公文写作讲座_2

1、中共贵港市委党校中共贵港市委党校 梁树仁梁树仁 应用写作是写作科学的一个分支。凡是应用写作是写作科学的一个分支。凡是为了某一目的、直接让对方知道，或要求为了某一目的、直接让对方知道，或要求对方做什么而写的文字对方做什么而写的文字,都叫应用文。都叫应用文。 古人要求为大夫者，要有古人要求为大夫者，要有“九能九能” ：“建邦能命龟，田能施命，作器能铭，使建邦能命龟，田能施命，作器能铭，使能造命，升高能赋，师表能誓，丧纪能诔，能造命，升高能赋，师表能誓，丧纪能诔，祭祀能语。君子能此九者，可谓有德音，祭祀能语。君子能此九者，可谓有德音，可以为大夫可以为大夫 ”。此九者皆是辞命，亦皆是。此九者皆是辞命，

2、亦皆是言语言语 （孔门四科（孔门四科“德行、言语、政事、文德行、言语、政事、文学学” ）这就是说，言语指政治、外交、生）这就是说，言语指政治、外交、生活中的应对说辞及各种文书制作等，它的活中的应对说辞及各种文书制作等，它的培养目标是提高言语交际能力。培养目标是提高言语交际能力。 所谓所谓“九能九能”，指的是作为大夫所必须掌，指的是作为大夫所必须掌握的九种文体握的九种文体 这九种文体都与大夫在政府中行使的特定这九种文体都与大夫在政府中行使的特定行为方式相关：行为方式相关：“命龟命龟”是占卜用的文体；是占卜用的文体；“施命施命”是田猎时布施教命的文体；是田猎时布施教命的文体；“铭铭”是刻镌于器皿之

3、上，书以为戒的文体；是刻镌于器皿之上，书以为戒的文体；“造命造命”是出使外邦时随机应变、应对作是出使外邦时随机应变、应对作答的文体；答的文体；“赋赋”是登高时有所见，赋其是登高时有所见，赋其形状、铺陈事势的文体；形状、铺陈事势的文体；“誓誓”是出征前是出征前对将士誓师的文体；对将士誓师的文体；“说说”是解说山川地是解说山川地理形势的文体；理形势的文体；“诔诔”是表彰死者生前德是表彰死者生前德行，以表示哀悼之情的文体；行，以表示哀悼之情的文体；“语语”是在是在祭祀时祷告天地神祗的文体。祭祀时祷告天地神祗的文体。 公文写作能力是自古以来对公务人员的一种能力要求 公文自古有之公文自古有之广义公文，含

4、以下三类广义公文，含以下三类法定公文：法定公文：国家党政机关公文处理工作条例中所确定的法定公文。中所确定的法定公文。专用公文：如党务、军事、财经、司法、专用公文：如党务、军事、财经、司法、外交等领域使用的公文。外交等领域使用的公文。事务公文：内部日常事务，如计划、总事务公文：内部日常事务，如计划、总结、简报等。结、简报等。狭义公文狭义公文行政公文（仅指行政公文（仅指党政机关党政机关公文处理工作条例公文处理工作条例规定的规定的15种。种。 1 党政机关公文处理工作条例党政机关公文处理工作条例 2. 国家行政机关公文格式国家行政机关公文格式 3. 标点符号用法标点符号用法（GB/T 1583419

5、95） 4出版物上数字用法的规定（出版物上数字用法的规定（GB/T 158351995） （一）政治性、政策性（一）政治性、政策性 是统治阶级为了维护其统治地位，强化其统治意图，传达其政策主张，确保国家政权正常运转而使用的一种不可缺少的重要手段。(二二)作者的法定性作者的法定性 1. 公文的法定作者公文的法定作者指依法成立并能以自己的指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。 2. 三种表现形式三种表现形式 ( 发文名义发文名义 ) 机关机关: 机关某组织单位机关某组织单位 : 机关单位领导机关单位领导:（法定代表人）（法定代

6、表人） 1. 1. 公文的公文的现实执行效用、现行效用、时效现实执行效用、现行效用、时效 2. 2. 空间（地域、职权）效力范围空间（地域、职权）效力范围 3.3.时间效力范围时间效力范围 （1 1）公文生效时间）公文生效时间 即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件）即时生效（一般公文、内容敏感的规范性文件） 【例例】“文到之日起执行文到之日起执行”; ; “自发布之日起执自发布之日起执行行”。 定时生效（一般规范性文件）定时生效（一般规范性文件） 【例例】行政法规按规定一个月以后生效。行政法规按规定一个月以后生效。（2 2）公文终止生效时间及条件（变为历史文件）公文终止生效时间及条件（变为

