档案工作基本术语汇编

1、档案工作基本术语-一般概念档案(archives): 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值(archival value): 档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。档案工作(archives work): 管理档案和档案事业的活动。档案管理(archives management): 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学(archival science): 研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。公共档案(public archives): 国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。

2、 私人档案(private archive) : 私人或私人组织在社会活动中形成为私人所有的档案。文书档案(administrative archive): 反映党务、行政管理等活动的档案。 科学技术档案(scientific and technical archives) : 反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。专业档案(specialized archives): 反映专门领域活动的档案。音像档案(audio-visual archives) : 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。 文件(record / document): 国家机构、社会组织或个人在履行

3、其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件(electronic records) : 以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。原件(original document): 最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件(copy / duplicated document ) : 与原件内容相同的复制品。 文稿(draft / manuscript) : 文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。文本(test / version) : 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等

4、。 正本(official test) : 有规范格式和生效标志的正式文本。 副本(copy / duplicate) : 再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。 手稿(manuscripts) : 由作者用手写或打字等方式制作的原稿。 文种(record type) : 按性质和用途确定的文件种类的名称。 档案行政管理部门(archival administrative department) : 具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。档案馆(archives) : 集中管理特定范围档案的专门机构。 档案室(record office) : 国家机构、企事业单位或其他社会

5、组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。专业档案馆(specialized archives) : 管理特定范围专业档案的档案馆。综合档案馆(comprehensive archives): 按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。 部门档案馆(departmental archives) : 专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。 企业档案馆(business archives) : 企业设置的管理本企业档案的档案馆。 事业单位档案馆(institutional archives) : 事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。

6、档案资料目录中心(archival descriptive information center) : 集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。 文件中心(records center ): 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。  档案工作基本术语-档案收藏收集(acquisition; collection):档案馆 、档案室接收及征集档案 和其他有关文献的活动。 归档(filing) : 办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。 移交(transfer) : 档案室（馆）等按照国家规定把档案交

7、给接收方档案馆保存的过程。 接收(accession) : 档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 征集(acquisition) : 档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 寄存(deposit) : 档案所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆的行为。捐赠(donation): 档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。 交换(exchange) : 国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。 馆藏(holdings) : 档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。 散存档案(estray) : 未保存在法定

8、保管处所的档案。 散失档案(removed archives) : 从原形成国家（地区）散失到国外的档案。档案工作基本术语-档案鉴定 鉴定(appraisal):判定档案真伪和价值的过程。 保管期限(retention period):对档案划定的存留年限。 保管期限表(records retention schedule):规定档案保管期限的文件 。 销毁(destruction):经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 销毁清册(destruction list):登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。 档案工作基本术语

9、-档案整理整理(archival arrangement):按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 来源原则(principle of provenance):把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。 档案实体分类(physical archives classification):根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。 立档单位(funds constituting unit):构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。 全宗(funds):一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 联合

10、全宗(combined funds):由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 汇集全宗(collected funds):由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 全宗群(funds complex):由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体 . 案卷(file):由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 立卷(filing):将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 卷内备考表(file note):卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 档号(archival cod

11、e):以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档案工作基本术语- 档案检索检索 retrieval:存储和查找档案信息的过程。 编目 cataloguing ;description:按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。 档案信息分类 archival information classification:以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。 条目 entry:反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。 著录 description:对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 标引

12、indexing:对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。 分类标引 classified indexing:对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。 主题标引 subject indexing:对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。 受控标引 controlled indexing:依据主题词表等控制工具进行的标引 。 自由标引 free indexing:不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。 关键词 keyword:在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。 主题词 descripto

13、r:在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。 档案主题词表 archives thesaurus:由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。 检索工具 finding aid:用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引 、指南等的统称。 目录 catalogue:由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具 。 案卷目录 folder list; file list:以全宗为单位登录案卷的题名及其

14、他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。 卷内文件目录 innerfile item list:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 案卷文件目录 file-item list 、全引目录 file-item list:以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。 分类目录 classified catalogue:依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。 主题目录 subject catalogue:依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。 专题目录 subject catalogue:

15、按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。 索引 index:指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具 。 文号索引 record number index:指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案 索引。 人名索引 name index:指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。 地名索引 place name index:指明地名及相应档号 ，以一定次序编排而成的一种档案索引。 档案馆指南 guide to an archives:介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。 全宗指南

16、 guide to an archival funds、全宗介绍 introduction to an archival funds:介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具 。 专题指南 guide to subject records、专题介绍 introduction to subject records:介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。 档案工作基本术语- 档案利用利用 access and use:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。 开放 opening:档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。 公布 pub

