高效商务会议(下)概述

1、高效商务会议（下） Effective Business Meeting (Part II)会前准备会中控制会后跟踪Continued from Previous Part4发送邀请函51确定会议希望达成的目标确定会议召开的必要性2拟定会议议程3做好确认工作 目录 会议为什么低效如何提高会议效能如何提高会议效能会前准备会中控制会后跟踪 目录 会议中做好控制14 结束会议有效开始会议235 明确决策方式管理会议风险会议进程控制有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议会中控制 良好的开始是成功的一半，遵循一些简单的指南可以帮助你有效的开始会议1.切记要提前到会议室。你需要整理资料

2、，布置会议室，调整好电脑和投影仪等设备。如果是视屏会议或电话会议，还需检查必要的硬件、软件设备以及网络连接等，最好可以提前做好测试。2.准时开始会议。等迟到的人都到齐后再开始会议只会浪费准时到达的与会者的时间。3.进行与会者介绍。如果参与者互不相识，可以留出时间进行个人介绍。 4.会议背景和意图说明。进行介绍性的简要讨论，以确保与会者清楚会议的议程、目标和期望结果，然后进行任何必要的调整。如果事先没有拟定议程，现在便可“即时”制定。 通常可在最短的时间内实现。在这种情况中，有必要让所有成员感觉到领导者听取了他们的观点。会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议领导者做

3、决策需要较长时间去实现。聆听成员意见，把每个人的意见与想法融入，提出解决方案，利于决策执行。可在较短时间内得出结果，它需要大家及时表态，最终可能并非每个人都同意该决策，但他们都愿意支持该方式。团队达成一致意见预先向与会者提供准确的信息可确保团队成员做出明智的决策。同时，要确保所有与会者都了解将如何做出决策。会议的决策方式一般有如下三种：投票表决123确定团队应在何时达成一致意见，所有人都意识到这一点，然后再继续进行，从而确保团队不会偏离任务目标。当你感觉到大家对某个问题兴趣浓厚时，可适当引导大家发言，并关注且倾听他们的想法。讨论问题的过程中，在挂纸板或白板上记录大家的意见，甚至着重标出某些评论

4、。强调已达成协议的部分，巩固团队已达成的共识，防止团队回到已经解决的问题上。当觉察到会议已经偏离主题时，要即时引导大家回到主题上来。让会议始终围绕主题展开不因不相关的话题而偏离正轨有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议会中控制 请一位与会者负责定时提醒团队剩余的时间以及尚未处理的议题，并讨论决定优先处理，推迟某些议题或另开会议讨论。良好的开端是成功的一半。在会议中可以从易于解决的问题开始入手， 随后再讨论较困难的议题，但要确保预留足够的时间来处理它们。会前需预估每个议题所需时间。会中要控制解决每个问题或做出每个决策所花的时间，否则会影响会议的进程，无法达到最终的会议目标。让

5、参与者清楚的了解会议进程、动向。控制会议节奏不能在一个问题上草草结束或停留太多时间有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议会中控制 监控自己的参与程度，以确保自己没有在讨论中垄断发言。如果有参与者批评或攻击其他成员的发言，应予以调解。找出问题的关键，求同存异。 积极看待与会者提出的不同观点并鼓励他们提出建议。为沉默腼腆的人提供发言的机会，避免他人插话或垄断发言机会。 有时与会者可能提出一些疑难问题，或者与其他同事不一样的观点。这时相关负责人首先要表示感谢，可以解答的问题需当场解答；如当场无法解答，也应确认会后跟进时间。营造气氛鼓励与会者进行发言而不是宁可保持沉默有效开始会议

6、明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议会中控制 这 时 你 该 怎 么 办？会议可能会被以下几种风险影响，而导致会议无效：如果会议陷入僵局或感到困惑如果参与者为了一个议题争执不休如果参与者陷入沉默如果参与者不直接应对问题如果参与者不断重复观点 如果参与者迟到或早退如果参与者迟到或早退始终准时开始和结束会议。在正式会议开始前，应询问每位与会者行程是否有变，能否参加完本次会议。如果不能，可以考虑调整会议的时间长度，或者将与该人员相关部分提前讨论。如果可以，应找出迟到或早退的潜在原因。比如，会议结束后私下询问迟到或早退者为何未

7、能准时出席会议。会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议你可以这样做你可以这样做如果参与者不直接应对问题会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议查明未解决的问题存在了多久，牵涉到哪些方面及可能的解决方案有何风险。务必要先表示感谢，再讨论争议点。建设性争论通常是获得最佳答案的关键。让与会者了解集思广益的重要性。与会者所提出各种疑虑、问题和选择方案，对于解决问题，是非常重要的。你可以这样做如果参与者不断重复观点会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议可以在挂纸板或白板上记录提出的观点，务必要确认与会者都已了解提出的

8、观点。可以指向挂纸板或白板并询问“这里已列出这些内容，是否有新的内容要补充？”之类的问题。你可以这样做如果会议陷入僵局或感到困惑会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议提醒会议正进行到议程的哪个阶段以及具体的目标是什么（如有条件，指着挂纸板、白板上或者投影仪上的对应内容）。找出陷入困境的原因。是缺乏足够的信息？还是对任务不明确？或是不明确如何执行任务？询问团队是否准备好继续进行，或是否有核心要点与问题尚未提出。休息之后再讨论余下的议题，或将该议题转移到议程表稍后的阶段或另一次会议。你可以这样做如果参与者陷入沉默会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议

