XX家电公司费用报销制度

1、XX公司费用报销制度一、费用报销流程- 2 -1.报销时间- 2 -2.报销支付形式- 2 -3.费用单据取得的规范要求- 2 -4.报销审批流程- 3 -5.报销单粘贴规范- 3 -6.总部人员在门店报销流程- 6 -7.报销责任追究- 6 -二、借款流程- 6 -三、固定资产和内部领用流程- 7 -1.固定资产报销流程- 7 -2.内部领用流程- 7 -四、费用报销标准- 8 -1. 费、交通费及自购车补贴- 8 -2.自购笔记本电脑补贴- 8 -3.差旅费报销标准- 8 -五、费用分类细则- 9 -1.差旅费- 9 -2.办公费- 10 -3.业务招待费- 10 -4. 网络费- 10

2、-5.邮寄费- 10 -6.广告费- 10 -7.装修费- 11 -8.工资- 11 -9.奖金- 12 -10.福利费- 12 -11.社会保险费- 12 -12.商业保险费- 12 -13.工会经费- 12 -14.职工教育经费- 13 -15.辞退福利- 13 -16.运输费- 13 -17.装卸费- 13 -18.财产保险费- 13 -19.门店租赁费- 14 -20.水电暖费- 14 -21.终端建设费- 14 -22.折旧费- 14 -23.修理费- 14 -24.会议费- 15 -25.车辆使用费- 15 -26.维修材料费- 15 -27.突发事件费- 15 -28.促销品-

3、15 -29.推广费- 16 -30.无形资产摊销- 16 -31.劳动保护费- 16 -32.诉讼费- 16 -33.咨询费- 16 -34.招聘费- 16 -35.印花税- 17 -36.住房租赁费- 17 -37.仓库租赁费- 17 -38.安装费- 17 -39.其他费用- 17 -40.手续费- 17 -41.利息- 17 -一、 费用报销流程1. 报销时间报销时间为每周五，其余时间财务恕不接待内部报销人员报销。对于外部单位人员报销的，支付金额超过3000元的应在报销前与财务预约，避免无钱领款的情况。2. 报销支付形式为避免大量现金存于门店引发风险，以及方便领款人领款。原则上门店内部

4、人员应提供工行卡号，由出纳通过网上银行打款到报销人的银行卡上。外部单位或人员报销的，对于长期往来客户和大额付款如广告公司必须通过转账支付，临时人员费用可支付现金。3. 费用单据取得的规范要求开具发票的要素齐全，各种费用发票统一冠名为营业执照上注册的全称（如为总部承担费用则为“深圳XX公司电器”）、填制时间、数量、单价、金额、收款单位、收款人等都应如实填写。接受的发票字迹要清晰可辨，大小金额必须一致，数量乘单价的金额必须计算正确，严禁涂改。从外单位取得的发票如有遗失，应当取得原开出单位重新加盖公章的原发票复印件，报经总部批准后方可报销。4. 报销审批流程报销人费用会计或财务经理出纳店经理粘贴凭证

5、，上交审核合规和金额付款店经理签字批准交予会计做账报销人报销时先按规定粘贴好报销凭据，交给费用会计（或财务经理）审核附件是否齐全，费用是否符合报销标准，票据是否合法，金额是否相符。审核完毕后由报销人持单据交给店经理签字。店经理批准后，报销人将单据交给出纳支付报销款（现金或转账）。出纳付款时在报销单封面上加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，并在报销单附件上加盖“附件”（“已核销”）章。出纳付完款后需将报销单转给费用会计（或财务经理）在系统中做账。5. 报销单粘贴规范报销单必须使用统一购买或印制的单据，不得使用自行印制或购买的单据。报销单分为两种，分别为费用报销单和差旅费报销单。差旅费报销单只做差旅

6、费报销用，出差旅费以外的费用一律用费用报销单报销。报销凭证粘贴单为粘贴报销单附件用。报销人填写费用报销单时应填写：1) 报销时间。填写报销单的时间2) 单据及附件数。报销单后所粘贴的发票张数和附件份数的总和。3) 摘要。简明扼要的写明费用发生的内容和数量等信息。4) 金额。报销项目的单项金额。5) 合计金额。汇总报销项目的合计小写金额。6) 大写金额。汇总报销项目的合计小写金额。7) 报销人签字报销人填写差旅费报销单时应填写：1) 报销时间。填写报销单的时间2) 单据及附件数。报销单后所粘贴的发票张数和附件份数的总和。3) 出差人：自己或同行人的姓名4) 事由。简明扼要的写明发生差旅费的原因。

