论“电子政务”环境下区级档案信息中心的建设与发展

1、论“电子政务”环境下区级档案信息中心的建设与发展内容提要 全国各地政府正在大力开展电子政务建设，档案信息中心也在建设之中，本文就如何结合电子政务开展档案信息化建设进行了一定的探讨，结合长宁区电子政务工作实际对区级档案信息中心的功能设定，实现方式，组织形式等方面进行了初步的探讨，并对档案信息中心的发展作了展望。 关键词：电子政务 档案信息中心 建设 当今时代，科技发展日新月异，信息化建设方兴未艾。顺应形势, 国家档案局提出档案馆作为永久保管档案基地、爱国主义教育基地、档案信息中心、已公开的现行文件利用中心的四位一体功能建设的目标。档案信息中心的建设又与目前各地政府大力开展的电子政务建设息息相关，

2、为此，在“电子政务”环境下讨论建设档案信息信息中心具有很强的现实意义。一、电子政务简介“电子政务”简而言之，就是借助计算机和信息技术为主要手段，建成一个覆盖党政机构各部门和相关企业的应用系统。它为领导决策和机关办公提供服务，实现机关办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提高办公效率，提高管理水平。“电子政务”主要组成部分有三个：一是党政机关内部的电子化和网络化；二是党政机关部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信；三是党政机关部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。由于“电子政务”系统是一种利用网络计算机技术来支撑的辅助办公的先进系统，因此它具有四大功能：事务处理功能，信息

3、管理功能、辅助决策功能、共享信息功能。二、档案信息中心的理解首先对于档案信息的理解，笔者认为可以理解为描述档案的信息（如档案的案卷目录、文件级目录信息）和档案内容的信息（档案内容所反映的知识、消息、数据、等信息）。档案信息中心指的是集中了档案信息的信息资源中心。集中了档案目录信息的档案目录中心可以称为档案信息中心，在本文中所讨论的档案信息中心指的是包含了档案描述信息和档案内容信息的档案信息资源中心。三、区级档案信息中心功能分析档案信息中心的功能就是收集电子化的档案信息为电子政务提供信息资源、智力支持。笔者根据上海市长宁区政府已经实施的“电子政务”和电子档案一体化系统设计了区级档案信息中心功能模

4、型，如下图所示。机关档案室档案信息目录数据库全文数据库档案信息平台区 级 档 案 馆档案信息机关档案室档案信息机关档案室档案信息档案信息利用系统档案信息收集档案信息收集1档案信息数据库档案信息中心的数据库按照功能划分为目录数据库（描述档案的档案信息即元数据）存贮馆藏档案的目录信息，专题信息，电子档案的元数据等和全文数据库（保存电子档案，包括电子文本文件，电子图片文件、电子影音文件等）2档案信息收集网络a.馆藏档案的档案信息收集档案馆的档案信息来自馆藏档案的数字化，主要有三种类型：档案目录信息：主要是指文书档案的案卷目录、文件级目录信息，声像档案、会计档案等的目录信息。专题档案信息：主要是指描述

5、特定内容档案的信息，如知青档案信息，它包括了知青姓名、插队时间、地点等诸多元数据，虽然它包含在文书档案中，如果光用文件级目录信息来表述的话，内容少而且不利于电脑检索，不能满足实际需要。全文档案信息：它就是反映档案内容的电子文件，包括文书档案、照片档案等经扫描后生成的电子文件和录象带等数字化后生成的影象电子文件及文书档案的电子文本版本。b.各机关档案部门的档案信息收集从各机关档案部门收集的档案信息主要包括电子档案的元数据信息及各种类型电子档案文件。3.档案信息平台来源于档案馆和机关单位的档案信息集中存储于数据库中,这样就构成了一个信息平台，可以进一步根据需求进行信息的开发，利用。主要包括以下几个

6、系统数据关联系统，将档案目录信息与电子档案文件相联结。在实际操作中，只要查到目录信息就可以找到与之对应的电子档案文件。检索系统，进行档案目录信息或者电子文本信息的查询。权限系统，明确职责，保护档案信息交互系统：主要是指外部数据查询接口相连，如可以和公务网平台相连信息管理：对档案信息进行维护、管理等数据维护系统：对数据及时进行备份。4档案利用系统主要就是根据实际需要对档案信息平台中的档案信息进行数据查询，标注使用等利用系统的开发。如可以在档案信息平台上建立满三十年的档案开放系统，使用数据库检索列出符合条件的档案信息，然后经过电子审核进行开放，一方面将这些档案信息在公共网络上发布，一方面可以建立纸

7、质的开放档案目录或者光盘供人查阅，整个开放的操作都通过网络完成，由特制的网络软件实现。这就是档案利用系统的一种。另外还可以建立集中相关文件进行编研的档案编研利用系统，为领导决策服务的档案信息参考系统等。四、档案信息中心的实现在电子政务的实施过程中，档案部门要积极争取将档案信息中心建设纳入电子政务建设中。这样，档案信息中心所需要的软、硬件条件都容易具备，档案信息中心才能更好的发挥作用。覆盖机关的网络建设，计算机的普及使用为档案信息中心建设扫清了障碍，网络服务器由信息中心等部门负责维护，档案部门制定标准，使用需求，实施框架，相应的档案管理软件由专业的软件公司协助开发建设，在立卷改革推广，档案网络构

