费用报销指引

1、*费用报销指引文件制度编号：智财制13-10生效时间： 页码：第19页，共18页第一章总则第一条 目的 为方便*集团员工进一步了解公司的费用报销制度,并进行有效的费用单据填制,特制定此指引文件。第二条 适用范围此指引适用于*集团员工报销。第二章 差旅费报销第三条 报销差旅时根据发生的费用需要准备的相关单据如下： 1.差旅费报销单 2.出差申请单 3.差旅行程单 4.招待用餐申请表(如有) 5. *集团车辆使用记录表（如有） 6. 合理、合法正规的发票第四条 版式如下：1、 差旅费报销单 单据签批流程：出差人部门主管及部门负责人签字会计财务总监副总裁总裁/董事长（5000元以上） 注意事项：1）

2、单据中审核人由会计签字，会计由财务总监签字，负责人由副总裁签字及总裁，董事长签字；2）单据的第三行载明的日期应填列的日期为出差回来当天的日期；3）单据上每行小计、每列合计需计算填列；4）出差人返回单位后一周内必须报销；5）所有报销单都由财务中心集中报地区/集团负责人、总裁及副总裁审核；6）餐费补贴及招待费用填入“差旅报销单”中的其他；7）附单据数量= 报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单（上面有文字说明则加，无则不加）；8）报销标准，请查看*集团费用管理制度。2、 出差申请单 单据签批流程：出差人部门主管总裁办兼人力资源中心*负责人深圳集团领导 注意事项：1) 所有出差的单据需要集团领导审批方

3、可出差，特别情况下急需出差的，须由地区负责人先同意，后补流程签批的方式；2) 出差一天（含）以上，且在外住宿，必须填写出差申请单；3) 出差期间必须填写清楚出差来回的日期及时间，方便核算各类补贴；4) 出差申请单中的费用预算必须合理预估金额填列；5) 出差期间住宿，副总监以下人员且两人同时出差时，同性必须并住，且住宿费标准可按并住人员最高级别的费用标准报销；6) 自带车出差，必须在备注栏中填写清楚原因、车牌号码；7) 2人（含）以上同行出差时，应填列每个人的姓名、职位，方便核算各类补贴；8) 报销标准，请查看*集团费用管理制度。三、差旅行程单 注意事项：1）单据由出差人分类分项填列费用，按天录

4、入，无须领导签批；2）交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列，市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用；3）住宿费为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工住宿费；4）餐补为出差过程中根据费用管理制度中规定的员工伙食补助；5）业务招待费为费用管理制度中规定的出差过程中发生的招待费；6）其他费用为出差过程发生的与以上四项无关的费用，需在备注中说明情况；7) 早、中、晚餐补时间为早上9点前、中午12点半前、晚上6点后；8）报销标准，请查看*费用管理制度。四、招待用餐申请单注意事项： 参见下面“第四章 招待费报销费用”规定处理。五、*集团车辆使用

5、记录表注意事项： 参见下面“第三章 汽车费用报销”规定处理。六、发票单据上图为车票的贴粘 上图为票面尺寸较大发票的粘贴  注意事项： 1）粘贴要求：粘贴在一张纸上的所有票据统一按从上到下、从左到右的顺序逐张粘贴，确保粘贴后票据依然平整；2）将需要粘贴的票据进行分类，同类票据（如餐费类、车票类等）应集中在一起； 3）粘贴票据的纸张大小：使用粘贴单或与费用报销单同样大小的纸张，粘贴单不要使用与公司业务相关数据的再生纸，且粘贴在其上的票据不能超出该纸张的范围； 4）不要有订书机装订票据。第三章 汽车费用报销第五条 汽车费用指因公务使用汽车发生的加油费、路桥费、停车费、洗车费、维修费等车辆费

6、用。 第六条 报销汽车费用时需要准备的相关单据如下：1.费用报销单 2.车辆使用申请表 3.公司公务车辆维修保养申请表（如有）4.*车辆使用记录表 5.合理、合法正规发票 第七条 版式如下： 一、费用报销单 单据签批流程：报销人部门主管复核人会计主管*负责人深圳集团领导 注意事项：1）“费用报销单”中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字；2）所有报销单都由财务中心集中报*负责人、深圳集团领导审核；3）报销的费用不属于同一种类的应分行填列；4）“费用报销单”中金额一栏不允许涂改；5）附单据数量：包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单

