中国IT场年会会议流程管理手册

1、2005 年 中 国 IT 市 场 年 会会议流程管理手册目录分组职责任务31、领导小组成员32、专项小组职责3、分期落实计划81、会务组82、招商组103、秘书组114、综合组13、现场流程管理151、现场工作管理15一、分组职责任务1、领导小组成员：组长：副组长：组员：2、专项小组职责：(1)会务组职 责：负责会议现场正常进行的一切会务保障工作。任 务：1 |选看场地| 2 |确定地点| 31交付订金| 41说明要求饭店提供配合的 叵 5恰署协、议| 6帆讨布展方案71确定布展方案| 8 -督布展设计| 91布展施工监督| 101制定当日流程实施表| 11 |确定现场人员分工121现场布置

2、调配| 131灯光音像控制| 141邀请摄影摄像| 151提出摄 制要求| 161验收拍摄成果T| 171制作成册181内部彩排设备安装| 191现场彩排| 201宣传片制作| 21 |笔记本内容装载| 221资料运输| 231物品运输241桌签摆放| 251用餐安排|261引导牌设置|27 |嘉宾上场引10281同传设备安排I 29 I工作证301车辆及运输人员安排来宾停车场预定31 |安排兄弟单位到场布展及彩排|32 |与参展兄弟单位的联系33 |与7家参展媒体的联系|34恸地布线人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组 长：王晓东（1、2、3、4、5、6、7、8、9、11、12、14

3、、15、16、17、19、20、23、24、26、31）副组长：组 员：张金海林琳田苑、鲁卫（2）招商组职责：负责整个会议正常进行的一切经费保障工作任 务：1招商方案制作2明商合同制作3 |明确对厂商的4 |邀请及确认 赞助商发言人| 5 |邀请厂商参会人6帙待厂商贵宾17 |引领贵宾签到及进入会场| 8 |收集及确认厂商演讲文 稿或PPT 9收集及确认厂商展板展品10收集及确认厂商会刊资料和广告| 11收集及确认厂商LOG。12邈 及确认厂商现场发放资料131会后厂商宣传跟回14实合同收款人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组 长：组 员：（3）秘书组职责：负责整个会议正常进行一切资料

4、保障工作。任 务：1 |新闻总稿| 2 |分类深度报道| 3-料内容撰写（会刊、摘要、简介、邀请函）| 4 画内容收集确认5 |资料内容设计6 |资料印刷 7 |部领导、院领导、公司领导讲话稿8主持人串词| 9 |公司报告 PPT制作| 101其它PPT制作（演讲人名录、图片）| 11 |演讲人 购 12 .持人演练|13件会综合总2报厂| 14陟供获奖厂商名厂人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组 长：组 员：（4）综合组职 责：负责整个会议正常进行的一切人员邀请接待保障工作。任 务：1、院领导邀引2 |公司领导参会国3悚体记者邀请| 4 |用户代表 至6版到表设计制作19 |部院领导

5、及厂商贵宾接待| 10 |普通厂商代 表接待111悚体记者接待| 12 |外宾接待| 13 |胸花购买| 14 |胸花佩戴 15修会胸卡发放"16检到本笔购卖17 |名片收集| 18料装袋、发放119 |大门迎宾| 20 签到处迎宾| 21 |会场迎宾| 22一宾室迎宾231会场秩序维持| 24 |提供桌签名单| 25 |桌签名单摆放次用26 |会前广告 因27公后媒体宣传28 |奖牌的制作人 员：（括号为该人员负责任务）分管领导：组 长：副组长：工作人员：1、贵宾邀请：2、参会代表邀请：3、媒体工作：4、海外媒体及来宾邀请:5、会议礼品及用品购置:分期落实计划（当日安排见第三章）（