17、lishing :将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。 咨询服务 reference service :档案馆 、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。 档案证明 archival evidence:依据档案的记载出具的凭证性文件。 档案展览 exhibition :按一定主题展示档案的活动。 阅览室 reading room:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。 密级 security classification :档案文件保密程度的等级。 降密 downgrade :降低档案文件的原有保密等级。 解密 declassification :解除已失去保密价值档案文件的保

18、密限制。 编纂 compilation:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。 大事记 chronicle of events :按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 组织沿革 administrative history :系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。 基础数字汇集 collection of essential data :以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。 专题概要 thematic summary :简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种

19、档案参考资料。 档案出版物 archival publications :以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。档案工作基本术语-档案的保管与保护保管 custody :维护档案的完整与安全的活动。 保护 conservation :防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 全宗卷 funds descriptive file :由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。 档案馆建筑 archives building :档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。 档案库房 archival repository :收藏档案的专门用房。

20、档案装具 archives container :用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。 密集架 compact shelving :为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。 载体 medium 、介质 medium :可将信息记录于其上或其中的物质材料。 耐久性 durability :档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。 退变 deterioration :档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。 修复 restoration :使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。 加固 reinforceme

21、nt :将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。 修裱 mounting :使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。 适宜性原则 principle of compatibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。 相似性原则 principle of similarity :档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。 可逆性原则 principle of reversibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修

22、复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。 加湿 humidification :a) 增加档案库房内相对湿度的方法。 b) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。 去湿 dehumidification :降低档案库房内相对湿度的方法。 脱酸 deacidification :为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。 去污 cleaning :清除档案上的污垢和灰尘的方法。 熏蒸 fumigation :在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。 防灾规程 disaster pla

23、n :为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。 复制 reprography :利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。 档案缩微品 archival microform :含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。档案工作基本术语-档案统计统计 statistics :对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。 登记 registration :登录档案和档案管理有关数据的过程。 统计指标 statistical target :反映档案和档案工作现象的指标名称及其数值。 统计报表 stati

24、stical form :由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。 统计分析 statistical analysis :对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。 全宗卡片 funds card :档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。 全宗单 funds management sheet :以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。档案信息化建设讲座一、 档案信息化概述      随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。中共中央关

25、于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议中提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。     档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门

26、的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。     档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。    三项基本原则是我们进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。二、档案信息化建设的主要内容和任务 （一） 档案信息化建设的

27、主要内容档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。2、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。3、应用系统建设。应用系统建设主要内容

28、包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的

29、资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。（二）档案信息化建设的主要任务     1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。     2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。3、以档案信息管理系统（如深圳市档案局和深圳世纪科怡公司共同研制的“世纪科怡档案管理系统”、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案管理软件）的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件管理系统”的研制

30、为重点，加强档案管理应用系统的建设。4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。 三、 档案信息化的标准规范建设档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。（一）管理性标准规范     管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源

31、共享。         目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例，计算机信息网络国际联网安全保护管理办法，计算机病毒防治的办法等。   （二）业务性标准规范    业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范，其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。    

32、;      国家已颁发的标准cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求，是cad电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准电子文件归档及管理规范和地方标准深圳市电子文件归档及管理办法，是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。          目前，国家档案局委托深圳市档案局正在制定电子邮件公文归档与管理规则。正在制定的标准还有：档案数字资源加工规范、电子文件元数据标准、电子文件档案著录规则、电子文件保管期限表、电子文件档案鉴定标准等。 &

33、#160;       （三）技术性标准规范          技术标准规范包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如信息交换用七位编码字符集、信息交换用汉字编码字符集等。目前正在制定的标准有：档案信息应用系统技术标准、档案信息数据存储、压缩格式规范、数据加密算法规范、数字水印标准、电子文件/档案存储格式与载体规范、照片档案数字化技术规

34、范、录音与档案化技术规范等等。四、  档案信息化的基础设施建设    档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。        （一）网络环境建设。根据三种不同的服务对象和范围，网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。1、支持内部服务的馆内网 (简称内网)。 内网服务中心主要负责以下工作：（1）将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储；（2）向内部用户发布信息，并提供检

