说同学聚会话项目管理.

1、说说“同学聚会同学聚会”话话“项目管理项目管理”周周 清清 湘湘信息管理中心信息管理中心 1 1 工作内容工作内容 2 核核心心员员工工日日常常事事务务制定工作计划制定工作计划定期召开例会定期召开例会撰写工作总结撰写工作总结日常工作处理日常工作处理内内控控管管理理协协同同工工作作定期监控执行情况定期监控执行情况间歇性督促、强调间歇性督促、强调关键工作风险规避关键工作风险规避配合其它部门工作配合其它部门工作主导主导“小项目小项目”实施实施历时三周左右，须历时三周左右，须三个部门以上配合三个部门以上配合提提 纲纲l 项目概论项目概论l 案例素材案例素材l 项目背景项目背景l 立项确认立项确认l 项

2、目启动项目启动l 确定计划确定计划l 实施与监控实施与监控l 项目收尾项目收尾l 再说项目再说项目 3 项目概论项目概论 4 综合综合范围范围时间时间费用费用质量质量人员人员沟通沟通风险风险采购采购内容内容阶段阶段启动启动计划计划实施实施监控监控收尾收尾案例素材案例素材 5 厦门大学贸易经济系厦门大学贸易经济系9002本科班，系本科班，系1990年年09月入月入学，学，1994年年07月毕业。在校期间学生月毕业。在校期间学生42（女：（女：15）人，）人，其中，辅导员：周清湘；班长：林进剧；支部书记：邓其中，辅导员：周清湘；班长：林进剧；支部书记：邓润辉。自毕业参加工作至今，尚未集体聚会。润辉

3、。自毕业参加工作至今，尚未集体聚会。项目背景项目背景 6 岁月悠悠，情谊绵绵。二十四年前，我们从五湖四海相聚厦门岁月悠悠，情谊绵绵。二十四年前，我们从五湖四海相聚厦门大学，而后四年中，我们朝夕相处，共同渡过了人生最纯真、最美大学，而后四年中，我们朝夕相处，共同渡过了人生最纯真、最美好、最值得留恋的大学校园生活。二十载匆匆而去，不同的经历，好、最值得留恋的大学校园生活。二十载匆匆而去，不同的经历，不同的生活，不同的地方使我们天各一方，但不变的永远是彼此浓不同的生活，不同的地方使我们天各一方，但不变的永远是彼此浓浓的同窗深情。浓的同窗深情。如今，我们已经进入不惑之年，离开学校已经二十年了。二十如今

4、，我们已经进入不惑之年，离开学校已经二十年了。二十年的分别是二十年的牵念，离别，给了我们相约的再聚机会。在经年的分别是二十年的牵念，离别，给了我们相约的再聚机会。在经历了社会的磨练之后，同学们再次相聚校园，是否会勾起心中那段历了社会的磨练之后，同学们再次相聚校园，是否会勾起心中那段尘封多年的记忆？引出多少对生活的感慨？激发更多对美好未来的尘封多年的记忆？引出多少对生活的感慨？激发更多对美好未来的憧憬憧憬情情 感感 需需 求求立项确认立项确认 7 林进剧、邓润辉发起厦门大学贸易经济系林进剧、邓润辉发起厦门大学贸易经济系9002班毕业二十年聚会倡议。通班毕业二十年聚会倡议。通过电话、邮件、过电话、

5、邮件、QQ等通讯形式了解本班同学的聚会意愿。得到多数同学的等通讯形式了解本班同学的聚会意愿。得到多数同学的支持，迫切要求开展一场聚会，庆祝毕业二十周年。大家一直认为：班长支持，迫切要求开展一场聚会，庆祝毕业二十周年。大家一直认为：班长林进剧同学作为本次组委会负责人是最合适的人选。林进剧同学作为本次组委会负责人是最合适的人选。项目发起项目发起聚会日期：公元聚会日期：公元2014年年05月月01日至日至03日；日；举办地点：厦门大学；举办地点：厦门大学；资金来源：团支书邓润辉（土豪，企业老板）承担聚会期间所有费用；资金来源：团支书邓润辉（土豪，企业老板）承担聚会期间所有费用；交通费用：参会同学自行

