公司会议管理办法

1、公司会议管理办法1 目的为规范公司会议管理，充分利用会议室，提高公司会议效率， 特制定本办法。2 范围本办法适用于公司各种会议的管理。3 定义3.1 例行会议：是指公司归口管理部门或者项目组定期组织召开的 专项会议，如生产经营考核会、质量例会、生产调度会等。3.2 非例行会议：是指公司在生产经营中遇到部门之间无法通过沟 通解决的问题，需上升到会议的形式进行讨论解决，临时确定时 间、地点、参会人员的各类会议。4 职责4.1 归口管理部门负责例会的组织。4.2 非例行会议申请部门负责非例行会议的组织。4.3 会议组织部门负责做好会议通知、会议组织、会议纪要编写、 跟踪会议纪要执行情况以及会议违规情

2、况和纪要执行情况的考核等 工作。4.4 会议组织部门负责向公司办公室报送会议纪要。4.5 公司办公会负责会议时间的统筹安排，对会议纪要执行结果的复核。4.6 公司办公室负责会议室的统一管理、协调安排及公司级会议的会议室准备工作。4.7 企业管理部负责考核结果的兑现。5 主要内容5.1 会议类别5.1.1 例行会议5.1.1.1 广场会议，每月第一个工作日升旗后召开，由公司全体员工参与，在办公楼大楼广场召开，公司领导和全体员工进行交流的会议。5.1.1.2 生产经营考核例会，由公司企业管理部牵头组织，公司总经理、副总经理、各部门部长参与，分析公司上月的生产经营情况，对存在的问题提出考核和改善，对

3、下个月的工作进行重点部署的例会。5.1.1.3 生产调度例会，由公司生产管理部牵头组织，公司生产副总经理、各车间主任、生产系统相关人员参与的以产品生产为议题的例会。5.1.1.4 质量例会，由公司质量管理部牵头组织，公司技质副总经 理、各车间主任、质量系统相关人员参加的以产品质量为议题的例会。5.1.1.5 安全生产例会，由公司安全与环境部牵头组织，公司安全委会成员参与的以安全生产为议题的例会。5.1.1.6 项目例会，根据各项目组内部管理制度和项目计划确定会议时间和会议地点召开的定期项目例会。5.1.2 非例行会议5.1.2.1 未列入例行会议的其他公司内部会议，统称为非例行会议。5.1.2

4、.2 非例行会议由会议提出部门负责会议组织工作。5.1.3 非紧急事件原则上纳入相关例行会议的讨论议程，不再召开专题会议；只涉及两个部门的会议，原则上以当面沟通为主，不上升到会议规格，经沟通后可形成纪要或备忘录，抄送相关领导和部门。5.1.4 由公司以外的单位或企业在公司内召开的各种专题会议为外部会议，由会议接口部门提出申请并组织实施；5.2 会议召开时间的管理5.2.1 例行会议5.2.1.1 广场会议安排在每个月第 1 个工作日内召开，会议由公司办公室牵头组织，根据会议议题，由责任单位组织提供相关材料。5.2.1.2 生产经营考核会安排在每个月 6 日下午上班后召开，遇节假日顺延，会议相关

5、工作由企业管理部组织实施。5.2.1.3 生产调度会安排在每个月 10 日、 24 日下午上班一小时后召开，会议相关工作由生产管理部组织实施。5.2.1.4 质量例会安排在每个月 8 日、 18 日、 28 日下午上班一小时后召开，会议相关工作由质量管理部组织实施。5.2.1.5 安全生产例会安排在每个月最后一个工作日下午上班一小时后召开，会议相关工作由安全与环境部组织实施。5.2.1.6 项目组例会，根据各项目组内部管理制度和项目计划中确定的会议时间，由项目组负责组织召开。5.2.1.7 其他职能管理例会，由各职能管理部门确认后，将会议时间、会议地点、与会人员等报送至公司办公室。5.2.1.