9、风险结束会议询问大家是否未意识到某个核心要点或问题，或者其他发言人是否造成了某些疑惑，或是希望说明什么问题。让与会者思考五分钟，确认发生了什么，大家在想什么，稍等一会儿再向他们提供建议，不要过快打破沉默。确保本人的行为不是问题所在。分小组以鼓励更多的人参与讨论。你可以这样做如果参与者为了一个议题争执不休可以及时打断，告诉他们这个问题将作为待确认点记录下来，等开会结束之后，找相关人员解决，然后通过邮件让大家知道结果。会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议合理分配好每个议题花费的时间最好不要在某个问题的讨论上停留过多时间，切勿大大超过预留的时间，这可能会影响会议的进程

10、，无法达到最终的会议目标。 所有目标都已实现 结束所有议题后，仍有遗留问题未解决会中控制 有效开始会议 明确决策方式会议进程控制管理会议风险结束会议你可以结束会议啦!但在结束前，别忘了进行会议总结。关于行动和沟通计划的内容，请看下一页有效的会议总结包括以下项工作，可能会花你 分钟1. 回顾目标和决策强调每个人的观点和想法的重要性。重申或总结已实现的目标、所有核心要点或决策，并说明如何将它们传达给利益相关者。2. 妥善处理遗留问题总结会议的遗留问题，如有需要，安排另一次会议进行处理。有效开始会议 会议进程控制会议风险控制团队如何决策结束会议会中控制 3. 就行动和沟通计划达到一致倘若结束会议时，

11、没有达成一致内容，则会议无效。行动和沟通计划为参与者提供结论并带来成就感，提醒所有利益相关者注意重要决策，并确保所有人获知的都是相同的讯息。会中控制 会议总结中的行动和沟通计划应具备3个要素：1.工作内容达成了何种决策？会后需要完成什么任务？如有需要，何时召开下一次会议？ 谁负责这些任务？该任务还包括哪些人员参与？何时须完成这些任务？2.相关责任人3.完成时间有效开始会议 会议进程控制会议风险控制团队如何决策结束会议 目录 会议为什么低效如何提高会议效能如何提高会议效能会前准备会中控制会后跟踪目录 1发出会议纪要跟踪行动计划23评估会议效果把每个人的发言客观、详细地记录下来。会议纪要会议记录对

12、比根据会议期间挂纸板或白板上记录的要点或是你所做的笔记 ，对会议讨论意见进行综合分析、整理加工，分类归纳而成。发出会议纪要 跟踪行动计划评估会议效果会后跟踪 用途：资料存档用途：传达或传阅，要求贯彻执行纪要中的内容，便于多方跟进和追踪区分区分“会议记录会议记录”与与“会议纪要会议纪要”？如何写好会议纪要呢？你可以这样做：第一，以始为终，把会议要解决的问题记在心上。第二，听明白发言人的意思后，记录他的主要观点，找出和其他人的异同，切忌埋头记录每个人的每一句话。否则，你记下来的只是长篇大论或只言片语，整理的时候很难派上用场。 第三，对于关键人物的发言和观点不同的发言，要作上记号。第四，会后写纪要应

13、趁热打铁。写之前，先回顾整个会议的内容，对记录的材料进行分类、归纳，确定从哪几个方面整理。第五，会议纪要应该只写要点和结论，而非讨论过程，用概括、总结性的语言汇总观点（可借助表格或分条列出）。会后跟踪 发出会议纪要 跟踪行动计划评估会议效果会后跟踪 时间，地点，参与人 会议目标或议题 做出的重要决策 后续步骤、行动计划 每项跟进事宜的负责人、任务的截止时间 遗留的问题 后续跟进会议的日期 （如有）建议在会后小时内将会议纪要发给参加会议的人，并将同一个项目的所有会议纪要都放到同一个文件夹下，有利于多方跟进和追踪的重要依据和任何问题的回溯。会后跟踪 会议纪要可以分成几个要点发出会议纪要 跟踪行动计

14、划评估会议效果会后跟踪 会议纪要模板日期：_ 地点： _ 参与人： _ 会议纪录人： _ 待解决的问题：1. _ 2. _ 3. _ 行动及沟通计划：下次会议时间：_ 下次会议参与人：_ 主要进展：1. _ 2. _ 3. _ 会议目标及背景：工作内容开始时间截止日期批准人负责人备注发出会议纪要 跟踪行动计划评估会议效果会后跟踪 供参考1）自己或者指定负责人来追踪待完成的工作进度，并明确指出追踪的频率（多久追踪一次）和汇报的频率（多久汇报一次），直至所有事项彻底完成。2）如是例行会议，可以在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况，在例会上公开晒进度，以督促相关人员保质保量地完成任务。同时，删除已完成事项并集中整理未完成事项后作为此次会议的附件再发送给全体与会人员。发出会议纪要 跟踪行动计划评估会议效果会后跟踪 发出会议纪要后，并不意味着会议就结束了，相反，你还要跟踪行动以确保会议的决议都得到有效执行。你可以这样做：改进方法：除了通过上面两个方面衡量外，你可以：1.询问此次会议的关键人物，请他们提出改进意见。2.进一步关注那些对会议感到不满意或发言不多的人员，必要时进行非正式会面。如何衡量并改进会议发出会议纪要 评估会议效果跟踪行动计划会后跟踪 通过两个方面衡量：1.会议是否能够形成有效的决