超市管理信息系统分析与点评

1、这是一个超市的管理信息系统，作为该信息系统开发公司的调查人员，我谈谈应该如何调查此系统，采用何种方法调查，调查哪些内容。首先，我从以下几方面进行调查：1 开发背景2 系统需求分析3 新系统的逻辑方案设计4 系统总体结构设计5 系统分类编码设计6 数据结构和数据库设计7 输入输出设计8 模块功能与处理过程设计9 系统界面图详细调查内容关于超市管理信息系统分析与点评1.1概述1.1.1开发背景某某连锁超市地处北京，成立于二十世纪九十年代初期。连锁店采用统一采购，统一核算，统一配送的低成本的经营方式。超市发展至今已经拥有十几家连锁店，一家配送中心。我们研究的对象是该连锁超市的分店，其规模属于中型超市

2、。它占地面积约六百多平方米，拥有管理人员及职员一百人左右。主要提供日用百货、烟酒食品、各种肉类、蔬菜、水果等商品，品种超过上千种。因规模的扩大，业务的扩张，必须引进先进的管理思想、方法和技术，以提高企业的管理水平，使该店实现在五年内发展成为一个大型综合超市的远期目标。为此，该连锁店提出，近期内要运用信息技术，建立起包括人事管理系统、库存管理系统的管理信息系统，以简化人事管理，提高商品库存效率，增加公司年度利润。1.1.2系统目标和开发的可行性1、系统目标本系统开发混合运用结构化系统开发方法与面向对象开发方法，结合两种开发方法各自的优势进行系统开发。系统计划实现后，计算机系统代替原来繁琐的人工档

3、案管理，能完成以下功能：（1）档案查询；（2）档案更新；（3）档案输出。对原来的库存管理系统进行改进，使之能为公司提供强大的管理支持和查询服务。具体完成以下功能:（1）库存输入， （2）库存修改；（3）库存查询。2、系统开发可行性技术可行性：开发本系统要求开发人员能够熟练运用VB、VF等编程语言。目前技术人员已经掌握这些编程语言。因此，本次系统开发在技术上是可行的。时间可行性：开发时间需要两个月左右。前一个半月，主要用于系统分析、设计、实现，后面的时间用于调试。资金可行性：由于现在已有一部分电脑等所需设备，可以尽可能的发挥作用，资金可节约不少，因此开发资金是可行的。人员可行性：所需人员十人左右

4、，其中由系统分析员、系统设计员、程序员等构成，同时应有超市业务人员参与。开发小组进行培训学习后可达到人员要求。1.1.3组织结构分析某某超市的组织结构如图1-1组织结构图描述：超市的主要决策和管理机构是董事会，董事会分管各连锁店经理和配送中心，配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品，相对来说，此部门是比较独立的。连锁店由专职经理负责，每家连锁店分为销售部，库存管理部，财务部，人事部四个主要部门。董事会连锁店经理连锁店经理配送中心库存管理部销售部财务部人事部图1-1 原系统组织结构图库存管理部主要任务是根据销售部提供的情况和配送中心及时联系，使库房货源充足。负责货物的接

5、收，并安排好货物的存放事宜。对每天进出的货物详细记录，使基础数据完备。销售部主要负责日常销售工作，包括物品摆放，货架整理，收银台等销售区的日常事务。也需要及时准确地将信息反馈给其他部门，以保证商品的及时供应更新。同时处理消费者提出的各种疑问和信息，为公司的整体运作提供有力支持。财务部门负责一切与财务有关的各项事宜，全面记录公司的资金流动，包括各种收入支出，税务，结算整理。对进出货款项实行控制，定期分析资金走向，为公司的发展计划做好准备。人事部工作重心在店内员工的工作安排，分配，调动。也包括对档案的整理，定期分批对员工进行培训，以增加专业知识。为把公司凝聚成统一、奋进的团队而努力。1.2系统需求

