财务部部门建设工作手册 投稿：姚非靟

1、财务部部门建设工作手册 投稿：姚非靟北京财智东方信息技术 财智东方财务部部门建设工作手册VERSION1 Page 2 of 9手册目录 1 部门目标和职能 . 3 2 部门组织结构与岗位设置. 3 3 部门年度目标与工作计划. 3 4 部门的工作系统、标准流程和制度 . 5 5 日常工作组织与开展 . 6 6 跨部门的沟通和培训 . 7 7 工作授权和工作备份制度. 7 8 轮岗制度 . 7 9 部门文化与团队建设 . 7 10 员工绩效管理 . 8 11 人员的招聘与保留 . 9 12 培训与发展计划 . 9 Page 3 of 9本手册目的是为规范北京财智东方信息技术（以下简称财智东方）

2、财务部部门建设工作，打造职业、高效的财务团队而编制，是财务部部门建设工作的主要依据。1 部门目标和职能财务部定位为公司的控制和支持部门，目标的设定与公司的整体战略目标一致： o 通过支持公司业务发展并保障业务发展所需资金 o 以可靠的会计核算和财务报告保障投资人利益o 通过职业的财务控制与分析工作，支持公司管理层做好经营管理决策 o 通过财务的专业的内部控制与管理，降低风险提高运营效率2 部门组织结构与岗位设置根据以上目标与职能定位，财务部设财务总监一人，总体领导公司财务会计工作，并负责财务部的部门建设与发展。在财务总监的领导下，财务部设置以下团队：o 会计与报告：负责会计系统建设维护和日常会

3、计帐务处理、结帐、财务报告并接待外部审计，由会计主管负责 o 资金管理：负责日常的付款管理、信用控制、收款管理，外汇、银行与现金出纳，由资金主管负责 o 财务分析：负责经营报告与分析，对盈利情况、预算执行情况、业绩目标完成情况等进行考核、报告、分析和跟踪落实，由财务分析主管负责 o 税务主管：负责税收的统计计算、计划筹划、统计、政府事务，由税务主管负责o 内部控制和审计：负责公司对相关风险管理与内部控制制度与流程的建设与执行情况进行检查落实，指导部门完善相关控制，由内控主管负责 o 成本：负责标准成本与存货管理，由成本主管负责每年的12月初，由财务总监组织各团队主管进行部门年度目标与计划工作。

4、其目的是明确部门的工作方向与重点，以配合公司整体战略、组织和经营方向，全力支持公司业务健康发展，财务部2011年度工作目标与计划如下：会计与报告方面：加强帐务处理规范化，改进结帐的流程与效率，将结帐时间从2010年的平均5天降至2011年的4天，以无保留意见通过普华的外部审计。计划设置以下3个改进项目：-建设主要业务事项记帐规则手册，做到帐务处理符合会计准则，反映业务情况，并确保一致与连贯性 -重新梳理结帐与会计报告流程，总结影响结帐进度与质量的瓶颈问题并通过解决问题，提高结帐与报告效率-建设外部审计工作手册，包括审计联络人，审计提供资料清单，全年审计事项的日期安排计划，主要审计项目包括收入确

5、认、预提、递延税项计算的依据和支持文件等。资金管理方面：提高资金预测的准确性，并据此优化融资安排，降低资金成本，具体计划：-建立资金支出申报制度，凡是一次性支出达100万元以上的项目支出，要至少提前半个月向财务部提出资金计划 -至少增加一家商业银行作为融资渠道，争取以不高于法定贷款利率的水平取得2亿元的授信额度Page 4 of 9-争取灵活的借款条款，根据资金支出预测情况设定银行存款最低和最高额度，高于最高额度的存款，及时归还，降低利息成本-加强客户信用和应收帐款的管理，提高催收力度，按月向区域销售提供明细客户欠款清单财务分析方面：改进经营财务报告的可靠性和及时性，以专业的财务报告和分析工作

6、成为业务和管理部门的战略伙伴，具体计划如下：-建立经营业绩查询数据库，从业务部门、实际业务、上年业绩、预算及主要业务指标角度对数据进行标准化及整合，提高经营报告的准确性和及时性，更好地为管理决策服务-优化业务盈利分析模型，除了从产品和期间角度分析盈利能力与趋势外，增加区域、客户、行业分析 -监控标准产品的销售价格变化，严格控制最低折扣及负毛利率的销售-强化预算的控制与执行，区分即有业务挂钩预算与新增业务预算考核，在保证现有产品业绩的同时，通过对新产品的支持扩大市场份额税务方面：积极准备高新技术企业复审，以高质量的复审资料通过2011年6月进行的复审认证 内部控制和审计方面：落实2010年9月初

