科技档案定义的比较及分析

1、科技档案定义的比较与分析 张玉洁摘要：本文依托五种有代表性的科技档案定义，从属概念和种差两方面对其进行分析探讨，并提出对科技档案定义新的认识。关键词：科技档案 档案定义几十年来，科技档案异军突起，其数量之大，内容之新，价值之重要，足以与占主导地位的文书档案“平分天下”。如果能对其进行科学管理，充分开发科技档案信息资源并提供利用，将极大地促进社会生产力的发展。但一切的前提在于对科技档案本身的了解。而了解事物的第一步就是明确其定义。只有当档案工作者从定义中认识到科技档案的性质和范围，从而掌握它的特点，我们的管理工作才能顺利进行，预期的效益才能得以显现。因此，对科技档案下定义，我们有“咬文嚼字”的必

2、要。一 现有的几种科技档案的定义目前由国家法律规定或是学者、档案工作者提出的科技档案定义有很多种，但是有些定义只是换了种说法，其实并无本质区别，故笔者仅选取其中五种相对权威或是具有代表性的定义来作初步探讨：1. 国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求上的定义：“科学技术档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”2. 霍振礼 徐定权 刘铁林 尹建所著科技档案效益学概论上的定义：“科技档案是机关、团体、单位或个人在科技活动中形成、积累的，并作为历史记录整理留存的科技信息载体。”3. 赵屹在科技档案定义之我见中表述为：“科技档案是人们在科学技术

3、研究和生产活动中形成的档案。”4. 国家1980年颁布的科学技术档案工作条例上的定义：“科学技术档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像、录音带等科技文件材料。”5. 冯明教授主编的科学技术档案管理学上的定义：“科技档案是指在一个单位科学技术活动中形成的，具有查考利用价值、已经归档保存的科技文件材料（包括图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等）。”对上述定义稍加观察便可发现，它们可以按性质分属两类：一是以揭示科技档案本质属性为目的，侧重于概念内涵的学术定义；一是以界定科技档案

4、范围为主要目的，侧重于概念外延的法规定义。之所以将两类放在一起，是为了通过综合的比较分析，对科技档案的定义有个更加深刻全面的了解。形式逻辑中，研究事物定义的基本方法，就是把某一被定义概念包含在它邻近的属概念中，并揭示它与同一属概念中其他种概念之间的差别，即通常所说的“种差+属概念”的方法。因此，对上述定义的比较和分析，我们可以从这两大块展开。二 属概念的比较种差是随属概念的确定而确定的，所以属概念的确定便成为科技档案定义的关键。上述定义按属概念的不同可以分别归纳为“历史（原始）记录说”、“信息载体说”、“档案说”和“文件说”。事实上，几乎目前所有的科技档案定义都可以归入这几类。历史（原始）记录

5、说。这种提法是从法学角度出发，强调科技档案的真实性。原始记录性已经被学界公认为档案的本质属性，作为档案的一种，科技档案同样也具有该属性。如此说来，将属概念定为历史记录或原始记录似乎无可厚非。但是任何一种定义，并不仅仅指明某物是什么，还要揭示该种事物与其他相关事物的联系和区别。而“原始记录”一定，就决定了它只能是档案当今社会上的信息载体、文献资料和历史文物相当浩繁，具有原始性或具有记录性的材料也不乏其物，但兼具原始性和记录性于一体的，则非档案莫属。如此一来，该属概念里只包含了档案，而与科技资料、科技文件这些在管理上同科技档案联系甚密的事物隔绝开来，不能说明事物之间的关系，实际上是犯了“定义过窄”

6、的逻辑错误。所以，“原始记录”最好融入种差中进行表达，以对范围进行限制。信息载体说。这是一种新形势下的新提法，它从现实利用的角度出发，认为科技档案是一种科技信息资源，我们所要利用的，也是档案中的信息内容。毫无疑问，档案具有信息的一般特征，这种说法在信息社会中，尤其在研究科技档案的社会、经济效益时，具有进步意义。但我不认为它是一个合适的属概念。这是因为信息的具体表现形式可以是符号，如文字、图像等，也可以是信号，如语言、有某种含义的手势动作、电磁波信号等，而信号形式对档案这一客观事物来讲是不存在的，至少在目前，因为它不依赖于已知档案载体而存在。即便上述说法中加了“载体”限制，强调科技档案是科技信息

