会议的筹划与管理实用教案

1、1会议(huy)的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向(zuxing) 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高第1页/共37页第一页，共38页。2会议(huy)的筹划与管理 会前的准备工作(gngzu)会间的组织服务会后的善后处理第2页/共37页第二页，共38页。3会前准备会前准备(zhnbi)工作工作 1、 安排议题安排议题(yt)、议程、日程、议程、日程2、 拟订与会人员名单拟订与会人员名单3、 申请会议所需资金申请会议所需资金4、 会场布置会场布置5、 安排食宿和茶水安排食宿和茶水6、 发出会议通知发出会议通知 第3页/共37页第三页，

2、共38页。4安排安排(npi)议题、议程议题、议程 议题的收集议题的收集(shuj)(shuj)和筛选和筛选 议程议程 第4页/共37页第四页，共38页。5委员会会议议程委员会会议议程7月月6日上午日上午11点点格林格林德雷戈饭店德雷戈饭店1、（、（11：00）任命一位会议主席）任命一位会议主席2、（、（11：10）为缺席致歉）为缺席致歉3、（、（11：15）批准上次会议备忘录）批准上次会议备忘录4、（、（11：30）上次会议提出的事项）上次会议提出的事项5、（、（11：45）讨论联络事宜）讨论联络事宜（12：00）会间休息）会间休息6、（、（12：15）财务事项）财务事项7、（、（12：45

3、）特别事宜）特别事宜8、（、（13：00）其他动议）其他动议9、（、（13：15）其他事宜）其他事宜10、（、（13：35）下次会议细节）下次会议细节 议 程 的 开 头议 程 的 开 头为 会 议 的 日为 会 议 的 日期期(rq)、时、时间和地点间和地点每项均有一每项均有一个个(y)起起始时间始时间下 次 会 议下 次 会 议(huy)细节写细节写在议程的末尾在议程的末尾第5页/共37页第五页，共38页。6拟订(ndng)与会人员名单 选择恰当的人出席会议 送交(sn jio)上级审核 第6页/共37页第六页，共38页。7申请会议(huy)所需资金 确定会议(huy)规格 申请经费 口头

4、 书面第7页/共37页第七页，共38页。8会场(huchng)布置 选择会场 a.场地大小(dxio) b.附属设施齐全 c.适当的开会设备 d.会场氛围 e.场地不受外界干扰 布置会场 a.附属设施 b.准备会议文件 第8页/共37页第八页，共38页。9讨论(toln)：各种会场的利与弊会场类型会场类型优点优点缺点缺点圆桌型圆桌型椭圆型椭圆型口字型口字型U型型教室型教室型第9页/共37页第九页，共38页。10第10页/共37页第十页，共38页。11面对面就座面对面就座当你在讨论问题或试图作出决定时，安排当你在讨论问题或试图作出决定时，安排(npi)持相反观点的两派成员坐在长桌的相对持相反观点

5、的两派成员坐在长桌的相对的两边的两边主席(zhx)坐在团队成员之间 第11页/共37页第十一页，共38页。12第12页/共37页第十二页，共38页。13显示等级显示等级如果你希望显示等级，让主席坐在如果你希望显示等级，让主席坐在长方桌子长方桌子(zhuzi)的顶端，其他与会的顶端，其他与会者座位按资历递降顺序就坐者座位按资历递降顺序就坐主席主席(zhx)坐在长坐在长桌的顶端桌的顶端资历资历(zl)最浅者坐在最浅者坐在离主席最远处离主席最远处第13页/共37页第十三页，共38页。14第14页/共37页第十四页，共38页。15第15页/共37页第十五页，共38页。16自由讨论自由讨论(toln)如

6、果坦诚的讨论如果坦诚的讨论(toln)比与会者的地位更比与会者的地位更值得关注，在会议中用一张圆桌值得关注，在会议中用一张圆桌主席可坐在任何主席可坐在任何一个一个(y)位置位置上上第16页/共37页第十六页，共38页。17安排(npi)食宿和茶水 食宿(sh xi) a.用膳 b.住宿 茶水 第17页/共37页第十七页，共38页。18一杯(y bi)香茶可赢得交易机会第18页/共37页第十八页，共38页。19角色(ju s)练习表演会议(huy)期间奉茶的礼仪第19页/共37页第十九页，共38页。20给客人(k rn)斟茶的注意事项 当桌子上放有资料文件时，不要勉强客人收拾整理，而应说：“茶放

