零售分销系统需求规格说明书V10(new1)20140307

1、顺祥陶瓷有限公司顺祥陶瓷有限公司零售分销管理系统零售分销管理系统需求规格说明书需求规格说明书版本版本深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 2修订历史记录：日期版本说明作者审核：日期版本说明审核人深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 3需求规格说明书需求规格说明书目目 录录1.简介.61.1项目简介.61.2目的.61.3概述.61.4定义.61.4.1业务动作.61.4.2主要角色.61.4.3一期部分业务单据表.61.4.4组织机构.81.5系统总体架构.82.业务流程.92.1项目简述.92.2业务

2、流程.112.2.1业务流程图例说明.112.2.2客户合同管理.112.2.3分销流程.132.2.4采购流程.162.2.5入库流程.182.2.6出库流程.202.2.7调拔流程.222.2.8盘点流程.242.2.9报损流程.262.2.10代理商流程.282.2.11零售终端流程.292.2.12配送流程.312.2.13其他流程.312.3主用户组类型一览表.323.产品功能需求.323.1统一要求.323.2功能对应管理.323.3基本资料.323.3.1商品参数.323.3.2商品分类（按种类分类）.323.3.3商品信息.333.3.4销售组.333.3.5地区.333.3.

3、6供应商.343.3.7客户信息.353.3.8合作商品表.383.3.9销售渠道.393.3.10店铺信息.393.3.11公司信息.39深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 43.3.12部门表.403.3.13角色信息.403.3.14职位信息.413.3.15员工信息.413.3.16单位信息.423.3.17账户信息.423.3.18币制信息.433.3.19汇率信息.433.3.20仓库和储位.443.3.21库区.443.3.22货品类别.453.4采购管理.453.4.1采购计划.453.4.2采购申请.483.4.3采购订单.52

4、3.4.4采购入库单.563.4.5采购退货单.563.5分销管理（销售管理）.593.5.1销售计划&回款预测（区分年计划、月计划、周计划）.593.5.2报价单.593.5.3商品调价单.623.5.4销售订单.653.5.5发货单申请.683.5.6发货通知单.703.5.7退货申请单.713.5.8合同管理.733.5.9非业务部门合同审批表.753.5.10合同补充协议表.763.5.11经销部合同审批表.763.6配送管理.773.6.1配送计划.773.6.2调度配送.773.6.3在途跟踪与查询.793.6.4签收.793.7零售管理.803.7.1终端基础资料管理.8

5、03.7.2终端采购管理.803.7.3终端批发管理.813.7.4终端零售管理.813.7.5终端库存管理.833.7.6终端促销管理.843.7.7会员管理.843.7.8线上交班管理.853.7.9线上考勤管理.853.8库存管理.853.8.1其他入库单.853.8.2其他出库单.853.8.3盘点单.863.8.4盘点盈亏单.863.8.5其他调整单.863.8.6报损单.86深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 53.8.7库位调整单.863.8.8装箱单（Packing list）.873.8.9商品包装单（Packing Docum

6、ents）.873.8.10部门领用.874.统计分析报表.875.系统管理.875.1权限管理.875.1.1查询角色权限.875.2日志管理.885.3待办任务.886.补充要求说明.897.非功能性需求.897.1里程碑和需要交付的工件.897.2系统环境要求.897.2.1客户端操作系统环境.897.2.2应用服务器系统需求.897.2.3数据库服务器需求.897.2.4网络环境要求.897.3性能需求.897.4开发环境.907.5界面需求.907.6接口需求.907.6.1PDA 接口需求.908.验收标准.90深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version

7、: Page 61.简介1.11.1项目简介 本文描述了信息系统软件开发项目的功能需求。中科博日科技有限公司（下称中科博日）实施和咨询团队成员在对广东顺祥陶瓷有限公司（下称顺祥陶瓷）进行了调研，了解其对信息管理软件系统的详细需求，结合企业的业务现状，中科博日根据自身项目经验和标准流程，编制了本需求规格说明书。1.21.2目的目的本文档用于确认顺祥陶瓷管理系统开发项目的功能需求，使项目出资人与开发实施人员在需求方面达成一致，使项目得以进一步的正常开展，并为系统验收提供依据。1.31.3概述概述 本文档的功能模块和流程图包含了操作软件的基本需求，对功能模块给出了功能需求的描述。 本文档的字段、表单

8、模块给出了界面统一性设计风格等非功能性需求。 本文档最终版将作为项目验收的依据和标准。1.41.4定义定义1.4.11.4.1业务动作业务动作1.4.21.4.2主要角色主要角色a)系统查询用户:按照各个职责岗位分工不同，对按不同的部门查询内容不同1.4.31.4.3一期部分一期部分业务单据业务单据表表零售模块零售模块功能模块功能模块涉及表涉及表用户登入用户基础信息表（棣属于哪个客户或者组织机构？兼容指纹 ID、所属区域（华南区等）组织机构表、部门表客户基础信息表（区分客户类型（代理商、门店等）、产品销售类型（代销、购销）等）考勤管理用户考勤上下班明细表（支持代班考勤）考勤补录表交班管理交班明