6、分析本次系统开发只需开发组织内部的库存管理信息系统和人事档案管理信息系统，采取的是全面铺开与重点调查相结合的方法，即将工作重点放在库存管理部与人事部的具体业务上，略去其他无关部门的具体业务调查。1.2.1现行系统的业务描述现行系统的人事管理业务流程图如图1-2。各部门根据本部门的自身发展要求递交职员需求文件至人事部。人事部调用各部门人事档案，进行检查修改并根据档案制定招聘或解雇计划，将计划交至连锁店经理进行审批。经理批准后，人事部正式下达招聘或解雇职员的计划，以使得新职员在各部门投入工作。现行系统的库存管理业务流程图如图1-3所示，销售部在销售货物时发现货架上某种商品不足，根据这种商品的销售量

7、及时制定货品需求计划，送至库存管理部。库存管理部检查这种商品的存货量，如果储货不足则制定进货计划，交给连锁店经理审批。经理批准后，告知财务部提款。库存管理部与配送中心联系，然后接收存储货物，并送至销售部进行销售。1.2.2现行系统的数据与数据流程分析1、现行系统数据分析 通过U/C矩阵（图1-4）分析现行系统的汇总数据 数据类 功能 计划销售量实际销售量财务计划成本商品供应库存订货职工销售计划C UU销售管理C财务规划UCUU财务会计UUUU成本会计UCU商品需求UUCU库存控制UUUCU订货服务UC用人计划UC业绩考评U图1-4 U/C矩阵2、现行系统数据流程分析 因本次开发着重于建立更为科

8、学的库存管理信息系统，所以对库存处理过程进行数据流程分析。原系统分析10表格名称：库存处理数据流程顶层结构图 第 1 图 / 共 2 张图 销售清单 订单 库存信息 送货单 1.1库存处理销售部配送中心商品数据数据名称：库存处理单位名称：运输01-01 第2组审核：钱大琳制图时间：2003年8月1日制图：xxx核对：yyy库存数据图1-5 现行系统库存数据流程顶层结构图销售部人员将每日的销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。库存管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品。在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。库存充足，则无须进货，直接发货至销售部；库存不足，批准补充货物，将订单传至配送

9、中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储。现行库存商品信息反馈至销售部。具体数据处理过程如图1-5所示。原系统分析表格名称: 库存处理数据流程（第二层） 2.1补充商品2.2检查销售部2.3商品处理2.4提供现有商品信息 第 2 图 / 共 2图单位名称：运输01-01 班2组制图：xxx核对：yyy审核： 钱大琳制图时间: 2003年8月1日配送中心2.0数据名称：库存处理商品数据库存数据库存信息补货计划批准的补货数据商品条码图1-6 图1-5的展开图发货通知库存充足，发货通知销售数据送货单商品信息库存信息新库存数据商品条码数据销售清单商品的编号、

10、品名、数量订单订货细则1.3新系统的逻辑方案设计1.3.1新系统拟定的管理方法及管理制度原系统中销售部人员根据对货架上商品数量的检查，人工的向库存管理部提供需求计划。库存管理也是通过对货存量人工的检查发现缺货后，发传真至配送中心。在原系统中采用的管理方法都是比较落后的，只适用于小型超市。原系统的人事管理是纯手工管理。这种管理只适用于职员较少的小型超市。随着经济的发展，该超市已经发展成为一家中型超市。原系统已经不能适用于该超市。我们在新系统设计中将做以下修改： 1、为了适应市场的需要，使企业效益更好，我们设计的新超市管理系统，利用电脑管理，处理货品需求信息，设立库存量底限，货存不足时由系统自动提

11、出。2、现在的社会已成为信息社会，信息扮演着非常重要的角色。为了使企业能够在激烈的竞争中取得更好的业绩，得到及时有用的信息，我们给系统添加了信息部。信息部将就供货商提供的新商品进行市场预测以及需求分析，以便及时引进。 3、人事档案由计算机管理，为人事部设计人事档案管理信息系统。 新系统将使各级主管从繁重的传统式经营管理中解脱出来，并且有更多的时间从事于管理工作，工作重心逐渐转到管理上来，进一步提高了工作效率。新系统的组织结构如图1-7所示，在超市连锁分店中添加信息部，主要负责分析商品的销售情况，并且通过调查及时获得新商品的信息，通过分析来确定超市是否需要进货。其他管理都与原系统一样。董事会连锁