7、与载体的结合体，依然避不了外延太广的缺陷。比如一件出土的瓷器，上面一个字也没有，但鉴定专家可以根据它表现出来的制作工艺、花纹纹路等判断该物是真品还是赝品，是哪个朝代的，是官窑出品还是民窑生产？也就是说，这件瓷器本身透露出来的信息让人能对其进行鉴别，它也是一个信息载体。这样一来，连文物也包括进去了，显然出现了“定义过宽”的逻辑错误。档案说。这种说法的最大好处在于它的简短、一目了然，然而最大缺陷也在于此。且不说它与“原始记录说”有同样的“定义过窄”的不足，最起码“原始记录”说还是对档案进行阐释后的表达，那“档案说”算是怎么一回事呢？把科技档案的属概念定为“档案”，但“档案”又是什么呢？要知道，档案

8、的定义也是档案学研究的一个问题，目前提法就有上百种之多，在自身都没确定的情况下，怎么能做其他事物的属概念呢？如此定义循环，实在不堪一击。文件说。这是我最认可的一种说法。但有人认为把“文件”作为档案的属概念欠妥当，强调“档案与文书之间并不是一种空间性的属种关系，而是一种时间性的继承转化关系，如果说档案是一种文书，那么在所有文书中就应该有一种文书叫档案。”换句话说，就是认为科技文件与科技档案是同一事物的不同发展阶段。很有道理，但不全如此。归根到底，这是一个“文件”意义的理解问题。文件有狭义与广义之分，狭义的文件是指档案的前身，即从形成开始到归档结束；广义的文件是“人们为了在时间和空间上传递信息而制

9、作的固定了信息的物体”，它不仅包括档案前身，也包括档案，同时还包括各种情报资料。从文件生命周期理论的提出，到文档一体化问题的探讨，这种广义的“大文件观”有了被更多人接受的可能和必要。将这种意义的“文件”作为属概念，把科技档案、其他档案、科技文件（狭义）、科技资料都包含在一个属里，能够说明其间联系，而且是最邻近的属概念，所以是最合适的。三 种差的分析属概念已定，种差就必须围绕它来设置，要在“文件”的基础上阐释“科技档案”概念的内涵，就必须揭示以下内容：首先，区分科技档案与其他档案，明确科技档案的内容性质及产生领域，必须是记述和反映科技生产活动的；其次，区别科技档案同科技图书、科技情报等科技资料的

10、区别，强调它是科技生产活动的直接记录；最后，要在价值、时间上区分科技文件与科技档案。总结以上三点，笔者将科技档案定义为：科技档案是直接记述和反映科技生产活动，归档保存的文件。与前面五种定义相比，会发现种差上的一些不同，我们可以从以下五点出发细细揣摩。1. 科技生产活动和文件的种类是否应一一列出前面五种定义中，就有三条将科技生产活动或文件的种类以举例的方式列出来，我以为没那个必要。“科技生产活动”是一个高度概括了的名词概念，它已经包括了人们认识自然和改造自然的一切活动。至于文件形式，像图表、文字材料、照片、影片、机读磁带、光盘并不是科技文件所特有的，其他文件也有这些形式，只不过少了图纸、计算材料

11、而已。对档案类别的划分主要是依据档案的内容，而不是看档案的载体形式。作为定义，罗列一堆文件成分和载体形式，从表述上来说不够科学，从文字形式上看也显得累赘。再者，随着科技的进步，文件的成分和形式也在发生变化，我们总不能因为文件载体形式的改变而经常修正科技档案的定义。2. 是否要在属概念“文件”前冠以“科技”或“技术”在本文的定义中，已经指出科技档案是“直接记述和反映科技生产活动”的，那还需要限定文件为科技文件吗？我以为，不需要也不能加这两个字。因为科技文件通常是以科技内容为特征的。而纳入科技档案归档范围的，并不仅仅是有科技内容的文件，这是由科技档案归档的整体性原则决定的。一个科技项目的立项、实施

