文秘常用应用文写作应用文概说学习教案

1、文秘常用文秘常用(chn yn)应用文写作应用文应用文写作应用文概说概说第一页，共48页。一、应用文的概念(ginin) 应用文应用文 是各级机关、企事业单位、社是各级机关、企事业单位、社会团体会团体以及个人处理事务中经常应用的有一定以及个人处理事务中经常应用的有一定格式格式(g shi)的的文体总称。文体总称。应用文概说应用文概说 第1页/共48页第二页，共48页。一、应用文的概念(ginin) 应用文的定义涵盖了以下几点内容：应用文的定义涵盖了以下几点内容：应用文的本质应用文的本质一种文体。一种文体。应用文的使用者：各级机关、企事业单位、应用文的使用者：各级机关、企事业单位、 社会团体以及

2、个人。社会团体以及个人。应用文的用途应用文的用途(yngt)：处理事务。：处理事务。应用文的特点：一定格式。应用文的特点：一定格式。应用文概说应用文概说 第2页/共48页第三页，共48页。二、应用文的分类(fn li)行行政政(xngzhng)公公文文应用文概说应用文概说 应用文的分类方法多种多样，最常见应用文的分类方法多种多样，最常见(chn jin)的有以下的有以下3 类文书。类文书。事事务务文文书书商商务务文文书书第3页/共48页第四页，共48页。二、应用文的分类(fn li) 是指行政机关是指行政机关(jgun)在行政管理在行政管理过程中形成的具过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书

3、，是依法行政和进有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务行公务活动的重要工具。活动的重要工具。 如如:命令（令）、决定、公告、通告、通知、命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。等。应用文概说应用文概说 行政行政(xngzhng)公公文文:第4页/共48页第五页，共48页。二、应用文的分类(fn li) 是指机关、单位、团体和个人是指机关、单位、团体和个人为为处理日常事务所使用的文书。处理日常事务所使用的文书。如如:计划、总结、调查报告、简报计划、总结、调查报告、简报(jinbo)、会议记录

4、、章程、会议记录、章程、规则、制度、启事、会议议程、简报规则、制度、启事、会议议程、简报(jinbo)、请柬、邀请信等。、请柬、邀请信等。应用文概说应用文概说 事务事务(shw)文书文书:第5页/共48页第六页，共48页。二、应用文的分类(fn li) 是指机关、单位是指机关、单位(dnwi)、团体为处理商务业务团体为处理商务业务所使用的文书。所使用的文书。如如:市场调查报告、经济活动分析报告、经济市场调查报告、经济活动分析报告、经济合同、项合同、项目建议书、谈判方案意向书、经济合同、商品目建议书、谈判方案意向书、经济合同、商品说明书、说明书、广告、订货单等。广告、订货单等。应用文概说应用文概

5、说 商务商务(shngw)文书文书:第6页/共48页第七页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 实用性实用性 规范规范性性时效性时效性针对性针对性第7页/共48页第八页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 实实用用性性内容内容(nirng) 形式形式(xngsh)结构、语言表达务实简约结构、语言表达务实简约感谢信感谢信表示感谢表示感谢说明书说明书总结总结介绍产品介绍产品回顾归纳、分析评价回顾归纳、分析评价第8页/共48页第九页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 规范性规范性长期实践中约定俗成的相对长期实践中约定俗成的相对

6、(xingdu)固固定的格式。定的格式。写启事，正文一般要写发启事的写启事，正文一般要写发启事的目的、意义、原因目的、意义、原因(yunyn)、要、要求等求等如：如：写会议纪要，一般先写标题，再写导写会议纪要，一般先写标题，再写导言和内容要点言和内容要点第9页/共48页第十页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 及时及时(jsh)写写及时及时(jsh)发发及时及时(jsh)办办时时效效性性第10页/共48页第十一页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 实实用用性性内容内容(nirng) 形式形式(xngsh)结构、语言表达务实简约结构、语言表达务

7、实简约感谢信感谢信表示感谢表示感谢说明书说明书总结总结介绍产品介绍产品回顾归纳、分析评价回顾归纳、分析评价第11页/共48页第十二页，共48页。三、应用文的特点(tdin)应用文概说应用文概说 针针对对性性授受授受(shushu)对象对象内容内容(nirng)行文的原因、根据、目的和要行文的原因、根据、目的和要求求比较具体、明确比较具体、明确第12页/共48页第十三页，共48页。四、应用文的功用(gngyng)应用文概说应用文概说 规范规范(gufn)行为行为指挥指挥(zhhu)管理管理协调关协调关系系宣传教育宣传教育凭证依据凭证依据第13页/共48页第十四页，共48页。四、应用文的功用(gn

