中石化一般物资采购供应业务监督规程

1、中国石化一般物资采购供应业务监督规程中国石化监2011 319号1 一般物资采购供应业务监督总体描述1.1一般物资采购供应业务重点监督环节主要包括物资供应管理体制、业务运行机制、计划管理、 供应商管理、采购模式及方式、采购价格管理、合同管理、过程控制和储备管理等9个环节。1.2中国石化（中国石油化工集团公司、中国石油化工股份有限公司的统称，下同）一般物资采购 供应业务监督工作示意图见附件。2重点监督环节的监督内容2.1物资供应管理体制监督环节重点监督内容2.1.1归口管理。通过查询物资供应管理体制情况，检查是否由一位领导主管物资供应工作，是否 由一个部门负责对物资计划、供应商、价格、过程控制和

2、储备实施物资供应专业化管理。2.1.2集中采购。通过查阅物资采购相关资料，检查是否由一个部门统一负责生产建设所需物资（除 原油、原料油、成品油）的对外采购，是否实行供应与管理相结合，对集团化采购物资品种有无擅自 采购的行为。工程项目是否另设采购机构，除中国石化直属工程建设单位总承包的工程项目外，其他 工程项目是否存在以工程总承包形式将物资采购外包的问题。2.1.3统一储备。通过查阅储备管理相关资料，检查是否实行了统一储备，是否实现了储备信息共 享、储备资源的统一管理和统一调度。2.2业务运行机制监督环节重点监督内容2.2.1专业化分工流程化操作运行机制。通过了解物资供应管理岗位设置和人员配备情

3、况，检查是 否实现了权力分置，即是否将价格确定和供应商选择的权力与申请货款支付的权力相互分离；是否实 行采购合同签订与签订后过程控制相互分离、相互监督制衡的管理模式。2.2.2业务公开机制。通过查阅网上采购资料，检查是否存在网下采购、网上补录采购过程的现象， 网上采购率是否符合要求；是否按照中国石化业务公开的要求，对物资采购的过程信息、结果信息（包 括需求计划提报、供应商选择、供应商考核、价格确定以及指定采购等主要信息）进行公开。2.3计划管理监督环节重点监督内容2.3.1需求计划。通过查阅需求计划台账和相关报表，检查需求计划是否按规定提报和审批；是否 存在违规指定或变相指定采购的现象；独家采

4、购是否经企业分管领导审批，是否按要求公开，备查资 料是否齐全；需求计划提报是否及时准确，计划变更是否按规定流程审批；是否对需求计划的准确性 和及时性进行考核。2.3.2采购计划。通过查阅计划管理台账和相关报表，检查采购计划的编制是否有依据；采购计划 编制前是否经过平衡利库；米购计划是否按规定程序进行审批。2.4供应商管理监督环节重点监督内容2.4.1供应商准入。通过查阅相关文件和供应商档案，检查是否制定了供应商准入标准，对申请进 入中国石化供应商网络的供应商是否按照准入标准进行资格审查；是否对供应商的许可供应产品目录 进行了限定；对准入供应商是否按规定程序进行审批，对供应物资用于生产装置、涉及

5、生产建设安全 的供应商是否进行了现场考察。2.4.2供应商选用。通过查阅供应商使用情况资料，检查是否存在从中国石化供应商网络外进行采 购或先采购后入网的现象；是否存在超供应商许可供应产品目录的采购现象；在框架协议和重要采购 合同签订前，是否对供应商进行了风险评估，对评估风险高的供应商是否进行了现场考察；是否对供 应商实施业绩引导订货，是否把供应商动态量化考核结果应用于询比价、招投标等采购过程。2.4.3供应商考核。通过查阅供应商动态考核台账、考核记录，检查是否按规定对供应商的每笔业 务从价格、质量、交货和服务四个方面进行量化考核，考核过程是否公开客观；是否从供应商的整体 实力和日常考核业绩两个

6、方面对供应商进行年度审核，对年审不合格的供应商是否及时解除服务关系;是否建立供应商分级管理办法，对交易供应商是否定期实施升降级管理；是否执行供应商不良表现的 月度零报告制度。2.5采购模式及方式监督环节重点监督内容2.5.1采购模式。通过查阅采购合同台账，检查是否按照集团化采购物资目录分工实施采购，是否 存在越权米购现象。2.5.2框架协议采购。通过了解协议形成和执行情况，检查框架协议采购的供应商和价格是否通过 招标或联合谈判确定，框架采购协议是否由分管领导或物资供应部门组织集中会审；框架协议采购供 应商是否不少于2家，是否存在变相独家采购和指定采购；是否对总部组织集中采购、总部授权集中 采购

