外贸函电解析

1、International Trade Business correspondencesCourse outline and introductionWu DaRongE-mail address: WDR2国际贸易英语函电国际贸易英语函电 WU DA RONG学习外贸函电的重要性和意义学习外贸函电的重要性和意义 在经济全球化条件下在经济全球化条件下, ,国际贸易作为一国际贸易作为一国参与经济全球化和国际分工的重要途径国参与经济全球化和国际分工的重要途径之一之一, ,其作用和重要性都大大加强。其作用和重要性都大大加强。 外贸函电不再只是一个语言和思想交外贸函电不再只是一个语言和思想交流的工具，

2、而是国际贸易业务切磋，商务流的工具，而是国际贸易业务切磋，商务沟通的平台，已成为国际贸易商务中不可沟通的平台，已成为国际贸易商务中不可缺少的一个重要组成部分。缺少的一个重要组成部分。 因此因此, ,现在比任何时候中国和国现在比任何时候中国和国际社会更多地需要系统掌握现代经济学际社会更多地需要系统掌握现代经济学基本原理基本原理, ,通哓国际经济与国际贸易知通哓国际经济与国际贸易知识及惯例识及惯例, ,尤其是能熟练掌握和运用国尤其是能熟练掌握和运用国际贸易外语和计算机等现代工具的高素际贸易外语和计算机等现代工具的高素质质, ,高层次的复合型人才高层次的复合型人才 . .从事国际经济和国际贸易工作的

3、人员从事国际经济和国际贸易工作的人员必须具备的知识必须具备的知识1.1.熟练的国际贸易实务理论知识和现代熟练的国际贸易实务理论知识和现代经济的基本常识经济的基本常识、原理原理. . 2.2.通晓国际商务法规通晓国际商务法规、国际惯例国际惯例、国际国际贸易术语贸易术语. . 3.3.精通和扎实的国际贸易外语语言基础精通和扎实的国际贸易外语语言基础4.4.熟悉商务信函的书写形式和行文要求熟悉商务信函的书写形式和行文要求 、Themes of International Trade Business correspondences 1.Fundamentals of writing English

4、business letters. 2.Status Enquiries & Establishing business relations3.Enquiriesd and Replies.4.Quotation and offer.5. Counter-offer and acceptance.6. Sales Promotion.7. Orders and their fulfillment.8. Letter of credit.9. Other terms of payment.10. Packing.11. shipment. 12.Insurance .13. claim

5、and settlement. 14. Modes of trade. 15. Fax and E-mail.国际贸易函电主要课程国际贸易函电主要课程 1.1.信函写作的基本知识信函写作的基本知识. 2. 2.业务关系建立业务关系建立. .3.3.资信调查资信调查. 4. 4.询盘及回复询盘及回复, ,报价报价. .5.5.发盘发盘. .还盘和接受还盘和接受. 6. 6.销售促销销售促销. . 7.7.订单及其履行订单及其履行. 8. 8.信用证的开立和审核信用证的开立和审核. . 9. 9.其它支付方式其它支付方式. 10. 10.包装包装 11.11.保险保险12.12.运输运输 13.1

6、3.索赔与理赔索赔与理赔 14.14.贸易方式贸易方式15.15.传真与电子邮件传真与电子邮件1616基本术语、基本句型和实用短句、短语及基本术语、基本句型和实用短句、短语及 出现出现 频率较高的焦点词，缩略词等频率较高的焦点词，缩略词等. .General teaching timetable Unit 1-3 Week 1-2.Unit 4-6 Week 3-4. Unit 7-8Week 5. Unit 9-10 Week 6-7.Unit 11Week 8General teaching timetableUnit 12Week 9-10.Unit 13Week 11.Unit 14W

7、eek 12.Unit 15-16Week 13.A general review & examinationWeek 14-17Unit 1: Fundamentals of writing English Business Letters 英文商务信函写作的基本知识英文商务信函写作的基本知识 Unit1. (1)：Addressing Envelopes （信封的写法信封的写法）Unit1.(2):Formats of English Business letter (信函的格式信函的格式）Unit1. (3) : Parts of English Business Letters