6、解决往返厦门的车船费。交通费用：参会同学自行解决往返厦门的车船费。达成共识达成共识项目启动项目启动p 项目目标项目目标p 组织保障组织保障p 策划与任务策划与任务p 启动会议启动会议p 过程分析过程分析 8 项目启动项目启动- -目标目标 9 u实现毕业二十年再次相聚母校实现毕业二十年再次相聚母校u80%以上的同学能够出席聚会以上的同学能够出席聚会u追忆校园生活，分享事业变迁追忆校园生活，分享事业变迁u领略母校变化及游览南普陀寺领略母校变化及游览南普陀寺u参观当年的学生宿舍及图书馆参观当年的学生宿舍及图书馆u看望、慰问尚健在的任课老师看望、慰问尚健在的任课老师u记录聚会过程，与会人员珍藏记录聚

7、会过程，与会人员珍藏项目启动项目启动- -组织保障组织保障 10 项目赞助人项目赞助人（周清湘、邓润辉）周清湘、邓润辉）组委会主任组委会主任（林进剧）（林进剧）宣传组宣传组（曾莹莹）（曾莹莹）后勤组后勤组（黄丽珍）（黄丽珍）采购组采购组（张煌勇）（张煌勇）外联组外联组（许闽阳）（许闽阳）财务组财务组（朱祝培）（朱祝培）叶叶伟伟伟伟张张培培东东何何燕燕鹏鹏黄黄春春治治后勤后勤组：组：具体负责聚会活动组织和日程具体负责聚会活动组织和日程安排、报到、交通、食宿安排。安排、报到、交通、食宿安排。采购组：采购组：主要负责宾馆预订、场地预订、出租车租赁、各类物品购买等。主要负责宾馆预订、场地预订、出租车租

8、赁、各类物品购买等。财务组：财务组：负责制定人均费用预算、费用支出及财务公开等事务。负责制定人均费用预算、费用支出及财务公开等事务。宣传组：宣传组：负责场地布置、摄影、通讯录制作、光盘编制、发放，条幅悬挂。负责场地布置、摄影、通讯录制作、光盘编制、发放，条幅悬挂。外联组：外联组：负责对同学、老师联系与邀请，安排拜会任课老师。负责对同学、老师联系与邀请，安排拜会任课老师。项目启动项目启动- -策划与任务书策划与任务书 11 u项目描述：项目描述：背景、需求、目的和目标背景、需求、目的和目标u里里 程程 碑：碑：项目关键任务和时间节点项目关键任务和时间节点目标责任书目标责任书及活动及活动方案方案同

9、学集同学集合完毕合完毕厦大聚会厦大聚会参观校园参观校园纪念品纪念品财务结算财务结算看望任看望任课教师课教师u评价标准：评价标准：本次聚会成功标准的度量或验收规程（满意度）本次聚会成功标准的度量或验收规程（满意度）u约束条件：约束条件：过程中的限制性条件，将会影响聚会的风险和成本过程中的限制性条件，将会影响聚会的风险和成本u干干 系系 人：人：组委会成员、宾馆经理、出资者、任课老师等组委会成员、宾馆经理、出资者、任课老师等项目启动项目启动- -启动会议启动会议 12 u核心内容：核心内容：强调目标目的，确定工作方式、管理方式强调目标目的，确定工作方式、管理方式u组织确定：组织确定：明确组委会组织

10、结构及核心成员明确组委会组织结构及核心成员u工作分工：工作分工：各组织的工作职责及人员具体分工各组织的工作职责及人员具体分工u日常管理：日常管理：确立日常交流、沟通机制，关键环节例会及决议确立日常交流、沟通机制，关键环节例会及决议u明确里程碑：明确里程碑：聚会关键工作节点确定，具体时间点确认聚会关键工作节点确定，具体时间点确认u工作部署：工作部署：安排最近阶段具体工作及承担者安排最近阶段具体工作及承担者u信息发布：信息发布：会议决议发布（老师、同学）及执行（项目成员）会议决议发布（老师、同学）及执行（项目成员）u输出内容：输出内容：组委会名单暨分工、聚会策划书、同学通讯录组委会名单暨分工、聚会