7、历史文件） 内容已经执行（有效期届满，明示废止）内容已经执行（有效期届满，明示废止） 内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）内容过时，新文件代替旧文件（默示废止） 被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）新机关接替其职能） 4 4. . 公文的溯及力公文的溯及力 公文溯及既往的效力公文溯及既往的效力; ;指公文可否适用于制指公文可否适用于制发以前的事件或行为。发以前的事件或行为。n 一般公文可以规定溯及力一般公文可以规定溯及力n 规范性文件比照规范性文件比照 “法律不溯及既往法律不溯及既往” 原则原则不应该规定溯及力。不应该规定溯及力。

8、( (我国税务系统的规范性文我国税务系统的规范性文件明文规定不得规定溯及力件明文规定不得规定溯及力) )5. 5. 机关公文的效力等级机关公文的效力等级发文机关地位越高发文机关地位越高, ,公文效力等级也越高公文效力等级也越高; ;在同一主体制发的公文中在同一主体制发的公文中, ,按照特定的、更为严按照特定的、更为严格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制格的程序制定的公文效力等级高于按一般程序制发的公文发的公文; ;同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照同一发文机关就同一问题先后制发的公文比照”新法优于旧法新法优于旧法”原则原则; ;同一发文机关制发的公文同一发文机关制发的公文, ,通常

9、特殊性公文的效通常特殊性公文的效力优于一般性公文力优于一般性公文, ,即即”特殊优于一般特殊优于一般”; ;授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。授权行文的效力等同于授权机关制发公文的效力。( (四四) ) 程式性：程式性：1.1.具备特定体式具备特定体式体式体式 文体文体 ：文件的表达形式：文件的表达形式 格式格式 约定俗成的格式约定俗成的格式 法定的标准格式法定的标准格式2.2.经过特定的处理程序经过特定的处理程序制发公文与公文生效必须履行法定程序与手制发公文与公文生效必须履行法定程序与手续：续： 会签会签 公布公布 法定会议或机构批准等法定会议或机构批准等 （五）真实性、简明性、时

10、效性（五）真实性、简明性、时效性 以上特点，以上特点，“法定效用法定效用”， “规范格规范格式式”是党和国家机关公文的重要标志。是党和国家机关公文的重要标志。 三、公文分类三、公文分类 从不同分类角度看公文处理从不同分类角度看公文处理（一）（一） 按形成、使用领域，分为通用按形成、使用领域，分为通用公文公文 ( (正式、内部正式、内部) )和专用公文。和专用公文。1 1正式通用公文正式通用公文 各机关单位在公务各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。定性、规范性和通用性。2 2内部通用公文内部通用公文 机关内部通行使用，具有机关内部

11、通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。包括复杂性、内部性和灵活性。包括 （1 1）规章制度类文件（规范性文件）：）规章制度类文件（规范性文件）：（2 2）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、）会议类文件：会议报告、讲话、致辞、提案、会议记录、会议指南、日程、议程提案、会议记录、会议指南、日程、议程等等（3 3）计划与信息反馈类文件：计划类、）计划与信息反馈类文件：计划类、调查报告、签报、信息、简报、总结调查报告、签报、信息、简报、总结等等（4 4）其他事务类文件：各类书信、条）其他事务类文件：各类书信、条据、礼仪文书等。据、礼仪文书等。3 3专用公文专用公文 专业部门在专门业务工作范围内、专业部

12、门在专门业务工作范围内、或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使或各机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。用的公文，具有专门性和限制性。 如外交文件（国书、照会）、外事文件如外交文件（国书、照会）、外事文件（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、（外事函件、外事专用批文）、纪检监察文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、财务文件（发票、帐簿、报表）、保险文件、税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文税收文件、计划文件、司法文件、行政处罚文件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记件（处罚决定书）、人事工作文件（各类登记表）表）1.1.纸质文书纸质文书2.2.感

13、光介质文件感光介质文件以感光胶片、相纸等感光材料以感光胶片、相纸等感光材料为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。为载体的文件，如照片、影片、缩微胶片等文件。3.3.磁介质文件磁介质文件以磁带、磁盘等磁性材料为物质以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。载体的文件，如录音录象文件、磁盘文件等。4.4.电子文件电子文件借助计算机生成、传输和处理的文借助计算机生成、传输和处理的文件。件。 （三）（三） 按性质和作用分为规范性公文、领导指导性按性质和作用分为规范性公文、领导指导性公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、公文、呈报性公文、知照性公文、商洽性公文、契约性