7、（上面有文字说明则加，无则不加）。 二、车辆使用申请表 三、公司公务车辆维修保养申请表 注意事项： 1）报销汽车维修费用应附上汽车维修清单、维修发票； 2）洗车属保养汽车的范围，报销时按规定填写此表。 四、*集团车辆使用记录表 注意事项： 1）车辆使用人在使用汽车时应准确记录出车公里数、收车公里数； 2）车辆使用记录表为车辆登记台账，应按日期顺序填列，保证真实完整； 3）车辆使用记录表由行政统一保管，未经同意任何人不能擅自使用； 4）*车辆使用记录表中的其他一栏填写的内容为汽车维修、洗车等属于汽车的其他费用； 5）凡是涉及车辆费用的，必须使用车辆使用表；6) 报销标准，请查看*费用管理制度。

8、五、发票单据第四章 招待费用报销 第八条 报销招待费用时需要准备的相关单据如下：1.费用报销单 2.招待用餐申请单 3.银行付款单 4.菜单明细或销售清单 5.合理、合法正规发票 第九条 版式如下: 一、费用报销单 注意事项：1）“费用报销单”中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字；2）所有报销单都由财务中心集中报*负责人、深圳集团领导；3）报销的费用不属于同一种类的应分行填列；4）“费用报销单”中金额一栏不允许涂改；5）附单据数量：包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单（上面有文字说明则加，无则不加）。二、招待用餐申请单注意事项

9、: 1）招待用餐的应填写此表,如购买礼品赠送客户的需要以签报的形式向公司申请，购买礼品500元以上必须出具购货单位的销售清单；2）500元以上的招待用餐须有陪同人员，报销招待用餐招待负责人、陪同人员须在发票背面签字确认。 三、银行付款单 注意事项：原则上须使用银行卡付款，特殊情况才允许使用现金，但必须事先申请或电话沟通*负责人，并经同意。 四、菜单明细或销售清单 五、发票单据（图为招待餐费500元以上有陪同人员签字的样版。）第五章 市内交通费第十条 市内交通费指因公办事发生的公交、地铁、的士、轮船等交通费用。第十一条 报销市内交通费时需准备的相关单据： 1.费用报销单据 2.外出申请单 3.市

10、内交通行程单 4.发票单据第十二条 版式如下：一、费用报销单 注意事项：1）外出因公办事，原则上一般员工不允许打车，除非特殊情况需要打车的，报销时需要部门负责人在发票背面上签名；2）晚上加班到晚上9以后，在部门负责人同意的情况下，允许打车回家，报销时需要部门负责人在发票背面上签名；3）“费用报销单”中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字；4）所有报销单都由财务集中报*负责人、深圳集团领导审核；5）报销的费用不属于同一种类的应分行填列；6）“费用报销单”中金额一栏不允许涂改；7）附单据数量：包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单（上

11、面有文字说明则加，无则不加）。 二、外出申请单 三、市内交通行程单 注意事项： 1）单据由出差人分类分项填列费用，按天录入，无须领导签批；2）交通费用包括机票费、车船费、市内交通费。已实际各交通工具发生的费用填列，市内交通费指的是市内乘坐公交车、地铁、出租车等交通工具发生的费用；3）业务招待费为费用管理制度中规定的出差过程中发生的招待费，必须对应有招待费申请单； 四、发票单据上图为加班乘坐的士需部门主管签字确认的样版.第六章 办公费用报销 第十三条 报销办公费用时根据发生的费用需要准备的相关单据如下： 1.费用报销单 2.入库单 3.购物清单 4.发票单据 5.办公费用申请表 第十四条 版式如

12、下： 一、费用报销单 注意事项：1）“费用报销单”中复核人由会计签字，会计主管由财务总监签字，备注由部门主管签字，领导审批由*负责人、深圳集团领导签字；2）所有报销单都由财务集中报*负责人、深圳集团领导审核；3）报销的费用不属于同一种类的应分行填列；4）“费用报销单”中金额一栏不允许涂改；5）附单据数量：包括报销单首页+后面所有单证数量+粘贴单（上面有文字说明，无则不加）。二、入库单 注意事项：入库单需要两个人及两人以上签名，行政部登记台账三、销售清单因各商家销售清单不一致，此处不展示销售清单版式，请根据实际取得的销售清单贴粘在报销单后。四、发票单据五、办公费用申请表第七章 其他费用及附则第十五条 其他费用指加班餐费、快递费、绿植费、物业费、水电费等费用。一、加班餐费报销规定：因公加班开支误餐费的，原则上，先申请后报销。须中心负责人（含）以上人员同意，每人每餐不得超过30元且所有用餐人员须在发票背面签字方可报销。报销加班