7、5) 金额。报销项目的单项金额。6) 起止时间和地点。7) 交通费。粘贴车票的金额。8) 出差补贴。按公司标准执行。9) 住宿费。按公司标准执行。10) 大写金额。汇总报销项目的合计小写金额。11) 报销人签字报销凭证粘贴单为保证报销凭证不散失，丢失。报销单的附件都应该整齐粘贴在报销凭证粘贴单上。报销人粘贴单据完毕后应该填写报销原因和报销人。粘贴单粘贴的规范要求：左平齐，上平齐报销的原始单据必须从右到左、从小到大整齐有序地用胶水粘贴在“粘贴单”上如没有粘贴单可用白纸代用），不能一大叠单据堆粘一块。如同类原始凭证如果数量较多，大小不一，应按凭证规格的大小进行分类，同一张单据粘贴单上所粘贴的凭证尽

8、量保持大小一致。每张单据粘贴单所粘贴的凭证不得过多，规格较大的凭证（如购物发票等）可粘贴2-6张；规格较小的凭证（如停车费、过路过桥费、定额餐饮发票等）可粘贴8-10张。在单据粘贴单上粘贴凭证时，应由上而下、自左至右、均匀排列粘贴，一般粘贴2列，每列4-5张，在粘贴线内均匀粘贴，上、下及右方不得超出粘贴线，两列之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。原始凭证应保持原样粘贴，有奖发票应去掉对奖联，个别规格参差不齐的凭证，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始凭证内容的完整性。每张报销单所附原始凭证不得过厚，以不超过5mm为宜。对于规格较大、纸质较硬的原始凭证（如证明文件），每张单据粘贴单限粘贴2张，要

9、分张折叠，规格大小要与单据粘贴单的规格保持一致。原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，应折叠整齐，对不整齐的原始单据应修剪整齐。原始单据的粘贴不得将不同费用科目内容的原始单据混合粘贴在同一“粘贴单”上，应分开粘贴。白条与其他正规发票也不得混合粘贴在同一“粘贴单”上。 纸不能做为附件必须先复印再将复印件作为附件粘贴6. 总部人员在门店报销流程总部人员在门店报销时报销单应有XX公司总经理签字，无签字的不得报销。7. 报销责任追究1) 外单位如广告公司或临时人员报销的，经办人必须在报销单上签字。经办人不签字的，按10元每单罚款。2) 报销单所附票据附件不合规（假发票或假合同）或弄虚作假伪造签字

10、的，一经发现对于报销人处于报销金额双倍处罚，并通报批评。3) 对于在报销人在会计审核后，到出纳付款前丢失报销单据所附发票和附件的，报销人负责追回。对于出纳付款后，在财务处丢失报销单据所附发票和附件的，会计负责追回。二、 借款流程人员借款根据总部惠财字2008-002号个人往来管理制度执行。借款单上应注明借支人姓名，借款事由，金额，预计归还时间。门店品类主管级以上人员（含店经理、会计、品类主管）因工作原因借款一般应控制在借款人基本工资的 2倍内（但最高不超过 3000 元） ，由借款人填写借款单（借款单上须注明还款计划及本次借款后的累计借款金额），交门店财务经理审核，店经理审批；本次或累计借款在

11、 3000 元以上的上报财务部经理审批；本次或累计借款在15000 元以上的，财务部经理审批后，上报常务副总经理级以上人员加批。 有关员工（如司机或文员）因工作需要借支业务周转金，由借款人提出书面申请，经财务经理审核，门店店经理审批，上报财务部经理审批，其他形式的借款一律不予办理。总部员工因公出差或其它工作原因在门店借款的，差旅费借款额应控制在其基本工资2倍以内（但最高不超过 5000 元） ，由借款人填制借款单（借款单上须注明还款计划及本次借款后的累计借款金额），由部门经理审核，报财务部经理审批；本次或累计借款在 15000元以上的，财务部经理审批后，上报常务副总经理级以上人员加批。三、 固