7、这儿行吗？”并等待客人的回答，按客人意愿行事。 开会时，如果(rgu)出席者众多，可请同事帮忙，一人端着茶盘，另一人专为客人上茶。第20页/共37页第二十页，共38页。21 茶溢出来了！这时不要惊慌，不忙乱，先道歉，后擦拭。切记：斟茶时，务必带上干净毛巾。 有茶和糕点时，要先将糕点放在客人(k rn)左手边，再将茶置于客人(k rn)正中略偏右手侧。 洽谈时间较长，在一至一个半小时内，应更换茶叶。给客人(k rn)斟茶的注意事项第21页/共37页第二十一页，共38页。22上茶时的七个程序(chngx) 两手端茶盘，盘子高度位于(wiy)胸部 敲门，并说：“对不起！”进入接待室 止步立正，轻轻点

8、头致意 将茶盘的一端置于桌子侧面第22页/共37页第二十二页，共38页。23 桌上不能放盘时，则左手拿盘，右手取茶壶 用毛巾擦净茶壶底，两手从下方(xi fn)托住毛巾 上茶结束后，左手拿茶盘，使盘紧靠左腋下；走到门口时，再次向客人点头致意，退出接待室。上茶时的七个程序(chngx)第23页/共37页第二十三页，共38页。24 会间的组织(zzh)服务 1、 签到签到 2、 安排就座安排就座(ji zu) 3、 做好会议记录和录音做好会议记录和录音 4、 会场服务会场服务第24页/共37页第二十四页，共38页。25 签到(qin do) 签到形式(xngsh) 薄式卡片式代签 签到时的接待工作

9、 第25页/共37页第二十五页，共38页。26游戏(yux)：会议排座第26页/共37页第二十六页，共38页。27安排(npi)就座 要适合会议(huy)性质 让报告者坐中央 会议(huy)主持人的座位 秘书的座位 第27页/共37页第二十七页，共38页。28做好会议记录 会议记录构成 会议记录方式(fngsh) 会议记录写作 第28页/共37页第二十八页，共38页。29小组讨论设计(shj)会议记录表格（5分钟）第29页/共37页第二十九页，共38页。30会议名称会议名称 时间时间 主席主席 会议目的会议目的 出席人数出席人数 缺席人数缺席人数 缺席理由缺席理由 会议内容会议内容和决议事项和

10、决议事项 决议事项决议事项的实施的实施 实施项目实施项目 负责人负责人或部门或部门完成期限完成期限 出席人出席人盖盖章章 特别事项特别事项 第30页/共37页第三十页，共38页。31点评(din pn)根据录像的内容(nirng)，点评这位秘书的紧急情况处理技巧。第31页/共37页第三十一页，共38页。32会场(huchng)服务 转接电话 突发状况 建议休息 协助上司掌握、控制会议(huy)进程 第32页/共37页第三十二页，共38页。33会议会议(huy)的善后处理的善后处理1、会场、会场(huchng)清理清理2、印发会议记录、印发会议记录3、资金、资金4、会议的总结工作、会议的总结工作第33页/共37页第三十三页，共38页。34会场(huchng)清理 安排与会人员的离会 会议文件的回收(hushu)、立卷、 归档 第34页/共37页第三十四页，共38页。35 印发(ynf)会议记录 完善会议记录 起草(q co)会议纪要 确定印发范围 接收者确认 签发会议执行文件第35页/共37页第三十五页，共38页。36第36页/共37页第三十六页，共38页。37感谢您的观看(gunkn)！第37页/共37页第三十七页，共38页。NoImage内容(nirng)总结1。90%以上的重大(zhngd)决策是通过会议制定的。3、申请会议所需资金。5、安排食宿和茶水