12、、鉴定、推广等都需要国家部门的干涉，比如湖北大学要建一个大型图书馆，就要像省政府相关部门提出申请，其内容应包括主件和附件两部分。主件陈述工程建设的理由，附件为图书馆初步设计和工程概算等等。如果仅以科技内容为判别标准，主件就会被归为文书档案，而附件则归于科技档案中。这样就会破坏科技档案的成套性，不利于档案保存的齐全完整。所以，“科技”或“技术”二字会不当地缩小归档范围，绝对要不得。3. 是否要指明“本单位”或“某一单位”前述定义的第二、五条均指明了科技档案的形成者为“机关、团体、单位、个人”或“某一单位”，这种说法一般是由“本单位”转化而来的。由于科技专业档案馆内的档案都是别的单位移交的，不是本

13、单位形成的，所以现在一般都称“某一单位”。但至于为何一定要限制一个具体单位，我私下揣摩，认为下定义者是为了强调归档应“以我为主”，避免各单位所存档案大量重复的现象。然而，限定某一单位有效吗？著名的三峡工程由于项目复杂，施工单位不止一个两个。每家都会有该项目的工程图纸，依据它来进行建设。到了归档的时候，因为这些图纸直接反映了施工单位的生产活动，所以每家都会将其归档保存。这样一来，在“某一单位”或“本单位”的限制下，档案还是重复了。这说明，加上档案的形成者并不能解决难题，我们不如宏观的考察科技档案概念，从总体上揭示科技档案的本质属性，“某一单位”实无存在之必要。4. “应当归档”还是“已经归档”在

14、科技文件与科技档案的时间区分上，前面定义的表述不够统一，主要集中在“应当归档”与“已经归档”上。有的认为“应当归档”具有不确定性，因为它有两层含义：一是有保存价值，已经归档；二是有保存价值，仍未归档。显然，前者才可称科技档案，后者没归档还处于狭义的文件范畴。但是存在这样一个问题，某些有价值的科技文件本应归档，但因某些特殊情况，被人据为己有，没有履行归档手续，如果它不算做档案的话，包括中华人民共和国档案法在内的档案法规对此就不适用，这必然会影响到科技档案的收集工作。为了解决这一难题，我们可以在前面提到的学术定义和法规定义中区别对待。法规定义必须准确把握科技档案法规的适用性，所以该用“应当归档”，

15、而在学术定义中，为了保持严谨，最好用“已经归档”或“归档保存”。本文定义属于后者。5. 是否需要强调“保存价值”“归档保存”本身就包含两层含义：首先，科技档案是具有保存价值的文件。并不是所有在科技生产活动中形成的文件都会留存下来，只有那些能在将来提供查考利用的、有保存价值的文件才会进入归档环节。有保存利用价值是“归档保存”的前提。其次，科技档案是履行了相关手续，集中保管起来的文件，它与一般意义上的科技文件已经有了质的区别。也就是说，单单“归档保存”这四个字，已经能反映出科技档案同科技文件在价值、时间上的区别，不用另外强调其价值。通过对多种定义的比较和分析，可以说明，对科技档案定义如何进行科学的

16、表述，还处于不断认识的过程当中。这种定义多样化的现象是正常的，从主观上分析，对一个科学概念的认识往往有一个由浅入深、由表及里的发展过程，这样就会在不同阶段甚至在同一阶段出现认识多样化的状况；从客观上分析，包括科技档案在内的许多事物可以从多种不同角度加以认识，自然会有不同的认识结果。社会在发展，观念在更新，科技档案的定义也会处于动态变化之中。也许正如恩格斯所说，唯一真正的定义就是事物本身的发展。注释：冯惠玲 张辑哲，档案学概论，中国人民大学出版社陈兆祦，再论档案的定义兼论文件的定义和运动周期问题，档案学通讯，1987（2）王传宇，科技档案管理学（修订本），第20页，中国人民大学出版社，1998参考文献：1. 吴建华，科技档案管理学，南京大学出版社，20022. 吴宝康，档案学概论，中国人民大学出版社，19883. 冯明，科学技术档案管理学，中国人民大学出版社，19984. 潘连根，文件与档案研究，安徽大学出版社，20075. 冯惠玲 张辑哲，档案学概论，中国人民大学出版社，20066. 王传宇，科技档案管理学（修订本），中国人民大学出版社，19987. 霍振礼 徐定权 刘铁林 尹建，科技档案效益学概论，国防