量之间的差是否和当前的库存是否一致。当不一致时点【库存修正】按钮来修正库存。10) 盘亏出库功能说明：当盘点后产生盘亏数据，通过此功能进行盘亏出库处理。选择要处理的盘点单号，然后点【盘亏处理】按钮，完成盘亏出库处理。11) 仓库盘点(1) 库存盘点表编制功能说明：编制库存盘点表，填写实际盘点结果，及生产盘点报告。第1步：增加盘点单主信息，填写盘点信息。如果是盘点某个仓库，则选择仓库。如果盘点时要区分批号，炉号，位号则在相应的列中打钩，如果要区分供方则选择要盘点的供方。第2步：点【生成盘点数据】按钮，生成库存盘点数据。第3步：进行实地盘点，并把盘点结果输入到系统中【盘点库存】列，系统生成盘盈盘亏。如果实际盘点结果和系统中一致则直接在【确认】列中点钩。第4步：最后检查