某知名公司人事助理职位说明书

1、目录职位说明书1.职位概述1.1员工档案的管理1.2员工合同的管理1.3员工生日相关事宜1.4员工意外保险1.5工伤保险的理赔1.6外联事务1.7工作居住证的办理1.8各类证明的出具1.9部门文件的管理1.10各类员工数据的提供2.工作内容描述2.1员工档案的管理 2.1.1一级档案我公司与北京市职业介绍服务中心海淀分中心签订集体委托保存员工档案的合同书，凡是公司招聘的北京城镇户口员工转正后须将档案转入公司集体户头存档。海淀分中心为我公司代办相关人事档案管理业务。其内容包括：档案寄存管理、存档人员职称评审、生育管理、出具各类人事证明，提供应届毕业生接收服务（为委托单位提供应届毕业生就业政策咨询

2、，申报应届大中专毕业生需求计划，为接收的大中专毕业生按转档案，办理转正定级手续等）。a. 办理员工档案的调入拥有北京城镇户口的员工转正后，人力资源部将通知其办理转档手续。通常会有以下两种情况：* 员工同意将其档案转至本公司集体户头；有以下三种情况：-档案存放在原单位或职介的员工至人力资源部领取商调函及委托存档人员登记表，由其本人填写完整后，到其档案存放地办理档案调出手续。-档案存放在街道的员工将求职证交人力资源部，领取委托存档人员登记表，由其本人填写完整后，至档案存放地办理档案调出；同时人力资源部为其办理招工手续，即填写招聘职工花名册并申请加盖公章。-在我公司实习的有北京市城镇户口的员工毕业转

3、正后，需到人力资源部领取高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表及委托存档人员登记表，由其本人将两份表格填写完毕后交回人力资源部，由人力资源部为其将表格其他部分完成，并申请加盖公章。员工将档案调出后，交至人力资源部，由人力资源部开具工资证明，统一将档案存放在北京市职介中心海淀分中心的集体户。由职介审查，材料齐全者，入档；材料是否齐全，主要看该员工的档案中，是否包含委托存档人员登记表、原档案存于街道的还要看是否包含招聘职工花名册、由实习生转为正式员工的看是否包含高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表：材料不齐全者，返回，补齐后，重新办理。* 员工不同意将其档案转至本公司集体户头；有以下

4、三种情况：-退休人员可将退休证件复印件交人力资源部。-下岗、待岗人员将单位出具的证明的复印件交人力资源部（本人身份证明及社会保险交纳情况证明）。-档案暂不能转入公司的员工必须出具书面说明材料交至人力资源部备案。b.办理员工档案的调出已将档案存至我公司集体户头的员工办理离职手续的同时，人力资源部将档案转移通知发至该员工，通知他公司将保留他的档案在海淀职介继续存档一个月，一个月之后，将其档案转入其个人户头或转移至街道。在接到人力资源部发的转档通知之后，离职员工到人力资源部领取转档介绍信，该员工凭此介绍信到海淀分中心办理转档手续。c.流程图参照以下流程图，我们简单回顾一下有关一级档案调入及转出的相关

5、事宜。本人出具书面说明交人力资源部备案公司录用的北京市城镇户口员工不调档（含不能调档）调档档案存原公司或职介的员工档案存街道的员工档案存学校的原实习生至人力资源部领取商调函员工至人力资源部领取招聘职工花名册员工至人力资源部领取高等学校/中等专业学校毕业生见习期考核鉴定表员工及公司填写完整之后加盖公章本人填写委托存档登记表员工至原档案存放地办理档案调出手续将档案交至人力资源部人力资源部将档案交至职介中心存入海淀职介员工离职时，至人力资源部领取转档介绍信员工到海淀职介办理档案调出手续存入海淀职介审查不合格审查合格d.存档费用的结算每年2月份前往北京市职业介绍服务中心海淀分中心查询本年度存档人数及存

