酒店物资管理制度酒店物资的采购、收货、发料工作程序

1、酒店物资管理制度第一章总则为了加强对酒店的内部管理，降低经营成本，提高经营效益，特制定本管理制度。第二章采购管理制度物资采购是酒店经营管理中的重要环节，加强采购工作的管理是降低物资成本、加速资金周转、提高经济效益的重要手段。采购员是酒店采购工作的专业人员，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。一、采购的计划管理加强计划管理，严格审批手续，是采购管理的关键。1、房务部、餐饮部、工程部等各部门应编制“物资需求计划”，交主管副总审批，转采购部；2、仓库补充请购，由仓库保管根据业务需要提出申请，填写物品申购报主管副总经理批准后，转采购部；3、其他零星物品的申购，由使用部门提

2、出申请，经理根据库存情况审核签字，送主管副总审批，转采购部；4、食品原材料批量采购采取定期补给的办法，由餐饮部报申购计划，交主管副总审批，转采购部；5、餐饮部每天需购入的鲜活原料，由厨师长、餐饮经理签字后，于下午5：00前将采购单报采购员。6、除食品原材料批量每日采购外，其他批量采购的必须报集团批准后方可采购。二、采购物资的择商和价格管理采购物品坚持货比三家，严格价格控制。1、所有申购计划或申购单送到采购员后，由其具体负责对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；2、采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门经理、总监和申购部门及时沟通，在确认无误

3、后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务治谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后，送主管副总审批，转采购部；3、所有采购物资的择商报价,必须由采购部在充分准备掌握市场行情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商；4、鲜活原材料的价格受市场影响浮动较大，对于长期供货（鲜活类）的供应商，必须有供应商定期（15天）给酒店报价，酒店市场询价小组进行市场询价，根据询价和供应商的报价进行最后的定价，双方签名予以认可，收货部根据双方签名的定价表进行收货。5、所

4、有供货商都必须签订供应合同。三、采购物资的审批所有采购物资经审批手续齐全后，方能实施购买。1、采购非入库物资由部门提出申请，部门总监或经理签字后送主管副总审批,转采购部进行采购；2、采购入库物资由仓库保管员根据用量及库存量提出申请，使用部门经理签字后交财务成本控制，财务成本控制根据各部门“物品需求计划”及库存量对申购物资进行审核签字后，送主管副总审批，转采购部进行采购；3、采购原材料由各厨房于每日下午3点前报次日原材料采购单，由厨师长、餐饮总监签字后报采购部，采购员根据采购单，通知各供货商准备原材料，并于次日上午9点前准时到货。四、特殊采购物资1、对一些技术性强，或有特殊要求的采购物资，采购员

5、可以邀请有关部门相关人员会同购买或授权有关部门相关人员购买；2、一般采购物品在7天前、紧急物品在24小时前由各申购部门按照申购程序办理申购。若确有个别紧急需求，须经相关领导批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申购、审批、收货手续。五、采购物资的结算方式物资验收后，以“收货记录”做为结算依据，结算方式一律采用定期支付。第三章库房管理制度一、 库房安全管理制度1、库房是物资保管重地，除仓库工作人员和业务、工作需要的有关人员外，其他人员未经批准不得进入仓库。2、因工作需要入仓的人员须有仓库管理人员陪同，不得独自入仓。3、一切进仓人员不得携带火种、背包等物品入仓。4、仓库

6、办公地点不得会客，其他部门员工也不得在此闲聊。5、仓库范围内不得生火，也不能堆放易燃易爆物品。6、仓库不得代存私人物品，也不得答应未经上级同意的其他部门或单位的物品存仓。7、定期检查消防设施，并接受保安部的检查、监督。二、 库房清洁管理制度1、库管员在自己的管理范围内要勤于打扫、整理、保持库房干净整洁。2、库房周围不能堆放垃圾、杂品及其它废弃物。3、库房物品摆放整齐，经常擦拭货架，物品不能有落土、灰尘。4、采光、通风良好，经常检查库存物品，防霉、防虫蛀、防异味。5、经常清理库房死角，垃圾随时清扫，杜绝鼠、蚊、蝇等“四害”的滋生。6、随着季节的不同，库房应配放相应的灭四害药剂。7、最底层货架距地