9、细表（包括交班时间、人员、金额）促销查询促销活动表（市场部操作）获取当天时间与促销时间判断有效期，判断促销商品是否存在及用户所属区域控制显示会员管理会员基础信息表（会员级别、会员消费总额）会员积分明细表、会员消费额-级别-折扣关系表深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 7次品管理次品申报表（支持带图片录入）、审批完成关联商品库存管理基础表库存管理盘点表（类型：全盘、抽盘）盘点明细表、报损表、商品基础信息、商品库存汇总表、商品库存明细表（细分到区）、仓库信息基础表（分区、容量等）调入单、调出单、移仓单、入库单、入库明细表、出库单、出库明细表退货管理退

10、货汇总表（关联原销售流水单）、退货明细表、（关联应付单-直接按照之前的销售流水单付款方式返还金额）客户退货表（滞销品退货、不良品退货）、客户退货明细（关联应收单信息）商品销售管理商品销售流水表、商品销售明细表（关联促销活动表、会员表、人员表、收银基础信息表）收银管理收银明细表（人员、收入、找余）收银柜基础信息表（包括当前金额、钱柜密码等，另外日结后即把当前钱柜金额清 0）价格管理终端商品基础表（增加店面零售价）采购进补货管理代销模式：调拨管理购销模式-销售订单表、销售订单明细表关联采购订单、采购订单明细表、发货单、发货明细表、出库单、出库明细表、订单配送信息跟踪表、客户回单、回单明细（支持差异

11、性信息输入）入库单、入库明细表分销模块分销模块功能模块功能模块涉及表涉及表用户登入参考零售终端销售计划（目标）年销售计划表、月销售计划表、周销售计划表意向客户管理意向客户表询价单商品询价单、询价明细、关联商品基础表经销商授权申请书经销商授权申请表客户管理客户表报价单商品报价单、报价明细、关联商品基础表调价单调价申请、调价明细、关联商品基础表销售订单销售订单 关联客户表、合同、商品基础表深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 8库存管理参考零售终端发货单 发货单、发货明细、关联商品基础表、客户表采购（订单）管理采购需求计划、采购申请、采购订单、采购入库

12、、采购退货单物流配送管理参考 3.6 配送管理：配送计划、调度单等客户回单客户发货回单（支持差异性输入）1.4.41.4.4组织机构组织机构深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 91.51.5系统系统整体整体架构架构销售渠道&零售终端代理商补货、商超补货销售订单补货申请专柜、直营店补货、商超（代理）运营部 采购1、发货申请2、发货通知单1、安排配送计划2、运输调度（分量、段等）3、签收、异常处理记录配配送送实实时时跟跟踪踪仓仓库库销售部门审批-运营部查询库存库存足够、发起发货申请1、生成拣货单2、商品出库审批完成形成调拨单客户回单或者调入单

13、交货库存不足需求预测新款产品 工厂 $ $ $ 供应商自主生产商品代理产品配送交货入库检验商品入库生产管理成品检验入库反馈运营部门已有库存财务&绩效MICROSOFT CORPORATIONERP生产管理系统2.2.业务流程业务流程2.12.1项目简述项目简述 广东顺祥陶瓷有限公司是一家集科、工、贸为一体的大型日用陶瓷企业，公司致力于陶瓷炊具、陶瓷杂具、陶瓷水具、陶瓷餐具、素瓷等日用陶瓷器皿及家居用瓷的研发、生产和销售，现已建立起包括原料厂、白地厂、花纸厂、彩瓷厂、包装厂等设备一流的配套工厂和现代化的办公大楼，总建筑面积 20 万平方米，公司拥有国内和海外两大营销中心及两大生产基地。顺

14、祥陶瓷公司目前使用的路路通生产系统及鑫慧销售系统，能够解决部分企业作业层面的问题，但是随着公司规模的不断扩大，现使用的管理信息系统也暴露出了各种问题：1、集团的信息系统数据没有整合，对生产效益信息无法及时获知； 2、信息孤岛严重，销售系统与生产系统脱节，销售无法快速获取仓储库存，生产无法及时预知销售数据；3、信息流无法整合，审批流与业务流独立，加大作业人员工作量；4、信息系统暂未实现对未来需求的有效扩展性。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 10这些问题在一定程度上制约公司业务的进一步提升。为此，顺祥陶瓷公司拟在重新梳理分析现有业务的基础上，希望

15、通过集团综合信息系统，结合现代科学技术（如：电子看板、PDA 扫描、移动终端、条形码等）进行整合、升级、改造，将公司管理思路引入其中，结合现代新技术最终建成集零售、分销、生产、仓储、配送、财务、信息门户为一体的综合物流管理平台。 期望通过集团综合信息系统的建设来优化公司业务流程、切实提高工作效率和提高公司的管理水平，使业务数据、任务自动流转，信息系统高效协同，从而确保服务品质，最终提高公司的核心竞争能力。在整个业务流程中，着重关注于：通过实现销售、生产多组织一体化集团管理，使数据链能无缝流转。通过新系统实现客户订单下达到最终签收的全过程跟踪管理。各类业务数据的贯穿和关联，充分实现数据共享，减少