6、档月份明细，经过核查确定前一年的员工存档费用，申请支票后，通知海淀职介的联系人携发票到公司来取存档费用支票。e.相关联系人及联系方式北京市职业介绍服务中心 海淀分中心地址：北京市海淀区西三环北路27号 （北科大厦5层）冀燕玮 （存档部部长） x （010）68428254/ 68719543传真： （010）687285一三邮编： （）100089手机： 2.1.2 二级档案a.二级档案的内容员工从入职我公司之日起，公司就为其建立起一套二级档案，二级档案即该员工入职我公司后的所有与其个人有关的资料信息。一套比较完整的二级档案包括：职位申请表、个人简历、面试标准问题、面试评核表、入职须知、身份证

7、复印件、学历证明复印件、体检报告、培训考试答卷、培训记录表、培训评核表、紫玉山庄员工操守规定、周报月报、转正文件（包括转正申请书、转正评核表、转正通知书）、调职调薪记录、奖惩记录等。b.二级档案的存放及管理*正式员工公司里所有正式员工的二级档案均按照部门分别存档管理。现有的存档方式为：一个部门所有员工的二级档案装订于一个打孔文件夹中，并在文件夹扉页做一个目录，列出“序号/姓名/性别”三项，以便进行对二级档案的查找和管理。我公司的员工信息电子数据库，是我们进行人员数据分析，人员查找，员工合同管理等最重要的数据资料库。其项目内容包括：序号/部门/员工编号/姓名/合同情况/性别/政治面貌/职务/出生

8、年月/身份证号码/婚姻状况/子女情况/户口/出生地/存档情况/家庭电话/手机呼机/学历/职称/证件/专业/民族/参加时间/入司时间/劳动合同起始时间/劳动合同终止时间/办公电话/招聘渠道/所受奖罚/参加外训/家庭通讯地址 其中，“合同情况”指该员工的合同现在所处的状态：待做（旧本合同书已用完，即将使用新的合同）、待签（已通知合同期满的员工到人力资源部续签合同，等待过程中）、申请公章 （合同书准备就绪，并且员工已在乙方处签名，公章申请的过程中）、待发（新的合同书生效，已通知该员工来人力资源部领取，等待过程中）；“参加时间”是指我公司在职正式工第一次参加工作的时间；“入司时间”是指在职正式工入职我

9、公司的时间；表样如下：截止至每周五的中午11：30，对本周入离职的人员名单进行更新。根据从招聘助理处接收的新入职员工部分二级档案，按照部门的划分将其信息录入上表；同时根据从人事主管处接收的本周离职人员名单，将名单中的员工从此表中搜索出来，并将其完整信息剪切、粘贴至离职人员名单表格中，该表格样式如下：定于每个月的15日之间，根据本月入离职人员名单汇总，将保险柜中的文档版员工二级档案进行更新。其工作内容主要包括：-将有发生内部调动的员工二级档案，从原部门转入新部门；-将本月新入职的员工二级档案，归整入其所在部门的文件夹中统一管理保存；-将本月离职人员的二级档案从原所在部门的文件中取出，并封装在档案

10、盒中保存，作为该员工的备案资料信息。*临时工的信息资料管理我们建立了一个临时工的信息资料库，不同于正式工的电子数据库，临时工的数据资料我们只保存了其姓名、部门、性别、身份证号、户籍和入职时间。并且我们要求俱乐部、保安部、总务部、工程部、物业部、销售部这几个有临时工在职的部门于每个月的25日将当月临时工入离职情况发送邮件至人力资源部，由人事助理统一对现有的临时工信息资料库进行数据更新。c.员工职员证的发放员工在人力资源部办理完入职手续之后，由其本人持人力资源部出具的入职通知单于周二下午到市场推广部照相，以办理职员证。市场推广部将职员证做好以后，分批交至人事助理，各新入职员工于每周四下午可前往人事

11、助理处领取已印刷好的职员证。人事助理应根据部门库存中新职员证塑料套及挂绳的数量，及时到总务库房领取。d.健康证的收管*健康证的种类我公司现收管的健康证分为：北京市卫生局监制的北京市公共卫生从业人员健康体检合格证公共场所类型和食品卫生类型，以及由中华人民共和国卫生部监制的预防性健康体检/卫生培训合格证共三种类型。一套完整的健康证明是指卡形式的北京市公共卫生从业人员健康体检合格证和卫生法规知识培训合格证共两张，或者红色小本形式的预防性健康体检卫生培训合格证一本。所有健康证的有效期均为一年整。*健康证的收管我们公司新入职的俱乐部所有员工、物业部及总务部保洁都需办理健康证，并在办理完入职手续之后交人力