6、8 由于不可控因素需要调整例行会议时间，会议组织部门需上报公司办公室或分管副总经理，经核实确认后方可调整。5.2.2 非例行会议5.2.2.1 非例行会议的召开时间由公司办公室接会议申请后两个小时内，按照公司会议动态统一安排；原则上非例行会议不占用工作时间，如果会议时间预计在 1 小时以上，则会议安排在下班后进行。5.3.1 公司办公室在接到会议申请流程后两个小时内，应根据公司 现有的会议室，以及会议需求确定会议地点。5.4 会前准备5.4.1 公司办公室统一制定并下发会议准备清单和会议室交接单，并根据会议室的使用和新增情况实施更新。5.4.2 会议组织部门应提前一天做好会议室安排、会议时间、

7、会议地点、出席/ 列席会议人员、主持人、议程、会议资料准备等相关工作，并将会议通知通过CPCS知与会人员。5.4.3 会议通知必须包含会议目的、会议起止时间、会议地点、出席/ 列席会议人员、会议议程以及会议相关资料，并再次以电话形式通知与会人员。5.4.4 会议组织部门应提前半个工作日与公司办公室交接会议室，填写会议室交接单；提前半个小时完成会议准备工作；提前 15 分钟备好会议签到表 ，安排好座位；提前10 分钟再次对会议涉及的所有设施进行检查，确保可以正常使用，同时填写会议准备清单，由会议组织部门存档。5.4.5 与会人员应提前熟悉会议相关资料。5.4.6 公司级会议由公司办公室全程做好会

8、议服务工作；非公司级会议由会议组织部门负责做好会议服务工作。5.5 会议期间5.5.1 与会人员在接到会议通知后，务必准时参加，不得迟到与早退。如有特殊原因不能全程参加会议，应提前向会议组织部门请假并确定授权参会人，经会议组织部门同意后方可执行，参会人员必须准时在会前、会后完成签到。5.5.2 会议组织部门应严格按照会议原定议程进行会议，严格控制会议时间。5.5.3 会议期间，与会人员应将手机置于静音状态，如需接、打电话时，应到会场外，以免影响他人。5.5.4 会议期间，与会人员讨论时应集思广益，发言时注意重点、避免跑题，同一问题讨论时注意先后顺序，切忌同时发言。5.5.5 会议期间，与会人员

9、应集中精力参与会议，减少走动，杜绝私聊，提高会议质量。5.5.6 会议期间，出现影响会议顺利进行的问题，会议主持人应及时提出并进行有效控制。5.5.7 会议期间，凡讨论事项必须有明确的讨论结果，或达成一致意见，或指定责任人和完成时间。一经会议决定之事，必须按期完成。如参会人员对会议结果有不同意见的，在会后 1 个工作日内与会议组织部门共同上级领导进行申诉，逾期未申诉者视为认同会议决议。5.6 会后执行1.1.1 会议结束后 , 会议组织部门在简单整理完会议室后立即通知公司办公室，公司办公室应立即对会议室状况进行确认，双方在会议交接单上签字确认。1.1.2 涉及机密的会议材料在会后由会议组织部门

10、进行回收。1.1.3 会议组织部门应在会后 24 小时内整理出会议纪要 ，同时针对违反会议纪律现象上交会议组织部门领导审核，分管领导审批后下发与会人员和相关人员，抄送企业管理部。1.1.4 会议纪要应包含以下要素：会议时间、会议地点、参会人员、会议纪律违反情况，会议主要内容和达成决议、会议布置工作（含工作内容、完成时间、责任人、完成标准等） ；如果出现新工作项或完成日期发生变化调整的，应在工作指标中加入或修正，并列入考核工作计划。1.1.5 会议纪要和会议决议未正式公布之前，不得私自泄露，否则按泄密论处。1.1.6 会议组织部门在会后及时跟踪会议纪要执行情况，对于在会上通过的会议结果进行跟踪，

11、并对完成的结果进行验审，对于未按要求执行的情况进行通报和考核，同时将通报和考核结果报送公司办公室。1.1.7 公司办公室对于会议纪要中提出的问题完成结果进行复查，对于会议组织部门报送的考核结果进行验证，并报送企业管理部兑现考核结果。1.1.8 公司办公室和会议组织部门对此次会议出现的各种资料（会议纪要、考核结果等）进行整理，在复核后 4 小时内交本部门兼职档案员存档。5.7 会议动态表的管理5.7.1 公司办公会根据例行会议和确定召开的非例行会议，每月 1日完成当月公司会议动态表的编制和发布，并根据新增会议在一个工作日之内更新会议动态表。5.8 视频会议的管理5.8.1 如召开视频会议，会议组