16、数据重复录入工作，提高工作效率。通过新系统实现对现有仓库业务的管理，同时满足未来对仓库精细化管理的要求。通过新系统实现生产排程的优化，并对排产进行全程跟踪。通过新系统实现业务流与审批流的合二为一，实现集团信息化的有效整合，减少数据重复录入操作，提高工作效率2.22.2 业务流程业务流程2.2.12.2.1客户合同管理客户合同管理2.2.1.12.2.1.1业务流程简介业务流程简介1) 该文档定义了对客户合同的管理。流程的起点为合同签订后，登陆到本系统，终点为总部业务部在系统中审核完成。2) 此流程适用于：a.各分公司同客户签订的合同；b.总部同客户签订的合同。3) 流程描述了合同签订后，如何登

17、录系统，并由公司总部业务部审核，形成客户合同台帐的过程。4) 流程记录合同续签的过程。2.2.1.22.2.1.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变1) 制定规范化合同管理流程，并严格执行。2) 合同签订之初，在公司内部审批的过程，不在该系统中进行记录，登录的合同必须是公司内部审批完成的合同。3) 不同客户签订的合同，其报价是不一样的，每个合同的报价体系必须维护到系统中，作为后继核算收入的依据。4) 该业务流程涉及到的业务单据有客户合同，是收入计费的依据。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 112.2.1.32.

18、2.1.3业务流程的详细步骤业务流程的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注12342.2.22.2.2分销管理分销管理模块模块2.2.2.12.2.2.1业务流程业务流程( (现状现状) )经销部业务流程经销部业务流程： 经销部现阶段接到一个意向客户通过线下对客户进行评估，评估通过后由经销部建立客户档案，并根据客户的供货需求进行系统报价，报价单审批通过后转销售订单，订单来源（1、网上订单 2、线下订单），订单界面中可看可销量（实时库存）是否满足订单需求，如果满足进行发货，（发货也有特许发货与正常发货），审批前都需经过财务部审

19、核再到经销部审批，物品不足情况经销部通知运营部进行布产，这时，经销部根据运营部返的交货期通知客户。 运营部业务流程：运营部业务流程：1、 销售订单发货安排。运营部根据业务员给出的销售订单的发货日期及库存情况进行分货，确认货款没问题，安排发货；如库存足够直接安排仓库发货，如库存不足，有采购在途量的货品，与工厂沟通确认交货时间安排发货，采购在途量不够的，下采购订单；客户定制品或大量订货则进行销售订单转采购订单深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 12进行采购并对采购订单入库情况进行跟进。2、一份销售发货单货品未发出会生成新的追加订单，在备注上有注明原单

20、号。3、根据产品的安全库存及可销量，在途量，销售情况等相关信息进行库存备货操作(下达内部采购订单给工厂进行生产加工并对完工入库进行跟进)；4、采购订单的入库执行情况跟进，及采购退货单的执行情况跟进；5、销售回单确认（针对客户的收货情况（客户发货单）进行系统录入用于对销售发货单的发货情况进行勾稽）。6、对外采购部分根据销售部门提供需求，与供应商确认货品采购数量，在系统做采购订单并进行货款申请及对供应商货品发货情况进行跟进。7、对外采购货品到货后由运营部仓库跟单员进行验收入库。8、针地直营店补货做相应的库存调拔，在系统做移仓处理。9、仓库库存调整在系统做报损溢余单，客户领用单是在系统做领用单。10

21、、仓库盘点和门店盘点在系统的盘点管理和盘点录入模块进行。11、商品资料和客户资料建档录入，报价单导入库客户商品资料。财务部流程：财务部流程： 财务部门根据公司内各部门前端的业务流程处理，完成财务部分的总账管理、应收帐款、应付帐款、资产管理、现金管理、成本核算等工作。顺祥陶瓷在现有金蝶 K3 系统内,完成财务部分基础数据维护工作。采购和行政部门进行完采购流程，仓库验收入库完成后，根据供应商提供的发票检验信息，财务部门完成应付帐款处理。2.2.2.22.2.2.2针对业务流程相关规则及单据的改变针对业务流程相关规则及单据的改变1) 单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：报价单、调价单、销售订单

22、、发货通知单、拣货单、客户回单。 报价单： 根据客户意向及信息，对相关产品进行报价，包括货品名称、单价、折扣价等信息。报价单的发起部门有品牌部和经销部品牌部和经销部；品牌部品牌部的报价单主要针对门店的商品进行报价；审批流程为：深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 13序序号号流流程程图图责责任任部部门门责责任任人人表表单单主主要要内内容容1 1品牌部销售经理客户报价审批流程确定报价系统；2,产品挑选； 3,价格定位（新供价、新售价）。2 2品牌部 销售经理客户报价审批流程销售经理在鑫慧系统制作做报价单。在OA做申请3 3品牌部部门经理客户报价审批流