11、策划书、同学通讯录项目启动项目启动- -过程分析过程分析 13 范围管理范围管理时间时间管理管理费用费用管理管理质量质量管理管理人员人员管理管理沟通沟通管理管理风险风险管理管理采购采购管理管理讨论、确定聚会涉讨论、确定聚会涉及的工作内容，人及的工作内容，人员范围、时间范围员范围、时间范围确认聚会里程碑及确认聚会里程碑及关键时间点关键时间点找到聚会赞助方，找到聚会赞助方，界定费用支持方式界定费用支持方式同学们对聚会同学们对聚会后的满意度、后的满意度、成功标志成功标志成立组委会，确成立组委会，确定负责人及主要定负责人及主要部门的人员分工部门的人员分工与全体同学沟通二与全体同学沟通二十年聚会，召开启

12、十年聚会，召开启动会，相关信息的动会，相关信息的传递与收集传递与收集能够参会的同学太能够参会的同学太少，缺乏聚会的气少，缺乏聚会的气氛氛邀请辅导员动员态邀请辅导员动员态度模棱两可的同学，度模棱两可的同学，关键同学携带家属，关键同学携带家属，要争得赞助方的允要争得赞助方的允许与支持许与支持确定计划确定计划p 工作分解工作分解p 活动排序活动排序p 任务分配任务分配p 所需资源所需资源p 工期核定工期核定p 成本估算成本估算p 进度计划进度计划p 风险计划风险计划p 沟通计划沟通计划p 阶段综述阶段综述p 过程分析过程分析 14 确定计划确定计划- -工作分解（主干）工作分解（主干） 15 周年聚

13、会周年聚会后续工作后续工作厦大聚会厦大聚会 前期准备前期准备预订预订酒店酒店联系联系 聚会点聚会点联络联络同学同学联络联络老师老师重游校园重游校园 聚会庆典聚会庆典看望老师看望老师用餐用餐 与演讲与演讲组织组织集合集合全程全程录像录像交流交流 感情感情游南游南普陀普陀拜会拜会老师老师合影合影录像录像财务财务结算结算光盘光盘制作制作发纪发纪念品念品通讯通讯录录光盘光盘纪念纪念品品制定计划制定计划联络联络确认名单确认名单确定计划确定计划- -工作分解（分支）工作分解（分支） 16 PPT演讲演讲演讲演讲准备准备讨论讨论修改修改准备准备内容内容制作制作PPT内容内容讨论讨论确定确定项目项目搜集搜集资

14、料资料试制作试制作制作制作模板模板动画动画 设置设置填入填入内容内容确定计划确定计划- -活动排序活动排序 17 编号编号任务任务前置前置资源资源编号编号任务任务前置前置资源资源1 1制定计划制定计划组委会组委会7 7接站、住宿接站、住宿1010、5 5出租方出租方2 2联络同学联络同学1 1电话、电话、QQQQ8 8重游校园重游校园9 9厦大厦大3 3联络老师联络老师2 2电话、电话、QQQQ9 9组织集合组织集合7 7宾馆前宾馆前4 4确定名单确定名单2 2、3 3组委会组委会1010联系车辆联系车辆1 1出租方出租方5 5宾馆预定宾馆预定4 4、6 6宾馆方宾馆方1111资金到位资金到位

15、4 4邓润辉邓润辉6 6确定聚会点确定聚会点4 4组委会组委会N N1 1结束结束2 26 65 54 43 3开始开始 N N确定计划确定计划- -责任分配责任分配 18 WBS内容内容后勤后勤采购采购外联外联宣传宣传财务财务赞助赞助完成日期完成日期1.0制定计划制定计划3月月15日日1.1联络同学联络同学3月月25日日1.1.1联络老师联络老师3月月25日日1.1.2确定名单确定名单3月月28日日1.1.3宾馆预定宾馆预定4月月01日日1.1.4确定聚会点确定聚会点4月月02日日1.2资金到位资金到位4月月05日日1.2.1重游校园重游校园5月月02日日1.2.2组织集合组织集合4月月30

16、日日1.2.3联系车辆联系车辆4月月24日日3.3晚会表演晚会表演5月月01日日4.1宾馆结算宾馆结算5月月03日日-责任；责任； -协助；协助； -审批；审批； -承包承包确定计划确定计划- -活动排序（方法论）活动排序（方法论） 19 p排序方法：排序方法：按照工作的客观规律按照工作的客观规律按照项目目标的要求按照项目目标的要求按照工作的轻重缓急按照工作的轻重缓急根据事务内在关系来根据事务内在关系来p排序技巧：排序技巧：只用工作分解结构只用工作分解结构（WBS）的最低层次的各项的最低层次的各项首先把最相关的项排好（建一个子网），然后再合并所有子网首先把最相关的项排好（建一个子网），然后再合