6、1）、会务组:时间段时 间工作内容责任人备注前期准备(10.14-11.11 )第一周1.10-1.16布展方案设计王晓东1.11-1.12再次与酒店确认各项事宜，完成申报手 续王晓东1.17布展方案比稿第二周1.20-1.23布展方案研修改、确认*总定稿1.20-1.23确定参展兄弟单位、明确要求1.20-1.23联系参展兄弟单位、解决问题（媒体7家，其余4家）1.22落实其它组情况，提交会议预算。第三周1.20-1.24确定摄影摄像公司配 合1.20-1.24确定礼仪服务人员1.10-2.1厂商LOGO落实，提交布展厂商2.19-2.20再次确定会议当日现场流程马总提 供2.19-2.21

7、制作工作证2.19-2.21收集桌签名录，传真至酒店；来宾停车位 预定。2.20向其它组收集 PPT,装入笔记本，确定笔记本及控制人员。相关人 员提供内 部 彩 排2.20开会确定本组彩排人员2.20公司内部彩排，布置场地，调试设备， 安排顺序2.20兄弟单位彩排现 场 彩 排2.22再次向招商组落实厂商布展资料2.23 晚资料运输至会场2.23 晚布展2.24上午确认桌签，引领牌等事宜，礼仪小姐培 训2.23 晚设备调试、彩排2.23 晚进行现场彩排导演、协助其它组熟悉场 地。协助兄弟单位彩排熟悉场地2.24上午各组就位后期服务(11.19-12.6)2.25-3.5结清第三方费用，相关资料

8、留底备用(2)、招商组时间段时 间工作内容责任人备注前期准备(10.14-11.11 )第一至三周1.4-1.30招商材料发放客户经 理招商令同制作客户经 理公司领导 支持明确对1商的要求客户经 理领导审核邀请及确认赞助商发言人客户经 理领导审核邀请厂商参会人员客户经 理第四周2.19-2.23收集及确认厂商演讲稿或PPT客户经 理收集及确认厂商会刊资料和广告，提交 秘书组制作2.19-2.23收集及确认厂商展板展品收集及确认厂商现场发放资料2.19收集及确认厂商 LOGO客户经 理内2.20安排本组彩排工作部 彩 排审核客户ppt及其它相关资料客户经 理现 场 彩 排2.23 晚转入综合组协

9、助彩排接待工作客户经 理2.24上午熟悉现场环境，审核客户布展情况，进 行来宾接待模拟审核客户ppt,模拟客户演讲审核1商桌签、相关人员就位客户经理后期服务(11.19-12.6)2.243.4会后厂商宣传跟踪落实合同收款客户经 理黄总审核 监督（3）、秘书组（名单黄总确认）时间段时间工作内容责任 人备注前期准备(1.6 1.24)前三周1.10 1.30资料内容撰写（会刊、报告摘 要、公司简介）1.13 1.31资料内容收集确认向*总确认袋装资料内容， 并负责 收集1.13 1.27资料内容设计负责所有资料的设计1.10 1.17邀请函内容确定及制作向马总确认邀请函内容1.131.26部领导

10、、院领导、公司领导讲 话稿各部门总经理给予相应配合新闻总稿、新闻通稿、分类深 度报道撰写各部门总经理给出相关新闻稿1.24 1.27公司报告PPT制作与相关演讲人协调制作 PPT内容1.28将PPT提交于黄总第四周2.192.22部领导、院领导、公司领导讲 话稿定稿其它PPT制作（演讲人名录、 图片等）由招商组与客户确认后提供给*资料印刷完成（会刊）与招商组确认厂商资料后，报 * 总最终确认会刊内容后，交 * 印刷主持人串词2.21演讲人彩排演练内部彩排2.192.20确定本组彩排分工将ppt装入笔记本，彩排时完善ppt将*总确认后的PPT交张金海现场演讲人演练、主持人演练后期服务(2.243