12、资源部人事助理收管。因此我们采用了表格登记的形式，以规范健康证件的管理。如下表： 健康证管理情况姓名北京市 公共卫生健康体检 合格证卫生法规知识培训合格证体检日期取走日期领取人小丽2005.05.11小田2006.02.16小明2006.02.22小李2006.02.20采用此表格能够直观而全面的掌握所管理的健康证及其所有者的信息，从而了解所保存健康证是否仍处于有效期，或者健康证是否已经被本人取走或别人代取，取走的日期以及等等。*健康证续办费用的包销我公司不承担初次办理健康证件的费用，但是健康证续办的费用，我公司予以报销。具体流程为：健康证件所有者到人力资源部取走即将或已经到期的健康证，至北京

13、市卫生局或中华人民共和国卫生部办理健康证的续办。手续完成后，将新办的健康证交至人力资源部收管，人力资源部登记完毕后，由其本人填写报销单，凭发票至财务部办理健康证续办费用的报销手续。22员工合同的管理2.2.1 签订劳动合同的意见征求 a.首次签订劳动合同的意见征求员工入职满一个月，公司应当与其签订劳动合同。因此在员工入职后25天左右，由人力资源部征求部门经理意见，决定是否与其签订劳动合同。具体操作方式为：每天早上及时查看电子数据库，利用电子数据库来查找首签合同的明细。将“合同终止时间”下拉列表选择为空白状态，然后再根据“合同起始时间”查找距离当天时间最近的即将与其签订合同的员工名单。一般首签合

14、同的意见征求单将提前35天时间发至各个部门经理的手中，并提醒经理提前12天将意见征求单返回至人力资源部。举例如下：总务部/ 张三/ 职务为：行政文秘/入职时间为2006-4-23/合同首签时间为 2006-5-23则应在5月20日之前将张三的信息筛选出来，并为其制作一张合同首签意见征求单，交由人力资源部经理签字之后，发至总务部经理处进行意见征求。表样如下：首次合同签订意见征求单部门：总务部以下人员入职将满一个月，如决定留用，公司将与其签订为期3个月的劳动合同。烦请您将意见于5月23日之前反馈至人力资源部。谢谢！序号姓名性别职位到职日期合同签订时间是否同意首签1张三男行政文秘2006.04.23

15、2006.05.23人力资源部 2006年05月20日部门经理签字确认：2006年05月 日若部门经理返回的意见为同意首签，则公司将与其签订期限为三个月的固定合同；若部门经理返回的意见为不同意首签，则由部门经理找该名员工谈话，说明公司将不与其签订劳动合同。下面让我们用流程图来总结回顾一下以上内容：整理入职满25天，即将签订劳动合同的员工名单，列明细表，发至经理邮箱整理出各个部门的意见征求单，并请经理签字意见征求单用信封密封发送至各部门经理各部门经理将意见征求单返回与员工签订固定期限为三个月的劳动合同由部门经理通知员工，不与其签订劳动合同同意签订不同意签订 b.续签劳动合同的意见征求员工的合同到

16、期前一个月应由人力资源部通知其续签合同或是不予续签。予以续签合同的员工，通知其携带本人保存的合同书于合同到期当天到人力资源部续签劳动合同；不予续签合同的员工，通知其到人力资源部领取不予续签通知书。具体操作如下：-根据人员电子数据库，对“合同终止日期”进行筛选，于合同到期前45天，将合同即将到期的人员名单整理出来，电子版发送给经理。-按照不同的部门整理出续签合同的意见征求单，请经理签完字以后，发送至各个部门经理。-请部门经理于合同到期前35天左右将意见征求单返回。根据部门经理返回的意见，提前三十天通知合同即将到期的员工续签合同或是领取不予续签通知书。例如：预算部 /李四 /职务为土建预算员 /合