12、店经理连锁店经理配送中心库存管理部销售部信息部人事部财务部图1-7 新系统组织结构图1.3.2新系统拟定的业务流程新系统的业务流程主要是多了信息部的业务环节。在当今信息社会，商品信息对超市非常重要。信息部专门负责收集商品信息，经处理后，作出市场预测以及新商品的需求分析。这样可以弥补原系统信息滞后的缺点。同时，有利于高层决策者据此作出正确决策，及时调整计划。如图1-8所示，销售部将销售数据通过新系统传给库存管理部，库存管理部对库存进行检查并处理，提交进货计划。同时，信息部收集信息，对新产品进行需求分析，制定出新产品的进货计划并提交。经连锁店批准后，财务部记账，提款。库存管理部发送进货信息，接货并

13、存储，把产品送至销售部销售。（见图1-8，虚框内为改进处） 新系统分析表格名称业务流程 第 1 图 / 共 1张图 存档销售部销售数据检查并存储库存管理部进货计划新产品需求分析信息部审批连锁店经理提款财务部接货存储库存管理部销售销售部数据名称：库存管理制图：xxx审核： 单位名称：运输01-01 第2组核对：yyy制图时间: 2003年8月4日图1-8 新系统业务流程图1.3.3新系统拟定的数据与数据流程分析1、新系统拟定的数据流程分析 新系统分析10表格名称：库存处理数据流程顶层结构图 第 1 图 / 共 2 张图 1.1库存处理销售部配送中心商品数据数据名称：库存处理单位名称：运输01-0

14、1 第2组审核：钱大琳制图时间：2003年8月1日制图：xxx核对：yyy库存数据信息部市场信息销售清单订单送货单库存信息图1-9 新系统的数据流程新系统中增设了信息部。信息部向库存管理部提供商品需求以及市场预测信息。库存管理部据此列出新定的商品，再对此进行检查处理。若确认某商品没有经济效益，则将拒绝引进通知发至信息部，反之，则批准订货，将送货通知传至配送中心。库存管理部接受配送中心送来的货物，进行库存处理。库存处理后，生成库存数据并存储。现行库存商品信息反馈至销售部。对于超市原来已经引进的商品，由计算机控制库存。当库存量达到系统所设定的底线时，系统将自动提示库存管理人员订货。具体处理过程如图

15、1-10所示。新系统分析表格名称: 库存处理数据流程（第二层） 2.1补充商品2.2销售部2.3商品处理2.4提供现有商品信息 第 2 图 / 共 2图单位名称：运输01-01 班2组制图：xxx核对：yyy审核： 钱大琳制图时间: 2003年8月1日配送中心2.0数据名称：库存处理商品数据库存数据库存信息补货计划批准的补货数据商品条码图1-10 图1-9的展开图发货通知库存充足，发货通知销售数据送货单商品信息库存信息新库存数据商品条码数据销售清单商品的编号、品名、数量订单订货细则信息部市场信息检查并处理没有经济效益的商品拒绝进货信息部1.3.4新系统拟定的管理模型由于做的是超市管理系统，库存

16、管理显得十分重要，因此在这里采用库存管理模型就更合理。结构化的库存管理模型如下：库存物质的分类法：椐统计分析，一般库存物质都遵循ABC分类规律。即A类物质品种数占库存物质总数的不到10%，但金额却占总数的75%；B类物质这两项比例数为20%和20%左右；C类物质为70%和5% 。根据此理论和实际调研结果，分类如下： A类为一些销量较少但成本较贵的物质，主要有高档酒类、高档香烟、高档营养品、蒸锅、高压锅、饮水机、风扇、遥控玩具、工艺品、较高档体育器材（如羽毛球拍）等等；B类为一些销量一般成本也一般的物质，主要有中档酒类、中档香烟、中档营养品、刀具、洗发水、沐浴露、一般体育用品（如乒乓球拍）、瓶装

17、食用油、熟食类食品（如烤鸭、烧鸡）等等；C类为销量大但成本便宜的物品，主要有小食品（如薯条、日本豆）、小生活用品（如镜子、小刀、牙刷牙膏、毛巾、香皂）、娱乐用品（如扑克牌、象棋、跳绳）、水果类、饮料类等等。1.4系统总体结构设计 1.4.1子系统的划分 按照系统的业务处理功能进行子系统划分，可将本系统划分成三个子系统：人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。系统总体结构以及各子系统功能结构如图1-11、1-12、1-13所示。超市连锁店，从系统总体结构上包含三部分：人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。密码管理子系统是为系统管理员设置的，具有密码修改等功能。人事管理子系统,包

