QR-237-AP培训文档模版

1、应付帐款管理系统 应付业务概述 供应商的管理 发票的管理 付款的管理 预付款的管理 员工费用报销 创建日记帐分录Oracle Oracle 应付帐款系统主要内容应付帐款系统主要内容财务选项财务选项应付选项应付选项供应商供应商供应商地点供应商地点发发 票票发票分配行发票分配行发票付款计划行发票付款计划行主要内容：建立新供应商查询供应商合并供应商 财务选项窗口财务选项窗口供应商供应商-应付款应付款供应商分录供应商分录 应付选项窗口应付选项窗口供应商区域供应商区域Oracle 应付供应商信息应付供应商信息信息信息 在供应商在供应商 在供应商在供应商 类型类型 处输入处输入 地点输入地点输入采购采购

2、Yes Yes应收应收 Yes No应付应付 Yes Yes控制控制 Yes Yes 银行银行 Yes Yes帐户帐户 No Yes税税 Yes Yes分类分类 Yes No通用通用 Yes No预扣税预扣税 Yes Yes地点地点 Yes No 财务选项财务选项应付选项应付选项供应商供应商供应商地点供应商地点发发 票票发票分配行发票分配行发票付款计划行发票付款计划行在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中在供应商窗口设置一个新的供应商之前，要先确认系统中没有该供应商存在没有该供应商存在.提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商提交以下报表以确认系统中没有重复的供应商: 供应商报表供

3、应商报表 供应商审计报表供应商审计报表 定期审核供应商定期审核供应商,以达到如下结果以达到如下结果:为了防止生成重复发票为了防止生成重复发票为了提高系统执行速度为了提高系统执行速度为了提供准确的供应商报表为了提供准确的供应商报表Q合并供应商s合并供应商时，发票和PO同时被更新。s更新所有发票或者仅仅是未过帐发票。s拷贝旧供应商地点给新供应商或者闲置旧地点。s系统自动提交报表来记录合并信息。合并供应商 对于合并供应商记录对于合并供应商记录,Oracle应付不保留在线的审计痕迹应付不保留在线的审计痕迹 Oracle应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商应付自动地打印采购订单页眉更新报表和供应商

4、合并报表合并报表 将这些报表作为审计线索将这些报表作为审计线索 财务选项窗口财务选项窗口供应商供应商-应付款应付款供应商分录供应商分录 应付选项窗口应付选项窗口供应商区域供应商区域Oracle 应付供应商报表应付供应商报表报表名报表名 说说 明明 供应商报表供应商报表 查看查看供应商、供应商地点和供应商联系信息供应商、供应商地点和供应商联系信息 供应商审计报表供应商审计报表 可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商可以帮助查看潜在的名称相似的重复供应商新供应商新供应商/新供应商新供应商 复核新供应商或新供应商地点复核新供应商或新供应商地点地点报表地点报表供应商付款历史报表供应商付款历史报表 查看

5、单个或一组供应商付款历史查看单个或一组供应商付款历史，包括无效，包括无效 付款付款 供应商已付发票供应商已付发票 查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣查看单个或一组供应商付款历史，包括折扣历史报表历史报表 和部分付款和部分付款主要内容： 发票处理流程、概念发票的输入发票和PO匹配应用费用报表资产发票经常性发票其他发票管理功能发票会计分录 发票类型 发票总帐日期 发票税金 发票分布集有关发票的几个概念类型 描 述标准发票 是指由于采购货物或接受劳务从供应商处取得的发票（标准发票 既可以和订单匹 配 ，也可以不匹配）贷项通知单 指对于已开发票的货物或劳务而从供应商处取得的红冲发票借项通知单 对于

6、已开具的发票供应商未开红冲发票，而由自已录入的红冲发票费用报表 指对于雇员发生的相关费用的而开具的发票PO缺省 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码后， Oracle应付自动地提 供供应商信息。预付 支付给供应商或雇员的作为预付款的一种发票（视为发票）快速匹配 和采购订单匹配的发票。（输入PO号码， Oracle应付自动地 提供供应商信息并且和采购定单的每一个装运行匹配）混合发票 既可以和采购订单又可以和发票匹配的发票（既可以输入正数， 也可以输入负数）。应付选项应付选项(总帐日期总帐日期)发票发票发票日期、发票日期、 系统日期、系统日期、 或或收到发票日期收到发票日期总帐日期总帐日期主要内容