17、同于2006年6月25日到期我们应当在5月10日左右整理出6月25日合同到期的人员名单，即可发现李四的合同在此即将到期的合同之内。在整理出6月25日合同到期的人员名单之后， 整理出各个部门的合同续签意见征求单，假设预算部只有李四一人于6月25日合同到期，则于5月一五日左右给预算部经理发如下意见征求单一封：续签合同意见征求单部门：预算部以下人员与公司签订的劳动合同即将到期，烦请您于2006年05月20日前将意见反馈至人力资源部（首次续签不可超过6个月）。序号姓名性别职位到职日期合同到期 时间已签次数是否同意续签签订期限（3个月/6个月/1年）1李四女土建预算2006-3-62006-6-251人

18、力资源部 2006年05月一五日部门经理签字确认：2006年05月 日（在这里需要说明的是：关于合同续签的时间期限有3个月、6个月、一年三种。首次续签合同不可超过6个月。）当预算部经理将意见征求单返回交至人力资源部后，接下来我们根据意见征求的结果分别施行两种不同的步骤。若预算部经理返回的意见为同意续签，续签期限为6个月，则我们应于5月25日至6月一五日之间通知李四携带本人保存的那本合同书于6月25日到人力资源部续签。若预算部经理返回的意见为不同意续签，则我们应于5月20日至5月25日之间，通知李四本人到人力资源部来领取不予续签通知书，如下：通 知 书致：李四小姐你与公司签订的劳动合同将于200

19、6年6月25日到期。经公司研究决定，劳动合同到期后不再续签。请你在接此通知后至合同到期（2006月6月25日）期间办理工作交接，并请你在劳动合同到期当日（2006年6月25日）正式办理离职手续。特此通知。北京紫玉山庄房地产开发有限公司2006年5月25日此通知书的原件发至李四本人，并请李四在通知书的复印件上签名字、日期，留至人力资源部备案。接下来，我们同样以流程图的形式来加强一下对以上工作内容的印象。整理合同于45天后到期的人员名单，并列明细表，发至经理邮箱按部门整理出续签合同意见征求单，并请经理签字于合同到期前40天将续签合同意见征求单用信封密封发送至各部门经理，请求定期返回各部门经理于合同

20、到期前35天将意见征求单返回提前1030天通知员工于合同到期当天到人力资源部续签劳动合同提前3035天通知员工到人力资源部领取不予续签通知书，并签字确认同意续签不同意续签2.2.2 劳动合同的制作制作一本待签的信息完整无误的劳动合同，需要完成以下步骤：a.首次签订的劳动合同书首先是内容的填写：-空白合同书第1页，“法定代表人”属于北京紫玉山庄房地产开发有限公司的员工劳动合同，此处填写：黄美廉。属于北京集祥物业管理有限公司及北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司的员工劳动合同，此处填写：付传浩。-空白合同书第2页，第二行“（以下简称乙方）”前，填写签订合同的员工姓名。-劳动合同书的第一章：第一条 本合

21、同为期限合同。 空白处填写： “固定”两字。第二条 本合同于 年 月 日生效，至 年 月 日终止。 空白处填写：合同签订日期； 合同终止日期。第三条 试用期 月，试用期满前一周，经乙方申请，部门和公司批准，乙方成为甲方正式员工。 空白处填写： 首次签订 “半” 续签 划去-劳动合同书的第二章：第五条 乙方在甲方的工作岗位为 部门。 空白处填写：员工所在部门-劳动合同书的第四章：第十一条 甲方每月5日前以货币形式支付乙方工资，月标准工资为 。 空白处填写：员工的月标准工资 填写规范为：￥（小写），即（大写）元整合同的内容已填写完整，接下来需在空白合同书的第1、2页相关空白处盖章。第一页 甲方：

22、注册地址：甲方处根据签订合同员工所属公司分别盖上其公司抬头：北京紫玉山庄房地产开发有限公司部门包括：外联部 人力资源部 财务部 总务部 预算部 市场推广部 销售部 经营发展部 外联部 项目部 工程部 北京集祥物业管理有限公司部门包括：物业客服部 物业维修部 保安部北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司部门包括：俱乐部客服部 俱乐部销售部 俱乐部餐饮部 俱乐部康体部 俱乐部酒店部第二页 根据中华人民共和国劳动法和有关法律法规， （以下简称甲方）此空白处与第一页甲方处的公司抬头一致。一式两份相同的合同完成后，最后的步骤是用口取纸在合同书的封面上贴上签订该份合同的员工姓名。b.续签的劳动合同书从劳动合同书