14、公文、会议文件等。契约性公文、会议文件等。 按制发机关的性质，分为人大公文、军队机按制发机关的性质，分为人大公文、军队机关公文、政府公文、党的公文、企事业公文关公文、政府公文、党的公文、企事业公文 、群、群团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公团行业组织公文、法院机关公文、检察院机关公文等。文等。 国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。国家秘密与商业秘密、组织秘密、个人隐私相区分。绝密级绝密级 涉及国家核心秘密的公文。涉及国家核心秘密的公文。机密级机密级 涉及重要国家秘密的公文。涉及重要国家秘密的公文。秘密级秘密级 涉及一般国家秘密的公文。涉及一般国家秘密的公文。内部级内部级 限国

15、内某行业、系统或社会组织内使用。限国内某行业、系统或社会组织内使用。国内级国内级 限国内公开的公文。限国内公开的公文。公开级公开级 可对国内国外公布的公文。可对国内国外公布的公文。上行文上行文下级组织向上级组织报送的公文。下级组织向上级组织报送的公文。平行文平行文平级组织或不相隶属组织之间的公平级组织或不相隶属组织之间的公文。文。下行文下行文上级组织向下级组织下发的公文。上级组织向下级组织下发的公文。同一系统的机关同一系统的机关 同级机关同级机关下级机关下级机关业务上指导与被指导业务上指导与被指导上级业务上级业务主管部门主管部门下级业务部门下级业务部门领导与被领导领导与被领导上级机关上级机关同

16、级机关同级机关平行关系平行关系1.2.3.非同一系统的机关 此机关此机关彼机关彼机关不相隶属关系不相隶属关系4.根据工作关系产生的行文关系根据工作关系产生的行文关系 1 1、2 2 是上行是上行文或下行文关系；文或下行文关系；3 3、4 4是平行文关系。是平行文关系。除此之外，还有综合管理与被管理、统管与除此之外，还有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等。被统管、监督与被监督、行政法律关系等。 （六）按来源分类（六）按来源分类 分为收文、发文（内部、对外）分为收文、发文（内部、对外）（七）按处理方式分类（七）按处理方式分类 分为阅办件（办件）分为阅办件（办件）需要阅件人

17、审批的需要阅件人审批的公文公文 阅知件（阅件）阅知件（阅件）需要阅件人阅知的需要阅件人阅知的公文公文分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等分为：草稿、定稿、正本、存本、副本等. （试行本、暂行本）（修订本）（试行本、暂行本）（修订本）（草案）（草案） （不同文字文本）（不同文字文本） （复制件）（复制件） 草草 稿稿 定定 稿稿 正正 本本 副副 本本 副副 本（复本）本（复本） 1. 1. 草稿草稿非正式、无效力。（征求意见非正式、无效力。（征求意见稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿）稿、讨论稿、修改稿、送审稿、代拟稿） 2. 2. 定稿定稿履行法定生效程序的最后完成履行法定生效程序的最后完成

18、稿，具有正式公文的法定效用稿，具有正式公文的法定效用, ,具有签发具有签发或会议批准标志。（原稿、底稿）或会议批准标志。（原稿、底稿） 3. 3. 正本正本 具有法定效用的正式文具有法定效用的正式文本，主送件。格式规范，具有生效本，主送件。格式规范，具有生效标志。标志。( (试行本、暂行本、修订本、试行本、暂行本、修订本、不同文字文本不同文字文本 ）4. 4. 副本副本 正本的复份或复制本正本的复份或复制本（抄送件、传阅件、存本）（抄送件、传阅件、存本） 积极修辞积极修辞讲究在表述中运用辞格，以达讲究在表述中运用辞格，以达到语言生动形象、词藻华美的目的。是借到语言生动形象、词藻华美的目的。是借

19、助辞格助辞格,以形象、生动地表达说话者内心情以形象、生动地表达说话者内心情感、生活体验为目的的修辞活动感、生活体验为目的的修辞活动; 慎用：引用、比喻、借代、排比、反复、慎用：引用、比喻、借代、排比、反复、反问等。反问等。 一般不用：拟人、夸张、反讽、想像等手一般不用：拟人、夸张、反讽、想像等手法。法。 消极修辞消极修辞讲究运用规范词语，消除岐义，讲究运用规范词语，消除岐义，确保语言表达准确、简明，恰到好处，不确保语言表达准确、简明，恰到好处，不失庄重平实。以平实、客观地表达事物概失庄重平实。以平实、客观地表达事物概念念,阐明事理为目的的修辞活动。阐明事理为目的的修辞活动。 消极修辞在公文中的