17、并所有子网先不要担心资源、日期、或工期先不要担心资源、日期、或工期确定计划确定计划- -所需资源所需资源 20 参加人员、宾馆、场地、车辆、资金、礼品、光盘、电脑、投影等参加人员、宾馆、场地、车辆、资金、礼品、光盘、电脑、投影等p资源类型：资源类型：人员、物资、技术、资金人员、物资、技术、资金p资源估算考虑因素：资源估算考虑因素：需要什么资源需要什么资源什么时候需要什么时候需要获得所需资源由谁拍板获得所需资源由谁拍板p估算方法：估算方法：专家判断法专家判断法确定计划确定计划- -工期（含方法论）工期（含方法论） 21 4 4月月01012828日筹备；日筹备；4 4月月2929日日3030日接

18、站、集合；日接站、集合；0101日上午看望老师；日上午看望老师；0101下午游览南普陀寺；下午游览南普陀寺；0101日晚间聚会典礼；日晚间聚会典礼；0202日上午自由交流；日上午自由交流；0202日下日下午游览校园；午游览校园；0303日上午发放纪念品、退房；日上午发放纪念品、退房；0303日下午结束。日下午结束。定义：定义：根据项目范围和资源等相关信息，确定（估计）完成所有活动所需的工期根据项目范围和资源等相关信息，确定（估计）完成所有活动所需的工期估算方法：估算方法：三三点估算法：采用乐观、悲观和最可能的三点工期估算法，并进行平均值、标准差点估算法：采用乐观、悲观和最可能的三点工期估算法，

19、并进行平均值、标准差值等有关计算来确定工期的方法值等有关计算来确定工期的方法工期工期= =（a+4b+c)/6专家判断法：由项目经理组织专家判断法：由项目经理组织13名团队成员对任务消耗的工期进行估算，并确定名团队成员对任务消耗的工期进行估算，并确定项目日程项目日程关键提示：关键提示：任务的工期估算要以任务的工期估算要以“谁来做谁来做”和和“如何做如何做”为基础为基础确定计划确定计划- -成本估算成本估算 22 编号编号费用项目费用项目具体内容具体内容需求数量需求数量预估价格预估价格成本小计成本小计交通交通出租车费出租车费4040次次50.0050.002000.002000.00食宿食宿住宿

20、费住宿费150150人天人天200.00200.0030000.0030000.00用餐费用餐费450450人次人次30.0030.0013500.0013500.00聚会聚会招待费招待费8 8桌桌800.00800.006400.006400.00礼品礼品金戒指金戒指6 6枚枚2000.002000.0012000.0012000.00宣传宣传各类横幅各类横幅3 3个个10.0010.0030.0030.00录像制作录像制作全过程全过程2500.002500.002500.002500.00场地场地会场租赁会场租赁1 1场场3000.003000.003000.003000.00物资物资水果

21、吃食水果吃食1 1次次300.00300.00300.00300.00参观门票参观门票5050人人20.0020.001000.01000.0合计合计90300.0090300.00确定计划确定计划- -成本估算（方法论）成本估算（方法论） 23 信息来源信息来源历史历史项目、任务执行者、专业评估人员、行业权威项目、任务执行者、专业评估人员、行业权威估算方法估算方法自下而上法自下而上法估算最详细的计划活动费用，然后将这些活动费用汇总到更高层级估算最详细的计划活动费用，然后将这些活动费用汇总到更高层级专家判断法专家判断法类比估算法类比估算法利用历史信息和专家判断，只有当满足以下条件才可以可靠利用

22、历史信息和专家判断，只有当满足以下条件才可以可靠 (a)先前的项目不仅在表面上且在实质上和当下项目是类似的先前的项目不仅在表面上且在实质上和当下项目是类似的 (b)预算的个人或小组具有必要经验预算的个人或小组具有必要经验参数成本法参数成本法确定项目成本与编写计算机程序代码行的关系确定项目成本与编写计算机程序代码行的关系Quantity*Productivity Unit Rate确定计划确定计划- -进度计划进度计划 24 活动方案及活动方案及工作筹备工作筹备同学集同学集合完毕合完毕厦大聚会厦大聚会参观校园参观校园纪念品纪念品财务结算财务结算看望任看望任课教师课教师3.153.154.264.