7、： 设置系统选项 -请求输入税名称（YES/NO） -税收自动计算 （YES/NO）设置税名称 -税类型 -税名称 -税率 -税核算会计科目发票税金税收类型税收类型 税税 名名 税税 率率发票分布集利用发票分布集可以快速建立发票分配行。 分布集行 50 012003000 50 031402600 分布集行 0 011003000 0 022002600 0 032004000 发票分布行 0 011003000 0 012002600 0 022004000 发票分布行 50 012003000 50 031402600完整分布集架构分布集或供应商指定分布集给供应商发票1000完整分布集架构

8、分布集只有会计科目信息，没有具体的金额分配比例有会计科目信息和具体的金额分配比例发票批发票批发票发票 (工作台工作台)发票查询发票查询付款批付款批付款付款(工作台工作台) 付款查询付款查询付款付款发票发票批名批名 : JS03041998 日期日期: 03/04/98控制发票数量控制发票数量: 20控制发票总额控制发票总额l: $2,600.78实际发票数量实际发票数量: 19实际发票总额实际发票总额l: $2,200.78计数差额计数差额: 1合计差额合计差额 : $ 400.00输入人输入人: John SmithEntry Time (elapsed): 15 minutesNotes:

9、 Invoice #300941 for supplier ABC Corporation was a duplicate. 明细信息明细信息缺省信息缺省信息 基本信息基本信息供应商信息供应商信息发票信息发票信息付款计划行付款计划行发票分配行发票分配行财务选项财务选项应付选项应付选项供应商供应商供应商地点供应商地点发发 票票发票分配行发票分配行发票付款计划行发票付款计划行 类 型 描 述 项目记录向供应商购物或劳务收费金额 税记录购买商品或劳务而产生的税额 运费 记录供应商的运输费用 杂项费用记录一张发票的各项杂项费用 您可以使用以下几种方式记录运输费用您可以使用以下几种方式记录运输费用: 自

10、动创建运费分配自动创建运费分配 在发票分配在发票分配行行按比例分配运费按比例分配运费 手工输入运费分配行手工输入运费分配行 匹配设置选项匹配设置选项二维匹配三维匹配四维匹配 发 票数量 4价格 150.00 订 单数量 4价格 150.00二维匹配 订 单数量 3价格 150.00 接 收数量 3价格 150.00三维匹配 发 票数量 3价格 150.00 订 单数量 2价格 150.00 接 受数量 2价格 150.00四重匹配 发 票数量 2价格 150.00 接 收数量 2价格 150.00详细内容详细内容页眉页眉项目行项目行项目行项目行项目行项目行装运行装运行装运行装运行 采购信息采购

11、信息 供应商信息供应商信息装运行装运行分配行分配行分配行分配行分配行分配行保存发票保存发票选择匹配选择匹配输入供应商信息输入供应商信息输入发票日期、编号、和金额输入发票日期、编号、和金额完成完成完成完成完成完成 如果匹配采购分配如果匹配采购分配, 选择分配和输入分配数量或匹配金额选择分配和输入分配数量或匹配金额输入发票数量和匹配金额输入发票数量和匹配金额输入附加发票头信息输入附加发票头信息 输入采购定单编号输入采购定单编号选择采购定单选择采购定单选项选项 A 标准发票、标准发票、 费用报表、混合发票费用报表、混合发票选项选项 B采购定单缺省采购定单缺省选项选项 C快速匹配快速匹配固固定定资资产

12、产发发票票处处理理流流程程开始输入固定资产发票成 批 增 加准备（添加，拆分调整，合并清理过入固定资产固 定 资 产 模 块资产发票资产标识发票批准、过帐您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）您可以为可能收不到发票的定期业务费用（如租金）输入发票输入发票.输入经常性发票输入经常性发票: 定义特殊会计日历定义特殊会计日历定义经常性发票模板定义经常性发票模板 生成基于模板的发票生成基于模板的发票通过经常性发票模板，您可以通过经常性发票模板，您可以: 指定指定经常性发票生成的时间间隔经常性发票生成的时间间隔. 创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额创建最多两个非标准金额的一次性特殊发票额,

13、 例如定金或飘例如定金或飘浮式付款，浮式付款， 定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票定义随着期间按固定百分比增加或减少的经常性发票帐户挂起原因帐户挂起原因 No资金挂起原因资金挂起原因 Mixed信息不足信息不足 No发票挂起原因发票挂起原因 Yes匹配挂起原因匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因期间挂起原因 No采购请求挂起原因采购请求挂起原因 No差异挂起原因差异挂起原因 Mixed 预先定义预先定义 用户定义用户定义手工释放手工释放 挂起类型挂起类型 帐户释放原因帐户释放原因 资金释放原因资金释放原因 足够信息足够信息 发票释放原因发票释放原因 匹配释放原因匹配释放原因 期间释