20、运用，主要表现在以消极修辞在公文中的运用，主要表现在以下几个方面：下几个方面： 1精炼文字，节简篇幅。精炼文字，节简篇幅。 2准确使用词语。准确使用词语。 3选择正确、恰当的句式。选择正确、恰当的句式。 4安排合理的结构。安排合理的结构。 5正确使用标点符号。正确使用标点符号。 修辞要切合文章表达目的。修辞要切合文章表达目的。 修辞必须切合语境。修辞必须切合语境。 修辞必须切合文章语体特点。修辞必须切合文章语体特点。 “这两种人都凭主观，忽视客观实际事物这两种人都凭主观，忽视客观实际事物的存在，或作讲演，则甲乙丙丁，一二三四一的存在，或作讲演，则甲乙丙丁，一二三四一大串；或作文章，则夸夸其谈的

21、一大篇。无实大串；或作文章，则夸夸其谈的一大篇。无实事求是之心，有哗众取宠之意。华而不实，脆事求是之心，有哗众取宠之意。华而不实，脆而不坚，自以为是，老子天下第一，而不坚，自以为是，老子天下第一，“钦差大钦差大臣臣”满天飞。这就是我们队伍中若干同志的作满天飞。这就是我们队伍中若干同志的作风。这种作风，拿了律己，则害了自己；拿了风。这种作风，拿了律己，则害了自己；拿了教人，则害了别人；拿了指导革命，则害了革教人，则害了别人；拿了指导革命，则害了革命。命。” 毛泽东毛泽东改造我们的学习改造我们的学习 （ 一）公文文种及其选用规则一）公文文种及其选用规则 1. 什么是文种什么是文种每一种文件固定的名

22、称即文种。每一种文件固定的名称即文种。 所有公文都必须在标题中标明所有公文都必须在标题中标明文种。文种。 2. 正确标明文种的作用正确标明文种的作用 有利于维护公文的严肃性、有利于维护公文的严肃性、规范性；规范性； 为公文的撰写和处理提供方为公文的撰写和处理提供方便。便。规范类文书规范类文书1. 条例条例 用于对某一方面的工作比较全面、系用于对某一方面的工作比较全面、系统的规定。统的规定。如如 行政法规制定程序条例行政法规制定程序条例 四川省道路交通管理条例四川省道路交通管理条例国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称称“条例条例“。共产党中央组织可用

23、作正式文种（党内法规）共产党中央组织可用作正式文种（党内法规）。2.2.规定规定 用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。用于对于某一方面的工作作比较具体的规定。 如如中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定（党内可用作正式文种）（党内可用作正式文种）3 3办法办法 用于对于某项工作作具体的规定。用于对于某项工作作具体的规定。如如国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法 行政区域边界争议处理办法行政区域边界争议处理办法 以上两个文种既可用于法规又可用于规章。以上两个文种既可用于法规又可用于规章。4. 决定决定（1 1）适用范围：对

24、重要事项或重大行动）适用范围：对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。或者撤消下级机关不适当的决定事项。县人民政府关于从严处理破坏山县人民政府关于从严处理破坏山林事件的决定林事件的决定市教育局关于撤消市教育局关于撤消文件的决文件的决定定使用范围使用范围形成方式形成方式内内 容容格格 式式决定决定所有机关所有机关会议通过会议通过或领导机或领导机关直接作关直接作出出重大问题重大问题或具体问或具体问题；具体、题；具体、明确；明确；法定公文格式，法定公文格式，会议决定用题注；会议决定用题注；其他用一般公文其他用一般公文格

25、式格式决议决议行政机关不用。行政机关不用。（主要用于党（主要用于党委会、人大会委会、人大会议、股东会、议、股东会、职代会等）职代会等）正式会议正式会议讨论并按讨论并按法定程序法定程序表决通过表决通过形成形成全局或重全局或重大问题；大问题；原则；议原则；议论性文字论性文字多多会议名称为发文会议名称为发文机关，成文日期机关，成文日期在题注中在题注中（1 1）适用范围）适用范围 向国内外宣布重要事项或法定向国内外宣布重要事项或法定事项。事项。（2 2）分类）分类重大事项公告：重大事项公告： 行政机关公告行政机关公告 法定事项公告法定事项公告( (专用公告专用公告) )： 商标公告商标公告 公务公务员