35、索、演示等服务；（3）支持内部日常办公；（4）向政府网和公共网提供需要的数据；（5）进行网络、数据和用户的管理与维护；    2、支持政府部门服务的政府专网(简称政务网) 。   以政府部门为服务对象的专用服务网。政务网服务中心负责以下工作：   （1）采集信息并送到采集与预处理系统；   （2）向政府专网用户提供信息服务；   （3）进行网络、数据和用户的管理维护；    3、支持大众服务的公众网(简称外网)。 以社会大众为服务对象的通用服务。

36、通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。 外网服务中心负责以下工作：    （1）采集信息并送到采集与预处理系统；    （2）向internet用户提供信息服务；    （3）进行网络、数据和用户的管理维护；        （二）硬件基础设施建设  档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，

37、必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系（三）统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。  基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。  系统软件建设 计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统软件和应用软件两大类。系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥

38、计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统、以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心，它独立于计算机，是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户和管理机器的接口，是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有：dos、windows、unix、linux等。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。       

39、60;          五、档案信息化的应用系统建设     档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统：一是数字档案馆的应用系统；二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。   （一）数字档案馆的应用系统。这是一个可扩展的网络应用系统。其功能应能涵盖对档案的数字化加工、数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程，具有可扩展和实用的特性。目前深圳数字档案馆的这一应用系统已基本建成，正在进一步完善之中。 

40、 （二）现有档案馆室的应用系统。在深圳市机关企事业系统广泛使用的档案信息管理系统是由深圳市档案局组织研制的“世纪科怡档案管理系统”。该档案管理系统共有文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数据管理、系统维护等12个功能模块，具有“文档一体、综合管理、馆室衔接”的特点，软件评测达到国家软件行业测评8a级。    1、“文件管理”功能模块有3个子系统：文件登记、文件归档、报表打印。实现了收文、发文、登记管理、文件自动归档和打印功能。    2、“档案管理”功能模块有4个子系统：档案

41、录入、归档、档案调整、制作目录。实现了档案录入、归档处理和目录打印功能。    3、“资料管理”功能模块有2个子系统：资料登记、报表打印。    4、“检索”功能模块有3个子系统：文件检索、档案检索和资料检索。    5、“利用”功能模块有“利用人管理”、“登记”、“查询”、“归还”、“统计”5个子系统。能做到管理人性化，智能化。     6、“保管”功能模块主要记录库房温湿度和存放位置索引。     7、

42、“鉴定”功能模块实现了档案鉴定和销毁清册电脑化管理。     8、“统计”功能模块实现了“基本情况年报”和“报表统计”的填报和打印功能。     9、“数据管理”功能模块实现了“数据导入”、“数据导出”、“备份与恢复”的功能。    10、“移交接收”功能模块实现了档案室和档案馆之间移交和接收档案的“馆室衔接”功能。     11、 “系统维护”功能模块包括：全宗管理、实体分类、辅助字典、档号格式、用户管理、日志检查等6个子系统，可完成

43、系统中“全宗”、“实体分类”、“档号格式”、用户名、密码和权限的设置。    12、 “编研”功能模块可以完成“组织沿革”， “大事记”，“人事任免”，“重要文献汇编”等常用的编研工作。六、  档案信息化资源建设          档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务，包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。         （一）数字信息数据的构成形式

44、0;主要有：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其它文件。1、文本文件（text）。使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件，存储内容由asc标准代码的gb18030标准汉字代码构成（如txt、xml、doc等格式文件）。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。2、图形文件（graphic）。根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计（cad）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。3、图像文件（image）。使

45、用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件（如jepg、bmp、tiff等）。4、影像文件（video）。使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间，其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序（如mepg、avi等格式文件）。5、声音文件（audio）。用音频设备录入或编曲软件生成的文件（如mp3、wav、midi等）。用音频设备录入并转换为

46、数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。6、其他文件。如命令文件，亦称计算机程序（program）。是指为处理各种事务，用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。     数字信息数据的来源和采集范围    1、现有档案馆（室）藏各种档案的数字化。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将现存各种载

47、体档案进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括：扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。2、收集和接收各种形式的电子文件。有两种方式：一是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆（室），或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆本地载体的过程。二是介质移交接收，即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆（室），也称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行，也可与介质移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用，数字档案馆可以实时地通过网络

48、在线接收各立档单位的电子文件/档案。3、有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是：一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库，如国土信息资源库、人口统计数据库等；二是根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足，如中国科技文献数据库、中国科学文献数据库等。    4、互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用，互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象。例如，各网站的历史照片、新