18、括四部分:档案查询，档案更新，档案输出以及其他操作；库存管理子系统,包括三部分:输入模块，修改模块，查询模块 总控人事管理子系统库存管理子系统密码管理子系统退出图1-11 系统结构图 人事管理子系统档案查询档案更新档案输出其他操作退出修改档案删除档案增加档案权限设置修改密码保存退出图1-12 人事管理子系统结构图 输入模块修改模块查询模块退出模块新产品输入进库输入出库输入修改入库修改出库修改密码按商品名称查按进货日期查按分类查询退出系统库存管理子系统图1-13 库存管理子系统结构图 1.4.2计算机处理流程设计 1、库存管理子系统 库存管理子系统的计算机处理流程如图1-14所示。图中表示规划设

19、计中数据输入库存管理子系统的方式有两种，一种新引进商品出入库单据和查询时的查询条件通过键盘输入，另一种为直接从销售统计传过来的软磁盘中读取数据。当系统进入输出处理分支时，首先读入商品出入库单据，进行合格判断，若合格则进行输出处理，结果存放在销售文件中、库存文件中和商品资料文件库中。库存管理子系统1 2读数据读数据读数据合格判断合格判断输出处理修改处理查询处理库存主文件表单生成文件商品资料库新库存文件查询结果表单出入库单据查询条件合格判断3销售文件销售子系统文件返回原处检查图1-14 库存管理计算机处理流程图2、人事档案子系统 人事档案子系统的计算机处理流程如图1-15所示。图中表示规划设计中数

20、据输入子系统均以键盘方式输入。进入人事档案子系统后，可以在档案查询、档案更新和档案输出三个处理中选择。进行档案查询时，只需输入所查职员姓名，系统便会读取数据，进行判断，处理后以表单形式在界面输出。更新处理分支，接受键盘上输入的档案资料，合格判断后，将合格的资料送入档案更新处理，结果写入人事档案文件中；不合格则返回原处检查。查询结果也是以表单形式在界面输出。 人事档案管理子系统1 23读数据读数据读数据合格判断合格判断输出处理更新处理查询处理人事档案主文件表单生成文件个人档案输出表单新档案文件查询结果表单职员姓名查询条件档案资料合格判断图1-15 人事管理计算机处理流程图1.4.3系统设备配置

21、1、网络设计 网络设计将解决如何将初步规划中的各个子系统从内部用局域网连接起来，以及今后系统如何与外界系统连接的问题。主要是根据实际业务的需要去考虑如何配置和选用网络产品。网络设计首先是根据用户的要求选择网络的结构。本系统采用的是总线式网络拓扑结构。在总线式电缆网络中，任何瞬间仅有一台机器是主站，可以发送信息。网络协议选择X.25的接口协议和X.12业务和设施协议。这两种使用时不必涉及协议标准的内部细节，只需按照他的规定操作即可。 连锁超市的网络拓扑结构如图1-16所示。图1-16 网络拓扑结构图2、设备和网络的配置 本系统是以VB6.0与Access联合编辑完成的。其安装程序为VB6.0的打

22、包文件。安装程序的操作系统必须为WindowsXP操作系统，（在WindowsMe及Windows2000系统下安装程序会因程序文件与操作系统System中文件冲突。程序文件要求更新操作系统文件而导致程序安装失败）另外，由于系统为现在即2003年度的主流计算机而设计，故对运行本系统的计算机的配置要求为P4 1.5G以上的计算机。系统管理员处配备一台主服务器（H），库存、人事部各配备两台通过网络集线器（HUB）（F）与主服务器H联网的微机（A、B、C、E），以及打印机(D)。具体如图1-17所示。 A B C 1 2 3 4DEHFG图1-17 网络设备配置图1.5系统分类编码设计 1.5.1