12、定资产和内部领用流程1. 固定资产报销流程固定资产定义为价值2000元以上，使用年限1年以上。税控机使用的开票硬件卡和软件等不属于固定资产，报销时直接入费用。门店应工作需要购买固定资产前应填写固定资产、低值易耗品购买申请表，以电子邮件（或OA）报XX公司总经理审批。取得审批后，由经办人按照审批额度内据实购买，不得超支。2. 内部领用流程门店因工作或福利需要从仓库领用商品使用的，1000元以下由会计在财神系统中做“领用单（内部）”，由门店店经理确认，打印后交收银员盖章后，一联提货，一联财务；1000元以上的需向XX公司总经理申报审批。四、 费用报销标准1. 费、交通费及自购车补贴（1） 对 费实

13、行凭本 号通讯票发票限额内据实报销。 （2） 对交通费实行包干，在每月工资表中单列项目造表发放。 （3） 对自购车补贴凭车辆使用费发票限额内据实报销。 （4） 对于因缺勤、事假、病假等原因，当月工作天数不足20 天的，按照上述标准的 50%报销，当月工作天数不足 10 天的，按照上述标准的25%报销，当月工作天数不足 5 天的，不报销当月上述费用。2. 自购笔记本电脑补贴为提高工作效率和工作质量，入职公司后自购笔记本电脑用于工作的（公司不再配置电脑），从购置之月起，对店经理、财务经理给予每月补贴100元，每半年结束凭相关发票报销一次，最多报销3年（即 6次）。3. 差旅费报销标准门店店经理、会

14、计因公往返总部出差可乘坐乘坐火车硬卧、4折以下(含4折)飞机，其他员工出差可乘坐乘坐火车硬卧、3折以下(含3折)飞机。若公务紧急或特殊情况超过前述规定标准，应事先申报财务部总监助理批准。1) 市内交通费、住宿费、生活津贴等实行包干使用办法。补贴标准目项行政级别门店店经理会计其他人员（不含导购员）备注交 通工 具可乘飞机火车硬卧、轮船二等舱可乘火车硬卧、轮船三等舱可乘火车硬卧、轮船三等舱凭发票按标准报销住宿费及市内交通及餐费补助北京、上海、广州、深圳 140元/天 140元/天 120元/天 所有人员均需凭住宿发票按标准报销，无住宿发票减半报销天津、重庆、厦门、大连青岛及省会城市110元/天11

15、0元/天100元/天地区及地级市100元/天100元/天90元/天县级及以下城镇90元/天 90元/天 80元/天以上补贴标准不适用于回总部开会、培训等事宜。驻外人员回总部开会，汇报工作、培训等，食宿由总部负责安排，只报车费，不再报食宿补贴费。若住宿未能解决，则按相应标准给予补贴。2) 出差未在外住宿，往返的当日以半天计，按相应补贴标准的50%给予补贴。乘坐火车硬卧在途中过夜的当天按相应补贴标准的50%给予补贴；乘坐飞机的当日不享受出差补贴。3) 往返总部至门店之间，火车购票补贴凭订票单据限额50元/次报销。4) 导购员外出派发单页的，不适用此费用报销标准，补贴标准为40元/天。5) 临时促销

16、员、临时推广人员凭票报销交通费，不报出差补贴。其出差补贴并入日薪，以议定标准执行。6) 火车、汽车、轮船、飞机票等凭证丢失后无法取得复印件，由当事人写出详细报告，说明具体情况，办事处知情人证明，经会计审查、经理批准，按实际支付金额的70%给予报销。五、 费用分类细则1. 差旅费核算范围：员工因公出差（含参加会议、培训）所发生的交通费、包干补贴、住宿费及其他杂费。报销时粘贴差旅费报销单，报销标准见前。工作时间公务外出的市内公交车及打车费，需附车票、部门经理签字的交通费明细表、由车管签字无车的派车单（公务紧急时可于返回后报销前由车管在交通费明细单上补签字），交通费明细单上必须注明公差事由及往返地点