49、闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。     把有档案价值的网络信息下载到本地，经过一定的整理、组织、加工、成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外，数字档案馆还将根据用户的需求，对网络上的数据或网络信息建立指引库（或导航站）。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站，然后对这些网站进行分类，建立起指引库，使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。文件中心与现行文件利用讲座 2002年9月，深圳市正式成立了我国首家“文件中心”，在档案事业体制中具有开创性的意义。     “文件中心”是一种社会化

50、、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。深圳成立“文件中心”是在同国际接轨中迈出的重要一步。 一、成立文件中心的实践和理论依据    （一）实践依据    “文件中心”最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。“文件中心”能在许多

51、国家得到推行，根本原因是它具有“经济、高效”的突出优点。所谓“经济”，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在“文件中心”保管只需0.51美元。所谓“高效”，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价“文件中心”具有经济、高效的优点，是保存半现行文件的最经济，最令人满意的现代新型文件管理机构。    受国外“文件中心”的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口

52、地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。而1998年深圳市档案局建立的“文档资料服务中心”则是全国第一个“文件中心”的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了“文档服务中心”之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。（二）理论依据    “文件中心”是“文件生命周期”理论指导下的产物。该理论是40年代初欧美档案学界提出的，认为文件从其形成到消亡是一个完整的过程，这个过程一般分为三个阶段：现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在

53、运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文件中心保存；最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保存）。我国进入80年代以来，吸收外国文件生命周期的思想，结合我国实际提出来了“文件运动周期”的理论，认为文件从其产生到消亡的运动过程分为四个阶段：制作阶段（撰写、设计与绘制、录制、拍摄、输入阶段）；现实使用阶段（现行阶段）；暂时保存阶段（半现行阶段，由形成单位进行归档或销毁处理）；永久保存阶段（大部分文件保存期满经鉴定后作销毁处理，一部分需永久保存的档案交由档案馆负责保存）。

54、60;  “文件生命（运动）周期”理论是对文件实行阶段式管理最合理的解释。处于形成（制作）和文书处理（现实使用）阶段的文件，因其原始价值明显而受到形成机关的重视并给予妥善保管。经最后处置，确定为永久保存的文件，因历史价值突出也有档案馆作为安身的归宿。经文书处理处于暂时保存阶段的文件，形成机关不再经常使用，却不能作最后处置，长期累积，遂成包袱。档案馆又不能过早地、玉石不分地接收所有文件。因此，文件在这一阶段保存在机关和档案馆都不适宜，而文件中心正好能解决上述矛盾。文件中心所保管的文件仍属形成机关所有，可以继续满足机关的利用需求；保存一定期限后由文件中心与文件形成单位共同鉴定，销毁无保存

55、价值的文件；与档案馆共同鉴定、精选出有永久保存价值的文件作为档案，移交档案馆保存。可见，文件中心是连接机关与档案馆的不可或缺的中间环节。二、深圳市成立文件的必要性和迫切性    随着市场经济和社会信息化的发展，我国在文件、档案管理方面出现了一系列不可回避的矛盾。这些矛盾越来越严重地影响了档案、文件、信息的科学管理和有效利用，有损于档案文件管理与机关主体工作及社会管理之间的协调性。深圳市同样遇到了这些矛盾。（一） 文件数量剧增与档案馆管理危机的矛盾。随着社会管理和各项事业的发展，各类文件呈几何级数增长，当前更面临着新型文件电子文件大量产生的挑战。从而出现了被文献情报

56、界称之为“情报爆炸”和“情报障碍”等诸多社会现象，其直接表现是各级档案馆馆藏超负荷，档案文件的整理、鉴定、保护、缩微、检索等各种业务环节和设备、设施的添置、更新压力日增，不堪负担。以建馆时间不长，规模不大的深圳市档案馆为例，1994年建成新馆时仅有档案9000多卷。1995年至1998年接收了深圳建市以来第一周期（1985年底以前）的档案共112个全宗60146卷。2000年开始进行第二周期档案接收工作，目前馆藏各类档案已达20多万卷，年均增加近3万卷。按我馆现有真空充氮消毒要每周消毒880卷、现有缩微拍摄设备进行拍摄的数量计算，一年进馆的档案消毒需34周（255天），缩微拍摄需750天；用计

57、算机进行文件级输入需4人500天才能完成。按此速度计算，20年后馆藏档案将达到80多万卷，库房危机和管理上的窘迫会更加严峻。（二） 档案馆只能有选择地接收档案与机关移交档案后仍积累大量文件，难以科学管理和有效利用的矛盾。根据档案法规定，国家综合档案馆接收辖区有关机构具有永久保存价值的档案，而大量不具备永久保存价值的档案仍由各机关自己保存。即便永久保存的档案也需在本机关保存10-20年后才移交档案馆。各机关仍然不断地积累越来越多的档案文件，在科学管理和有效利用上日益表现出力不从心。例如深圳市某局从1983年成立至2001年年中共形成档案3017卷，另1368件（按新法整理归档的文件），