23、程部门领导审批。4 4总经办销售副总客户报价审批流程销售副总审批5 5品牌部销售经理客户报价审批流程销售经理将已审批的报价单报客户确认。6 6运营部跟单员客户报价审批流程销售代表/经理已审批的报价单由运营部主管阅读确认。报价需求报价申请所有系统客户促销调确认审批鑫慧系统审核NGNGNGOKOK经销部经销部的报价单主要针对经销商和代理商的合作商品进行报价，其审批流程为：序序号号流流程程图图责责任任部部门门责责任任人人表表单单作作业业内内容容1 1经销部申请人客户报价审批单申请人在鑫慧系统上做报价单，并提报OA2 2经销部部门经理客户报价审批单部门经理审核报价情况3 3总经办销售部分管领导客户报价

24、审批单分管领导审核报价单4 4经销部申请人客户报价审批单申请人确认客户意见5 5运营部运营部建档人员客户报价审批单运营部对于分管领导确定好的报价进行建档和反馈客户报价的申请经销部分管领导的审核部门经理的意见申请人的确认运营部建立资料 调价单：产品价格的更改，主要记录产品名称、调整前单价、调整后单价等信息。调价单的发起部门有品牌部和经销部品牌部品牌部发起的调价，主要针对商超合作商品进行调价，其审批流程为：深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 14序序号号流流程程图图责责任任部部门门责责任任人人表表单单主主要要内内容容1 1品牌部销售代表销售经理客户调

25、价审批流程调价目的。产品挑选。价格定位（调价力度）。调价有效期。2 2品牌部销售代表销售经理客户调价审批流程销售代表/经理在鑫慧系统制作做调价单。3 3品牌部部门领导客户调价审批流程部门领导审批。4 4总经办销售副总客户调价审批流程销售副总审批5 5品牌部销售经理客户调价审批流程有提报人员销售代表/经理确认审批6 6运营部跟单员客户调价审批流程跟单员确认提报商品的价格，按照调价有效期审核提报需求NGOKNGOKNG提报需求调价申请所有系统客户促销调客户确认NG审批鑫慧系统审核OKOK经销部经销部发起的调价单，主要针对范围为目前某一合作的客户的部分或者全部合作商品进行销售价格的变更，其审批流程为

26、：序序号号流流程程图图责责任任部部门门责责任任人人表表单单作作业业内内容容1 1经销部申请人客户调价审批单申请人在鑫慧系统上做调价单，并提报OA2 2经销部部门经理客户调价审批单部门经理审核调价情况3 3总经办销售部分管领导客户调价审批单分管领导审核调价单4 4市场营销部 市场部分管领导客户调价审批单市场部分管领导审核调价单5 5经销部申请人客户调价审批单申请人确认客户意见6 6运营部营部调价知会客户调价审批单运营部对于分管领导确定好的调价价格进行建档客户调价的申请经销部分管领导的审核部门经理的意见市场部分管领导申请人确认客户意见营部调价知会 销售订单：是客户对业务要求的指令，记录了客户名称、

27、运输方式、配送方式、送货时效、货品名称、数量、起始地、目的地等信息。 发货申请单：销售订单录入完成后，系统自动生成，由业务员提出申请，记录了销售订单编号、货品的名称、种类、数量、单价、总额、要求出库日期等信息；深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 15 发货通知单：是业务部和运营部对仓库的出库指令，记录了货品的名称、种类、出库数量、出库日期、仓储等货品信息；2) 业务单据的签字盖章需要明确，即具体的交接流程及负责人需要明确。3) 如果发现销售订单相关数据与客户订单实际情况有差异，需查明原因，制定相应协调措施并严格执行。4)拣货单：仓库部仓储员在实际

28、拣货动作产生时，记录了销售订单编号、货品的发货通知单号、拣货地址（仓库、储位）、拣货数量、拣货日期、拣货操作员等。5)客户回单：由客户根据实际的收货情况，提供销售订单的反馈信息，由业务员在体统内录入客户回单。主要记录销售订单编号、发货通知单号、拣货单号、货品的名称、种类、出货数量、出库日期、签收人、客户签收日期等。2.2.2.32.2.2.3业务流程图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注12.34567891011121314.深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 162.2.

29、32.2.3采购管理采购管理流程流程（运营部）（运营部）2.2.3.12.2.3.1业务流程简介业务流程简介运营部业务流程：运营部业务流程：1、 销售订单发货安排。运营部根据业务员给出的销售订单的发货日期及库存情况进行分货，确认货款没问题，安排发货；如库存足够直接安排仓库发货，如库存不足，有采购在途量的货品，与工厂沟通确认交货时间安排发货，采购在途量不够的，下采购订单；客户定制品或大量订货则进行销售订单转采购订单进行采购并对采购订单入库情况进行跟进。2、一份销售发货单货品未发出会生成新的追加订单，在备注上有注明原单号。3、根据产品的安全库存及可销量，在途量，销售情况等相关信息进行库存备货操作(

