采购管理制度(定稿)

1、南京中燃城市燃气发展有限公司企业标准 南京中燃采购管理制度南京中燃采购管理制度（G-4-1-003）第一章 总 则第一条：为完善公司采购管理，提高采购工作效率，保证采购的物品适时、适质、适量、适价，满足公司各部门的需要，根据总部相关制度的规定，特制定本制度。第二条：公司采购中心是公司采购工作的主管部门，具体负责公司物品采购事宜的实施，对于所购的物品需要进行技术和质量认定时，经公司领导同意使用部门有义务参与提供技术支持。第三条：采购中心应在每月中旬根据各部门上报的次月材料计划和采购申请，制定次月采购计划，并据此向财务部上报次月月度资金计划。第四条：采购中心负责对所有采购的物品及时组织相关部门进行

2、验收，并在产品质量出现问题时，负责与生产厂家或商家联系，做好协调服务工作，使用部门应提供相应配合。第二章 总部统购物资的采购流程第五条：总部统购物资的采购流程：1.由施工单位根据设计蓝图填写材料计划申请单；2.由施工单位将材料计划申请单交监理、工程部现场工程师、工程部材料员、工程部经理审核签字后，交公司采购中心上报总部；3.采购中心经理对材料计划申请单上所列材料的库存情况进行核查，对确需采购的材料，由采购中心负责在OA系统上按项目公司材料采购计划申报流程的规定向总部申报采购计划；4.所申报的采购计划经总部审批通过后，由采购中心按总部下发的供货计划通知单确定的材料名称、数量、型号等内容，联系厂家

3、备料发货，确定到货时间并将相关情况通知仓库；5.仓库凭总部下发的供货计划通知单及厂家盖章签字的材料设备验收单清点货物，并办理入库手续。第六条：为加强采购的计划性，提高采购效率，施工单位应在每月的1号、15号（如遇节假日顺延）上报近期所需材料。如遇特殊紧急情况需立即采购的，应由公司工程总监、财务总监、总经理在材料计划申请单上签字批准后方可进行采购。第三章 自购物资采购流程第七条：根据总部相关制度规定，对具有供货期紧、供应量少、使用频率低等特点的工程材料，以及其它非工程类的材料，经总部相关部门批准后，由公司自行采购。第八条：自购物资的采购流程：1.申购程序：（1）对自购工程材料，由施工单位根据设计

4、蓝图填写材料计划申请单，并交由监理、工程部现场工程师、工程部材料员、工程管理部经理、工程总监审核后，交采购中心采购，资金来源由采购中心负责申报； （2）对自购非工程类材料，在请购部门已落实资金计划的情况下，由请购部门填写南京中燃采购申请单，并经部门经理、分管领导、公司总经理签字批准后，交采购中心进行采购；（3）属于计划外采购需一事一报的，应在总部批准后再办理南京中燃采购申请单；2. 供应商确认程序：在确认采购需求后，由采购中心负责寻找供应商，供应商确认程序为：（1）收集信息：采购中心对每个采购品种，应收集两至四家（采购金额在20000元以上的应至少收集三家）供应商的产品技术资料或实物等，并送相

5、关使用部门和资产管理部门进行质量及技术认定（生产设备及备品备件由生产运营部负责，行政性资产及低值易耗品由综合部负责）；（2）技术及质量核准：在相关使用部门认定的基础上，将有关资料或实物报公司总工程师进行质量及技术核准；（3）询价：采购中心对经质量及技术核准通过的供应商分别进行询价，并将询价资料和质量及技术核准资料（如采购金额在20000元以上，则至少应咨询三家供应商）分别交财务、综合及使用部门联合进行比质比价后，报公司财务总监对采购价格进行核准，确定备选供应商；对一事一报的采购物品，如报价高于总部批复价格，经与供应商沟通后对方仍不同意我司报价的，则需再次进行收集信息、质量及技术核准、询价，直至

6、符合总部要求为止。（4）确定供应商：采购中心将核准的采购备选供应商报公司总经理核准，确定正式供应商。3.商务谈判及合同签订：（1）采购中心在公司总经理核准后，与核准的供应商进行商务谈判，初步拟定采购合同；（2）由采购中心负责按公司合同签订流程对合同进行报批、签订，在合同经公司批准正式签订后方可进行采购。4.货品验收入库：由采购中心负责联系厂家或商家验收、交货事宜，并在到货后会同仓库主管及工程部门材料管理人员、监理或使用部门技术质量监督人员共同办理验收、入库手续。5.付款、报销：（1）合同执行完毕后，由采购中心负责办理付款手续，支付货款；（2）采购中心凭技术质量评审单（附件一）和商务评审单（附件

7、二）、确认供应商核准单、合同及验收资料方可到财务部办理报销手续，未经以上程序核准的采购活动采购中心不得实施，违反规定的采购活动财务部不予办理借款或报销手续；（3）付款时，财务部应对照总部批复，确保材料价格在总部批复范围内。第九条：为提高采购效率，各部门在提出采购申请时，应明确所需的数量、型号、规格等，并在需要时推荐具有相应质量保证的品牌和备选品牌。第四章 采购纪律第十条：监理人员以及工程部现场工程师及材料管理人员需对施工单位所报材料进行严格审核，确定其是否与施工图符合，有无虚报误报等情况，如因审核不严造成物资浪费、损失等情况，应视情节轻重给予相关人员最低月度绩效扣5分的处分或最低50元的经济处

8、罚。第十一条：采购主管对通过审核的材料采购申请，应在接到申请之日起两个工作日内上报材料，因上报材料时间滞后造成材料未能按时到位的，应给予直接责任人最低绩效考核扣5分的处罚，严重影响工程进度的，可视情况给予罚款。第十二条：在未得到采购中心通知或认可的情况下，财务部不得擅自向供货单位付款。否则给予财务部相关责任人员月度绩效扣3分的处罚，造成严重不良后果的，应追加罚款。第十三条：采购中心违反本条规定，未经批准擅自采购物品的，给予采购中心负责人月度绩效扣5分，罚款200元的处罚。其他部门未经公司批准，自行采购物品的，财务部门有权不予报销。第十四条：任何部门和个人不得因任何理由收取业务单位（施工单位、厂家、供应商及其他业务人员）的礼品、现金等，违者最低给予罚款100元的处罚，情节严重的可给予开除处分。第十五条：因仓库把关不严，造成入库材料的数量、型号、名称等与材料设备验收单、供货计划通知单不一致的，对仓库主管当月绩效考核扣3分次。第五章 附 则第十六条：本制度解释权归公司采购中心。第十七条：本制度自颁布之日起执行。 南京中燃城市燃气发展有限公司 2007年11月15日发布附1：技 术 质 量 评 审 单 编号：品名规格型号供货商名称供货商及产品情况简介备 注评 审 意 见使用部门评审意见资产管理部门意见总工程师意见附2：商 务 评 审 单编号：品名规格型号数量评审意见供货商名称评审部门总