7.0-05采购控制程序1

1、采 购 控 制 程 序XXNYQP7.005 版 次：A 生效日期：2003.编 制： 日 期：审 核： 日 期：批 准： 日 期：受控印章： 分 发 号： 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：1/9文 件 会 签 表会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期修 改 记 录修改单号修改日期修改状态生效日期采购控制流程图相关科室 仓 库 医疗设备委员会 工程部 采购部 财务部经理 总经理 N N N N N审核 大型固定资产复核 小型固定资产 Y 申 购批准审核核准非固定资产新增 Y Y Y N审批选择合格供应商 N批准非固定资产补仓验收签约

2、/购买 NY Y Y Y 入库登记结 算领用Y 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：3/91. 目的 通过对采购过程及供应商的控制，确保购入物资的质量符合规定要求。2. 范围 医院所需的物品、设备、器材的采购和提供外协服务供应商的控制。3. 定义3.1 固定资产：指使用期限在1年以上，或单位价值在规定标准（2000元）以上、并在使用过程中保持原来物资形态的资产。分为医疗设备类；非医疗设备类（如电脑、工程设备及办公设备等）。3.2 非固定资产：指药品、试剂、医疗耗材、布草类洗涤用品、印刷品等消耗品。4职责 4.1总经理负责批准医院固定资产及非固定资产的采购申请

3、单和医院合格供应商名录。4.2设备管理委员会负责审核医疗设备类固定资产的采购申请单。4.3采供部经理负责审核采购申请单和采购物品明细表，并负责控制采购作业。4.4采供部经理负责组织对选择供应商进行评价，编制合格供应商名录，对合格供应商定期进行评审，建立合格供应商档案。4.5工程部经理负责复核工程类、设备类、电脑类固定资产的采购申请单。管家部经理负责复核其他固定资产的采购申请单。4.6采购员负责汇总各部门采购申请单，制定采购计划，实施采购计划。4.7采供部文员负责对采购文件的分类存档和管理。4.8财务部负责审核采购申请单，财务部仓库管理员负责复核申购物品的仓库储备情况，4.9负责对采购物品的进货

4、验收，特殊物品及设备由仓库及相关部门共同验收。4.10补仓由财务部仓库管理员提出申请。4.11部门/科室提出所需物品的采购申请单。5程序 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：4/95.1 采购物品分类5.1.1 采供部负责制定采购物品明细表，根据对医疗质量的影响，将采购物品按物品的使用特性分为四类：a) A类物品：直接影响医疗服务质量和安全的物品，如：药品、试剂、医疗耗材、医疗设备及配件等；b) B类物品：没有明显直接影响服务质量和安全的物品，如：工程设备、布草类、洗涤用品、印刷品等；c) C类物品：外协服务，如：设备保修、环境维护等；d) D类物品：计算机

5、类设备、辅助物品，如：工程零配件、医疗服务过程中的辅助物品等。5.1.2按采购物品的管理特性分为两类：a) 固定资产b) 非固定资产5.2 对供应商的评审和控制5.2.1 新供应商需在采供部填写供应商申请表，提供评审所需证件。5.2.2采供部、财务部组织相关科室每年第一季度对供应商实施统一招标，通过对医院新、旧供应商的有效证件、物品的质量、价格、售后服务及旧供应商以往的供货情况等方面进行评审后，选择合适的供应商，经总经理批准后列入合格供应商名录，采购员选择合格供应商进行采购。新选供应商经过5批的供货，再由采供部经理组织有关部门对新选供应商提供物品的质量、价格、交货信誉、配合度进行复审，把评审意

6、见写在合格供应商评审表上。评审不合格者，经总经理批准后，从合格供应商名录内删除。5.2.3 对于提供物品的供应商，要求其提供有关企业及产品质量的资料，如：a) 企业营业执照、经营许可证、医疗器械注册证；药品注册证b) 生产厂家需提供生产许可证、卫生许可证；进口产品需提供代理证（授权书或委托书）；c) 有通过国家相关机构认证的证书的优先考虑：如：ISO9000质量体系认证证书、 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：5/9GMP认证证书、FDA认证证书、GSP证书等；d) 供应商产品质量标准或合格证；e) 产品价格；f) 按时交货能力；g) 商品信誉;h) 售后