7、面15-20CM.货品不能直接放在地上，应彻底防潮。8、库管员应定期做到库房的全面卫生清理，检查工作。9、管理人员应做好所有库房的检查记录，包括卫生、存储、保管等记录。三、库房管理制度（一）、实物管理1、酒水：一般酒水和饮料在常温下贮存，有些酒水需要稳定的温度，应区别对待：1.1. 红酒应以室温或更凉一些的温度供应，最佳温度是低于20。1.2. 白酒供应温度8-10，所以应先冷冻，送整瓶酒时应置于冰桶内。1.3. 啤酒的饮用温度以6-8为宜，它是唯一一种愈新鲜愈好的酒类，购入后不宜久藏，最佳保持期在三个月之内，最长不能超过六个月，其保存温度应低些，超过16且存储期过长会导致酒变质，温度过低也不

8、行，低于-10 会使酒变的浑浊不清。条件许可，可在接近4温度下贮存，避免剧烈震动。1.4. 葡萄酒：一般葡萄酒可在常温下贮存，名贵葡萄酒最好在12-15的温度下贮存，名贵的白葡萄酒贮存其温度应更低些，最佳温度为10-12，平躺放在酒架上，这样可使软木塞浸泡在酒液中不干缩。1.5. 香槟酒：名贵的香槟酒贮存期一定要避免强烈的震动，也应平躺放着，瓶口倾斜向下，其温度应在较凉快的条件下，温度不宜过大。1.6. 烈性酒：普通的烈酒不需要特殊的存贮条件，因为烈性酒受空气影响不大，并可贮存较长时间，但要防止金属瓶盖生锈和发生变化。2、阴凉贮存库：贮存新鲜蔬菜和水果常温保存10-15，不需供热和制冷，有些地

9、区，有些时间需要特殊考虑，香蕉、苹果、梨贮存温度应高些18-23即可，相对湿度85-90，最好通风。3、冷藏库：冷冻品主要是鱼、肉、新鲜蔬菜、水果、冷菜、熟食品等。理想温度是在4以下，温热的成品和半成品在冷藏前应先冷却再贮藏，否则制冷设备容易损坏，食品冷冻贮存温度要底，贮存期不能超过三个月。4、干货库：一般不需要供热或制冷，最佳储存温度各15-21，其最高温度不能超过37，温度低些，原料的保质期会更长。干库货应保持干燥，库房通风良好，按标准每小时应保持交换空气四次（二）、档案管理1、库房档案有：物品登记卡；实物帐薄；材料明细帐；采购申请单； 2、物品领料单；物品入库单；质量检查记录；物品盘点登

10、记表；材料会计报表等。3、按不同类别的档案资料分类保存，专人保管，并随时查阅4、检查库房管理工作，以此原始资料为依据，随机抽查，相互制约。5、档案要妥善保管。若因跨期过长需要销毁，必须报财务部经理，同意后方可销毁。6、库房管理人员亦可以凭此档案为基准，全面展开工作，定期或不定期检查各岗位工作的执行情况。四、 收货程序1、验收准备：主要是组织验收人员（库管及使用部门负责人）搜集并熟悉验收凭证及物品的有关质量标准，准备相应准确的验收工具，如：磅、称、量尺等。2、核对证件2.1.当货物送到时，收货员应先检查发票与采购单，或其它采购文件，为了便利验收效率，应指示供应商在发票或送货凭证上写明酒店采购文件

11、的编号。2.2.如没有采购文件，收货部职员应与采购部或有关部门取得联系，以便得到他们的意见。3、无论是采购人员自购还是供应商送货，货到酒店后，必须首先与仓管员联系验收，不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门；4、各项进货均由仓管员、采购员、使用部门授权人按审批手续齐全的申购单进行验收，每次到货需几方同时验收，根据申购单核对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，所有进货均应过磅点数；5、进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封存小样进行验收；6、验收不入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓管员与使用部门授权人同时收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量价格进行严格把关验收，