26、考试公告员考试公告 城市房屋拆迁公告城市房屋拆迁公告 企业法人企业法人登记公告登记公告 司法公告：法院开庭公告司法公告：法院开庭公告 人大公告人大公告5.5.公告公告（1 1）适用范围）适用范围 公布社会各有关方面应当遵守公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。或者周知的事项。 (2) (2) 分类分类规定性通告规定性通告市人民政府关于限期拆除违市人民政府关于限期拆除违法违章建筑的通告法违章建筑的通告周知性通告周知性通告市人民商场开业酬宾通告市人民商场开业酬宾通告 律师事务所迁址办公的通告律师事务所迁址办公的通告6.6.通告通告适用范围适用范围制发者级别制发者级别内容重要性内容重要性告知范围

27、告知范围公告公告法定公法定公文文用于领导机用于领导机关关;一般企事一般企事业不用业不用重大事项重大事项;法定事项法定事项国内外国内外;通告通告法定公法定公文文各级各类机各级各类机关单位关单位(党的党的机关除外机关除外)应当遵守应当遵守或周知事或周知事项项社会某一社会某一方面方面,局部局部通告通告法定公文法定公文 启事启事事务文书事务文书 随意亲和，简洁便利随意亲和，简洁便利广告广告经济文书经济文书 发布商品、服务信息发布商品、服务信息海报海报宣传文书宣传文书 发布教科文卫体及会发布教科文卫体及会展信息展信息声明声明事务文书事务文书 声明立场，保护合法声明立场，保护合法权益权益（1 1）适用范围

28、）适用范围批转下级机关的公文批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理的公务事项传达要求下级机关办理的公务事项告知需要有关单位周知或执行的事项告知需要有关单位周知或执行的事项行政学院关于举办行政学院关于举办培训班的通知培训班的通知任免人员任免人员（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性（事务性通知：临时沟通、会议通知、启事性通知）通知） （1 1）适用范围）适用范围表彰先进表彰先进批评错误批评错误传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）传达重要精神或情况（一般不具备指挥性）通报通报往往用于印发会议文件、调研材往往用于印发会议文件、调研材

29、料、领导重要讲话等内部文件。料、领导重要讲话等内部文件。（1 1）适用范围）适用范围向上级机关汇报工作（例行向上级机关汇报工作（例行 专此报告）专此报告）反映情况（偶发反映情况（偶发 专此报告）专此报告）答复上级机关的询问答复上级机关的询问（2 2）分类）分类 工作报告、情况报告（专题报工作报告、情况报告（专题报告）调查报告、报送报告、答复报告告）调查报告、报送报告、答复报告 一般报告：一般报告：1、情况；、情况；2、经验；、经验；3、问题；、问题；4、今后意见。、今后意见。 批评反省：批评反省：1、情况；、情况；2、原因；、原因；3、责任；、责任；4、处理情况和意见。、处理情况和意见。 报告

30、写作的几个要点：报告写作的几个要点： 立意要新立意要新 内容要实内容要实 重点要突出重点要突出 符合文体要求符合文体要求 汇报材料的结构，一般由标题、成文时间汇报材料的结构，一般由标题、成文时间和署名、称谓、正文等部分组成。和署名、称谓、正文等部分组成。 1、汇报的标题。、汇报的标题。 标题标题一般有三种写法：一般有三种写法： 一是公文式标题，也称简式标题。一是公文式标题，也称简式标题。 二是非公文式标题，也称复式标题，由正二是非公文式标题，也称复式标题，由正标题和副标题两部分组成。标题和副标题两部分组成。 三是文称式标题，即用简略的文字直接点三是文称式标题，即用简略的文字直接点题，如题，如“

31、工作的情况汇报工作的情况汇报”。 小标题的写法小标题的写法： 一是拟写小标题力求句式统一、凝炼概括一是拟写小标题力求句式统一、凝炼概括 二是拟写小标题力求主题突出、逻辑严谨二是拟写小标题力求主题突出、逻辑严谨 三是拟写小标题力求简洁精炼、生动传神三是拟写小标题力求简洁精炼、生动传神 四是拟写小标题力求多维透视、内敛聚焦四是拟写小标题力求多维透视、内敛聚焦 汇报的正文。一般由开篇、主体、结尾三汇报的正文。一般由开篇、主体、结尾三个部分组成。个部分组成。 第一，开篇部分第一，开篇部分：汇报的目的、原因，或汇报的目的、原因，或概括工作的总体情况、得出的有关结论，概括工作的总体情况、得出的有关结论，介