23、的第8页起为劳动合同续订书，其填写方式，参考劳动合同书第2页上第二章内容。完成以上的步骤后，一份待签的合同书就做完了。2.2.3 劳动合同的签订首次签订劳动合同的员工，在阅读完待签劳动合同书，并确认无疑义之后，在签合同书的第一页填上个人信息，第七页的乙方处签名，签日期。续签劳动合同的员工，则只需在合同书第8页的续签记录上签名、签日期即可。2.2.4 劳动合同申请公章整理已签订好的劳动合同书，并整理出表的人员明细，例如： 合同签订明细 制表人：刘雯 制表日期：2006.04.21序号部门姓名合同起始合同截至备注1财务部小明2006-5-252006-11-252销售部小红2006-5-25200

24、6-11-253预算部小李2006-5-252006-8-254预算部小张2006-5-252006-11-255总务部小刘2006-5-252007-5-256总务部小王2006-5-252006-11-25将合同签订明细与公章申请单一起用黑色文件夹密封装好，请经理签完字后，交至外联部审核，最后上交黄先生审批。2.2.5 劳动合同的发放一式两份的劳动合同书盖好公章以后，即打电话通知员工到人力资源部来领取其中的一份劳动合同书。在这里应注意的是，劳动合同书属于jimi档案，只能由签订合同的员工本人来领取。若该员工在电话通知后较长时间未到人力资源部来领取合同，则将劳动合同书用信封密封，用文件传递发

25、送至该员工所在部门的部门经理，由其部门经理发至其本人。另一份劳动合同则在人力资源部作为该员工的二级档案统一保存。2.2.6 员工合同管理流程图下面，我们仍然用流程图来巩固一下员工劳动合同管理的相关内容。签订合同的意见征求制作劳动合同书发放不予续签通知书由部门经理通知其不予签订劳动合同同意签订不同意签订续签首签签定劳动合同劳动合同申请公章发放劳动合同将劳动合同归入二级档案库存档2.3 员工生日相关事宜2.3.1 整理过生日员工名单每月一八日根据员工电子数据库表格中“出生日期”，整理出下个月过生日的员工名单，如下表：5月份生日员工序号部门姓名性别生日备注1外联部魏京霞女5月21日2人力资源部刘雯女

26、5月24日3人力资源部李林松男5月6日4市场推广部鹿浩青男5月10日5预算部胡伟女5月12日6预算部罗健男5月20日7总务部程龙飞男5月21日8工程部怀宝文男5月21日9项目部程晓报男5月12日10物业维修部常磊男5月29日11保安部李晓文男5月10日12保安部卜祥华男5月25日一三俱乐部客服部隗娅楠女5月20日14俱乐部客服部王剑虹女5月2日一五俱乐部客服部李丹女5月24日16俱乐部餐饮部陈钢男5月一八日17俱乐部餐饮部李素霞女5月9日一八俱乐部酒店叶菲女5月1日19俱乐部酒店苏莎莎女5月10日20俱乐部酒店董晖男5月27日21俱乐部酒店姜超男5月7日22俱乐部酒店南伟男5月一八日并将此表格

27、发送至经理邮箱。2.3.2 编写生日祝词为下个月过生日的员工编写生日祝词，希望祝词中的语言能够使员工感到温暖，贴心，能够使员工感觉到公司在关注，关心着他们。举例如下：魏京霞：5月21日心到、想到、看到、闻到、得到，连同生日祝福一起送到你的手中，希望能带给你和你的宝宝健康、好运与无尽的欢乐。叶菲：5月1日祝昔日的“叶小胖”，今日的“叶小美”生日快乐！祝你在新的部门学到更多新的知识，掌握更多新的技能，拥有更多的收获！2.3.3 生日卡片的制作每月20日，将制作生日卡片的美工单，及空白的生日卡片交至市场推广部。并将生日祝词以电子的形式发送。空白卡片用完后，填写领料单至库房领取。每月25日左右，卡片制

