文件级档案的整理-PowerPoint演示文稿

1、青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理 国家档案局国家档案局 归档文件整理规则归档文件整理规则 青岛市档案局青岛市档案局 归档文件整理规程归档文件整理规程 （文件级）（文件级） 依据：依据：青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文件级档案的整理文件级档案的整理 指企事业单位在生产、经营和管理活动中指企事业单位在生产、经营和管理活动中形成的各种

2、形式和载体的记录。包括各种文书、形成的各种形式和载体的记录。包括各种文书、图表、图纸、照片、影片、录音、录像等。图表、图纸、照片、影片、录音、录像等。其中不但有文字材料，而且还包括非文字材料。其中不但有文字材料，而且还包括非文字材料。（本讲所涉内容为纸质文件材料）（本讲所涉内容为纸质文件材料）青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 2、 文件级档案：文件级档案： 是档案的一种保管形式。是档案的一种保管形式。 即以即以文件文件为保管单位的档案。为保管单位的档案。 它是目前国家正在推行的一种它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理

3、形式。较为简便的档案管理形式。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 提提 示示 采用文件级档案整理方法采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。不进行重新整理。文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 一、文件归档一、文件归档 1 1、归档范围：、归档范围： 企事业单位在筹备、建设、运营以及产权企事业单位在筹备、建设、运营以及产权变动过程中形成的，直接记录

4、和反映本单位活变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活动的，动的，具有依据和参考作用具有依据和参考作用的文件材料的文件材料。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理提示：提示：各单位应根据本单位的主要职能各单位应根据本单位的主要职能活动情况，制定本单位的文件材活动情况，制定本单位的文件材料归档范围。料归档范围。 青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座档案工作指南档案工作指南 18-9218-92 文文件件级级

5、档档案案的的整整理理制定本单位文件材料制定本单位文件材料归档范围可参照：归档范围可参照：青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 2 2、归档要求、归档要求文文件件级级档档案案的的整整理理 质量：质量： （1 1）字迹清晰，材料耐久；）字迹清晰，材料耐久； （2 2）归档的文件应为原件或具有凭证作用；）归档的文件应为原件或具有凭证作用； （3 3）归档的文件应齐全、完整、准确。）归档的文件应齐全、完整、准确。青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座齐全齐全 是指文件材料不同的

6、版本、是指文件材料不同的版本、 稿次要全；稿次要全；完整完整 是指反映同一问题或方面的是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；文件材料收集要全面；准确准确 是指文件材料是实际的真实是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。反映，图物相符，文事一致。文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 数量：数量： （1 1）归档文件材料一般为一份，重要的、）归档文件材料一般为一份，重要的、 利用频繁的和有特殊需要的可适当利用频繁的和有特殊需要的可适当 增加份数；增加份数； （2 2）具有长期保存价值或

7、具有凭证作用）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸的电子文件，应制成一套相应的纸 质文件一并归档。质文件一并归档。文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 时间：时间：（1 1）管理类文件一般应在办理完毕后）管理类文件一般应在办理完毕后, , 第二年上半年归档；第二年上半年归档；（2 2）产品、科研、基建项目文件在项目）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；可分阶段、分单项归档； 文文件件级级档档

8、案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座（3 3）外购设备或引进项目的文件）外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档；在开箱验收或项目接收后登记归档；（4 4）会计文件在会计年度终了后，）会计文件在会计年度终了后， 由财务部门整理保存一年，由财务部门整理保存一年， 次年上半年归档案室保存；次年上半年归档案室保存； 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座（5 5）下列文件应随时归档：）下列文件应随时归档： a a、

9、变更、补充的文件；、变更、补充的文件；b b、基建、设备的维修文件；、基建、设备的维修文件；c c、产品、设备更换的新零部件文件；、产品、设备更换的新零部件文件；d d、机构变动和职工调动、离岗等留在、机构变动和职工调动、离岗等留在 部门或个人手中的文件；部门或个人手中的文件；e e、本单位人员外出参加公务活动形成、本单位人员外出参加公务活动形成 的文件。的文件。文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理二、组件二、组件文字文件：文字文件： 一般一份文件为一件一般一份文件为

