秘书工作注意点

1、秘书工作注意点 秘书工作注意点 估计从今年起到明年，北京人才市场上对秘书人才的需求数量将可能达到10000人以上。而201*年已掌握的外企秘书职位空缺至少在5000人以上。从行业上看，今年下半年，金融、it等行业对秘书的需求将会有显然的上升趋势。所以，那些正在找工作的人，可以尝试着申请类似秘书的职位。上周，在fesco201*国际秘书嘉年华活动上，北京外企人力资源服务有限公司总经理助理、资深人力资源专家李毅光这样表示。 现状 下半年外企秘书空缺万人 对比201*年，201*年度秘书的招聘正处于稳步上升的阶段，需求仍然很大，且呈逐月提升的趋势。 据猜测，从数量上来看，201*年fesco已掌握的

2、秘书职位空缺至少在5000人以上，对比fesco在北京市人才资源行业的市场占有率，201*年北京市外资企业的秘书职位空缺至少在10000人以上。从行业上看，今年下半年，金融、it等行业对专业秘书的需求有显然的上升趋势。同时，随着奥运会的临近，媒体信息、文化产业等奥运相关产业的秘书需求将迅速提升，且多为临时性、项目性要求，以第三方派遣方式为主。 从对前台、初级秘书职位的需求统计来看，秘书一般要求年轻女性，工作经验在两三年以上，月薪在201*元到8000元。在工作能力上，多集中在语言沟通、文字写作、公关协调、业务能力等方面。对职业秘书的要求则会更加全面，比如具备财务、商务方面的专业知识。 可以说秘

3、书一职既是一个极其一般的职位，又是集多种技能于一身的全才。优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。 数据 四季度秘书工作最好找 依据fesco近几年的统计数据说明，秘书的招聘比例随季度的变化也有所波动。每年第四季度是各公司总结和信息汇总的阶段，虽然这一阶段是整体职位需求的“淡季，却正是秘书招聘的“旺季。201*年第四季度的需求占全年秘书需求的35，比第一季度的20提升了15个百分点。这一季度，银行、保险、金融、法律等机构成为招聘的主体单位，而it、通讯、机械等高科技、工业领域则在这一季度需求较旺。 据fesco招聘事业部统计，在今年前4个月的人才招聘过程中，有多家外资企业共提出了初、中

4、、高级秘书需求1200多个，占需求总数的45。按行业划分，制造业、it业、贸易业、金融业占前四位。初级秘书职位占秘书总需求的60，中高级秘书职位则占40。近年来，随着社会的发展和人员素养的不断提升，外企中对秘书的要求也由原来的“老三样语言、形象、能力，转变为职业素养、行业知识和沟通能力。秘书的月薪也从201*元到8000元，甚至1201*元以上。 因此，李毅光分析，从总体供需来看，秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是关于专业秘书的需求来说，却存在储备严重不够、市场符合率低的状况。这主要存在两个方面的问题：一是熟悉不够，社会对秘书岗位存在认知偏见，应聘秘书的水平和企业对秘书的要求存在很大的差

5、异。二是缺少职业化培训，专业化人才储备不够。其中，应届毕业生和没有工作经验的海归占求职者的50左右。 分析 外企对秘书职位门槛升高 最近几年，外企对秘书职位选拔门槛逐渐升高，例如在fesco秘书职位的招聘、推举过程中，曾经出现一公司老板秘书职位100比1的“精挑细选现象。目前企业对秘书人才的选拔门槛升高表现在三个部分。 1职业化秘书取代“花瓶秘书。以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求。但现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素养要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“pa，是职业秘书的

6、发展趋势之一。私人助理更像“管家、“代言人，针对不同服务对象提供“个性化的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂、“花瓶向职业化秘书转变。 2“软素养取代“硬技能。现代秘书的能力已经从“硬性的专业要求向“软性的素养化迈进。秘书的工作能力不再单单是打字、传递文件和提供信息，而是扩大为从报告的撰写到文书档案的整理加工，从文件信息传递到信息的收集、汇总、提炼，从日常的外联活动到内部的沟通协调等各个方面。 另外，跨文化企业环境，使得不同国家、不同文化的外企对秘书的要求也不尽相同。如欧美公司更注重秘书专业能力的发挥，语言、文件处理能力和行业知识等硬件条