17、，公务地点两个以上的，应在交通费明细单上分栏填写。加班交通费需附交通费明细表、车票、费用会计要注意打车票上的日期及时间要与明细表上的一致，并且符合公司差旅费制度管理中规定的允许报销加班出租车费的时间。如报销时起止地点超过6项的可填写多页差旅费报销单，或附差旅报销清单。2. 办公费核算范围：指日常经营中实际领用、发生的办公用品、笔墨纸张、帐表票卡、名片、书报、硒鼓、碳粉、电脑耗材（如软盘、光盘）等、实际领用的发票等费用。对购买一次性购买多笔小额办公用品的，购买人应提供商品购物清单并加盖购买单位正规章。3. 业务招待费核算范围：在日常工作中因公请客发生的餐费、礼品礼金费、赞助费，以及员工加班餐费等

18、，遵循一事一议及报销经手人从高的原则，单笔报销其餐饮发票必须是同一家的，同等金额的发票号应该是连续的。报销时必须有招待费审批单及相关批复。4. 网络费核算范围：指支付的固话费、 初装费、移动 费、入网费、数据专线月租费、VIP电子邮箱费。移动 费，每人每月只能报销本人使用的一部 且一个号码发生的费用，并且实行实名制（即号码使用人必须为本公司员工，且与移动发票上人名必须保持一致）,并在公司标准之内进行报销。其他费用报销时必须有国家规定使用的电信业专用发票、固定话费报销明细单（分部门、分 号码）等。5. 邮寄费核算范围：正常业务中所发生的EMS或快递费。6. 广告费核算范围：电视、电台广告：电视广

19、告、电台广告、专题片、栏目赞助活动、发布促销内容的电视字幕广告、整屏字幕公告、流动字幕广告等。报刊、杂志广告：报纸、杂志硬性平面广告，广告部批准后的整版（半版）图文并茂的广告操作列入广告费用。户外广告牌广告：包括候车亭、T型塔、车体广告、大看牌、招牌、路牌、墙体广告及条幅、巨幅、室内橱窗及广告牌；含有发布费用、工商、城管费用的门头（灯箱）视为户外广告牌广告。网站广告；车载广告、 短信广告。总部统一制作的用于品牌宣传的物料费。如DM单费用。申报及审批程序：1000元以上的广告费用由门店做用款申请表报XX公司总经理批准后由总部财务部打款支付，1000元以下由市场部经理批准。由门店支付的3000-2

20、0000元（不含20000元）的广告费，必须通过银行转账支付到由广告媒体单位提供银行开户账号里，严禁将广告费汇入以个人名义开立的银行账户或由第三方转交。门店用现金支付3000元以下的广告费,除提供相应的正规有效的发票外,还需广告供应商出据盖有财务专用章的收款收据。路牌、灯箱、霓虹灯、墙体等户外广告不提倡门店预付款，确实需要预付款的，合同付款条款按以下要求签订：（1）合同签订时预付30%的款项，（2）验收合格发布实施时再付60%的款项，（3）余款10%在发布到期时付款。不需预付款的，付款条款必须含“留10%余款在发布到期时付款”的内容。路牌、灯箱、霓虹灯、墙体等户外广告没有到期，合同没有执行完毕

21、时，门店必须留一份合同复印件备查。广告费报销必须上报的附件：电视、电台广告：发票；合同；播出证明单或第三方出具的监播报告（播出证明单不能以事前开具的播出安排表或播出通知单代替）报刊、杂志广告：发票；合同；报样、杂志样刊。霓虹灯、路牌、灯箱、射灯、墙体、车体等户外广告：发票；合同；报价预算表；现场照片（灯箱、霓虹灯应有夜景照片）；验收报告。巨幅、条幅等广告：发票；合同；报价预算表；现场照片（不含发布费的条幅如不能提供现场悬挂照片，必须把条幅编号制作摊开一起拍照并列明悬挂地点清单）。短信发布费发票合同或协议（需注明短信发布内容）。支付户外广告费余款原合同的复印件；发布到期时的照片；验收报告； 所有

22、报销提供的照片必须是相纸，用数码相机的照片必须用相纸打印，门店不得做任何修改，一经发现，对责任人给予严厉处罚。软文费核算范围：由门店或总部联系组织报刊或网络发布隐性宣传门店或品牌的文章。报销附件：总部市场部批文报样。 7. 装修费核算范围：按规定摊销的装修费用，门店外立面、墙面、地面及卫生间设备的维修费用，门店固定标识指引系统（包括：门店区域指示、楼层导视、品类导视）的布置制作费用及门店物业设备（包括：空调、消防设施、卷帘门等）单笔100元以上的维修及维保费用。所有的装修工程必须与装修公司签订合同，装修合同报总部连锁发展中心批准后，原件交财务部备案，没有合同一律不得付款，门店工程款5%做为工程