23、264.304.305.015.015.025.025.035.03项目启动会项目启动会工作汇报会工作汇报会上线动员会上线动员会关键节点关键节点监控会监控会关键节点关键节点监控会监控会项目总结会项目总结会确定计划确定计划- -进度计划（方法论）进度计划（方法论） 25 p关键路径法关键路径法工期总和最长的一条路径成为关键路径，它是完成该项目所需的最短时间。工期总和最长的一条路径成为关键路径，它是完成该项目所需的最短时间。关键路径上的每一项任务都是关键任务，这些任务的完成时间一有迟延，就关键路径上的每一项任务都是关键任务，这些任务的完成时间一有迟延，就会影响项目或阶段的完成时间。会影响项目或阶段

24、的完成时间。哪一哪一条是关键路径？条是关键路径？1 1结束结束2 26 65 54 43 3开始开始确定计划确定计划- -风险计划风险计划 26 1. 1. 天气下雨或较恶劣。天气下雨或较恶劣。 减短校园游览时间，适当增加室内活动，合照改在室内进行。除非天气极端恶减短校园游览时间，适当增加室内活动，合照改在室内进行。除非天气极端恶劣，可取消室外活动。劣，可取消室外活动。 2. 2. 部分同学迟到或临时有事不能及时到场。部分同学迟到或临时有事不能及时到场。 由后勤组负责落实未到原因，确实不能到场者作好记录，迟到者由小组负责接待，由后勤组负责落实未到原因，确实不能到场者作好记录，迟到者由小组负责接

25、待，及时参与正在进行的活动。同时，采购组及时通知宾馆退掉多余的客房。及时参与正在进行的活动。同时，采购组及时通知宾馆退掉多余的客房。3. 3. 部分参与者携带家属。部分参与者携带家属。 外联组确认名单时明确家属人数，以恰当安排位置。必要时，向赞助人申请费用。外联组确认名单时明确家属人数，以恰当安排位置。必要时，向赞助人申请费用。4. 4. 聚会结束时部分参与者醉酒。聚会结束时部分参与者醉酒。 由后勤组领头，所有小组负责，将轻微醉酒者送至车上，确保其安全回到宾馆。由后勤组领头，所有小组负责，将轻微醉酒者送至车上，确保其安全回到宾馆。严重醉酒者由后勤组安排专人护理。严重醉酒者由后勤组安排专人护理。

26、5. 5. 筹备资金与实际花费不符合。筹备资金与实际花费不符合。 在进行纪念品发放时进行调整。在进行纪念品发放时进行调整。 确定计划确定计划- -风险计划（方法论）风险计划（方法论） 27 p 风险识别风险识别回顾列出的假设和限制回顾列出的假设和限制每一项代表一个风险点每一项代表一个风险点回顾回顾WBS每项工作或交付件哪里会出错每项工作或交付件哪里会出错项目团队进行头脑风暴交互，找出风险点项目团队进行头脑风暴交互，找出风险点考虑以往项目中出现过的问题，审视当下的环境考虑以往项目中出现过的问题，审视当下的环境p 风险评估风险评估事件概率事件概率发生可能性大于发生可能性大于60%、发生可能性介于、

27、发生可能性介于30%与与60%之间、发生可能性小于之间、发生可能性小于30%影响度影响度按照按照“高、中、底高、中、底”分类分类p 风险评估风险评估规避：改变项目计划，以排除风险或条件，使项目目标不受影响规避：改变项目计划，以排除风险或条件，使项目目标不受影响转移：设法将风险的后果连同应对的责任转移到第三方转移：设法将风险的后果连同应对的责任转移到第三方减轻：设法将不利的风险事件的概率或后果降低到一个可以接受的临界值减轻：设法将不利的风险事件的概率或后果降低到一个可以接受的临界值接受：该策略可以分为主动或被动方式接受：该策略可以分为主动或被动方式确定计划确定计划- -沟通计划沟通计划 28 p

