档案管理制度_新

1、中财金控投资有限公司档案管理办法（试行）第一条、为规范xx有限公司档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资源的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条、公司档案由综合管理部负责，设置档案保管柜（库）及档案管理员，工作调动时，须对档案进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。第三条、档案管理员的具体职责（一）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；（二）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；（三）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（四）负责档案

2、提供利用服务；（五）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第四条、档案按照记述内容的不同划分为文书档案（行政管理、经营管理、生产技术管理档案）、投资业务档案（立项、尽职调查、合同、项目储备档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第五条、归档时间和归档程序 （一）公司各部门所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门零散文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理要求进行整理、归档。（二）投资业务档案由项目投资经理具体负责收集，随产生随归

3、档，并且做到一个基金、一个项目一套档案，确保档案归档的及时性、完整性。（三）会计档案在会计年度结束后，暂由财务部门保管一年，一年后由财务管理部整理后统一向公司综合管理部归档。（四）人事档案按照集团要求进行管理。（五）声像、实物档案，在产生后及时归档。凡是能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。（六）公司购买设备的有关产品说明书、作业指导书和其他技术文件一周内移交综合管理部归档。第六条、归档要求（一）归档的文件、资料必须完整。（二）归档的文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归档准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（三）电子档案实行双轨制，

4、纸质文件与电子文件同时归档。 第七条、档案的利用档案管理员编制档案目录，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作。档案管理员应熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，做好档案提供利用工作。第八条、档案管理员根据各类档案管理要求确定档案的保管期限及档案的价值。第九条、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年或以上，短期为3-5年。对公司有长远利用价值的档案须永久保存。对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期保存。第十条、档案管理及使用人员要严格遵守公司保密工作要求。第十一条、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。第十二条、整理档案应在办公区内进行。

5、不得将档案带出办公区。档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。发现档案丢失、损坏要及时报告。第十三条、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用登记表，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件。查阅重要档案资料，需经档案管理部门负责人签字同意后查阅。第十四条、原则上所有档案原件均不可复印、不可借出。复印档案和借出档案资料需由综合管理部门负责人签字同意后复印、借出。借出档案应及时归还，并做好完整性审查。借出的档案资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导。第十五条、档案管理人员要做好档案保管柜、库房的环境、安全管理。第十六条、综合管理部每年

6、要进行档案保存价值鉴定，对无保存价值和保管期满不需继续保存的档案，应予以销毁。第十七条、档案销毁时必须填写档案销毁审批表，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。第十八条、本办法规定与国家、集团规定不符的，以国家、集团规定为准。 中财金控投资有限公司 2016年 月 日（附件： 1. 文书档案归档范围及保管期限参考表2. 档案使用登记表3. 档案销毁审批表）附件1：文书档案归档范围及保管期限表序号条款名称文件内容和名称保管期限1公司重要会议文件材料会议通知、会议议程、代表名单、报告、决议公报、纪要、选举结果、选票票样、领导人

7、讲话、主席团会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、照片、底片、录音带、录像带等永久讨论未通过的文件、贺电、贺信长期讨论记录、参考文件、会务计划总结等短期会报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件永久讨论未通过的文件和一般事务性文件短期2本级专业会议表彰会议文件材料通知、议程、代表名单、报告、决议、倡议书、纪要、记录、讨论通过的文件、声像材料等永久会议典型材料、代表发言材料、重要贺信贺电等长期其他文件材料、会务工作计划等短期3庆典、集会的文件材料活动通知、活动安排、领导讲话、大会发言、各种声像材料永久或长期4上级党、政、工、团部门（子公司）及专业部门（子公司）来文直接针对本单位

8、工作的支持永久普发的法规性文件长期有查考作用的一般性文件短期5上级领导视察检查本公司工作形成的文件材料领导题词、领导讲话、综合性汇报材料、录音带、录像带、照片、底片等永久6本级对下级检查工作形成的文件材料检查工作总结、专题汇报材料长期7承办上级会议或重大社会活动形成的文件材料形成的全部文件材料、声像材料长期8其他单位来访参观活动安排、人员名单、声像材料短期9公司制发的文件材料方针政策性、法规性的条例、规定、办法等；重要的决定、决议、指示；关于领导干部的任免、授予称号；公司改革、建、撇、并、转、隶属关系变更、印章启用；工资改革调整、晋级等问题的通知；重要业务问题综合成果报告、专题报告、方案、总结

9、等永久转发上级文件、批转下级文件的通知、本级发布的暂行规定、代上级起草的法规性的文件等长期一般业务和业务性工作、事务性的、一般工作报告短期10请示上级批复、下级请示与本级批复重要问题的永久或长期一般事务问题的短期11工作总结报告年度和年度以上的、重要专题的永久半年、季度的、一般专题的长期12制定的制度和条例永久13计划规划（含综合的、各部门、各专业的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期14统计报表（含综合部的、各部门、各专业的）年度和年度以上的永久季度、月份的短期15土地征用文件材料请示、批复、设计书、谈判协议书、有关图纸等永久16本公司签订的内外部合同协议及项目招标、投标文件材料重要的、有

10、长远利用价值的、涉外的永久或长期一般的、内部的短期17涉及本公司机构、编制、名称等文件材料含各种委员会、领导小组等永久或长期18干部职工表彰文件材料含表彰决定和表格、事迹材料永久或长期19干部职工处分材料含处分决定调查材料永久或长期20事故处理材料含处理决定和调查取证材料重大的永久一般的长期或短期21员工录用转正、调资、定级等有关材料含录用、转正审批单和各类鉴定材料在职期间、离职三年内22专业技术职称评定聘任上级或本级批准的23职工伤残鉴定材料含医院证明材料和本人情况说明、公司领导指示和批复24干部职工工作技术考核含考核证书发放材料25职工教育培训材料含成人学历教育26本单位人员编制、职工、党

11、员花名册含公司各部门及各子公司27介绍信、证明信存根含干部职工调动、工资转移、党团工会组织关系转移等28财产物资交接凭证含员工辞职或调任工作中与交接人形成的各类凭证、证明材料永久或长期29档案交接凭证各类档案移交目录长期30本单位编辑出版物含简报、工作信息等的定稿、样本以及公司出版的各期报纸长期或短期31各部门、办事机构和区域举办的重要展览的图片、小样含各公司项目举办的展览、宣传图片以及其他重大活动的图片长期32本单位荣获的荣誉含各类荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌等永久33出国考察、友好往来等外事活动形成的全部文件材料重大活动永久一般活动的审批手续、报告长期其他文件材料短期34下级报送的总结、报告、统计表年度和年度以上的长期季度、月份的短期35本公司新闻含反映本公司情况的报刊剪辑、电台、电视台播出稿永久36法律事务文件材料重要的永久一般的长期37审计文书重要的永久一般的、常