32、绍汇报的有关背景情况等。介绍汇报的有关背景情况等。 第二，主体部分。常用结构即纵式结构、第二，主体部分。常用结构即纵式结构、横式结构、纵横交错式结构。横式结构、纵横交错式结构。 第三，结尾部分。汇报一般有一个简要的第三，结尾部分。汇报一般有一个简要的小结，用于对汇报的总体内容作一个纲要小结，用于对汇报的总体内容作一个纲要性总结，这一部分可以省略，也可扼要表性总结，这一部分可以省略，也可扼要表述。汇报单位的名称可写在标题下面，也述。汇报单位的名称可写在标题下面，也可放在文末，与成文时间并行。可放在文末，与成文时间并行。 把握好汇报材料的把握好汇报材料的写作要求写作要求 1.把握五性：把握五性：一

33、是针对性。二是真实性。三一是针对性。二是真实性。三是新颖性。四是条理性。五是朴实性。是新颖性。四是条理性。五是朴实性。 2.讲讲“四点四点”：讲重点、讲亮点、讲焦点、：讲重点、讲亮点、讲焦点、讲难点。讲难点。 3.讲技巧：讲技巧： 一要全面客观准确，这是向领导汇报工作一要全面客观准确，这是向领导汇报工作的基本要求。的基本要求。 二要提出解决问题方案，这是向领导汇报二要提出解决问题方案，这是向领导汇报工作的核心内容。工作的核心内容。 三要因人而异，这是向领导汇报工作的关三要因人而异，这是向领导汇报工作的关键所在。键所在。 四要选择时机四要选择时机,这是向领导汇报工作的必要这是向领导汇报工作的必要

34、条件。条件。（1 1）适用范围）适用范围向上级机关请求指示（向上级机关请求指示（当当否，请指示否，请指示）向上级机关请求批准（向上级机关请求批准（请请审核批准；审核批准； 妥否，请批复妥否，请批复） 不与报告混用；不与报告混用； 不相隶属不行请示；不相隶属不行请示； 不越级；不越级； 不多头主送；不多头主送； 不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）；不得以机关名义向上级负责人报送（报告、意见）； 一文一事；一文一事； 不同时抄送下级。不同时抄送下级。文文种种行文目的行文目的主送机关主送机关 篇篇 幅幅时间时间办理办理类别类别行文行文要求要求请请示示请求批请求批准准逐级行逐级行文文一文一一

35、文一事行文事行文简短，简短，事前事前行文行文办件办件 行文行文规则规则严格严格报报告告汇报工汇报工作作有时可有时可以多级以多级行文行文有时是有时是综合性综合性报告，报告，篇幅较篇幅较长，长，事后事后或工或工作进作进行中行中行文行文阅件阅件 有时有时多头多头主送主送（3 3）请示与报告的区别）请示与报告的区别 海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告海北社区关于便民早餐店等若干问题的报告星湖街道办事处、谭大林主任：星湖街道办事处、谭大林主任： 根据青政发根据青政发03年年67号文件号文件青山区人民政府关于推动青山区人民政府关于推动社区社区“早餐工程早餐工程”建设的决定建设的决定精神，为了加快解决社

36、区居精神，为了加快解决社区居民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早民早餐难的问题，我们打算在社区活动中心附近兴建便民早餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开餐店（已经规划部门批准），力争在二零零三年三月一日开业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。业，产权归海北社区所有，聘请社区内的下岗职工承包经营。便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资便民早餐店预算建设资金共计一百二十五万元，现已筹集资金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街金八十五万元，还有四十万元资金没有着落。为此，要求街道给予支持解决。道给予支持解决。 另，社区活动中

37、心室外建身场的健身器械严重不足，难另，社区活动中心室外建身场的健身器械严重不足，难以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十以满足居民健身需要，居民意见很大，故请顺便追加拨款十五万元用于购置健身器械。五万元用于购置健身器械。 此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。此事关系到社区居民的切身利益，务必批准。 2003年年9月月1日日（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）（本文主要问题：违反请示行文规则，引文、数字不规范）(1)(1)适用范围适用范围 答复下级机关的请示事项答复下级机关的请示事项。(2)批复的特点批复的特点 针对性强，体现在针对性强，体现在主送机关：请示机关