8、 ( (信函组成部分）信函组成部分） Unit 1. (4): The opening and Conclusion of English Business Letter. 信函开头和结尾信函开头和结尾Unit 1. (5): Seven Guidelines of writing English Letters 信函写作七原则信函写作七原则Unit1-1 Addressing Envelopes 信封的写法信封的写法如何正确填写寄往国外信函的信封如何正确填写寄往国外信函的信封 收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置地址的书写位置, ,都不同于国

9、内信封的写法都不同于国内信封的写法. . 1.1.寄信人姓名和地址写在信封的左上角且务寄信人姓名和地址写在信封的左上角且务 必与封内地址在形式和标点一致必与封内地址在形式和标点一致2.2.收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位 置置, ,收信人的姓名和国名须分行书写收信人的姓名和国名须分行书写. .3.3. 寄信人和收信人的姓名和地址的书寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序：写顺序： 先写姓名后写地址，地址的书写应先写姓名后写地址，地址的书写应由小至大由小至大. . 先写机构名称，再依次写门牌先写机构名称，再依次写门牌. .街街道道. .城市城市. .州州/

10、/省及邮政编码省及邮政编码, ,最后书写最后书写国名国名. . 如怀疑信件能否送交收信人如怀疑信件能否送交收信人, ,可在信可在信封最下方标明：封最下方标明： If undelivered Please return to ( (如无法投递，请退回交如无法投递，请退回交XXX).XXX).捎交捎交Mr. Charles WoodKindness of Mr. J. W. Smith 由Mr. J. W. Smith 捎交给Mr. Charles Wood转交转交最终收信人最终收信人转交人地转交人地址址Mr. Part DavisMr. Brian Toriesc/o Mr. Har old B

11、eanc/o Overseas Trading Co32 Bright street153 Market street Rangoon BurmaLondon 转交人转交人Unit 1-2:Unit 1-2:英语商务信函的英语商务信函的组成部分组成部分 信头信头（letterhead)寄信人寄信人公司名称、地址、电话、公司名称、地址、电话、E-mail地址和传真。地址和传真。日期（日期（Date）年份（加逗号）年份（加逗号）月份（全拼）月份（全拼）日期（序数词日期（序数词&基数词）基数词）（日期切忌全部数字）（日期切忌全部数字）信函编号信函编号Your Ref.:Our Ref.:信内

12、地址信内地址收信人收信人姓名、头衔、单位名称、姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。和邮政编码。英语商务信函的组成部分英语商务信函的组成部分称呼称呼(Salutation)(信内地址下空两行）信内地址下空两行）Mr. /MessrsMmes事由事由(Subject)Re: Sales confirmation .Your Order No.Reference:信函正文信函正文( The body of letter)“7C” 原则原则三段式格式三段式格式客套语客套语(Complimentary)Sincerely, Faithfully, Cor

13、dially签名签名(Signature)公司名称公司名称写信人手签写信人手签/打印签名打印签名写信人头衔写信人头衔英语商务信函的组成部分英语商务信函的组成部分经办人代号经办人代号(Reference notation)信件口授者和秘书的姓名首信件口授者和秘书的姓名首字母组成。用冒号或斜线分字母组成。用冒号或斜线分开。开。附件附件(Enclosure)一件以上加上编码，以便一件以上加上编码，以便识别。识别。抄送抄送(Carbon copy/C.C信左下端打上信左下端打上C.C.，加抄送单位。，加抄送单位。附笔附笔(postscript/P.S.)在抄送下方在抄送下方/P.S.Seven Bas

14、ic Parts Letter headOur Ref No.: Your Ref No: June 1, 2005International investment Ltd.77 pearl Road Swanton, ManchesterEngland Re: subjectDear madam,. Yours sincerely, (签名签名) Zhou Hua Manager信头信头日期日期封内地址封内地址称呼称呼正文正文结尾敬语结尾敬语签名签名信函编信函编号号事由事由附件附件抄送抄送FCM /HLEnclosures 3:C.C: CEOLetterhead: Generally, a