28、沟通方式沟通方式会议形式、关键节点成果汇报、重大变动讨论与确定会议形式、关键节点成果汇报、重大变动讨论与确定 p沟通时机沟通时机里程碑时点，关键节点（全体集合前、晚会开始前、晚会高潮时）、关键工作交付时、里程碑时点，关键节点（全体集合前、晚会开始前、晚会高潮时）、关键工作交付时、风险点到来前。风险点到来前。p参与人员参与人员组委会主任、项目成员、核心成员、赞助人、顾问组委会主任、项目成员、核心成员、赞助人、顾问p沟通内容沟通内容计划进度、费用支出、成果汇报、工作部署、风险应对、突发事件处理、范围变更计划进度、费用支出、成果汇报、工作部署、风险应对、突发事件处理、范围变更p反馈方式反馈方式会议纪

29、要散播、直（间）接干系人告知、工作安排跟进、结果告知等会议纪要散播、直（间）接干系人告知、工作安排跟进、结果告知等 确定计划确定计划- -沟通计划（方法论）沟通计划（方法论） 29 沟通范围：沟通范围：分析利益干系人对项目的兴趣及影分析利益干系人对项目的兴趣及影响程度，针对干系人制定沟通计划。响程度，针对干系人制定沟通计划。p沟通原则沟通原则及时及时准确准确恰到好处恰到好处确定计划确定计划- -阶段综述阶段综述 30 确定计划确定计划- -过程分析过程分析 31 范围管理范围管理时间时间管理管理费用费用管理管理质量质量管理管理人员人员管理管理沟通沟通管理管理风险风险管理管理采购采购管理管理确定

30、工作范围变更确定工作范围变更标准及变化范围标准及变化范围制定工作进度计划制定工作进度计划评估费用项目，计评估费用项目，计算总体金额算总体金额确定各项工作确定各项工作内容的质量标内容的质量标准准聚会沟通机制聚会沟通机制出台，项目计出台，项目计划确定及散播划确定及散播梳理关键风险及时梳理关键风险及时间节点，形成初步间节点，形成初步应对方案和策略应对方案和策略实施实施&监控监控p推进推进p沟通沟通p监控监控p变更变更p分析分析 32 实施实施&监控监控- -工作推进工作推进 33 p项目成员按照工作计划开展工作项目成员按照工作计划开展工作p使用使用工作落实清单工作落实清单部署任务部署

31、任务p使用使用工作跟踪清单工作跟踪清单验收成果验收成果 实施实施&监控监控- -有效沟通有效沟通 34 实施实施&监控监控- -有效沟通（会议）有效沟通（会议） 35 有效沟通关键要素有效沟通关键要素会前会前事先了解开会的原因，预期要取得什么结果事先了解开会的原因，预期要取得什么结果考虑是否可能取消会议考虑是否可能取消会议确定需要参加的最少人数确定需要参加的最少人数选择会议地点，会议布置与会议目的相一致选择会议地点，会议布置与会议目的相一致会前和关键与会者就议题进行充分沟通，并取得支出会前和关键与会者就议题进行充分沟通，并取得支出会中会中做好筹备，按时开始，首先点明会议的目的和

32、议程做好筹备，按时开始，首先点明会议的目的和议程每位与会者都有发言的机会每位与会者都有发言的机会对会议内容进行口头总结对会议内容进行口头总结会后会后会后发布会议纪要给每位与会者会后发布会议纪要给每位与会者会议上必须产生明确的决定会议上必须产生明确的决定所有决定必须立即付诸行动所有决定必须立即付诸行动实施实施&监控监控- -过程监控过程监控 36 监控什么？监控什么？ 高高风险任务（风险任务（严重醉酒者、携带家属、极端天气、同学迟到严重醉酒者、携带家属、极端天气、同学迟到） 里程碑有关进展（里程碑有关进展（方案落地、同学集合、重游校园方案落地、同学集合、重游校园） 使用资源和费用（使用资源和费用（入住情况、实际花费、礼品发放入住情况、实际花费、礼品发放） 各类计划执行情况，工作方法运用情况（各类计划执行情况，工作方法运用情况（会议、文档等会议、文档等）监控方法监控方法召集会议召集会议观察观察/ /检查检查计划跟踪计划跟踪定期反馈及报告定期反馈及报告 进展报告（甘特图、里程碑趋势图）进展报告（甘特图、里程