23、分类方案 1、库存物质分类方案运用国际标准型EAN代码，该种代码的设计是建立在线性分类法基础上的，具体入图所示。其中，库存物质分类法采用ABC分类法。国家厂商2厂商1厂商3A类商品C类商品B类商品商品1商品2商品3图1-18(a) 库存物质分类图 2、职员分类方案 超市职员的分类法：采用线分类法。具体如图1-18(b)所示。公司连锁店总部配送中心库存管理部信息部人事部职员1职员2职员3图1-18(b) 职员分类图1.5.2 编码和校对方式 1、库存编码和校对方式库存编码采用标准型EAN代码，标准型EAN代码由13位数字构成，称为EAN-13代码，其结构如表1-1所示：表1-1 库存编码结构表前

24、缀码厂商代码商品项目代码校验字符P1P2P3M1M2M3M4I1I2I3I4I5CP1-P3代表3位阿拉伯数字，称为前缀码，是国际物品编码协会分配给其成员国或者地区（EAN编码组织）的唯一标识代码。我国的为690。M1-M4：代表4位阿拉伯数字，是企业标识代码，称为厂商代码。I1-I5：代表5位阿拉伯数字，称为商品项目代码，用以表示具体的商品项目，即具有相同包装和价格的同一种商品。C类由00000到69999，B类由70000到89999，A类由90000到99999。C：一位校验字符，用以提高数据的可靠性。如，满婷皂，为B类商品，商品编码为6928320700018 ，果酱面包，为

25、C类商品，商品编码为6932516000080。按国际物品编码协会规定的方法计算其数值。校验字符按以下方法计算：第一步：将13位数字（包括校验字符）自右向左顺序编号；    第二步：将所有序号为偶数的位置上的数值相加；    第三步：用数值3乘第二步的结果；    第四步：从序号3开始，将所有序号为奇数的位置上的数值相加；    第五步：将第三步的结果与第四步结果相加；    第六步：用一个大于第五步的结果且为10的最小整数倍的数减去第五步的结果

26、，其差即为所求的校验字符的值。 例：计算690100505501 C的校验字符C的值。    第一步：        序号13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1        代码 6 9 0 1 0 0 5 0 5 5 0 1 C    第二步：1+5+0+0+1+9=16    第三步：16×3=48   

27、; 第四步：0+5+5+0+0+6=16    第五步：48+16=64。    第六步：70-64=6    校验字符的值为6。    这里只是介绍校验字符的计算方法，实际上，商品条码系统成员在对商品项目编码时，可不必计算校验字符的值。该值由制作条码原版胶片或直接打印条码符号的设备自动生成。 标准型的消费单元代码用EAN-13条码符号表示。 2、职员编码和校对方式 人事编码结构如表1-2所示：表1-2 人事编码结构表连锁店代码部门代码职员代码P1P2M1I1I2I3P1P2

28、为各连锁店所分到的代码。 M1位各部门所分到的代码。销售部为1，库存管理部为2，市场信息部为3，财务部为4，人事部为5。I1I2I3位个职员所分到的代码。 1.6数据结构和数据库设计本系统采用Visual Basic建立DB。在数据的规范表达中，一般将一组相互关联的数据称为一个关系，而在这个关系下的每一个数据指标项则成为数据元素。这种关系落实到具体数据库就是基本表（在VB中是一个.DBF文件）。表1-3 职工人事档案的结构表字段名类型宽度小数点位数索引NULL说明职工编号字符型6有编号规则见3.2.2姓名字符型8性别字符型2男、女出生日期日期型8年月日民族字符型8籍贯字符型16省（直辖市）、市

29、（区）家庭住址字符型36政治面貌字符型10文化程度字符型6小学、初中、高中、大学、研究生等健康状况字符型10良好、一般等婚姻状况字符型4已婚、未婚、离异、丧偶等参加工作日期日期型8年月日进本单位日期日期型8年月日工资数值型62基本工资各种补贴数值型62部门字符型8现任职务字符型10职号字符型3职务编号权限字符型1系统使用权限具体内容1-系统管理员；2-一般用户电话字符型12备注备注型（二进制）4库存管理数据库中含有出库表、入库表和库存表，这三个表的数据结构如表1.4-1.6所示。 表1-4 出库表字段名类型宽度小数点位数索引NULL说明商品编号文本13有编号规则见3.2.1商品名称文本50数量