11、.5)跟踪媒体报道年会综合总结报告（4）、综合组（请徐总确认相关人员）时间段时间工作内容前期准备第一至一 周1.10-1.21部领导初步邀请院领导初步邀请第一轮媒体预热、会前广告投放大量发放邀请函（含电子邮件）、请柬，邀请各类参会人员第三周1.21 -1.25用户代表初步确认相关回执确认参会贵宾（部、院领导等）初步确认第二轮媒体宣传中期落实彩 排 准 备2.19-2.22用户参会人员再次确认参会贵宾（部、院领导等）再次确认媒体记者邀请外宾邀请提供桌签名单2.23 晚资料装袋胸花购买桌签名单摆放次序签到表设计制作、签到用品（本、笔）购买公司领导参会通知2.23全体组员入场熟悉各自岗位，模拟接待工

12、作现2.24上午各人员就位场桌签摆放次序上报领导小组彩排后期服务2.24-3.5征集参会人员反馈意见、致参会人员感谢信。(2.182.28)如05年IT市场年会现场分工及时间安排2005年2月23日晚I、布展组负责人：场内布展组：场外布展组：布展协调：彩排组：公司演讲人场内布展组相关工作人员，23日中午1点进入会场布展。田苑负责场内搭建、设备调试。场外布展组相关工作人员，24日凌晨1点进入外场布展。林琳负责场外厂商展示区、兄弟单位展示区、报告墙、各个签到处布展，鲁卫负责与酒店协调。2005年2月24日上午7 9点ii、会议服务组负责人：厂商接待小组：兄弟单位接待小组：资料运输组：资料装袋组：现

13、场协调组：桌签摆放负责人：以上各小组相关工作人员，24日上午7点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员协助厂商展示区工作人员清点厂商资料，进行布置工作。24日上午7点全体到岗，有关负责人安排桌签位置。鲁卫负责与酒店协调、与各组组长协调，厂商接待组工作人员主要负责厂商展板、宣传品的接受、摆放、排序，资 料运输组主要负责资料的运输及搬运至指定地点，协助装袋组装袋。现场协调组负责协调公司内部各部 门之间的工作及工作人员的后勤保障。2005年2月24日上午9-11点布展组进行初步设备调试，信号走台。场外布展组与厂商接待小组合作核实厂商及兄弟单位展板、宣传材料收集情况，及时与厂商与兄弟单位联系。资料装袋组应

14、于11 点前资料分装完毕，并摆放到位。2005年2月 24日上午11 12 点布展组布展组进行最后彩排、调试设备、清场做最后准备。会议服务组在负责人的带领下再次熟悉场地、各组工作人员对工作做最后检查。会议现场分工：I 、政府贵宾负责人：签到处：接待：部级领导接待：信息产业部领导接待：其它部委领导接待：车位引领司机接待：II 、厂商贵宾负责人：签到处：总接待：接待小组：软件：主机：外设：行业信息化：集成电路：2005 年 2 月 24 日下午 1 点至 5 点以上两组相关工作人员，24 日上午 7 点进入会场熟悉场地。厂商接待小组成员协助厂商展示区工作人员清点厂商资料，进行布置工作。有关负责人安

15、排桌签位置，接待人员熟悉各自接待贵宾的位置，进行接待模拟。下午一点接待工作正式开始，在政府及厂商主要贵宾来齐后，1 点 50 分左右，由唐杰、刘献军及黄涌组织贵宾到报告墙前合影留念后进入会场。2005 年 2 月 24 日下午 5 点至 8 点以上两组相关工作人员，24 日下午5 点半到岗，接待工作正式开始。2005 年 2 月 25 日上午 7 点至下午5 点以上两组相关工作人员，25 日上午7 点到岗，做好准备工作，上午8 点接待工作正式开始。下午 1点相关工作人员到岗，1 点 15 分接待工作正式开始。25 日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放。III 、普通来宾负责人签到处