14、放原因期间释放原因 差异释放原因差异释放原因 挂起快速释放原因挂起快速释放原因发票快速释放原因发票快速释放原因 释放类型释放类型 系系 统统 用户定义用户定义 设设 定定 帐户挂起原因帐户挂起原因 No资金挂起原因资金挂起原因 Mixed信息不足信息不足 No发票挂起原因发票挂起原因 Yes匹配挂起原因匹配挂起原因 Mixed期间挂起原因期间挂起原因 No采购请求挂起原因采购请求挂起原因 No差异挂起原因差异挂起原因 Mixed 系统设置系统设置用户定义用户定义 手工释放手工释放 挂起类型挂起类型 借借 方方 资产或费用 贷贷 方方 负 债1，和PO匹配2，使用发票分布集3，手工输入1，财务级

15、缺省2，供应商级缺省3，供应商地点级缺省4，发票级缺省生成方法生成方法发票会计分录发票会计分录利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录利用选择或缺省值来自动生成发票会计分录 主要内容主要内容 ： 付款概览付款概览 手工支付、执行付款批手工支付、执行付款批 预付款管理预付款管理 执行停止、无效付款执行停止、无效付款 设置现金控制设置现金控制主要内容： 银行名称 分行名称 银行帐户 会计信息 付款单据支付方式支票Clearing电子资金转帐 电汇手工远期付款定 义远期付款给供应商的付款票据公司内部主体间付款，不用产生付款文档要求银行在指定未来日期付款的支付单据通过电子传递付款至供应商银行联系银行将资

16、金要求通过电汇付款至供应商银行供应商指定要求银行在将来指定未来日期付款的支付单据发票批发票批发票发票 (工作台工作台)发票查询发票查询付款批付款批付款付款(工作台工作台) 付款查询付款查询付付 款款发发 票票手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款手工付款是在系统外部创建付款，如以下两种手工付款方式方式: 支票支票 电汇电汇选择发票选择发票-(建立付款建立付款)格式化付款格式化付款确定付款确定付款打印支票打印支票 预付款输入预付款输入 确定预付款何时应用确定预付款何时应用 输入预付款分配信息输入预付款分配信息 审批、支付预付款审批、支付预付款 使用发票去核销或取消核销预付款使用发票去核

17、销或取消核销预付款 应用费用报表核销预付款应用费用报表核销预付款 使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细使用预付款状态报表去检查未核销预付款明细. 复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票复核供应商的未核销预付款以及未付或部分支付发票. 提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细及余提交该预付款状态报表仅得到未核销预付款列表明细及余额额 使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报表使用供应商类型、唯一供应商、日期范围去提交该报表. 输入一将来结算日期输入一将来结算日期. 将预付款挂起以防止付款将预付款挂起以防止付款. 将预付款已计划付款挂起将预付款已计划付款挂起. 在发票工作台

18、取消预付款在发票工作台取消预付款. 如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预如果预付款已被支付，则只有当取消付款后才能取消预付款付款. 除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取除非预付款从未被核销，否则对应的付款是不允许被取消的消的. 在发票界面查看预付款取消信息在发票界面查看预付款取消信息.在付款界面停止付款在付款界面停止付款付款文档被占用付款文档被占用?付款文档付款文档已被记录？已被记录？在设置银行界面撤消在设置银行界面撤消未使用单据未使用单据在付款窗口取消付款在付款窗口取消付款 设置设置 Oracle 财务系统选项付款缺省值财务系统选项付款缺省值. 设置设置 Oracle

19、 应付系统选项付款默认值应付系统选项付款默认值. 设置设置 Oracle 应付供应商缺省值应付供应商缺省值. 设置银行和银行帐户设置银行和银行帐户. 定义付款组定义付款组. 定义付款期限定义付款期限. 设置将来日期付款设置将来日期付款. 设置设置Oracle 应付与应付与 Oracle 现金管理集成现金管理集成.利用选择或缺省值来自动生成付款会计分录 借借 方方 负 债发票负债科目生成方法 贷贷 方方 现 金 获得折扣系统级设定科目银行会计科目生成方法生成方法主要内容：主要内容： 报表、报告集报表、报告集 完成完成AP会计周期会计周期 报表请求集报表是特定 Oracle 应用产品信息的有组织的文稿. 你可