10、一件 必要时也可按问题特征组件必要时也可按问题特征组件 将归档的文件组成档案基本保管单位将归档的文件组成档案基本保管单位青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座图样文件：图样文件： 一套为一件或数件一套为一件或数件 一套图样文件数量多时，可按结构、一套图样文件数量多时，可按结构、专业、工序、性质、名称等特征分别专业、工序、性质、名称等特征分别组成数件组成数件文文件件级级档档案案的的整整理理数件：数件：青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座以字符形式赋予档案实体的用以固定以字

11、符形式赋予档案实体的用以固定 和反映档案排列顺序的一组代码。和反映档案排列顺序的一组代码。 主要包括：主要包括： （ 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座(1)(1)类目号类目号- 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 管理类管理类_ “gl”“gl” 产品类产品类_“cp”“cp” 科学技术研究类科学技术研究类_“ky”“ky” 基本建设类基本建设类_“jj”“jj” 设备仪器类设备仪器类_“sb”“s

12、b” 会计类会计类_“kj”“kj”文文件件级级档档案案的的整整理理一级类目名称与代号一级类目名称与代号青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 文文件件级级档档案案的的整整理理 二级及二级以下类目：二级及二级以下类目： 采用阿拉伯数字采用阿拉伯数字“1-9”“1-9”或或“01-99”“01-99”表表示示 亦可采用型号或项目代号表示相应级类目亦可采用型号或项目代号表示相应级类目青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理(2)(2)年度号年度号

13、- 如：如： 二二0000五年用五年用“20052005”表示表示青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 文文件件级级档档案案的的整整理理(3)(3)保管期限号保管期限号-青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 提提 示示 确定归档文件材料保管期限参考依据：确定归档文件材料保管期限参考依据：a a、档案工作指南：、档案工作指南： 归档文件整理规程附录归档文件整理规程附录a ab b、档案工作文件选编：、档案工作文件选编： 财会字财会字199832199832号会计档案管理

14、办法号会计档案管理办法 国档发国档发 19884 19884号基本建设项目档案资料号基本建设项目档案资料 管理暂行规定管理暂行规定文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座(4)(4)件号件号- 同一年度内按三个不同保管期限分别同一年度内按三个不同保管期限分别 编写件号；档案数量较少的单位，编写件号；档案数量较少的单位， 同一年度可编写一个起止件号。同一年度可编写一个起止件号。 分别按其最低一级类目编写件号。分别按其最低一级类目编写件号。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案

15、局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座: : 一册为一件一册为一件 分别按二级类目编写件号分别按二级类目编写件号 （编写方法有所不同）（编写方法有所不同）文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 采用大流水形式编写件号。采用大流水形式编写件号。即按财务报告形成的年度顺序即按财务报告形成的年度顺序自自“1”“1”始编写件号。始编写件号。一个年度占有一个件号一个年度占有一个件号文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲

16、座企事业单位档案管理业务讲座 其他二级类目其他二级类目 分别在年度内编写件号，分别在年度内编写件号， 即一年一个起止件号。即一年一个起止件号。文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理 2 2、档号示意：档号示意：(1)(1)glgl200220021 1- -016016 第第 16 16 件件（管理类档案（管理类档案20022002年年 永久保存的第永久保存的第1616件）件） 永永 久久2 0 0 2 2 0 0 2 年年管管 理理 类类青岛市档案局监督指导二处青岛市

17、档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座(2)(2)jjjj1 12 23 37 71 1- -0101 第第 1 1 件件（2 2号办公楼采暖号办公楼采暖 通风空调竣工图）通风空调竣工图） 2 2号办公楼号办公楼 办办 公公 设设 施施基基 建建文件级档案的整理文件级档案的整理竣竣 工工 图图暖暖 风风 空空 调调永永 久久青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文件级档案的整理文件级档案的整理 (3)(3)kjkj3 320022002- -001001 第第 1 1 件件（会计凭证（会计凭证 200