7、和企业自行采购中已经签订框架协议的物资，另行以招投标、询比价等方式进行采购。2.5.3招标采购。通过查阅招标文件、招标方案等相关资料，检查招标程序和评委组成是否符合招 标管理规定；招投标采购的评标过程是否规范，中标结果是否公平、公正，备查资料是否齐全。2.5.4询比价及其他采购方式。通过查阅询价记录、询价书等相关资料，检查询比价程序是否规范, 询比价资料是否齐全，询价书内容是否正规、完整，供应商的报价书内容和密封是否符合要求，有无 相应的技术协议，询比价结果是否客观公正，技术和商务谈判过程、评审过程是否有详细记录；是否 按网上采购要求实施采购。2.6采购价格管理监督环节重点监督内容通过查询价格

8、的确定过程和相关资料，检查是否定期开展供应市场分析研究及物资采购价格分析 比对工作；是否按总部发布的执行价实施采购，超执行价采购是否按规定履行了审批程序；是否存在 忽视性价比最优和总成本最低、片面追求采购价格最低等不理性采购行为。2.7合同管理监督环节重点监督内容2.7.1审批与签订。通过查阅物资采购合同、招标（询比价）结果等，检查是否按规定审批和签订 合同，有无越级、越权审批、签订的现象，合同中标人与实际签约人是否一致；合同签署、变更是否 符合总部有关规定。2.7.2合同履行。通过查阅采购合同、到货验收记录、合同履行跟踪报告等相关资料，检查是否跟 踪监督合同履行过程，异常情况有无书面报告和解

9、决方案；是否认真分析、检查合同进度情况，发现 问题是否及时采取应对措施；是否按合同约定追究违约供应商的责任，变更合同的审批手续是否规范,有无签订合同变更协议。2.8过程控制监督环节重点监督内容2.8.1质量管理。通过查阅相关材料，检查是否按照中国石化物资供应质量管理办法分解落实 采购质量目标及责任，是否制定有关物资供应质量管理的规章制度，质量控制运行情况是否有效；是 否设立质量管理部门或岗位；是否按照监造物资目录组织实施重要设备和材料的监造工作，对监造中 发现的问题是否采取有效处理措施；是否制定物资检验办法、必检物资目录和入库检验程序，检验记录是否完整；是否严格执行月度质量零报告制度。2.8.

10、2进度控制。通过查阅物资采购计划和合同等相关资料，检查是否对重要设备和关键材料制定 采购进度控制计划；是否建立重要合同执行过程中的巡视、点检和催交催运制度，过程控制的备查资 料是否齐全。2.8.3货款结算。通过查阅合同、付款计划、付款凭据等相关资料，检查是否依据合同约定支付预 付款和货款，审批手续是否符合规定，供应商质量保证金的支付是否符合规定。2.9储备管理监督环节重点监督内容通过查阅ERP管理系统和相关报表，核对在库物资数量、金额，检查是否将库存资金占用责任主 体调整为物资需求计划提报和审核部门，对计划提报和审核部门是否有考核；是否建立积压物资责任 追究制度并执行；是否制定改代利库具体措施

11、，并付诸实施；是否按规定开展库存动态分析，对积压 物资形成的原因和责任是否分析清楚，是否追究相关人员的责任。3业务监督职责分工3.1物资装备部（国际事业公司）作为日常工作监督主体，负责一般物资采购供应业务的日常监督 检查，及时向纪检组监察局、股份公司监察部通报重要情况和提供相关资料。3.2各企事业单位、各分（子）公司根据“谁主管、谁负责”的原则，按照职责分工对相关业务环 节实施日常监督。3.3纪检组监察局、股份公司监察部负责对一般物资采购供应业务重点环节实施监督。4监督检查与考核4.1对监督检查中发现的问题，要分析原因，分清责任，提出整改意见。一般问题责成自行整改， 严重违纪的由纪检监察部门立案查处。4.2发现有下列问题之一的，按照国家有关法律法规和中国石化相关制度规定严肃处理：4.2.1违反中国石化物资供应系统治理商业贿赂六条禁令的。4.2.2在物资采购过程中泄露商业秘密，给企业造成经济损失的。4.2.3物资需求计划编报不准、审核不严，造成物资大量积压的。424在供应商准入、选择等方面弄虚作假，严重违规的。42