7、的经营审计建议，成立审计意见落实改进小组，通过现状调查，原因分析，改进行动，制度和流程建设，责任与操作人员培训教育，实施情况跟踪抽样，实现内部控制环境的整体提高成本方面：改进物料主数据正确性，规范人工小时率和制造费用率的计算方法，将标准成本与实际成本的差异率控制在3%以内 Page 5 of 9财智东方财务部的绝大部分工作是基于成熟和规范的系统、流程和制度进行的，包括但不限于以下： o 会计与财务报告n n n n n n n n n n会计科目表 成本中心主数据 标准会计分录手册会计系统模块说明及操作手册 公司会计政策与会计制度 结帐工作手册标准会计报表定义及规范 固定资产管理制度 会计报表

8、合并规则会计系统数据安全及备份制度o 资金管理n n n n n n n n n n n资金计划与预测制度银行关系、银行帐户与银行资金管理制度 贷款管理制度 现金管理制度信用管理与应收帐款管理制度 外汇套期保值操作规范 银行承兑汇票管理规范 支票使用规范 采购付款审批流程 员工报销管理规范 员工借款管理规范o 财务分析n n n n n n nKPI指标定义 预算工作指导手册 经营分析会制度基本财务分析体系框架与说明 部门费用预算执行情况跟踪反馈制度 董事会财务报告包说明 销售及盈利状况分析制度 o 税务工作n财智东方税务工作手册u 基本业务及其相关税种、税率、计税依据、计征方式、缴纳时间 u

9、 相关税务部门的联系人，联系方式 u 上一年度主要税种的纳税额及综合税负率 u 发票管理办法 u 增值税明细管理规范 u 海关事务及关税管理规范 u 企业所得税纳税调整项目及依据 n n高新技术企业资格申报流程 与本企业直接相关的税收法规Page 6 of 9o 内部控制及审计工作n n n n n n授权审批制度公章、合同章及财务专用章管理制度 合同审批管理制度供应商资质管理与采购管理流程 保险管理制度 保修费管理制度o 成本n n n n标准成本管理制度 存货管理与盘点制度 售前成本预算与审批制度 成本差异分析制度财务部日常工作通过以下方式组织与开展：o 工作计划与总结：每季度对上季度重点

10、工作进行总结，分析和计划下季度工作重点和优先次序，总体协调组织人事资源确保季度重点目标实现 o 定期部门管理会：每月或每周（视需要而定）通过管理会的方式对重点工作进行检查和汇报，确保财务部的重要工作质量和进度 o 问题反馈与处理机制：员工或下级在工作中遇到个人无法协调和解决的问题并预期会影响工作结果时，应及时向其上级主管反映情况并提出建设性处理意见，主管将协助分析和跟踪处理 o 休假管理制度：员工享受公司规定的年假和病假，但需要按程序申请，休假期间原则应不影响本人和部门工作，必要时执行授权和备份制度 Page 7 of 9o 加班管理制度：如遇工作任务紧急且正常工作无法保证及时完成工作时，员工

11、可申请加班，加班需要向其主管提出加班申请，标明加班工作内容和时限，加班原则安排调休，调休不完的公司按国家规定付加班工资o 电子邮件与 ：适用普通沟通事项，可用此类简便方式高效解决的情况 o 召集会议：适用涉及部门人员较广，需要深入沟通并达成解决方案的情况 o 参加会议：适用需要了解业务部门状况，更好进行支持服务的情况o 入职培训：由财务部主管对新入职的员工进行公司基本相关财务制度比如报销制度、审批制度、借款制度、固定资产管理制度等进行培训7 工作授权和工作备份制度为保证财务工作连续性和工作质量，对因休假等原因不在办公室3天以上的情况，主管以上的员工实行工作授权制度，即主管因故不在办公室时，需要

12、将其职权暂授给其他主管或其下属员工，授权应以书面形式公布，授权时限最长为3个月;对普通员工实行工作备份制度，即每人的工作需要由本团队另一员工进行备份，本人也要做为其他另外一人的工作备份。做为备份的员工，要求完全熟悉和掌握相关备份工作的系统和流程，并在日常进行定期演习。为鼓励人才培养，实行部分工作轮岗制度，在目前岗位工作满三年者可申请参加轮岗，申请者需要满足上年绩效考核结果良好以上，具体轮岗决定由财务总监和各团队主管根据以下原则视具体情况做出： o 轮岗工作的整体安排。轮岗应该制订具体的计划，明确轮岗的时间、轮岗目标、考核标准、轮岗风险评估及轮岗工作协调机制等一系列问题。同时制定轮岗工作路线图。