30、下达内部采购订单给工厂进行生产加工并对完工入库进行跟进)；4、采购订单的入库执行情况跟进，及采购退货单的执行情况跟进；5、销售回单确认（针对客户的收货情况（客户发货单）进行系统录入用于对销售发货单的发货情况进行勾稽）。6、对外采购部分根据销售部门提供需求，与供应商确认货品采购数量，在系统做采购订单并进行货款申请及对供应商货品发货情况进行跟进。7、对外采购货品到货后由运营部仓库跟单员进行验收入库。8、针地直营店补货做相应的库存调拔，在系统做移仓处理。9、仓库库存调整在系统做报损溢余单，客户领用单是在系统做领用单。10、仓库盘点和门店盘点在系统的盘点管理和盘点录入模块进行。11、商品资料和客户资料

31、建档录入，报价单导入库客户商品资料。此流程适用于：总部各分子公司、直营店、代理商均可执行此流程2.2.3.22.2.3.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变1) 制定规范化入库操作流程，并严格执行。2) 单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：采购计划单、采购订单、采购通知单、采购入库单：采购计划单：采购计划单主要用于确定要采购哪些商品。客户自定义或把来自渠道或门店的订单数据合并后，经财务审核，可以进行货品采购，于是就执行采购计划。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 17采购订单：采购订单与采购计划单和采购通知

32、单关联，是真正地在某个工厂或供应商去生产商品。这里您可以选择生产商品的工厂/供应商，指定负责采购的业务员、供应商交货日期，根据计划号选择某个计划单据。您会看到采购计划单中所有商品明细数据都会带过来，方便快捷。采购订单做好后，审核该订单，便可以对工厂/供应商下达采购通知。采购通知单：这里的采购通知单是指入库计划，工厂告诉公司计划发货数量，商品信息与采购订单相关联；采购入库单：采购入库单的主要作用是通知库管部门验收货物，并更新实际库存数量。2.2.3.32.2.3.3业务流程图的详细步骤业务流程图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步 表单表单/ /报表报表

33、备注备注1.2.3.4.1、5.6.7.8.9.10.深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 182.2.42.2.4入入库流程库流程2.2.4.12.2.4.1业务流程简介业务流程简介1) 该文档定义了入库流程：入库通知单-验收入库-收货，适用于仓库结构完整，分工明确的业务模式。流程的起点是承接供应商或生产完工下达的入库通知，终点为货品收货完成、验收入库。2) 此流程适用于：总部各分子公司均可执行此流程。2.2.4.22.2.4.2针对业务流程现状，提供的改善意见针对业务流程现状，提供的改善意见3) 制定规范化入库操作流程，并严格执行。4) 单据流

34、程的变化，该业务流程涉及的单据包括：入库通知单、验收入库单、采购退货单；入库通知单：是对即将入库的货品的核对凭证，包括货品的名称、批次、规格、数量等；验收入库单：是收货单位收到货品的收据，品质部门对货品的检验工作，并记录了收货员实际收货验收的信息。采购退货单：是由供应商提供的货品，进公司品质检验部门检验不合格后，由仓储部、品质检验等相关部门提供的采购退货单。包括采购订单号、产品名称、数量、退货日期、退货原因、备注等信息。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 192.2.4.32.2.4.3业务流程图业务流程图 页页 次次： 1 / 1 文文档档编编

35、号号： SX004/ 版版 本本： 1.0收货单开始与入库通知单是否一致入库通知单接收业业务务流流程程制制定定 行行动动： 审审 核核： 流流程程标标题题：入入库库管管理理流流程程 编编制制：中中科科博博日日 规规格格确确认认：入库通知单确认确认处理方案结束委托订单（入库指令）验验收收入入库库单单YN收货确认采采购购退退货货单单品质检验检验是否合格YN2.2.4.42.2.4.4业务流程图的详细步骤业务流程图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步 表单表单/ /报表报表备注备注11.仓储部仓管员承接供应商或运营部前端数据，根据指令下达的入库信息，内容包括

36、预计入库时间、货品、数量等信息。2入库通知单1、入库通知单状态为已确认（入库通知单可由电子表格导入）2、入库通知单可直接录入12.仓储部仓管员清点实物数量与入库通知单3,4深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 20操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步 表单表单/ /报表报表备注备注数量是否一致，并检查货品外观是否符合入库要求13.仓储部仓管员数量一致且外观符合要求，收货确认514.仓储部仓管员数量不一致或外观不符合要求，填写实收数量2.3异常处理：与客户确认处理方案2、 入库验收-收货3、 核对收货单和入库通知单15

37、.品质部检验员对实收物品品质进行检验，判定是否合格6.716.品质部检验员检验合格的，可以由仓库进行验收入库作业，并打印相关单据8验收入库单17.品质部检验员检验不合格的，可以由仓库和品检等部门提供产品不合格信息，进行采购退货作业结束采购退货单18.仓储部仓管员实际入库，并记录相关入库信息结束系统内录入实际入库数据2.2.52.2.5出库出库流程流程2.2.5.12.2.5.1业务流程简介业务流程简介1) 该流程定义了出库业务：出库通知-拣货-发货流程，适用于仓库结构完整，分工明确的业务模式。流程的起点业务部/运营部下达的出库通知，流程的终点是发货单的完成。2) 此流程适用于：各分子公司均可执

