包神铁路公司公文管理及处理办法

1、附件：包神铁路公司公文管理及处理办法（试行）第一章 总 则第一条 为加强包神铁路公司(以下简称公司)公文管理，提高公文处理质量，使公司公文管理及处理工作规范化、制度化、科学化，根据党政机关公文处理工作条例 (中办发201214 号) 暨新党政机关公文格式（GB/T 97042012）相关规定，结合公司实际，特制定本办法。第二条 本办法所指的公文，是公司在企业管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公务活动的重要工具；公文管理及处理是指公司各类收文和发文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第三条 公司各级领导和工作人员，在处理公文过程中必须要做到及时

2、、准确、安全、保密。要认真执行党的民主集中制原则，坚持实事求是，一切从实际出发，认真负责地做好公文处理工作，自觉遵守本办法。第二章 组织与职责第四条 公司办公室是公司公文处理的管理机构，具体负责公司关于国家、上级公司、不相隶属单位及公司内部公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档等有关事宜；负责对所属各单位上报公司行政的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送、办理；负责公司对外（内）发文的核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作，并负责对公司各单位的公文处理工作进行业务指导。第五条 各单位办公室是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

3、第六条 公司办公室配备专职文秘人员；公司本部各部室、各单位应配备专（兼）职文秘人员负责本部门、本单位的公文处理工作，并逐步健全、完善本单位公文处理制度。文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行国家保密法律、法规和公司保密规定，确保国家和企业秘密的安全。第七条 公司企业管理部、办公室及各单位的办公室应当对上报和下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。第三章 公文种类第八条 公司常用的法定行政公文种类主要有：（一）请示、报告1.向上级部门请求指示或批准事项，用“请示”。2.向上级部门汇报工作，反映情况，答复询问，陈述意见，汇报上级交办的重要事项的处理结果等，用“报告”。（二）

4、决定、决议1.公司作出重要决策，或对重要工作、人事变动作出安排，用“决定”。2.公司董事会，董事长、总经理办公会议，讨论通过的重大决策事项并要求贯彻执行的，用“决议”。（三）批复以公司名义答复下属单位请示的事项或作出重大工作部署，阐明工作活动的指导原则和要求，用“批复”。（四）通知传达上级部门的指示，转发上级机关和不相隶属单位的的公文，发布规章，要求下级单位办理的事项，需要有关单位周知或者共同执行的事项，用“通知”。（五）通报典型事例的介绍，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况，用“通报”。（六）规定、办法根据国家有关法律、法规和条例，在公司职权范围内，对所属部门、单位制定带有约束性的工作

5、制度、实施细则、办法等，用“规定”或“办法”。（七）函向不相隶属的机关、单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等，用“函”。（八）会议纪要1.传达记载会议讨论的主要精神，以及会议议定的，要求与会单位办理执行、共同遵守的事项，用“会议纪要”。2.公司会议纪要分为董事长办公会议纪要、总经理办公会议纪要、专题会议纪要。其中，董事长办公会议纪要、总经理办公会议纪要由办公室牵头整理、呈签、印发、存档；专题会议纪要由各部门、各单位牵头整理，办公室核稿，由分管领导签发后，由各部门、各单位自行印发、存档。第四章 公文格式第九条 公司公文格式，一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位、发文

6、字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机关和印发日期等部分组成。按公文的作用和行文关系，公司公文分为上行文、下行文、平行文、会议纪要五种格式。（一）上行文：公司报上级公司机关和地方主管部门的请示、报告等；公司各二级单位报送公司的请示、报告等；（二）下行文：公司向本部各行政部门、各二级单位发出通知、通报、决定等；（三）平行文：公司与不相隶属的单位公务往来中发出的函件、通知、通报、纪要等；公司本部行政部室之间，各二级单位之间在业务往来中发出的函件等；平行文一般以函为主；（四）会议纪要：公司董事长、总经理、副总经理或有关部门组织召开的董事长办公会、总经理

7、办公会、专题会议等。上述公文格式可从公文首页加以区别。第十条 公文具体格式规定为：（一）涉及企业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号，并使用阿拉伯数字标注。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“急件”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（三）发文机关标识应当使用公司全称或者规范简称；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标志居中排布，上边缘至版心为35mm；字体要套红，用小标宋体字，大小适中，一

8、般应小于22mm×15mm，距离疏密相宜、醒目，美观大方。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号；联合行文，只标明主办单位公文编号。位于发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角括号“”括入，序号不编虚位（即不编为001）、不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。公司公文编号为：神华包神××××××号（年号之前的×为公司各部门、各单位代字）。根据公司档案管理有关规定，公司本部及各单位公文发文代字规