12、验收合格仓管员开据“收货记录”并注明采购单号，由仓管员、供货商、部门授权人同时签字确认；7、验收入库物资，根据审批手续齐全的采购单，仓库保管员收货，按照采购单上的要求对物品的质量、数量、价格进行严格把关验收，验收合格由保管员开据“收货记录”并注明采购单号，由保管员、供货商同时签字确认；8、验收食品原材料，收货员与厨师同时收货，对原材料的质量、数量进行严格把关，验收合格收货员、厨师长、供货商同时签字确认；9、所有进货如发现与申购单内容不符，收货员或仓管员有权拒收，并及时上报，对计划外急购物资应补办手续，每日把验收过程中出现的问题留存资料，为下次同类货物和同类供货商的验收提供依据；10、实物检查：

13、数量检查要按供需双方商定的或供货合同规定的计量方法来检点，按重量供货的要求过称，按数量供货的要清点计数，有定尺或定量包装供货的，必须进行抽检，在对饮品、食品验收过程中还必须注意它们的保质期，按规定，凡送到咖啡厅的饮品、食品距保质期至少在六个月以上。经过实物检查可能发现一些问题，如证件不全、包装破损、数量短少、质量不符合要求或已接近过期日期等，如有上述事情发生，货物将会被退回及通知采购部与有关部门联系解决。收货时必须通知定货部门一起收货。11、做收货记录：经验收货物品质等各方面完全符合采购要求，收货部职员要根据实际收货情况做一份入库单，入库单上写明收货内容、定货部门、供应商名称、收货日期、订货单

14、号及定货部门授权人认可，并由收货部职员在入库单上签名并加盖收货部专用章。收货记录一式四联，第一联：应付账，第二联：供应商，第三联：采购部，第四联：使用部门。五、 发货程序1、首先仓库和各部门主管联系，获得主管领导签字授权领货人员名单后填制出库单，并按排发货时间。2、各部门做好领货计划，所有在第二天领货的出库单经部门主管确认后要在当天下午4：00时之前送财务部，经财务部审核后，由仓库管理人员取回仓库备货。所领货物数量一律用大写，并根据货物存放的不同地点，在出库单仓库选择上打钩示意，不同仓库的存货不能填写在同一份出库单上。3、仓库管理人员在填制出库单后，应检查所出货物的名称是否准确（即与仓库所存货

15、物名称一致），如不清楚应明确货物名称并在出库单上注明，然后检查其审批手续是否齐全（检查授权签字的有效性）。4、根据出库单按不同仓库进仓备货，所发货物数量亦及时登记在实物日记账上，包括发货日期、发货数量及领货部门等资料，同时仓库管理人员用大写在出库单内填上实发数量。5、发货人与领货人同时核对所备货物，并在出库单上签名，领货人将所领货物同出库单中“使用部门”一联拿走，作为部门留底。6、仓库管理员根据出库单做仓库存货明细帐，出库单中“仓库”一联仓库留底，做查帐使用，需妥善保管。7、所有出库单中“财务部”一联于次日早上九点送财务部入帐。出库单一式三联：第一联：财务部，第二联：仓库，第三联：领货部门。六

16、、补货管理1、库管员要及时了解现存物品的数量、最低库存数以及用货部门的消耗数量,申请补货。2、库管员在填制一式四联的仓库补货单（第一联：财务部，第二联：使用部门，第三联：收货部，第四联：采购部）时要按物品分类填写，如食品仓、物品仓、酒水仓等。3、库管员在填制补货单时，要详细注明编号、品名、规格、现存数量、本期需货数量，以及要求到货时间、申购时间等。4、库管员填制补货单时要保持补货单的整洁，不允许有涂改，数量必须大写。5、库管员将填制完整的补货单送交主管领导审核。6、主管领导要仔细审核补货单的各项内容，确认正确无误后签字，并交使用部门确认后。7、补货单送主管领导、财务部经理、主管总经理审批，由采购部购买。七、 库房记账管理1、账薄要分类设置，物资要分品种、规格、型号、单位、单价等设立账