7、件是他们的首选；而日本公司更注重秘书自身的素养和发展潜力，以及沟通协调能力、亲和力等。因此，外企秘书更体现出一种企业文化、民族文化的特性。 3行业型秘书取代通用型。现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。而且依据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。例如，it、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些碰到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。 另外，在it、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能力和稳重的性格及

8、亲和力是一种考验。由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋势。 趋势 私人助理成秘书职业发展趋势 fesco招聘事业部对201*年度外国企业中秘书的职业需求状况和秘书行业的将来趋势研究分析来看，企业尤其是外企对秘书的专业性要求越来越高，同时，私人助理型秘书，成为秘书职业发展的趋势。 秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。 在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于最重要和最醒目的招聘地位。秘书岗位的重要在于其关于任何企业来说，都是不可或缺的职位；秘书岗位的醒目还在于其招聘

9、数量的规模体现。在fesco每年推举的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45以上。 葛蓝素史克区域副总裁、人力资源总监张国维接受记者采访时曾表示，一个优秀的秘书有这样的特点：第一，是经理或者老板的一根神经。他能有效地帮助老板或是经理管理和控制时间；能按照老板或是经理天天工作任务的重要程度来安排事务流程。第二，是老板的一张名片。这绝对不是说秘书一定要有美丽的脸蛋，而是强调秘书作为老板或是经理的助理，必须代表老板或经理和各种客户打交道、帮助建立广泛的联系，所以秘书的待人接物等多少体现着老板的做事风格。 北京中外企业人力资源协会理事段冬表示，私人助理型的秘书，首先要明白自己是帮助老板协调工作

10、，但又不能在工作中做老板的代言人，老板喜爱那些能正确定位的秘书。 工作描述： 秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：接听 ，向 询问者提供信息，记录留言，转接 ；收发与回复日常邮件； 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；接待访客； 采购、分发和控制办公用品等等。 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素养及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。 核心竞

11、争力： 知识要求：一般状况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。 技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事慎重，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。 职业现状： 秘书职业一直是职场上上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社

12、会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水的角色，而是日渐成为企业内参加管理的特别助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的状况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。 风险与回报： 秘书的工作繁杂、琐碎，辛劳又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，

13、月薪在50008000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。 职业趋势： 发展路径：做秘书得先有“秘书证，国家劳作和社会保证部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。 转型机会：依据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。 扩大阅读：三级秘书工作实务题注意点 秘书三级工作实务题注意点 一、会议管理 1、会议筹备方案的拟订 内容包括：确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作

14、、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。 作用有：保证会议的严密组织、服务质量和沟通协调到位、保证领导的意图得以贯彻执行。1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案2、会务检查工作程序 内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备状况、会场布置状况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。1开会检查的程序 1会议筹备机构对会议的准备状况进行自我检查 2会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开协调会并在会上现场解决问题 4汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实2现场检查的程序 1指定现场检查

15、的路线和确定现场检查的重点2制作检查单，以便记录和汇总 3按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4对未达到要求的整理出整改和修订看法并予以改正3、会议文件审核工作程序 内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心特别、观点明确、条理分明、事实准确。1起草该文件的秘书就内容进行自审2主观秘书进行初审 3如内容涉及部门较多，要进行会审4审核修改后，主要领导或主管领导进行终审4、拟订会议的应急方案 内容包

16、括：会议举行过程中可能出现的问题人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题，出现问题时负责解决的会议工作人员。1猜测不可预知的状况2提前准备应对的备选方案3讨论会议紧急状况4确定会议应急方案5、提示会议按计划进行 是依据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。1了解议题和议程2准时宣布开会3有效引导议题6、处理会议突发事件的程序1向领导报告2启动会议应急方案3实施应急方案 4必要时向公共应急机构请求支援 5善后工作向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通7、会议总结工作程序 内容包括：会议

17、名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议状况及今后的工作任务布置等。 1对会议征询看法，拟就工作总结稿2向领导报告会议结论3总结定稿4印发5归档 6组织全体工作人员进行总结二、事务管理1、礼宾次序确定步骤 亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方 3按礼宾次序排列座次、名次、出场次序2、安排涉外迎送工作程序