18、2 2002年第年第1 1本）本） 20022002年度年度凭凭 证证会计档案会计档案青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 在每份归档文件材料的在每份归档文件材料的 首页右上角空白处首页右上角空白处加盖档号加盖档号 章，并按已确定该文件材料章，并按已确定该文件材料 的档号填写有关内容。的档号填写有关内容。 文文件件级级档档案案的的整整理理3 3、加盖并填写档号章：、加盖并填写档号章：青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理gl20021-0

19、16gl20021-0161616青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 提提 示示 作为一件的图样材料，应分别折叠成作为一件的图样材料，应分别折叠成 a4 a4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。下角逐一填写页号。文件级档案的整理文件级档案的整理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 文文件件级级档档案案的的整整理理1 1、固定归档文件、固定归档文件 工

20、具：工具： （1 1）三角袋）三角袋 （2 2）不锈钢装钉）不锈钢装钉 （3 3）塑料拉杆）塑料拉杆 （4 4）细线绳）细线绳 （5 5）其他）其他青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座三角袋式样：三角袋式样：底边底边=210mm=210mm直角边直角边=260mm=260mm文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理2 2、将已固定的归档文件材料、将已固定的归档文件材料 按档号顺序（小号在前，按档号顺序（小号在

21、前， 大号在后）装入档案盒，大号在后）装入档案盒， 装满为止。装满为止。青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座3 3、填写备考表、填写备考表文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座（1 1）说明：）说明：填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同，并另行保存的档案保管单位的档号不同，并另行保存的档案

22、保管单位的档号（互见号）（互见号）。（2 2）整理人：）整理人： 档案整理人员签名。档案整理人员签名。（3 3）检查人：）检查人： 归档文件质量审核人（各部门、项目负责人归档文件质量审核人（各部门、项目负责人 或档案管理人员）签名。或档案管理人员）签名。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座文文件件级级档档案案的的整整理理4 4、填写档案盒脊背：、填写档案盒脊背：类目号：类目号：盒内归档文件分类号盒内归档文件分类号 年度号：年度号：盒内文件形成年度代号盒内文件形成年度代号 保管期限号：保管期限号：盒

23、内文件保管期限代号盒内文件保管期限代号 部门（内容）：部门（内容）：盒内文件的处理盒内文件的处理 部门或主要内容。部门或主要内容。 起止件号：起止件号：盒内文件的起止顺序号。盒内文件的起止顺序号。 青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 5 5、在档案盒正面加盖立档单位横排印章、在档案盒正面加盖立档单位横排印章 位置：位置： 档案盒正面上方中央档案盒正面上方中央 印章离档案盒上端约印章离档案盒上端约1010厘米厘米文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案

24、管理业务讲座 提提 示示 不同年度不同年度或或不同保管期限不同保管期限或或不同项目不同项目的的 归档文件材料一般不应放入同一档案盒。归档文件材料一般不应放入同一档案盒。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 五、档案排列：五、档案排列：大类排列顺序：大类排列顺序： 管理档案管理档案-科技档案科技档案-会计档案会计档案 科技档案：科技档案：产品、科研、基建、设备产品、科研、基建、设备 （大类之间不得交叉）（大类之间不得交叉） 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指导二处企事业单位档案管理业务讲座企事业单位档案管理业务讲座 1 1、管理类档案：、管理类档案： 按年度按年度期限期限（机构）（机构）时间顺序排列。时间顺序排列。 2 2、科技档案：、科技档案： 各大类内各大类内按性质按性质项目（一个产品、一台设备、项目（一个产品、一台设备、 一项工程、一个课题）一项工程、一个课题）阶段或系统排列。阶段或系统排列。 3 3、会计档案：、会计档案： 财务报告财务报告会计帐簿会计帐簿会计凭证会计凭证 在各二级类目内分别按年度顺序排列。在各二级类目内分别按年度顺序排列。 文文件件级级档档案案的的整整理理青岛市档案局监督指导二处青岛市档案局监督指