38、（少数可以抄送有关机关）主送机关：请示机关（少数可以抄送有关机关）标题：可以写出收文者标题：可以写出收文者开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）开头：写出答复对象（文件标题和发文字号）用语：不用用语：不用“似属可行似属可行” “酌情办理酌情办理” 、“最最好去做好去做”（1 1）适用范围：对重要问题提出见解和处理办法。）适用范围：对重要问题提出见解和处理办法。（2 2）意见分类（按行文方向分）意见分类（按行文方向分）要求下级贯彻执行的意见要求下级贯彻执行的意见国务院关于进一步国务院关于进一步做好退耕还林试点工作的若干意见做好退耕还林试点工作的若干意见要求上级批转或转发的意见要求上级批转或转发

39、的意见国务院办公厅关国务院办公厅关于转发国家旅游局等部门于转发国家旅游局等部门关于进一步发展假关于进一步发展假日旅游若干意见日旅游若干意见的通知的通知供平级和不相隶属机关参考的意见供平级和不相隶属机关参考的意见（1 1）适用范围：不相隶属机关之间商洽工作、）适用范围：不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批。询问和答复问题，请求批准和答复审批。（2 2）分类）分类商洽函商洽函 社会组织之间使用最多，特别是有关社会组织之间使用最多，特别是有关商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交商洽人事调转、清偿债务、商品买卖、产权交易等方面的函还要受法律的严格保护，可视作易等方面的函还要

40、受法律的严格保护，可视作合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即合同、协议的补充，一经双方承诺或认可，即产生权利、义务关系，必须遵照执行。产生权利、义务关系，必须遵照执行。问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；问复函（询答函）（一般用于不相隶属机关；上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告上级对下级可以用，但下级答复上级要用报告)请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加请批函（审批函）（向不相隶属机关要求增加经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执经费、调整人员编制、减免税收、申办营业执照等）照等）文文种种类型类型主送机关主送机关行文行文语气语气格式格式办复办复方式方式请请示示请求指请求指示

41、示请求批请求批准准有领导有领导指导关指导关系的上系的上级级尊敬尊敬用用“拟拟”不用不用“决决定定”上行上行文格文格式式批复批复函函 请批函、请批函、审批函审批函平行或平行或不相隶不相隶属的机属的机关单位关单位相互尊重相互尊重用用“拟拟”平行平行文或文或函件函件格式格式复函复函（专此（专此函复）函复）公司关于增拨消防器材经费的请示公司关于增拨消防器材经费的请示 局关于请求批准录用局关于请求批准录用等五人为等五人为国家公务员的函国家公务员的函 局关于批准录用局关于批准录用等五人为国家等五人为国家公务员的复函公务员的复函学院关于申请在学院关于申请在河河段开挖人工段开挖人工河道的函河道的函文种文种针对

42、对象针对对象 特点特点结语结语批复批复下级机关下级机关请示请示具有针对性具有针对性 （体现在标（体现在标题、主送机题、主送机关、正文开关、正文开头、用语、头、用语、结语）结语）特此批复特此批复复函复函问函、请问函、请批函、批函、商洽函商洽函特此函复、函特此函复、函告）告）报告报告上级机关上级机关的询问的询问专此报告专此报告（1 1）适用范围）适用范围 记载、传达会议精神和议定事项。记载、传达会议精神和议定事项。（2 2）特点）特点 行文方向不固定行文方向不固定 可上行、下行、平行。可上行、下行、平行。法定效力受到一定限制。法定效力受到一定限制。 （3 3）格式）格式 文件式文件式 领导机关召开

43、会议，用文件下发，要盖章。领导机关召开会议，用文件下发，要盖章。会议简报式会议简报式 办公会议纪要，专用格式，不盖印章。办公会议纪要，专用格式，不盖印章。1 1、文件的格式是文件区别于其它、文件的格式是文件区别于其它书面材料的一个显著标志。书面材料的一个显著标志。 2 2、由于公文的特殊属性与作用，、由于公文的特殊属性与作用，因而决定了文件必须有规范的因而决定了文件必须有规范的格式。格式。 3 3、公文格式关系到维护文件的、公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作公文格式适应现代化

44、管理工作需要，并有利于提高公文处理需要，并有利于提高公文处理的效率。的效率。 （一）（一）公文公文格式概格式概述述4. 公文的文面格式分类公文的文面格式分类公文式文面格式国家标准公文格式分为公文式文面格式国家标准公文格式分为 (1(1）一般公文格式）一般公文格式 （2 2）特定公文格式）特定公文格式 ：命令（令）、函、纪：命令（令）、函、纪要要专业规范文本式文面格式（如合同示范文本专业规范文本式文面格式（如合同示范文本格式、保险文书、司法文书等的格式）格式、保险文书、司法文书等的格式）一般文章文面格式一般文章文面格式&公文用纸幅面及版面尺寸：公文用纸幅面及版面尺寸：见图见图 A4A4纸