13、路线图一般包含几大关键节点：确定岗位轮换机会及对应的人选计划；轮岗工作沟通计划；制定并提交工作交接清单，包含文件清单、物品清单、工作进度清单、工作注意事项清单等；岗位交接及岗前培训；定期轮岗效果调查评估等。 o 轮岗前的沟通。轮岗是人才识别与培养工作的一部分，但员工个人的发展也有其个人职业生涯规划，如果事前没有沟通只是管理者一厢情愿地为其设置未来发展路线图，很有可能无法使双方找到最终结合点而浪费资源。 o 轮岗前的工作交接和业务培训。确保各项资源完全移交、确保各项进展中工作接收者清楚了解，这些都是工作交接过程中非常关键的工作。同时因为岗位调换，工作内容和工作方式方法都会与以前有所不同，如果不及

14、时对当事人进行相关的培训，人员对岗位可能出现的问题缺乏预见性和解决措施，会造成业绩下滑、效率降低、工作混乱、人才流失等现象。财务部倡导建立服从大局、认真负责、团结合作、开放沟通、学习分享、持续进步的部门文化和忠诚、凝聚、战斗力强、职业素养高、专业技能强的财务团队。财务部通过以下活动进行部门文化与团队建设：o 鼓励在很好完成本职工作的前提下，主动学习和了解其他工作，承担临时项目和工作 o 鼓励员工休完应有假期，并将工作交给备份人员，每年评选最佳备份 o 鼓励开展内部学习和分享o 积极参加以部门为单位的公司集体活动，如运动会、年会、郊游o 对于集体工作取得的重要成绩，以合适和灵活的方式及时进行庆祝

15、，以鼓舞士气o 尽量避免当面批评员工，如需要批评应在一对一的情况下以事实为基础进行并提出明确期望 o 定义岗位技能标准及要求，为每位员工制订培训与发展计划，让他们感到学习和职业成长Page 8 of 9o 工作目标，财务部员工的按其工作性质和特点，基本工作目标有以下几类n n n n n工作量-可与业务量或单据量挂钩工作效率-加班量，能否使用先进手段提高工作产出 工作质量-差错率、及时率 内部客户满意度工作标准化、流程和制度化的程度o 行为目标n n n服从大局，坚决执行部门决定和安排 团结协作，主动分担和帮助团队其他同事 好学上进，不断改进工作质量和效率o 培训和发展n n n n基本技能培

16、训，包括金蝶会计软件系统，相关财务会计准则和制度 工具类技能培训，包括Word,Excel 公司基本业务流程和相关内部控制培训 人事管理和领导力发展o 工作目标和行为目标的达成结果均分为三类：超过期望/符合期望/未达到期望，财务部员工的最终绩效结果是工作目标和行为目标达成结果的综合体现：n n n n n最高分为5，即工作和行为均超过期望;其次为4分，即工作结果超过期望，行为符合期望或工作结果符合期望，行为超过期望; 再次为3分，即工作和行为均符合期望，或行为超过期望但结果未达到期望，或结果超过期望但行为不符合期望；接下来是2分，即工作或行为有一类符合期望但另一类未达到期望； 最后是1分，即结

17、果和行为均未达到期望o 年度的奖金评定，工资调整，晋升调级等均与以上考核结果直接挂钩 Page 9 of 9o 财务部对招聘职位描述的原则要求如下：n表达清楚，语句简练。财务部每个职位有相应的职位说明书，包括设置该职位的目的、该职位在部门组织架构图中所处位置、该职位任职者需完成的工作职责、任职者完成规定职责所需的相职权及工作环境的描述、该职位所需最低任职条件等明确招聘的要求和设置岗位的目的，使应聘者意识到招聘人才的迫切性，也让财务部更明确地知道自己需要招什么人对职位的描述和职位规范要求清楚了，用人部门和人力资源部门均清楚职位的详细要求，无论是内部晋升还是外部聘用，应征者才会更清楚自己与职位的要

18、求差距是什么，从一定程度上讲，招聘的效率才会提高n no 财务部人才保留计划n n在年度绩效考核中，按员工的工作表现和潜力评估将员工的离职风险高中低和其离职对公司造成的影响高中低分为九类，每类对应相关的保留风险等级和人才保留措施 由直接主管对员工进行人才识别与职业发展潜力进行评定，分为4类 o 马上可以承担更高一级或两级的工作 o 两至五年内可承担更高一级的工作 o 可胜任目前工作，但无潜力承担更高工作 o 胜任目前工作有困难 n由员工的直接主管及财务总监为评定为前两类的员工对其职业发展计划和培养发展计划进行讨论和规划，以确保真正的人才留在公司并长期为公司发展服务12 培训与发展计划财务部人员培训与发展有以下4种形式o 通过承担新的工作，在工作中学习和发展自我o 通过自学与提问和辅导，每个员啊在设定年度培训与发展目标后，均可有计划地自学相关领域，并针对问题向有经验的同事请教，有经验的同事要进行耐心辅导和解答 o 通过部门内部组织的知识分享，一方面让分享的人有机会对现有的技能和经验进行系统的总结提高，另一方面让其他同事有机会接触学习其他岗位工作 o