38、行此流程。3) 该流程描述了业务运营部根据客户订单，在系统中录入销售订单，确认待出库的货品名称、数量、出库时间等信息后，并自动生成出库通知单，仓管员接收到出库通知单并打印交给相应的操作员，操作员根据出库通知单中的信息，生成拣货单并完成拣货作业，；此处可和合并出货通知单信息，将同一客户的销售订单相同货品进行信息汇总，拣货作业完成后，生成发货单，确认发货完成；发货时，将发货单打印出来随车一起发运，到货后交由客户签字确认并回执。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 212.2.5.22.2.5.2针对业务流程现状，提供的改善意见针对业务流程现状，提供的改

39、善意见1) 制定规范化出库操作流程，并严格执行。2) 整个流程中涉及到出库通知单、拣货单、发货单三张单据，由此体现业务信息的流转过程：出库通知单：由客服根据客户订单提交的计划类单据自动生成，包含货品的名称、数量、计划出库日期及客户等信息。拣货单：由出库通知单汇总下推出的指导类单据，包含所需货品所属的仓库、库区、储位、入库日期、状态等信息，操作员可根据拣货明细安排拣货作业。发货单：用于发货的指导类单据，包含了货品名称、货品状态、发货数量、发货日期等信息，指导操作员安排发货作业。2.2.5.32.2.5.3业务流程图业务流程图 页页 次次： 1 / 1 文文档档编编号号： SX005/ 版版 本本

40、： 1.0业业务务流流程程制制定定 行行动动： 审审 核核： 流流程程标标题题：出出库库管管理理流流程程 编编制制：中中科科博博日日 规规格格确确认认：物流订单（出库指令）按拣货单指示进行拣货接收出库指令开始完成拣货单生成(可合票)拣货单放入待发货区打印拣货单拣货单确认完成出库通知单确认预预调调度度情情况况发货单打印发货单完成发货单出库通知单深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 222.2.5.42.2.5.4业务流程图的详细步骤业务流程图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步 表单表单/ /报表报表备注备注

41、1仓储部 仓管员接收出库指令2出库通知单客服录入委托订单（含出口指令-出库通知单）时，可查看该货品的库存数量及可分配库存数量，避免库存不足，导致订单无法操作完成2仓储部仓管员根据接收到的出库指令，集合调度部门给出的预调度信息，生成拣货单3拣货单拣货单可由一份出库通知单下推得出，也可引入多张出库通知单，并根据仓库或拣货人进行拆分，便于指导操作员进行拣货3仓储部操作员操作员将生成的拣货单打印出来，按照拣货岗位分配拣货任务4根据系统预先设定的拣货策略进行拣货任务分配4仓储部操作员按拣货单的指示，将货品移至指定发货区，进行二次分拣55仓储部操作员二次分拣完成后，进行发货确认6发货单要求发货单与出库通知

42、单一一对应。6仓储部操作员根据发货单单信息将货品放置待发货区结束打印发货单及明细交接给驾驶员，便于客户清点货品2.2.62.2.6调拔调拔流程流程2.2.6.12.2.6.1业务流程简介业务流程简介门店之间调拔所有商品均有系统录入单纸抟单两种单据，其中系统录入单为电子数据，纸质单经门店人深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 23员核对与实物相符的单据，如商品规格、花色、数量等，门店/仓库调拔商品需经仓库司机运送，门店应与仓库随车人员点清商品数里与实物核对无误后在纸质单上签字确认。调拔流程：店铺发起调拔申请单审批后生成调拔通知单，由仓库根据调拔单商品

43、数量安排发货，司机送货到店铺，由店铺人员核实商品无误后签字确认2.3.8.12.3.8.1 业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变1）、配送是物流中一种特殊的、综合的活动形式，是商流与物流的紧密结合。陶瓷企业物流活动中的配送是指按用户的订货要求，在企业仓库进行分货、配货工作，并将配好的货物送交收货人。而调拨是一种配送方式，是商品在整个系统中的位置转移，只是影响某个地方的库存的增加或减少，但是整个系统中的库存总量是不发生变化的。2）、调拔业务实现了店铺与店铺之间的商品转移，且调拨类型分为三个方面：一是配送，即从仓库到商店；二是调拨，即同一种性质的店铺商品间的转移，如

44、 A 仓库的商品调到 B 仓库，A 商店的商品调到 B 商店；三是退货类型，即把店铺商品退到仓库。2.3.7.22.3.7.2 业务流程图业务流程图2.2.6.22.2.6.2业务流图的详细步骤业务流图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报报表表备注备注1345深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 242.2.72.2.7盘点盘点流程流程2.2.7.12.2.7.1业务流程简介业务流程简介1) 盘点流程定义了仓库部接收盘点指令，对货品库存按种类、数量、入库时间、所在仓库、库区、库位等信息进行清