7、服务能力。5.2.4 A、B、C类供应商必须提供6.2.3中的d)、e)、f)、g)、h)。5.2.5 对供应A类物品的供应商，药品类需提供企业营业执照、药品经营许可证；试剂类需提供企业经营执照、医疗器械注册证、经营许可证或生产许可证；医疗耗材类需提供企业营业执照、医疗器械注册证、经营许可证或生产许可证、卫生许可证、检验标准或检验报告，尤其是植入性和无菌医疗耗材。医疗设备及配件类需提供的资料同医疗耗材类，除卫生许可证外。5.2.6对供应B类物品的供应商，工程设备类和洗涤用品类需提供经营许可证或生产许可证、检验标准或检验报告、营业执照；布草类需提供企业营业执照、生产许可证；印刷品类需提供营业执照

8、、特种行业许可证。5.2.7对供应C类物品的供应商，特别是提供医疗、工程设备的外协服务的供应商应在合格供应商名录中选择，非合格供应商名录内的供应商需提供营业执照和特种行业许可证。5.2.8在物品进货检验时发现不合格，由仓库管理员填写不合格品记录单，由采购员通知供应商进行整改，全年2次不合格的供应商或提供假冒、伪劣产品的供应商，由采供部经理取消其供应商申请资格，或提前进行合格供应商评审，经总经理批准，自合格供应商名录中除名。5.2.9在使用过程中发现药品、医疗器械、设备不合格或在科室闲置不用，可由相关部门负责人填写产品跟踪反馈单，同采购员和以下部门分别对不合格品的原因核定后，随同不合格品退回仓库

9、。 a) 药品经药剂科主任核定； b) 工程类、设备类、电脑类固定资产经工程部经理核定；其他固定资产由管家部经理核定； 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：6/9C) 其它物品经仓库主管核定； 不合格品入库后，由仓库主管填写产品不合格单，采购员通知供应商对整批货进行整改，全年2次整改不合格的，按6.2.8规定，将其在合格供应商名录中除名。5.2.10 采供部经理每半年组织使用科室和部门对物品的外观（如：包装、色泽、光滑度等）、质量（如：精密度、工艺等）、适用（是否适合科室使用）三方面的使用情况进行跟踪反馈，由使用部门填写产品跟踪反馈单，附在供应商申请表或合格

10、供应商评审表后，作为年度评审的依据。5.2.11合格供应商的复审：将反映供应商日常供货业绩的记录，如：入库验收单、不合格品记录单、产品跟踪反馈单作为复审的依据。每年第一季度由采供部、财务部组织相关人员，根据使用和检验的记录进行复审，复审结果记录在合格供应商评审表上,并制定新一年的合格供应商名录。5.2.12年度评审时，对于本年度内不合格的供应商，由采供部经理报总经理批准后，自合格供应商名录中除名。5.2.13 D类物品供应商和特殊供应商（即：对国家授权的检测、计量及特供等部门）可不做合格供应商的评审及复审。 5.3 采购计划5.3.1 固定资产的申购：各科室/部门根据工作需要提出采购申请，填写

11、采购申请单，经科室/部门负责人审核。 a) 固定资产中新开展项目设备、5万元以上大型设备、设施的采购，先由申请科室或部门填写采购申请单，医疗设备类固定资产由院长组织医疗设备管理委员会进行调研、审核后，交工程部经理复核。 b) 除新开展和大型设备、设施外的其它固定资产的采购申请单，经工程部及管家部经理根据医院现有设备状况，进行复核后，交采供部。采供部收到采购申请单后，由采购员制定采购计划，填写在采购申请单的相关栏上，采供部经理核准，财务部经理审核，报总经理批准。5.3.2非固定资产的申购：a) 仓库补仓物品由仓库管理员提出采购申请单，仓库主管复核，财务部经理审 采购控制程序文件编号：XXNY-Q