30、数字整型经手人文本8买家文本8出库日期/时间日期/时间8常规日期（年月日/时分秒） 表1-5入库表字段名类型宽度小数点位数索引NULL说明商品编号文本12有编号规则见3.2.1商品名称文本50供应商文本50数量数值整型单价货币自动经手人文本8入库日期/时间日期/时间8常规日期（年月日/时分秒）表1-6库存材料字段名类型宽度小数点位数索引NULL说明商品编号文本12有编号规则见3.2.1商品名称文本50分类文本50A，B,C类, 规则见3.1.1单位文本50计量单位数量数字整型备注文本50商品编号文本13有编号规则见3.2.1数量数字整型经手人文本8买家文本8出库日期/时间日期/时间8常规日期（

31、年月日/时分秒） 表1-5入库表字段名类型宽度小数点位数索引NULL说明商品编号文本12有编号规则见3.2.1供应商文本50数量数值整型单价货币8自动经手人文本8入库日期/时间日期/时间8常规日期（年月日/时分秒）1.7输入输出设计 1.7.1 输入输出设计输入输出设计主要包括输入设计、用户界面设计、输出方式设计。输入设计包括输入方式、输入格式、校对方式等。输出设计包括报表输出、图形输出等。用户界面设计主要包括操作界面设计、菜单设计、会话管理等。1、输入方式设计键盘输入： 由于人事管理系统及密码管理系统小、流动数据少、基本数据变化小，可以应用键盘输入。条码输入：库存系统需要在短时间内大量更新数

32、据、及时处理数据，选择条码输入是比较好的选择 具体参见图1-19员工信息管理输入。 2、校对方式本系统在修改个人密码时，运用了二次键入校对的方法，对密码修改进行确认；并对商品的出入库请求用户的确认。3、输出方式设计库存管理系统中，运用屏幕输出和报表输出二种方式。参见图1-20入库信息输出。界面标题区 信息管理功能区员工管理供应管理客户管理分类管理商品管理数据显示区职工号_ 姓名_职务_ 电话_住址_操作区 增加、修改说明区（文字说明）图1-19 员工信息输入界面界面标题区：信息管理；功能区：员工管理、供应管理、客户管理、分类管理、商品管理；数据显示区:职工号、姓名、职务、电话、住址；操作区：增

33、加、修改； 说明区：职工号由前两位职工所在连锁店号（01-99），一位为部门号（设五个部门，1为销售部，2为库存管理部，3为市场信息部，4为财务部，5为人事部）及最后3位为职工所在连锁店的编码。界面标题区 库存信息功能区入库出库意向拜访条件显示区选择检索时间07-31-2003 11-13-2003操作区 打印检索、执行检索表格显示区ID名称单价49可比克薯片451面包1图1-20 库存信息输出界面界面标题区：库存信息；功能区：入库、出库、意向、拜访；条件显示区：选择检索时间07-31-2003 11-13-2003操作区：打印检索、执行检索；表格显示区：ID名称单价49可比克薯片451面包1

34、1.7.2 用户界面设计 1、菜单方式 本系统采用下拉式菜单设计。下拉式菜单用来描述系统或子系统功能。它既是系统分析和系统设计所确定的新系统功能，又是下一阶段系统编程时的程序菜单屏幕蓝图。此外，下拉式菜单方便、灵活、便于统一处理。主界面见图1-21 大自然超市选择进入方式进入库存管理系统进入人事管理系统进入管理员密码系统图1-21 主界面各子系统的界面布局如图1-22。（菜单区）（数据显示、或美化和说明区）（界面标题区）图1-22 各子系统界面图表1-7至1-9是各子系统的下拉菜单的功能表。表1-7 库存管理系统菜单设计 库存管理系统项目查询出库入库报表设置按商品名称查询按进货日期查询按分类查询出库操作入库操作报表输出表1-8 人事管理系统菜单设计 人事管理系统录入修改查询 表1-9 密码管理系统菜单设计 密码管理系统修改查询人事管理密码库修改库存管理密码库修改管理员密码库修改人事管理密码库查询库存管理密码库查询2、会话管理方式：通过登录界面进入系统时：² 用户名或密码输入错