45、查、核对，最终判断是否存在库存差异的全过程。2) 此流程适用于公司总部和各分公司、代理商、门店、专柜进行盘点业务。3) 目前可分为定期盘点和循环盘点两种方式：定期盘点：定期盘点法就是定期的检查库存的存货余额，以核对和保持准确的库存记录的方法，要求在一定的时期内对各种存货进行全面盘点，通常安排在企业每年生产和库存水平处于最低点的时候进行。在盘点日，应停止仓库区的作业，指定一个存储场所来存放盘点期间内到达的所有物品循环盘点：循环盘点法是有顺序的而不是定期的进行实物盘点的方法，是控制库存记录准确性和将其保持在高水准的一种基本方法，在盘点日不需要停止仓库作业。4）盘点作业流程：进行盘点以前，需要确定盘

46、点制度，主要包括盘点方法、盘点周期、财务处理、差异处理及奖惩规定等。具体操作：建立盘制度及标准进行组织落实盘点前准备及培训盘点作业盘点结果是否存在重大差异，是，需重盘（追查责任、对策改进），否，进行调整和结算。2.2.7.22.2.7.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变1) 制定规范化盘点流程，并严格执行。2) 整个盘点流程可分为初盘、复盘：对于一般盘点来说，仅初盘就能满足需求，若出现差异则直接处理。对于盘点要求高的，可根据需要指定人员在初盘的基础上，再做复盘。3) 盘点时机分为每月例行盘点和由客服下达的指令盘点。月例行盘点在系统中每月 1 日自动生成盘点指

47、令，并由客服对指令进行确认，指令盘点是根据客服下达盘点要求进行盘点，包括客户、货品种类、名称等，并反馈盘点结果。4) 盘点差异处理：盘点完成后，若盘点人员的盘点数量和账面数量存在差异，经过相关部门确认差异结果并进行后续处理，系统自动生成库存调整（增加/减少）单。5) 业务单据的签字盖章需要明确相关人员。6)单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：盘点通知单、盘点单、盈亏单、调整单：盘点通知单：盘点人员的职责培训、清点实物、盘点单核对等基本技巧的培训；仓库负责人在盘点前 3 天需做好商品整理，及时清理积压库存、破损商品、退货区商品，以减少不必要的库存盘点数量，同个仓库商品不属于库存商品需做好标

48、记；潮州仓需整理分类做好库存卡登记盘点单：盘点单用来确定盘点商品。一般由仓库人员制作盘点单据，用 Excel 方式导出，进行帐面数量盘点，盘点完后导入系统，盘点产生的差异数生成盈亏单。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 25盈亏单：盘点作业结束后，需要将实际库存和账面库存进行核实对比，若发现差异需要追查差异原因，并对差异结果进行相应处理。调整单：对店铺库存进行调整。根据盘点结果，对库存量和相关账面记录进行调整，经有关责任人员核实确认后，应以盘点实际库存量作为正确数据。一般情况下，让财务部或经理确认调整数量，审核后，以调整数量更新库存，调整过程完成

49、。2.2.7.32.2.7.3仓库管理盘点流程图仓库管理盘点流程图2.2.7.42.2.7.4业务流程图的详细步骤业务流程图的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注1、2345,10789深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 26操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注10112.2.82.2.8报损流程报损流程2.2.8.12.2.8.1业务流程简介业务流程简介1）该流程定义了公司内部物料、固定资产的报损业务流程。物品损坏

50、-报损单申请-审批-报损溢余申请表-处理。2）此流程适用于：公司内各部门、各分子公司均可执行此流程。该流程描述了当报损事件产生时，由报损部门相关人员提出报损申请，记录报损等相关信息，并产生报损单。报损单产生后，由报损部门领导、运营部相关人员根据实际报损情况进行审批。审核完成后由运营部计划员在系统做报损溢余申请表，并记录确认和反馈信息，处理报损事件。根据报损处理，财务部门对实际报损进行对账与归档。2.2.8.22.2.8.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变1)制定规范的报损处流程，并严格执行。2)单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：报损单、报损溢余申请表

51、。报损单：由报损部门报损员根据实际的报损情况，提供的报损信息。主要包括：报损部门、报损员、报损日期、报损名称、报损数量、报损存放地点、报损金额等相关信息。报损溢余申请表：由各部门经理、分管领导、运营部跟单员和计划员进行审批、确认、反馈和处理。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 272.2.8.32.2.8.3业务流程图业务流程图报损产生 页页 次次： 1 / 1 文文档档编编号号： S SX X0 01 10 0/ 版版 本本： 1.0行行动动： 审审 核核：业业务务流流程程制制定定 编编制制：中中科科博博日日 规规格格确确认认： 流流程程标标题

52、题：报报损损流流程程开始结束报损单报损申请报损单部门审批运营部审批YN报损溢余申请表Y对账与归档N2.2.8.42.2.8.4业务流程的详细步骤业务流程的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注2、2345,107深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 28操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注891011结束2.2.92.2.9代理商流程代理商流程2.2.9.12.2.9.1业务流程简介业务流程简介在现代企业销售模式中，代理