45、（纸（210mm210mm297mm297mm） 天头（上白边）天头（上白边）37mm37mm1mm1mm 订口（左白边）订口（左白边）28mm28mm1mm1mm 版心尺寸（不含页码）版心尺寸（不含页码）156mm156mm225mm225mm&排版规格排版规格 正文用正文用3 3号仿宋体字号仿宋体字 每面排每面排2222行行 每行排每行排2828字字&公文中各要素标识公文中各要素标识 版头部分：部分：公文份号、秘密等级和保密期限、紧急公文份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人程度、发文机关标识、发文字号、签发人 主体部分：主体部分：公文标题、公文

46、标题、主送机关主送机关、公文正文、附件、公文正文、附件、成文时间、公文生效标识、附注成文时间、公文生效标识、附注 版记部分：版记部分：抄送抄送、印发机关和印发时间、印发机关和印发时间 变化：变化：新增加了发文机关署名格式要素新增加了发文机关署名格式要素（份号、发文机关署名、页码）份号、发文机关署名、页码），新增不加，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格排发文机关署名；同时，

47、删除了主题词格式要素；没有了式要素；没有了“印制份数印制份数”格式要素要格式要素要求。求。涉密文件要标注份号，紧急公文标注涉密文件要标注份号，紧急公文标注“特急特急”“”“加急加急”，联合发文可以单独用主办机关名称，联合发文可以单独用主办机关名称，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标，公文标题应标明发文机关，有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖公章志的普发性公文可以不加盖公章。00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、_、富宝公司： 为贯彻上海市人民政府

48、关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知2004年1月2日（附注）主题词：主题词：文书 档案 通知抄送：抄送： 档案局中金（集团）公司办公室中金（集团）公司办公室20042004年年1 1月印发月印发版版头头主主体体版版记记机机 密一年密一年特特 急急1、传达行文意图；、传达行文意图；2、表、表明文件的生效时间和法律明文件的生效时间和法律凭据；凭据；3、表明行文关系、表明行文关系和主送范围等。和主送范围等。1、提供主题检索标识；、提供主题检索标识；2、确定、确定复本送达范围；复本送达范围；3、提供公文印、提供

49、公文印制责任者、时间等。制责任者、时间等。1、表明文件的法定权威和、表明文件的法定权威和信息源；信息源；2、确定文件的处、确定文件的处理缓急和安全要求；理缓急和安全要求；3、为、为文件的科学管理提供分类文件的科学管理提供分类标识和检索途径。标识和检索途径。中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号平行、下行公文，平行、下行公文，至版心上边缘至版心上边缘35mm机密机密特急特急眉眉首首机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号上行文至版心上行文至版心上边缘为上边缘为80mm签发人： 上报的公文需

50、标上报的公文需标识签发人姓名识签发人姓名眉眉首首00001中金（集团）公司文件中金（集团）公司文件中金20043号眉眉首首机机 密一年密一年特特 急急目的是为了便于统计、登记和回收；领导机关大批下发公文时使用，绝密、机密公文应标明。便于公文查阅、处理、统计。由发文机关代字、年份和序号组成。联合发文时只标注主办机关发文字号传递和办理的时间限度，平件不必标注。公文分特急、急件；电报分特提、特急、加急、平急,同时在信封上标明。发文机关全称或规范化简称加“文件”，红色标识，居中，庄严显示文件的法定性和权威性文件内容涉及国家秘密的，应表明密级和保密期限；分秘密、机密、绝密。反映机关本质属性，避免与相近机

51、关混淆。通常采用三种方法：1、机关代字；2、机关代字加文种代字；3、机关代字加承办部门代字。年份用全称，用六角括号不加“第”不编虚号机密机密特急特急中金房地产公司中金房地产公司 美加房地产公司美加房地产公司 文件文件万科房地产公司万科房地产公司中金房20041号签发人： 联合行文时主办机关名称在前，文件居于右侧，上下居中排布。眉眉首首上报的公文需标识签发人姓上报的公文需标识签发人姓名名;“请示请示”应当在附注处注明应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人的姓名和电话。中金（集团）公司关于加强中金（集团）公司关于加强文书档案工作的通知文书档案工作的通知中金房地产公司、赛大置业、富宝公司： 为贯彻上海市人民政府关于进一步加强本市档案工作若干意见（沪府20032号）文件精神，加强本公司及下属单位文书档案工作，。附件：1、意见 2、的通知2004年1月2日（附注）是附属或说明正文的文件材料，是文件的重要组成部分；应