酒店会议接待培训

1、酒店会议接待培训方案会议洽谈、接待操作程序v一、确认酒店接待能力一、确认酒店接待能力 v二、洽谈二、洽谈 v三、报价技巧与结帐方式三、报价技巧与结帐方式 v四、签约四、签约 v五、会议接待准备五、会议接待准备 v六、会议接待中六、会议接待中 v七、会议结帐方式七、会议结帐方式 v八、会议结束后八、会议结束后 一、确认酒店接待能力一、确认酒店接待能力 1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其 他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。 3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。 4

2、、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。 5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。 二、洽谈二、洽谈 v1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。 v2、详细倾听、记录如下事项 v乙方会议规模、人数 v会议举办日期、会议主题 v是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、 v会议设施设备（电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容 v会议接待规格 二、洽谈二、洽谈 v会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等） v房内小

3、吃/长话是否关闭撤除。 v有无重要人物下榻酒店 v有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌 v确认来宾车辆规模 v确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台. v3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。 三、报价技巧与结帐方式三、报价技巧与结帐方式 v1、报价请参考酒店会议接待价格政策 v2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。 v3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。 三、报价技巧与结帐方式三、报价技巧与结帐方式 v4、防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他

4、酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。 v5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。 v6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。 v7、确认结帐方式（现金/转帐/提前打款），外地客人不得签单转帐。 四、签约四、签约 v1、客人接受报价后，一般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报；二是宣称考虑一下，暂时不签约；三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理 四、签约四、签约 v第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产

5、品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。 v第二种情况：这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算（计），或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。 四、签约四、签约 v第三种情况：这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟

6、悉且实力较为雄厚的单位。 v销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书，双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。 v签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。 五、会议接待准备五、会议接待准备 v1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。 v2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌 v3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型,签到台摆放到位. v4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。 五、会议接待准备五、会议接待准

7、备 v5、协助乙方布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔。 v6、调试话筒/灯光 v7、摆放绿色植物和鲜花 v8、会议前一天按通启内容，会议经办人再次检查会议准备情况，发现问题及时解决。 v9、十间以上会议用房须填写“团队分房表”三份，部门一份、房务一份、乙方一份。 六、会议接待中六、会议接待中 v1、会议接待中,会议经办人要随时掌握会议进程,提前检查落实下一步会议日程,与乙方会议经办人紧密联系. v2、每个会议议程结束后,应及时提醒督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可. v3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台

8、入帐. 六、会议接待中六、会议接待中 v4、会议期间.随时协调各部门解决客人的临时需求,如增减就餐桌数,增减住房数量,代办物品的分发等事项,及时通知相关部门. v5、较大规模的会议拿房一般有二种方式: v第一种:由甲方提供所给定的楼层和房号表,乙方根据房号表自行安排会议来宾下榻某房间.在来宾抵店前,甲方将登记好的房卡及用餐卡一并交给乙方分房,分房时要注意尽量将房间安排在同一楼层或相邻楼层.对于用房量大的会议,还需兼顾到长住客和长包房客人的因素,不可临时占用客人的房间. v第二种情况:甲方直接将会议用房的房号报给乙方,由乙方来宾直接登记住宿.这种情况一般为中/小型会议所采取的拿房方式. 七、会议结帐方式七、会议结帐方式 v1、会议开始前由乙方根据会议消费额提前打帐至甲方账户，会议结束后进行划账结算。 v2、参会来宾自行登记付费住宿,总台根据协议按正常的要求办理手续,酒店向客人开具发票。 v3、参会来宾向乙方缴纳一定的会务费，住宿、用餐等均由乙方统筹安排，会议结束后，由乙方与甲