23、质保金。报销装修费时，必须附有装修费授权审批的报告，装修工程验收报告、装修决算金额的全额装修业发票。8. 工资核算范围：发放给职工的固定薪金，含基本工资、岗位工资、级差工资和福利补贴（取暖费、交通补贴、餐费补贴）。公司员工所有工资类的支出都必须通过银行转入员工工资卡发放，不得直接使用现金发放，如因特殊情况必须以现金形式发放的，报总部人资中心、财务中心联合审批。9. 奖金核算范围：支付给职工的各种奖金（含提成奖、考核奖、季度奖、年终奖等）10. 福利费核算范围：过年过节费：包括发放的物品、节日补助（不包含加班补助）、职工节日聚餐等。职工活动费：包括集体旅游（春游、秋游）费、文体活动（含用品）费、

24、员工联谊活动费（包括场地租用费、餐费、奖品等）、参加总部年会发生的费用（含参演费、服装租赁，差旅费除外）等。职工生活用品购置费：购买的库工、库管、门店驻店人员生活物资单件商品价值500元以下的费用。因租用私有住房用作公司员工宿舍而发生的属于公司承担的租赁费(包括门店保安、库管人员为工作需要租住门店附近私有住房而单独支付的房租)。员工加班发生的餐费按相关标准报销，计入福利费。其它费用：职工困难补助费、抚恤金、丧葬费、工伤医疗费、工伤补助费、探视费、慰问职工费、职工体检费等。报销附件：实物发放的审批表；员工亲笔签收的福利领用表；购买实物所产生的发票。现金发放的审批表；员工亲笔签收的福利领用表（或银

25、行付款单）11. 社会保险费核算范围：根据国家相关法律法规规定，在社会保障体系中，为确保公司员工在遇到生、老、病、死、伤、残、失业等风险时获得基本生活需要和健康保障而由公司承担的社会保障费用，公司按照相关法律规定给员工上缴的养老、失业、医疗、生育、大病统筹基金、工伤保险、住房公积金等保险金。12. 商业保险费核算范围：向保险公司投保支付的保险费（含货运险、公司车车辆保险）。报销程序及相关规定：保险费应坚持先申报审批后支付原则，货运险申报财务总监批准，车辆险报总部行政部副总监批准。13. 工会经费核算范围：根据当地工会组织或税局要求实际交纳的工会费用，或自有工会组织的门店用于组织工会活动所发生的

26、费用。14. 职工教育经费核算范围：职工培训教育活动费：公司组织的职工教育活动发生的费用，新员工的培训费用，如场地租用费、交通费、住宿费等。聘请外部人员授课费：包括公司聘请外部人员给职工培训上课的劳务费、餐费、交通费等。书籍资料费：购买的与公司职工培训教育活动有关的书籍资料费用。财务人员的继续再教育培训费：工龄满一年的财务人员按国家规定在从业期间因接受继续再教育而发生的培训费用。（不包括学历教育、考试费用和各类考前培训费用）。技术工种按国家或地方要求从业必须的相关培训费用。工商局、税务局、统计局、劳动局等行政工商部门年终申报会务费、培训费。15. 辞退福利核算范围：辞退员工时补发的辞退工资福利

27、。16. 运输费核算范围：为顾客送货支付给承运商的委托运输费、租车费、劳务费、过路过桥费及停车费等。所有送货费用必须与承运商签订送货合同，否则不得报销，财务需留存送货合同并进行单独保管。报销附件：送货车队配送完成单和调拨单；运输发票；第一次结算时应与送货车队签订运输合同。厂家送货车队采购订单入库单；运输发票或加油票；托运发货托运单；送货明细清单；临时人员送货临时人员运费收到条；有条件的可收运输发票或加油票；送货车队临时送货临时用车申请表运输发票或加油票。17. 装卸费核算范围：装卸商品所支付的装卸费用。报销附件：仓管签字的采购入库安排单；装卸人员的开具的收条；临时人员装卸临时人员装卸费收到条1