53、是一种常用的销售模式，故对代理商的管理也是企业管理的一个有机组成部分。通过代理商管理及时了解各代理商的销售状况，从而进一步掌握各地区的市场行情，为总公司统一协调起到了重要作用。2.2.9.22.2.9.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变对于总公司来说，代理商从总公司进货属于销售，故总公司为其开批发单，总公司的库存减少；代理收到货物之后，则需要在代理管理部分的代理收货单模块中，进行确认。在确认过程中，将总公司为代理商所开具的销售单，转换到代理商的库存中，代理商的库存增加。单据流程的变化，该业务流程涉及的单据包括：代理订单（采购订单）、代理收货单、代理销售单、代

54、理退货单、代理调整单 代理订单：代理订单用于记录代理商的原始采购信息。代理商上传或本公司相关人员代替代理商输入相关采购信息后，由销售部门的相关人员通过代理订单处理方式，把代理商的原始订单处理为正式的渠道订单，即销售订单代理收货单：即总公司收到代理商的采购订单并生成销售订单后安排发货，把发货单由总公司系统自动一张收货单到代理商系统代理销售单：代理销售单用于记录代理商零售、批发等相关销售业务的详细信息，从而帮助总公司分析各个代理商某段时间的销售信息。其来源有两种：批发或零售。代理退货单：代理退货处理类似于代理进货处理。对于总公司来说，代理商退货相当于销售退货，故首先必须在分销管理模块的渠道退货单中

55、进行销售退货处理，总公司确认收到退货后，在代理退货单中，进行退货确认处理，将代理商的库存减去所退货物深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 29代理调整单：代理调整单用于调整代理商的库存。当库存数量不对或有进出货时，都可以进行库存调整。2.2.9.32.2.9.3业务流程图业务流程图处理审核代理商入库单代理商采购订单更新库存渠道销售订单调整单销售单退货申请单2.2.9.42.2.9.4业务流程的详细步骤业务流程的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注3、2345,107891011结

56、束2.2.102.2.10 零售终端流程零售终端流程2.2.10.12.2.10.1业务流程简介业务流程简介零售 POS 是指在销售行为发生时，通过自动读取设备（如收银机）直接读取货品的销售信息（如名称、单价、销售数量、销售时间、销售店铺、购买顾客等），并通过通讯网络和计算机系统传送至有关部门进行分析加工以提高经营效率的信息管理系统。深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 302.2.10.22.2.10.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变通过采用 POS 系统，能够有效地实现对货品的单品管理，并能够适时地自动取得

57、销售时点信息和进行信息的集中管理，它紧密地连接着整个供应链，是供应链管理的基础，也可以说是物流信息管理的起点。从实际使用效益的角度来看，POS 系统的应用，可以从前台作业水平、销售管理水平、库存管理水平和企业经营管理水平几个方面改善物流活动，实现物流效益的提高。2.2.10.32.2.10.3业务流程图业务流程图POS系统流程：系统流程：1.用户名，密码2.F2更新数据（传输）3.确认销售日期并输入钱箱金额4.输入上班员工考勤5.进入销售界面6.销售员输入VIP卡号输入7.正常销售或退货9.日结算，交班10.钱箱取款11下班考勤12.上传当日销售数据13.退出系统8.条码扫描，商品促销策略2.

58、2.10.42.2.10.4业务流程的详细步骤业务流程的详细步骤操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 31操作操作步骤步骤部门部门操作岗位操作岗位步骤说明步骤说明下一步下一步表单表单/ /报表报表备注备注4、2345,107891011结束2.2.112.2.11 配送流程配送流程2.2.11.12.2.11.1业务流程简介业务流程简介2.2.11.22.2.11.2业务流程图业务流程图2.2.11.32.2.11.3业务流程的详细步骤业务流程的详细步

59、骤2.2.122.2.12 其他流程其他流程2.2.12.12.2.12.1业务流程简介业务流程简介2.2.12.22.2.12.2业务流程所带来的相关规则和政策改变业务流程所带来的相关规则和政策改变2.2.12.32.2.12.3业务流程图业务流程图2.2.12.42.2.12.4业务流程的详细步骤业务流程的详细步骤深圳市顺祥陶瓷有限公司 零售分销管理系统需求规格说明书 Version: Page 322.32.3主用户组类型一览表主用户组类型一览表序号 NO.参与者 Actor描述 Description123456783.3.产品功能需求产品功能需求3.13.1统一要求统一要求1、列表中

60、所有字段都可以作为查询条件。2、异常业务流程可以回溯修改，必须有专门审核权限的人员修改处理，并与正常订单区分标示。3、系统中关于期限的记录，根据实际的期限设定，自动体现出相关预警提示。4、报表按照业务类型不同，自行创建打印模板，报表字段支持模糊查询和字段自定义，EXCEL 化。5、系统所有单据界面均要求提供导入导出功能。（操作单据类可以，但字典类批量功能需要企业 IT 人员进行维护）。3.23.2功能对应管理功能对应管理3.33.3基本资料基本资料3.3.13.3.1商品参数商品参数（代码规则、名称规则、条码规则、自定义字段）3.3.23.3.2商品分类（按种类分类）商品分类（按种类分类）概要概要说明说明主要用途用