15、 letterhead will include the company logo, companys name, address, telephone number, fax number and e-mail address, and the web address if available. 信头指信笺抬头，它是由寄信人公司名称、信头指信笺抬头，它是由寄信人公司名称、地址、电话号码、地址、电话号码、Email Email 地址、传真等构成。地址、传真等构成。位于信纸的上端。位于信纸的上端。 Letterhead & Inside Address ( (信头和信内地址信头和信内地址

16、) )Inside Address: Always include the recipients name, address and postal code. Add job title if appropriate. 信内地址：收信人的姓名、头衔、单位信内地址：收信人的姓名、头衔、单位名称、地址、城市、国家名称、邮编名称、地址、城市、国家名称、邮编.Date02/01/03 not used2002年年 1月月 3日日February 1, 2011January 3, 2011Chinese wayAmerican wayBritish way To avoid confusion, it

17、 is a common practice to write months in words.Salutation Dear Sirs, Dear Sir, Dear Madams, Dear Madam, Dear Sir or Madam,Gentlemen:Sir, Madam,Dear Mr. Morgan:Dear John:Dear Miss Green:Dear Messrs. Smith & Brown:Dear Ms. White:Dear Mmes. Marian & Bush:ORSubject: Proposed delay of the deliver

18、yRe: Proposed delay of the delivery Proposed delay of the delivery In re: Invoice No. 1120SUBJECT: ACCOUNT NO. 689Body of the letterThe body of a business letter typically has three paragraphs:1.introductory paragraph 2.one or more body paragraphs 3.concluding paragraphThe Opening and Conclusion of

19、English Business Letters信函开头一般为两大类信函开头一般为两大类: :（1 1） 主动与对方联系主动与对方联系: :We take the liberty to introduce ourselves asTo give you a general idea of our products We are specialized in the above business(2) 回复信件：回复信件： We are pleased to reply to Please accept our thanks for With reference to As requested

20、In accordance withCloseFaithfully yours,Yours cordially, (formal)Yours truly,Truly yours,(formal)Respectfully yours,Yours respectfully,Sincerely yours,Yours sincerely,(less formal)Yours faithfully, CHINA NATIONAL IMPORT & EXPORT CO., LTD.(signature)George MorganYours faithfully, Per Pro (or P.P.

21、) CHINA NATIONAL IMPORT & EXPORT CO., LTD.(signature)George Morgan Unit1-3: Seven Guidance of Writing English Business letters （英语商务信函写作的（英语商务信函写作的“7C”原则）原则） 1.清楚（清楚（Clarity） 2.简洁（简洁（Conciseness） 3.正确（正确（Correctness） 4.具体（具体（Concreteness） 5.礼貌（礼貌（Courtesy） 6.体谅（体谅（Consideration） 7.完整完整 （Complete

22、ness）Unit 1-4: Layout of a Business Letter 商业信函的格式商业信函的格式Three major forms:Indented Form (缩格式缩格式)Blocked Form (齐头式齐头式)1. Modified Blocked Form (改良齐头式改良齐头式)Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature 一一 缩行式缩行式(Indented format)封内地址和信函编

23、号、封内地址和信函编号、称呼都在信函左边边称呼都在信函左边边界书写，不留空格；界书写，不留空格；日期、结尾客套语签日期、结尾客套语签名、盖章则在信函下名、盖章则在信函下方偏右书写；信的正方偏右书写；信的正文在中间文在中间,每一段的每一段的开始一行都缩进若干开始一行都缩进若干格。格。Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature 二齐头式二齐头式 平头式平头式(Block format)每一行都是从左边每一行都是从左边开始取

24、齐开始取齐,成一垂直成一垂直线。线。Format of a Business Letter -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - Yours Faithfully, Signature 三三 修正齐头式修正齐头式(The modified block format)前两种格式的混合前两种格式的混合体。体。(1) 信的正文信的正文部分采用平头式部分采用平头式.(2) 作者的地址、作者的地址、日期、结尾敬语及日期、结尾敬语及签名采用缩行式。签名采用缩行式。Format: -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - - - Yours Faithfully, Signature -Heading- - - Date Inside Address Dear Sirs, - - - Yours Faithfully, Signature line of each paragraph The indented format.Also the first is indented. The modified-block format your address, date, the closing, signature, are al