16、：2005 年 2 月 24 日下午 1 点至 5 点以上工作人员24 日上午 7 点进入会场熟悉场地，清点会议资料，组织装袋放入会场。布置接待（签到册、抽奖箱、奖品、资料等）。下午一点接待工作正式开始。会议结束后，由郭晴负责收集（礼仪小姐提供）获奖名单，核实领奖者身份后发奖。2005 年 2 月 25 日上午 7 点至下午5 点以上工作人员25 日上午 7 点全体到岗，布置接待（签到册、抽奖箱、奖品、资料等），上午8 点接待工作正式开始。下午1 点相关工作人员到岗，1 点 15 分接待工作正式开始。下午会议结束后，由郭晴25 日上、下午在签到处准备好多余的会负责收集（礼仪小姐提供）获奖名单，

17、核实领奖者身份后发奖。 议资料，以备发放IV 、新闻中心负责人：国内签到处： 海外签到处： 海外嘉宾引领： 同传设备发放回收： 接待： 直播设备：2005 年 2 月 24 日下午 1 点至 5 点24 日上午 7 点全体到岗，布置接待（签到册、车马费、资料等），设备负责人安装调试电脑，网络，打印机、同传设备（除外宾外收取押金）等。下午一点接待工作正式开始，按计划进行直播，组织相关 记者在贵宾室专访。2005 年 2 月 24 日下午 5 点至 8 点以上工作人员24 日下午 5 点半全体到岗，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负责人检查电脑，网络，打印机、同传设备等。布置接待（签到册

18、、车马费、资料等）。下午6 点接待工作正式开始。2005 年 2 月 25 日上午 7 点至下午5 点以上工作人员25 日上午 7 点全体到岗，清点会议资料，组织装袋放在记者签到处，设备负责人检查电脑，网络，打印机、同传设备等。布置接待（签到册、车马费、资料等）。上午8 点接待工作正式开始，按计划进行直播，组织相关记者在贵宾室专访，下午1 点相关工作人员到岗，1 点 15 分接待工作正式开始。25 日上、下午在签到处准备好多余的会议资料，以备发放。V、院内单位展区负责人：2005 年 2 月 24 日下午 1 点至 5 点以上工作人员24 日上午 7 点进入会场熟悉场地，摆放各单位会议资料，设

19、备负责人安装调试电脑，演讲员彩排。24 日上午 9 点 （根据布展情况）全体到岗，演讲员再次彩排。下午一点接待工作正式开始，1 点 40 分开始演讲两遍。2005 年 2 月 25 日上午 7 点至下午5 点以上工作人员25 日上午 7 点半全体到岗，上午 8 点接待工作正式开始。下午 1 点相关工作人员到岗，1 点 15 分接待工作正式开始。VI 、厂商展示区负责人：2005 年 2 月 24 日下午 1 点至 5 点以上工作人员24 日上午 7 点进入会场，熟悉场地，清点厂商布置、宣传资料及展板。下午一点接待工作正式开始，协助厂商进行资料发放和现场秩序维护。2005 年 2 月 25 日上

20、午 7 点至下午5 点以上工作人员25 日上午 7 点全体到岗，布置资料等。上午 8 点接待工作正式开始，协助厂商进行资料发放和现场秩序维护。VII 、会场服务负责人：与酒店协调、发放餐票等VIII 、现场控制负责人：流程导演：田苑 现场总控：王晓东PPT播放：张金海（组长）、吕天文、张曦、李燕风、邓道正司仪：马翚 司仪助理：陆渝、文方 演讲人：赵树峰等23 日 下午张金海收集齐所有机器编号入库（12 台笔记本，一台打印机）。24 日上午9 11 点设备调试完毕进行正式彩排。24 日 11 12 点再次彩排，12 点清场进行最后设备检查。2005 年 2 月 24 日下午 5 点至 8 点现场控制组24 日晚 5 点到岗，对AV 设备进行检查，对当天晚上串场PPT 进行核对，并进行晚宴及颁奖彩排，下