8、gyng)应用文概说应用文概说 规范规范(gufn)行为行为 应用文的许多种类，不同程度地规应用文的许多种类，不同程度地规定了人们的行动准则和行为定了人们的行动准则和行为(xngwi)方向。特别是方向。特别是法规法规性和政令性文件，约束着人们的行为性和政令性文件，约束着人们的行为(xngwi)，具，具有很有很权威的法规、准绳作用。权威的法规、准绳作用。第14页/共48页第十五页，共48页。四、应用文的功用(gngyng) 上级对下级指挥管理、分配任务、上级对下级指挥管理、分配任务、传达传达(chund)精神等；下级向上级报告请精神等；下级向上级报告请示、总汇报结示、总汇报结等，这些都是由应用文

9、作为载体来实现的。党等，这些都是由应用文作为载体来实现的。党政机关、企事业单位、群众团体都通过应用文政机关、企事业单位、群众团体都通过应用文这种工具来达成指挥管理。这种工具来达成指挥管理。应用文概说应用文概说 指挥指挥(zhhu)管理管理第15页/共48页第十六页，共48页。四、应用文的功用(gngyng) 人们通过书信互相交流情感，通过人们通过书信互相交流情感，通过报告、请求向上级传达情报，通过通知、指示、报告、请求向上级传达情报，通过通知、指示、通报通报(tngbo)等向下级下达命令，通过各种等向下级下达命令，通过各种条据确定当条据确定当事人的关系，通过各种协议书协调各方的利益事人的关系，

10、通过各种协议书协调各方的利益和问题和问题应用文概说应用文概说 协调协调(xitio)关系关系第16页/共48页第十七页，共48页。四、应用文的功用(gngyng) 普及各项知识，宣传党政教育普及各项知识，宣传党政教育(jioy)，提，提高商品的知名度，都离不开应用文的强大舆论高商品的知名度，都离不开应用文的强大舆论效应。机关的大多数文件，都有宣传教育效应。机关的大多数文件，都有宣传教育(jioy)的职的职能。能。应用文概说应用文概说 宣传教育宣传教育第17页/共48页第十八页，共48页。四、应用文的功用(gngyng) 为避免为避免(bmin)纠纷，人们需纠纷，人们需要一种有效的要一种有效的凭

11、证依据来约束双方当事人，从而保护双方的凭证依据来约束双方当事人，从而保护双方的利益和权利，从而规范社会的各种交易，这就利益和权利，从而规范社会的各种交易，这就需要应用文。需要应用文。应用文概说应用文概说 凭证凭证(pngzhng)依据依据 第18页/共48页第十九页，共48页。应用文概说应用文概说 第19页/共48页第二十页，共48页。应用文概说应用文概说 主题主题(zht)材料材料(cilio)结构结构语言语言第20页/共48页第二十一页，共48页。一、主题(zht)应用文概说应用文概说 是构成应用文文本的4 个要素。它们关系(gun x)密切，缺一不可，人们通常形象地将这种关系(gun x

12、)比喻为：材料是血肉，主题是灵魂，结构是骨骼，语言是细胞。材料(cilio)主题结构语言（1）主题的含义。 主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。 在应用文写作中，大致大致分为3 种类型：第21页/共48页第二十二页，共48页。应用文概说应用文概说 意图意图(yt)型型 表明(biomng)一种意图、目的、意向。此种意向单一，一阅便知。如请示、启事、合同等。信息信息(xnx)型型 文中只对信息作出客观说明，并不渗透作者的主观态度和观点。如请柬、简报、通报、解说词等。思想型思想型 主题带有鲜明倾向性，表现为对人、对事的态度，主要体现为对公

13、务的处理有鲜明的观点、意见、措施等。如公文中的下行文均带有思想性。第22页/共48页第二十三页，共48页。（2）主题(zht)的确立。 主题的确立是应用写作的重要步骤，材料的选择、结构的安排、语言(yyn)的运用均有赖于主题的确立。主要依据有以下两点。以写作(xizu)目的为立意依据。 一些应用文书不用作者刻意提炼主题，文书本身就是一种较为成熟的认识或决策，这时，写作目的就成为应用文书的主题。这个目的大多体现为机关领导的工作布置、上级机关文件的某种规定等。第23页/共48页第二十四页，共48页。 需要作者对事实材料进行分析研究，得出正确的结论，然后再确定(qudng)文章的主题。总结报告类、消

14、息通讯类等往往根据这种立意依据确定(qudng)主题。以材料本身的意义为立意依据（3）主题(zht)的要求。 在具体(jt)的应用写作中，应确保主题的正确、深刻、新颖、集中。正确。主题正确是撰写应用文的基本要求。第24页/共48页第二十五页，共48页。 深刻(shnk)。 主题深刻是指应用写作要求揭示事物本质及其内在规律，提出(t ch)有利于发展的、有创见性的见解和主张。 新颖(xnyng)。 主题新颖是指应用文的主题要有新意，有自己独特的见解。要写别人没有涉及过的事物，要别开生面，使人耳目一新，富有独创性。 集中。 主题集中是指应用写作要围绕一个中心把问题说清说透，文中避免出现与中心联系不