12、P-7.0-05版 本：A/0页 码：7/9核，交采供部。b) 毒、麻、禁药品和仓库补仓药品由仓库主管提出申购，制定采购申请单，经药剂科主任复核，财务部经理审核，交采供部。c) 新增加的药品（医院基本目录以外的药品）由各科医师填写新增药品申请单，科主任审核，报药事委员会批准。药剂科主任填写采购申请单，并注明使用科室、注明新药，交采供部。d)由采购员制定采购计划，填写在采购申请单相关栏上，补仓物品经采供部经理批准后，实施采购；非补仓物品经采供部经理审核后，交财务部经理复核，报总经理批准后实施采购。应急采购按6.7.1条款执行。5.3.3 申请科室在采购申请单上，必须注明所需物品的数量、规格、用途

13、、技术要求或质量标准的要求或提供服务的内容、要求。5.3.4 采供部采购员在将采购申请单报采供部经理、财务部经理、总经理审批前，拟订非补仓类物品采购计划时，在采购申请单第一联相应栏目内除填上常规项目外，还需注明“单价”。5.4 采购文件5.4.1采购合同与提供重要物品的合格供应商和长期供货的合格供应商必须签定采购合同；签定合同前，由采供部填写合同审批表，附上合同样本，报总经理批准，所有物品合同由采供部经理签定。 a)合同中应注明产品质量标准、验收标准、价格、交付时间及售后服务等。 b)针对患者对医疗服务的需要，可对供应商的产品、生产程序、设备、人员、管理体系作出特殊要求。5.4.2文件除采购合

14、同外，还有进货验收标准、采购申请单、供应商申请表等。5.4.3采购文件的保存和归档按文件控制程序中相关条款进行。5.5 采购实施5.5.1采购员在实施采购活动前应得到相应采购文件。依照采购申请单在合格供应商名录和新选供应商范围内采购满足技术、质量要求的物品、设备及服务。 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：8/95.5.2毒、麻、禁药品特供物品须在国家指定供应处采购。5.5.3采购到货时间： 一般物品：市内35日、国内710日，不包含节假日；国外：3个月内。紧急物品：市内2448小时、国内72小时，不包含节假日。5.6 采购验收5.6.1采购物品送到仓库后，

15、由仓库管理员按采购员提供的采购申请单的质量、数量、规格的要求及进货验收标准进行验收，验收结果记录在入库验收单上，合格物品方能入库、登帐、制卡。仓库管理员于当日将入库验收单交给采供部。5.6.2设备由仓库管理员按采购员提供的采购申请单的数量、规格的要求及进货验收标准进行验收；工程部经理及相关工程师、申购部门负责人在设备开箱使用时，对设备的性能等技术状况进行验收，验收结果记录在设备安装验收报告上，对合格设备建帐、建卡；大型设备与供应商共同开箱验收。工程部文员将设备安装验收报告复印件交给采供部、财务部。5.6.3当物品验收结果不合格时，由仓库管理员填写产品不合格单，将不合格物品放置不合格区，通知采购

16、员退货，在退货单上注明，必要时对不合格的药品、违反法律法规要求的，由采购员通知供应商，在中介机构的监督下，安排人员实施就地销毁，并由中介机构出具证明文件，不做退货处理。对不合格物品的处理情况记录在产品不合格单相应栏目上。5.6.4 工程设备类物品验收可聘请专业人员或申购人协同仓库管理员根据设备验收标准及合同要求共同进行验收，并记录。5.6.5 对于医院进口物品的检验，需严格检查海关验货证明、进口岸商检局检验报告单，报告单上必须盖有供货单位的公章，以及国家要求其它相关批文。5.6.6当采购物品需在供货方现场验收时，采购员需按进货验收标准验收，物品入库时，仓库管理员仍需严格按进货验收标准验收。5.

17、7 应急采购5.7.1当临床科室因治疗需要，限时急需采购物品时，由部门负责人填写采购申请单， 采购控制程序文件编号：XXNY-QP-7.0-05版 本：A/0页 码：9/9在“急用采购”栏打“”，采购申请单按常规程序审批；如因签批人员外出，由其电话授权其他人代签，过后本人补签。采购员见采购申请单进行应急采购, 并于物品入库前将采购申请单交仓库。5.7.2应急采购物品到仓库后，由仓库管理员进行入库验收后，于5分钟内通知科室领用；或采购员直接将应急采购物品送至申请科室，再由仓库补入库验收单。5.7.3应急物品在合格供应商名录外采购，采购员须在采购申请单备注栏内注明，入库验收时，由仓库管理员在入库验收单上做