28、作完成。2.3.4 请黄先生为生日卡片签名每月25日，将生日卡片送交至黄先生签字。2.3.5 生日卡片的发放每月30日，将已制作完成的生日卡片交至下月负责发放员工生日礼物的同事。2.3.6 员工生日卡片制作流程图整理过生日员工的明细列表，并发送邮件给经理编写生日祝词制作生日卡片生日卡片请黄先生签字生日卡片的发放2.4员工意外保险作为我公司的一项福利措施，我公司每年都为所有在职员工（包括临时工）上商业意外保险。2005年底，我们在太平洋人寿保险公司给员工上的意外保险如下：紫玉山庄员工保险计划投保险种:主险:团体人身意外伤害保险附加险:团体人身意外伤害医疗保险保额保费测算:险种主险+附加险保额2万

29、+5000元=25000元/人/年保费30元+一五元=45元/人/年投保658人保费合计45元*686人=30870元注:以上所有人员均按一类岗位人员测算保费2.4.1 保险的签订a.审核人身保险单，操作说明及委托书例如：2005年底，与太平洋人寿保险的操作说明及委托书样板操作说明1、 投保人按实名投保，发生人员变动时，及时将人员变更情况加盖公章并以传真方式传给保险人。保险人在人员变更上登记收到传真的时间并盖章，由办理本保险的业务员（代理人）签名将确认件传回。变更人员的保险生效期以保险人收到传真的时间为准。2、 人员变更后，每月根据传真件办理保险变更手续。3、 北京集祥物业管理有限公司、北京建

30、发建筑工程有限公司和北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司委托北京紫玉山庄房地产开发有限公司代为办理其职工的投保手续。中国太平洋人寿保险公司 北京紫玉山庄北京分公司 房地产开发有限公司2005年11月21日 2005年11月21日 委托书兹委托北京紫玉山庄房地产开发有限公司代我公司办理职员本年度团体人身意外保险及附险事宜。此致北京紫玉大自然康体俱乐部有限公司2005年11月21日b.人员的核定统计我公司所有在职员工的信息，核定人数，列出明细表。例如：序号姓名身份证号码1吴井元702433x2王振海3728241979072106一五3吴景雨320431x4徐 杰5张国文6吴 林14317吴景忠719

31、431x8房建波9黄守才10王树国c.申请支票核定完全公司参保人数之后，确定参保的费用额度，写内联单主送黄先生，抄送财务部，申请支票。例如：内 联 单文 号：0511-09 加急 缓急 普通标 题：关于申请支付团体人身保险费用支票事宜附 件：2005年11月，我公司需办理下一年度的团体人身保险，投保总人数为682人。需缴纳保险费的总额为：682*45=30690元。现申请一张金额为30690元的支票，以办理缴费手续。请总经理批示！ 主 送：黄先生 抄 送：财务部转 送：拟稿人：人力资源部 刘雯 部门经理：部门经理：经办部门经理1经办部门经理2建议/意见建议/意见回复/跟进期限回复/跟进期限打印

32、日期：2005年11月24日 打印份数：1北京紫玉山庄 d.人身保险单盖章生效人身保险单由我公司和保险公司双方盖章生效。2.4.2 参保人员的更新每周五根据当周入离职人员的名单，将原始人身保险单上的参保人员名单进行更新。具体操作如下：-将离职人员从参保人员名单中筛选出来，并查到他在参保人员表上的序列号，从原表中删除；-将新入职人员的姓名及身份证号排列到已删除人员信息的原序号中去；-将人员更新的明细发传真至保险公司；人员更新明细例如：人员变更明细序列原序号原名单 更新后名单身份证号1161申永涛（删除）2265肖振刚刘俊起42013252刘芳康新国4534王俊杰朱海正1一八35590王俊杰张福友32016526贺京军王立旺7529常宝奎高兴法3426227906057718552苗向利朱军2一八3-保险公司发传真至人力资源部核实确认。-每月进