15、紧密甚至无关的材料。第25页/共48页第二十六页，共48页。二、材料(cilio) 材料是指作者为实现一定的写作目的所收集、积累的，为表现主旨而写入文章之中的一系列事实或依据。应用文写作中所谓的“事实或依据”，主要包括事件(shjin)、现象或数据、理论根据、公认的原则、科学公理等。 材料的运用包括占有材料、鉴别(jinbi)材料、选择材料和使用材料4 个环节第26页/共48页第二十七页，共48页。材料运用(ynyng)的4 个环节第27页/共48页第二十八页，共48页。三、结构(jigu) 结构(jigu)是文章内部的组织和构造，是文章内容的重要表现形式，是作者思路在文章中的具体体现。（1）

16、结构(jigu)的内容。应用文文本结构的内容有标题、开头、结尾、层次、段落、过渡、照应等。 标题。标题即文章的命名。鲜明、准确的标题能够给读者留下深刻的印象。 开头。应用文写作“起要平直”，即开头要开门见山，不要拐弯抹角。 层次。层次又称意义段，它是应用文主题的秩序体现，展示作者表达主题的整个思想轨迹，最能体现出作者逻辑思维的功力。第28页/共48页第二十九页，共48页。 段落。段落也叫自然段，它是构成文章的基本单位(dnwi)，是文章思想内容在表达时由于转折、强调或间歇等情况所造成的文字停顿。 过渡。过渡是承上启下衔接文字的一种(y zhn)手段，它是上下文之间联系的纽带。 照应(zhoyn

17、g)。照应(zhoyng)是指通过前呼后应，相互关照，从而使文章形成紧凑严密的有机体。 结尾。结尾是文章正文主干部分的自然延伸和归结，它是对全文的收束，起强化主题、完成任务的作用。（2）结构的要求。严谨。一是指思维缜密、无懈可击，二是指组织严密，无破绽可查。自然。文章承转启合如行云流水，无人工雕凿斧削痕迹。第29页/共48页第三十页，共48页。完整(wnzhng)。结构主体饱满，首尾圆合。统一。形式(xngsh)和谐，通篇一贯。四、语言(yyn) 语言，是人类特有的用来反映思想、表情达意的重要工具，是一种特殊的社会现象，由语音、词汇和语法构成的一定系统。（1）运用语言的标准。准确。准确，就是要

18、求语言含义清楚，词语内涵外延明确。简洁。所谓简洁，是说语言简明扼要，没有多余的话。平实。平实，是指语言平易实在、朴素规范。第30页/共48页第三十一页，共48页。（2）应用文书专用(zhunyng)语言。应用文书(wnsh)具有独特的专用语言，常见的有以下8 类，见下表。第31页/共48页第三十二页，共48页。第32页/共48页第三十三页，共48页。第33页/共48页第三十四页，共48页。应用文概说应用文概说 通用通用(tngyng)文书文书事务文书事务文书(wnsh)、商务文书商务文书(wnsh)第34页/共48页第三十五页，共48页。 为便于信息的传递、接受和处理，应用文书大多具有相对固定

19、的书面格式和内在(nizi)结构。书面格式，是应用文书的外在表现形式；内在(nizi)结构，是应用文书内容的组织构造。1通用文书(wnsh)的格式 在应用文书中，公文是最讲究格式的文种。通用文书的格式，指通用文书的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。公文的格式在很大程度上通过这些(zhxi)外部形态得以体现。（1）通用公文用纸和印装规格。 公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm 297mm，如下图所示。第35页/共48页第三十六页，共48页。A4 型公文用纸页边及版心型公文用纸页边及版心(bnxn)尺寸尺寸第36页/共48页第三十七页，共48

20、页。（2）通用公文中各要素(yo s)标识规则。 一份完整(wnzhng)的公文，由眉首、主体、版记三部分组成，置于公文首页红色反线上的各要素统称为眉首；红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；主题词以下的各要素统称版记。公文格式如下图所示。第37页/共48页第三十八页，共48页。第38页/共48页第三十九页，共48页。2事务文书(wnsh)、商务文书(wnsh)的格式 与通用公文相比，事务文书与商务文书的格式呈现出了明显的灵活性与多样性，主要表现在下面两点。 首先，除了简报等个别文种外，大多文书不具版头、主体、版尾这样严格的3 大版块区域。 其次，事务文书与商务文书各自包括

21、多个文种，这些文书各有各的格式规范(gufn)与要求，像请柬、邀请函有其固定格式；像合同、标书也各有约定俗成的格式。第39页/共48页第四十页，共48页。第40页/共48页第四十一页，共48页。应用文概说应用文概说 通用通用(tngyng)公文的制发程序公文的制发程序事务文书、商务事务文书、商务(shngw)文书文书的制发程序的制发程序第41页/共48页第四十二页，共48页。1通用(tngyng)公文的制发程序 通用公文(gngwn)的制发程序又叫发文办理。 办法规定：“发文办理指以机关名义制发公文(gngwn)的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。”本节主要介绍 程序。复核(fh)审核签发草拟（1）草拟草拟就是拟写公文草稿。草拟公文的主要要求如下：符合国家的法律、法规及其他有关规定。情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，