58、2001年向市档案馆移交1984-1990年形成的永久档案62卷，还留存2955卷、168件（包括非永久卷和未到移交期的永久卷），留存积累的档案数量平均每年369卷、171件。该局现有档案库房25平方米，柜架23组，已基本充满。现配备专职档案员1名，管理和提供利用档案工作十分紧张。按此增长速度推算，20年后该局留存积累的档案文件数量将相当于现在2.5倍，需要大量地增加库房和柜架，增配专职管理人员。根据当前正在进行的机构改革精神，这样配备档案人员是不可行的。（三）馆藏档案提供利用的滞后性与社会对档案文件需求时效性的矛盾。档案法规定，馆藏档案形成满30年向社会开放。随着社会生活节奏的加快，公众对现

59、行文件及未进馆档案的查询需求日益增多，人们对档案信息时效性的要求更加迫切。档案管理现状同社会需求发生了严重脱节，如果没有一个专门机构来承担集中管理各部门现行、半现行文件，并向社会公开提供服务的职能，就难以解决这一矛（四） “小而全”的机关档案管理方式与现代信息处理和传播技术的矛盾。为了保存现行文件和未进馆档案，各单位都设置了档案室。这种“小而全”、各自为政的文档管理机制，功能职责雷同，人员、设备、投资重复，不仅造成了人力、财力的巨大浪费，而且在实际上成为现代信息处理和传播技术的桎梏，阻碍了现行、半现行文件和办公自动化产生的即时信息的及时处理和传播，阻碍了信息资源的共享，是一种信息资源的浪费。&

60、#160;   由于上述种种矛盾，使文件在功能、作用上出现了某种程度的异化本来机关制作文件是为了便于管理，提高行政效率，但文件数量的膨胀、管理机构的重叠，结果却使文件的保存、管理，成为机关的一个包袱、负担，影响了管理效率和机关的运转。 这就迫使人们不得不寻求一种机关和档案馆均能摆脱困境，处于机关和档案馆之间，统一管理和机关文件的新的机构，这种机构目前最好的形式就是“文件中心”。三、深圳市文件中心的成立及其职能    为了与国际惯例接轨，结合深圳市建立市民中心实际，2000年深圳市档案局向市政府提出了建立深圳市文件中心的建议。该建议立即得到市政府

61、的支持，2001年深圳市政府第三十四届常务会议决定，在深圳市民中心建立政府文件中心，进驻市民中心的二十多个局级单位不再单独设置专门档案室，由“文件中心”对处理完毕的文件进行统一管理，以利于政府信息资源共建共享，提高政府行政效率和水平，降低行政成本。2002年4月深圳市人大常委会通过的深圳经济特区档案与文件收集利用条例第二章第八条规定“市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件机构”，从而以法律的形式确定了文件中心的地位。2002年9月，深圳市机构编制委员正式下文批准建立“文件中心”（副处级事业单位，人员编制9人）。同时，市政府将市民中心大厦10000划拨给市

62、档案局（馆）。主要作为“文件中心”和文档阅览中心使用。这样，从根本上解决了“文件中心”的机构设置、办公场地和人员编制问题。2003年深圳市政府颁布的政务公开暂行规定要求把文件中心办成对市民信息公开的窗口。根据2002年深圳市人大常委会通过的深圳经济特区档案与文件收集利用条例和深圳市机构编制委员会下发的关于成立深圳市档案局文件管理中心的批复的精神，深圳市文件中心的主要职责为： (一)、负责接收和采集市属党政机关、事业单位处理完毕应归档的纸质文件和电子文件； (二)、负责对接收的文件进行分类、鉴定、整理、著录、索引、编目、统计和保管，对文件实体进行加工、消毒、数字化、缩微处理； (三)、负责采集各行业、专业信息数据库，对接收的电子文件进行有序整合和标准化处理，建立目录中心； (四)、负责电子文件信息传输、存储和安全维护； (五)、负责向党政机关、事业单位及社会组织提供纸质文件和电子文件的查询利用；(六)、向市档案馆（及数字档案馆）移交保管期满,具有永久保存价值的纸质文件和电子文件，并对无保存价值的文件进行鉴定作销毁处理。综上所述，“文件中心”的建立具有