8、建的过程中又可以得到政府各级部门的重视和支持。同时，档案信息中心的建设也为电子政务理顺了信息流程，提供了方便的档案信息资源，达到了“双赢”。1档案信息中心具体功能模块的实现表述如下：A档案信息收集网络a.馆藏档案的档案信息收集档案馆藏档案的档案信息主要是纸质文书档案的目录、专题信息和全文信息。因为馆藏档案数量很大，所以任务比较艰巨，实际操作中可以按照档案利用率、重要性来分批进行数字化。另外档案部门以前形成的档案信息数据库多采用单机数据库，新的档案信息数据库采用的是网络数据库，这就要做好新旧数据库的数据转换工作。b.各机关档案部门的档案信息收集目前由于计算机技术自身存在各种缺陷，文件的管理和利用

9、仍然实现“双轨制”，即文件数据与文件实体同时并存，并且，在现阶段，纸质文件仍作为主体，数字化文件不能取代纸质文件。在这种情况下进行的档案建设也是“双轨制”。所以当前档案部门最适合的信息化模式就是机关档案室实行文书档案立卷改革，档案以“件”为单位和建立文档一体化系统。文档一体化系统就是指把文件管理工作同档案管理工作融为一体进行全面管理的系统，电子文件（公文）在网络文件流程中办理完毕后经电子归档成为电子档案，电子档案保存的数据库其实就是档案信息中心的数据库，这其实就完成了档案信息的采集工作。具体文档一体化系统的理论研究，可以参阅有关文档，如长宁区档案局编写的电子政务环境下电子文件归档和电子档案管理

10、系统研究另外，对于目前档案部门形成的照片，影象等声像档案（有实体），可以将档案目录（描述档案的信息）或者和对它们进行数字化后形成符合标准的电子照片或影象文件，一起存入档案信息中心数据库，完成档案信息的采集。B.档案信息平台信息平台的建设主要就是数据库的实现，数据库要具有存储容量大，多媒体存储，目录信息索引与电子文件相连等特点，具体设计、建设时可以通过软件公司构建。C档案信息利用系统档案利用系统的开发是对档案信息的开发，是档案信息中心的价值所在，档案部门要及时把握政务需求，及时开发新的档案信息利用系统，再由软件公司帮助实现。2档案信息中心组织结构电子档案作为一个新生事物，其与传统实物载体的档案在

11、管理、保存等方面有着显著的差异，以往的档案馆设施，管理体系很难满足需要，必须进行改革。至此，专门管理电子档案的电子档案中心浮出水面。电子档案中心主要负责收集、管理、保存各机关档案部门传送的电子档案和相应的实体档案。主要有以下几种功能：a电子档案信息收集系统维护，在收集档案信息过程中，及时解决出现的问题，对档案室电子档案工作进行指导。b.电子档案保存主要是保存电子档案对应的纸质档案，方便统一管理，利用。对于电子档案的保存可以自己保存存有档案信息的网络服务器，也可以由信息中心进行保存和维护。另外还可以建立数据备份中心，通过将档案信息刻录光盘备份或作为数据传递的手段。c.档案信息利用窗口主要针对机关

12、内部进行网上的利用查询或者调阅与之对应的实体档案。以上只是简单描述了电子档案中心的功能，它其实是一个为了让电子档案更好发展而专门整合而成的专责电子档案管理的部门，依照现实情况也可以有多种建立方式，还有待进一步完善。3档案信息中心的实现步骤对于现阶段电子信息中心的实现步骤如下：a在各机关档案部门推广文书立卷改革，档案以“件”为单位，为档案信息化作好准备。b积极参与电子政务建设，实现文档一体化系统，初步建立档案信息数据库构建档案信息平台。c馆藏档案信息的录入与数据库转换，档案信息不断充实档案数据库。d组织机构调整，依据实际情况调整档案馆组织机构，可以适时建立电子档案中心。e功能拓展、完善。不断完善

13、档案信息中心系统，依据工作需要建立多种档案利用系统，充分利用档案信息化优势。以上的实现步骤不一定按时间次序依次实现，而可以几项工作同时进行，在实际的操作中不是按步就搬，要视实际情况而定。五、档案信息中心展望现在有一种趋势是将政府的整个文件、档案、信息完全置于档案馆的管理之下。这种趋势有其存在的根源：在现实中，由于计算机技术、通讯技术和网络技术的相互结合，造就了“电子政务”的产生，在“电子政务”环境下，电子文件大量产生，档案馆中纸质档案的数字化速度也将加快，导致了档案实体与其所包含的信息内容分离速度的加快，文件与档案的界限变得模糊起来，文件、档案实体与信息同时并存于档案馆中，档案馆将承担起文件、

14、档案实体管理及其信息管理的重任。档案馆自身借助各种信息技术使新的功能不断增加，档案馆的任务将发生根本性的变化，档案馆通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。那么，这些功能的扩展，使档案馆不再是纯粹的档案物质载体的保管基地，更加突出的将是信息管理机构及数据的传输枢纽，随之而来的是档案馆将获得更大的发展空间。 如果依照这种趋势，档案信息中心将集中更多的政府信息资源，承担更多的政府信息工作，如现行文件的开放，政府信息的公开等工作，开发更多的政务信息利用系统，成为电子政务系统中的政府信息中心。发挥更大的作用。现在，全国各地档案信息中心的建设才刚刚起步，还没有一个固定的模式，本文只是初步探讨研究

15、了电子政务环境下区级档案信息中心的一种建设模式，希望能够为档案信息中心的建设研究起到抛砖引玉的作用。several group number, then with b ± a, =c,c is is methyl b two vertical box between of accurate size. Per-23 measurement, such as proceeds of c values are equal and equal to the design value, then the vertical installation accurate. For example a, b, and c valueswhile on horizontal ver