9、定如下：发文机关名称发文代字公司董事会神华包神董公司党委神华包神党委公司行政神华包神公司纪委神华包神纪检办公室神华包神办人力资源部神华包神人企业管理部神华包神企财务部神华包神财计划部神华包神计工程技术部神华包神工安全质量部神华包神安运输生产部神华包神运科技信息部神华包神科党委工作部神华包神党工工会神华包神工会内控审计部神华包神审团委神华包神团委调度指挥中心神华包神调东胜办事处神华包神东办物资供应中心神华包神物供塔韩铁路项目部神华包神塔韩运输段神华包神运输机务段神华包神机务工务段神华包神工务电务段神华包神电务物业管理公司神华包神物业多种经营公司神华包神多经工程公司神华包神工程质监站神华铁质监字（

10、五）上行文应当注明签发人姓名。签发人、会签人编排在发文机关标志下空二行位置，位于发文字号右侧，即发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”3字为3号仿宋体字，其后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（六）公文标题，由发文机关（全称或规范化简称，前后应一致）、公文的主要内容（准确简要概括）及公文种类三部分组成。公文标题位于红色反线下空2行，用2号方正小标宋体字。字数少的，排一行；字数多须多行排列时，可上（中）下行字数相等，也可成正梯形、倒梯形或者菱形；切忌上下行长，中间行短。分行排列时，人名、地名、词组等一般不要分隔在两行，以免产生歧义。字中间不要空格。除批转法规性公文使用书

11、名号外，标题一般不用标点符号。（七）主送机关，指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。位于标题之下左侧，距标题空1行，并用3号仿宋体字顶格写，回行时仍然顶格。其标点符号的用法是：同类别机关、单位之间用顿号，不同类别机关、单位之间用逗号，末端标全角冒号。上行文中，特别是请示和报告，只能有一个主送单位，如确需报相关上级机关，可采用“抄送”的办法。（八）正文，正文位于主送机关标识下1行，采用3号仿宋体，每自然段左空2格字，回行顶格。正文中数字和年份数目字不能回行。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字

12、、第三层和第四层用仿宋体字标注。（九）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前，在正文下空一行，左空二字，注明附件顺序和名称，附件名称应前后保持一致。主件和附件要装订在一起，不能装订在一起的，应在附件首页用3号黑体字顶格于版心左上角第一行注明“附件”二字。公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加圆括号居左空二字，编排在成文日期下一行位置，用3号仿宋字体标注。“请示”、“函”应当在附注处注明联系人的姓名和联系方式。（十）公文除“会议纪要”以外应当加盖印章。（十一）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文时间一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白章。

13、单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，是发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。盖印要上不压正文，下压成文时间。（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称，位于文件末页下端，文件的印刷机关和印制时间之上一行，左右各空一字编排。抄送标识及机关名称用4号仿宋体。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关

14、名称后标句号。（十三）印制机关和印制时间栏，位于文件末页底端。印发机关和印发日期一般用4号仿宋字体，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（十四）文字从左至右填写、横排。（十五）文件页码，用4号半角宋体阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。公文的附件与正文一起装订，页码连续编排。（十六）文件纸用A4型，长297毫米，宽210毫米，左侧距正文1公分处两钉装订。第五章 行文规则第十一条 行文应当确有必要，注重效用。行文关

15、系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。除公司办公室以外，本部其他部门、各单位不得直接面向上级机关和系统外行文、函（专指行政公文）；公司本部行政部门、各二级单位间可以便函形式进行业务往来行文。同时，公司所属各单位不可直接对公司办公室以外的其他部门上报行政公文，必要时，可抄送有关业务部门。第十二条 向上级主管单位（部门）上报的请示、报告应一文一事，切忌一文多事；不得在报告性公文中夹带请示事项，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。除上级单位领导直接交办的事项外，不得直接报送领导个人。请示、报告等各类公文应呈报上级单位，不得抄送下级单位。在上行文中，请示不得与报告同用。第十三条 同级

16、单位可以联合行文。联合行文应当明确主办单位。第十四条 公文运行应执行党政分开的行文原则。党、政业务事项要分别行文。行政不得对党的组织作指示、交任务。第六章 公文办理程序第十五条 发文办理。发文办理指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。发文办理流程图如下：承办人拟文部门负责人核稿相关部门会签办公室文书核稿办公室（副）主任核稿办公室主任审批公司领导签发公司领导（或部门）审核并会签办公室归档办公室制发文件承办人（备份）跟踪反馈（一）公文的草拟草拟公文应做到：1.要符合党的路线、方针、政策，国家的法律、法规，上级单位的指示。2.要完整、准确地体现发文单位的意图。要与上级

