农业科学技术研究档案数字化规程编制说明

1、农业科学技术研究档案数字化规程地方标准制定草案起草单位： 甘肃省农业科学院2020年4月16日- 1 -农业科学技术研究档案数字化规程编制说明一、任务来源背景现阶段，信息化、数字化技术广泛应用，帮助各行各业从复杂繁琐的传统办公迈向自动化、智能化。农业科学技术研究档案管理工作就是其中之一。农业科学技术研究档案，是农业科研部门、单位以及科研团队、专家，在组织实施农业科学技术研究和管理过程中，伴随全程形成的文字、图表、 数据、照片以及标本、样品、实物等记录记忆体系。它是描述和查证农业科学知识、技术、成果不断推陈出新的第一手历史真实记录，具有明显的来源价值、 技术价值、 成果价值和记忆价值， 是国家宝

2、贵的科技资源。但是，传统农业科学技术研究档案深藏于库房，资源信息封闭，利用服务方式落后，查阅案卷费时费力，经常出现查不到、查不全等难题。同时，随着大数据、区块链技术的广泛应用，电子农业科研文件、数据、 图表以及数码照片、 音频、 视频的不断涌现，数字农业科学技术研究档案资源及数据管理逐渐成为农业科学技术研究档案工作的重要对象。农业科学技术研究档案利用服务与查档者需求之间存在的差距与矛盾， 成为制约新时代农业科学技术研究档案资源建设发展的关键因素。2019 年 10 月，中国共产党第十九届中央委员会第四次会议通过的中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度、推进国家治理体系和治理能力现代化若干重

3、大问题的决定讲的“坚持和巩固什么、完善和发展什么”高屋建瓴、内涵丰富、意义深- 2 -远，为突破传统农业科学技术研究档案信息封闭管理束缚，研究编制农业科学技术研究档案数字化规程地方标准提供良好契机。采用“标准法”制定详细的农业科学技术研究档案数字化工作规范和业务流程，明确数字化范围与数据质量及目标任务，可以扩大数字农业科学技术研究档案资源主体范围，提高协同参与度，明晰任务分解，实现前端指导控制，保证数字化数据的准确、有效和可用。可以顺利将数字农业科学技术研究档案资源汇集到档案信息管理系统平台，通过信息化平台用户端或移动终端APP推送农业科学技术研究档案数字化数据信息，正是推进农业科学技术研究档

4、案开发、 数字资源建设和创新利用服务方式的科学路径。因此，根据甘肃省质量技术监督局有关标准化建设文件精神，由甘肃省农业科学院、甘肃省档案局提出，甘肃省农业科学院负责编制农业科学技术研究档案数字化规程地方标准。今年 1 月初，向甘肃省质量技术监督局报送农业科学技术研究档案数字化规程地方标准制订建议书。本标准由郭秀萍负责起草完成。二、编制标准的目的与意义近 100 多年以来的农业科学技术研究档案， 大多是采用纸质载体形成的。特别是开展农作物品种选育、栽培技术、病虫害防治、土壤肥料与节水灌溉、畜禽选育与饲养、草原草业、蚕业蜂业、农产品贮藏加工利用研究以及农业科研成果登记、奖励及其推广应用等方面形成的

5、档案，都是纸质载体。虽然，纸张是采用- 3 -石灰和石棉等含碱性较强的材料制造，不易老化破损。可是，在造纸过程中会有残留酸，纸张温度过大时也会吸收空气中的酸性气体，致使纸质农业科学技术研究档案载体PH 值变小，加之灰尘、细菌、霉菌等的长期入侵，造成农业科学技术研究档案实体管理诸多安全隐患。同时，纸质农业科学技术研究档案服务方式落后，而农业科研管理部门、科研人员以及社会公众，并没有停止对农业科学技术研究档案的利用需求。开展农业科学技术研究档案数字化，不仅保护纸质档案资源、提高管理效率，而且全面开发库藏资源信息、提升档案信息利用效益。农业科学技术研究档案数字化的最终目的，是将纸质记录信息转化为计算

6、机等现代设备及应用系统管理、识别、读取的数据信息，实现目录数据与文件图像数据的真实、完整、准确、有效和长期可用。为此，必须科学规范做好前端指导与质量控制。前端指导和质量控制不仅仅是一项简单的工作，而是一个涉及数字化工作制度、业务流程、技术方法和质量标准的运行体系。需要优选应用现代信息技术、数字技术及其先进软件、硬件，制定科学合理、规范操作、技术先进的“农业科学技术研究档案数字化规程”， 指导和管控数字农业科学技术研究档案资源建设的标准化，用高质量的数字化数据实现更好档案信息利用服务，用档案信息利用服务体现农业科学技术研究档案治理现代化的良好效果。因此， 制定农业科学技术研究档案数字化规程地方标

7、准，不仅是贯彻落实国家治理体系和治理能力现代化的具体实践，而且有利于提高农业科学技术研究档案管理工作的现代治理水平与信息服务能力。一方面，为保证其数字化工作效率与数字化数- 4 -据质量，建立前端指导、优化流程、质量控制的机制保障。另一方面，为保护纸质农业科学技术研究档案原件，建立安全屏障。三、国内外现状、发展趋势当前，随着农业全球化进程的加快，欧美等发达国家日益重视农业标准化管理，积极推进农业标准体系建设。同时，在农业科学技术档案信息化建设、科技档案装具、科技档案载体安全保护等方面发布了各自的标准规范。但是，目前尚未有针对农业科学技术研究档案数字化标准的文献报道。我国，尽管已经颁布了纸质档案

8、数字化规范（ DA/T 31-2017 ）标准文件，但是，从个体而言， 对于以案卷级为实体对象的农业科学技术研究档案数字化工作与数据库建设，缺乏统一指导性与实践操作性。四、编制起草过程农业科学技术研究档案数字化规程的编制，以问题为导向，紧盯科学规范开发农业科学技术研究档案资源信息，实现数据信息快捷、准确、有效查阅、利用的目标。2018 年，我们就开始谋划农业科学技术研究档案数字化工作。年初，针对8000 多卷纸质农业科学技术研究档案的原件形态、主题内容及其内含信息价值进行全面梳理、分析鉴定，同时，对照案卷目录、卷内文件题名、手工检索工具逐一检查，挑选划定急需数字化、暂缓数字化与不必数字化的范围。经过层层把关，制定农业科学技术研究档案