28、8. 财产保险费核算范围：向保险公司投保支付的保险费（含仓库、店面保险）。报销程序及相关规定：保险费应坚持先申报审批后支付原则，财产险申报财务总监批准。19. 门店租赁费核算范围：租赁门店时产生的租金。报销程序：需有合同，向商业单位租赁的还需提供房租合同。20. 水电暖费核算范围：支付的水、电、供暖和制冷费用，包括制热制冷发生的燃料费等，冰块、热蒸汽等特殊方式制冷或供暖支付的费用也涵盖在内。21. 终端建设费核算范围：商场终端展台制作费用门头灯箱（招牌）制作费用、专柜制作安装费。旗舰店和店中店及体验区的制作费。展台维护费、终端演示设备及管理费等。维修类服务网点门头、灯箱、形象物品制作费用（核算

29、部门为售后服务部）终端建设费报销必须上报的附件：专柜展台制作费用报销所需附件：发票；专柜制作合同；照片三张（带专柜商场商号的外景照片、展台正面亮灯箱的照片、商场内部反映展台位置的全景照片），报价预算表， 门头灯箱（招牌）制作费用报销所需附件：发票；制作合同；全景照片（灯箱报销时提供2张照片：带灯箱反映商场周围环境的照片和灯箱夜间亮灯照片；招牌报销时提供1张带招牌反映商场周围环境的照片）。旗舰店(体验区)的报销所需附件：发票；制作合同；照片三张（带专柜商场商号的外景照片、旗舰店及店中店全景照片、商场内部反映旗舰店及店中店位置的全景照片），报价预算表，22. 折旧费核算范围：固定资产（包括房屋及建

30、筑物、机械设备、运输设备、办公设备、网络设备、其他）按照折旧政策计提的折旧费用。23. 修理费核算范围：为修理办公用设备、固定资产、低值易耗品而发生的劳务费、材料费（如电脑、打印机、 机、POP打印机、办公家具、桌椅、文件柜、更衣柜、保险柜等的维修）以及门店地面、墙面、卫生间等维修发生的单笔100元以下的修理费用。报销须上报的附件：（1）发票，（2）已审批的请示报告单，（3）修理项目明细表。24. 会议费核算范围：召开各类客户会议以及分公司的例会等相关费用。参加总部召开的全国性会议的公司各类人员交通费在本项目列支，参加会议的客户交通费在本项目列支，参加总部召开的区域性会议及其他会议的公司各类人

31、员交通费在包干费用差旅费中列支。报销程序及附件：经批准的“请示报告”（含费用预算）、会场照片、会议签到簿，发生费用明细清单。25. 车辆使用费核算范围：包括公司各种车辆在使用过程中发生的费用，但因个人原因违反交通法规的罚款，一律不予报销。停车路桥费：指汽车过路过桥发生的费用及停车费用。燃料费：汽车耗费的汽油、柴油、机油等费用。由行政部统一购买油票或办理加油卡，须开具正式发票。维修保养费：各种车辆在使用过程中发生的保养费、日常修理费、大修理费。年检养路费：汽车年检费、养路费（要注意此项费用支出时受益期不会仅指当月，要根据报告上注明的时间进行摊销）汽车保险费：为公司车辆缴纳的各项汽车保险。26.

32、维修材料费核算范围：购买维修材料（如空调支架，户外机罩等）及维修工具；报废维修材料的变卖收入。报销程序及附件：合规发票和审批手续。27. 突发事件费核算范围：处理政府有关职能部门及用户相关突发事件费用特别注意：处理相关业务公关费必须提供明细清单经经理、会计、证明人三人签字，正规发票上不允许出现“工商”、“税务”、“送某某人”等字样。支出证明单摘要栏内只需注明“处理相关业务费用”即可，不允许出现“工商”、“税务”、“送某某人”等字样。28. 促销品核算范围：为销售商品所购买的小件商品。报销程序及附件：合规发票和审批手续（1000元以下市场部经理审批，1000元以上需上报总部总经理）。购进商品视同赠品进行管理，销售时在系统中开单，由系统自动生成凭证。门店需有专人员负责广告促销品收、发、存的管理。29. 推广费核算范围：促