17、单位及公司现行公文相衔接。对同一事项，不同公文的规定应该一致，不能互相矛盾。3.要反映客观事实，表述须朴实严谨、准确精炼，；人名、地名和其他专有名词、时间、数字、引文必须核对无误；引用公文必须用原文，同时应当先引标题，后引发文字号，再引用需要的内容，内容用引号标注。4.公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具体修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应当使用阿拉伯数字。数字用法应当符合中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定（GB/T 15835）。5.拟制公文，对涉及其他部门业务内容的事项，拟文部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后方可行文；在公文送审

18、前，拟文部门还需请这些部门会签。（二）公文的审核部门承办人拟稿完毕，交部门负责人核稿、签名，交办公室审核，审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定。审核时，如认为文稿需作较大修改，办公室应与起草部门商议修改，如修改存在分歧时，由公司领导最终决定。（三）公文的签发1以公司名义制发的上行文及对外行文、函，一般经分管领导会签后由董事长、总经理签发。以公司名义制发的下行文、函、会议纪要，由公司总经理或者由总经理授权的其他负责人签发。公司内部业务会议通知、阶段性业务沟通发文，可由业务分管领导签发后，由承办部门办理印制、发放、存档。2

19、.董事会文件由董事长签发。3.公司所属各单位向公司报送的公文由单位负责人签发。凡公司领导签发的文稿原则上不再改动，需作改动的，办公室应与拟稿部门协商，并报告签发领导，内容改动较大的，须将原稿清样一并送签发人审定。（四）公文的打印、核对1拟发文稿按规定程序经领导签发后，由办公室统一编号，协同承办部门确定印数后付印。2公文印制完成后，除分发给承办部门的纸质文件，至少有一份由办公室存档。（五）其它发文办理要求1承办文件的办文期限由主管领导或分管领导根据实际情况确定，相关承办人员必须按时完成。2公文承办人应根据紧急程度对公文的流转进行跟踪，增强工作主动性，杜绝工作失误。3发文工作原则上由办公室统一办理

20、，以公司名义对外发文及代拟稿等文件，原件由办公室存档登记；返回一份正式文稿复印件给承办人备份留底，以备工作所需。4对外发文后，由承办部门及承办人对所发出的文件进行跟踪反馈，办公室协助。第十六条 收文办理收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。公文收文流程收到来文办公室负责归档并电话通知发文单位处理结果收文文书处理收文文书负责审核签收、编号、登记办公室负责人提出拟办意见领导批阅各部门处理 （一）所有行政公文一律由办公室负责签收，收到来文后，办公室应及时进行审核和编号登记，甄别公文反映的问题，同时根据来文的性质和要求，提出拟办意见，一个工作日内送主管领导

21、阅示或者分管领导阅处。（二）收到上级单位下发或外单位公文，由办公室提出拟办意见，送相关部门处理，或分管领导、主管领导批阅后办理。（三）收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。审核的重点是：是否应由公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及集团公司、股份公司和公司有关规定；涉及其他部门或单位的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理

22、由。（四）相关部门处理文件时间原则上不超过3个工作日，公司领导阅批文件时间原则上不超过5个工作日，紧急文件或上级公司批文应在1个工作日内完成。审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。（五）承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的办公室并说明理由。（六）送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责跟踪流转，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第六章 签报的使用规定第十七条 签报是公司各部门向公司领导反映情

23、况和请示、报告工作的文书。第十八条 签报的内容包括请示、报告两种形式。请示要说明事项概要，提出解决问题的意见和建议，同时应附以有关文件或资料。签报要观点明确，简明扼要。签报应一事一件，文内涉及经费的，应注明数额及资金渠道。第十九条 签报办理流程：办公室主任拟办办公室编号拟稿单位盖章部门负责人审核承办部门拟稿办公室文书处理领导批阅各部门处理办公室归档并电话通知起草部门处理结果（一）签报必须以部门名义起草，经部门负责人审核签字后，由拟稿部门盖章后交由办公室文书进行审核和编号登记。办公室审核签报是否符合行文规则，内容及材料是否完整；若不符合要求，由办公室退回报送部门补充完整后再提交。（二）各单位需要

24、公司研究批复的事项，必须以正式公文向公司报告或请示，不得以签报的形式报送。（三）办公室文书负责签报的流转，根据办公室主任拟办意见，呈送公司领导批阅或递交相关部门处理。（四）处理完毕的签报由办公室统一存档。第七章 公文立卷、归档和销毁第二十条 公文办理完毕后，应当根据中华人民共和国档案法和包神铁路公司电子档案管理暂行规定等有关规定，及时将公文定稿、正本、修改痕迹、来文、签报、领导批示等有关材料进行整理，及时移交档案室立卷、归档，个人不得保存应归档的公文。第二十一条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。第二十二条 联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。第二十三条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。第二十四条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。第二十五条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第八章 公文管理第二十六条 公文由办公室专职文书统一收发、审核、用印、归档和销毁。第二十七条 办公室应建立健全公司公文处理的有关制