18、1确定迎候人员2准备迎宾的物品3见面讲究礼节4送行前的拜访5安排送行仪式3、会见会谈工作程序 会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流状况、交换看法、达成协议等，专题性较强。1约定 2通知对方有关事项 3准备工作：背景资料、会见场所布置、人员安排4迎接客人5会见、会谈6送别客人4、西餐礼仪1赴宴前的准备 1接到邀请后,要看清请柬的各项内容 2如果断定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变3到别人家赴宴需要带礼物 4要依据请柬上的要求选择赴宴的服装5要准时赴宴2西餐的座次安排 主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐3入席、

19、退席礼节 1客人要在主人的带领下顺序入席 2入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖3暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上 4主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席 4餐具的使用方法与席间礼节1左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌2吃鸡、虾、鱼的方法 3吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中4吃意大利面条的方法5吃水果的方法6喝咖啡或茶的方法 7每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内8进餐速度应该与大家一致9谈话声音一定要轻5西餐的饮酒礼仪 1上菜次序：汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡 2上酒次序：宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、

20、香摈酒与葡萄酒一起上 5、招待会的礼仪 1招待会的请柬：说明时段、不需要客人回复 2冷餐会的礼节：按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益 3酒会的礼节：要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗6、不同办公模式的特点 1在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和 以坚持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。 2弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提升效率。缺

21、点：难以监督员工3远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。 4虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。5兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。 6定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保证。 7交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。8临时办公桌。优点：节省资金

22、也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。7、选择办公模式的工作程序 1深入调查现有办公模式所面临的问题2依据调查结果确定相应的新型办公模式 3依据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部分部门执行取得经验，逐步推广新模式 5不断依据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失8、制定办公室的工作程序 1分析不同部门业务特点关于办公条件的要求2制定平面图 3选择办公家具、设施和装饰4采光、温度和通风9、改善办公事务工作程序 1定义一个需要加以分析和改善的流程2确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价3寻找所存在问题和差距的原因

23、4依据以上分析提出可行的改善方案5实施改善方案10、改善办公事务的流程1确定问题2分析有关资料 3确定造成问题的可能的原因4提出可能的解决方案11、突发事件的预防措施 发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要马上采用应对措施，尽力控制。主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。1以书面形式确定紧急状况处理程序2依据书面程序，对所有工作人员进行培训 3让所有人员了解有状况发生该如何疏散和急救员的姓名4执行紧急状况模拟演练 5明确各级管理人员在紧急状况下所负的任务和职责6保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急状况7保证定期检查和更新设备12、突发事件的应对措施 1准备清楚的书面紧急状况处

24、理程序2用这些程序培训所有人员 3在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序4执行紧急状况模拟演练来测试编写的程序5明确员工在紧急状况下的职责 6保证工作场所有受过紧急状况处理培训的人员7保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急状况8保证定期检查和更新设备13、处理突发事件的流程 1及早发现，马上报告，并保护好现场2查找问题的原因3成立临时指挥中心4控制源头，釜底抽薪5召开新闻公布会14、上司交办事项督查的程序 直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作1上司向有关督查人员授权转承催办2很大一部分转交各有关人员具体承办3有些又上司指导督查人员亲自承办4转交办的事项要及时催办

25、5督办人员要对转交办事项深入的检查6上司交办事项办理完毕7办结回告 8对办结回告进行审查评估9立卷和归档15、制定工作计划的方法 1依据要求列出本团队要完成的所有任务2区别重要的任务和紧急的任务 3按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序4列出完成每项任务所需的资源和相关信息 5明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求6指明每项任务的负责部门或承当人以及负责人7推算各阶段工作完成时间并填入计划表8保证计划顺利实施 9明确工作进展的状况和质量如何监督和管理16、制定工作计划的程序1估量机会 2确定计划工作的目标3确定计划工作的前提条件4拟订可供选择的行动方案5评价各种备选方案6选择方

26、案7拟订分计划8编制预算 17、制定承办期限规定的程序 企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定 1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定2时间期限适宜标准 3确定同一任务的不同承办周期4确定同一任务紧急状况不同的承办周期18、办公室工作评估的程序 实质上就是对办公室工作进行目标管理。它提升了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承当责任，有助于进行控制和监督工作。1建立一套完整的目标体系2制定目标3组织实施4检查和评估19、办公用品与设备的采购程序1提出购买申请2审批，落实经费3招标，选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款 20、制定采购预算方案程序1确定预算的核算基数2进行市场调研 3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案5征求看法，完善方案21、办公资源管理程序 包括各类办公设备、办公家具、车辆