12、织部门应至少提前半个工作日完成视频会议申请流程，企业管理部信息科根据完成的视频会议申请流程在会前半小时将视频调试完毕，并接受会议组织部门的检查。6 考核办法6.1 会议安排的考核6.1.1 对于会议议题，责任部门未采取任何沟通方式解决而提出了申请流程，一经查明，对责任单位扣罚 200 元/ 次，6.1.2 责任部门未在半日内将问题反馈至副总经理处罚 50 元/ 次；未跟踪副总经理处理结果处罚 100 元/ 次。6.1.3 会议组织部门未提出会议申请流程处罚 50 元/次，公司办公室未在规定的时间内对会议申请安排或者及时按照会议申请流程中准备会议室处罚 50 元/ 次，信息科未在规定的时间内将视

13、频调试完毕，对企业管理部处罚 50 元/ 次。6.1.4 公司例行会议未在规定的时间内组织召开，根据会议性质，对会议责任部门处罚 500 元/ 次。6.2 会前准备的考核6.2.1 会议组织部门未在半个工作日内完成资料准备扣罚 100元/次，未及时发送至与会人员扣罚 50 元/ 次。6.2.2 没有会议签到表对会议组织部门扣罚 50元/ 次，无相关会议资料扣罚 50 元/ 次。6.2.3 因会议组织部门未做好准备工作，导致会议推迟召开，对会议组织部门扣罚 20 元/ 分钟；如造成会议无法召开，对会议组织部门扣罚 500 元。6.2.4 因会议组织部门未电话通知与会人员，造成与会人员迟到或缺席，

14、对会议组织部门扣罚 20 元/ 次；因与会人员通讯工具等个人原因造成会议组织部门无法通知，由会议组织部门提出通话记录等客观依据，经会议组织部门、企业管理部或公司领导共同确认核实后免于处罚。6.3 会议期间的考核6.3.1 会议期间严格控制时间，如有延迟结束会议对会议组织部门扣罚 50 元/ 分钟。6.3.2 与会人员未请假迟到或早退者扣罚 50元/次，无签到记录扣罚 50 元/ 次；参会单位指定的参会人员未请假缺席或未提出会议请假流程对参会单位扣罚 100 元/ 次，如指定人员未参加会议，参会单位需另行安排人员参加，并经会议组织部门认定，如未安排人员参加造成工作受到影响，缺勤部门要承担全部责任

15、。6.3.3 会议期间出现手机铃声，对责任人扣罚 20元/次； 2 次以上出现的，加倍处罚。6.4 会后执行的考核6.4.1 会议纪要未按时完成或未及时发出扣罚 50 元/次，未及时发送给相关单位扣罚 20 元/ 单位。6.4.2 因会议纪要不准确不完善而导致会议决议无法落实，经会议组织部门分管领导确认后对会议组织部门扣罚 100 元/ 项。6.4.3 会议纪要执行情况不佳，经会议组织部门确认会议组织部门分管领导批准后，出具考核单，具体标准为：责任单位未在指定时间内完成，扣罚 100 元/天. 项；责任单位未执行，扣罚 1000元，并追究所在单位负责人管理责任。6.4.4 会议组织部门未跟踪会议纪要执行情况，经会议组织部门分管领导确认，对会议组织部门扣罚 500 元，所在单位负责人承担责任激励额度的50%。6.4.5 对于已经完成的会议纪要执行结果，责任部门未在规定时间内进行验审扣罚100 元/ 次，验审未达标而未继续跟踪予以责任部门扣罚 100 元/ 次；对于已经完成的会议执行结果未按时报送扣罚 20元/次，报送的执行结果出现错误扣罚 20 元/处。6.4.6 对于会议组织部门报送的执行结果公司办公室没有及时完成复查