高职商务文秘专业岗位能力定位及结构分析

1、    高职商务文秘专业岗位能力定位及结构分析    摘要:高职商务文秘专业是一个较新的专业,它所对应的旅游行业岗位群的能力结构及水平呈动态复杂状态,正确实施该专业岗位能力的结构安排与水平定位,需要将岗位所需要的核心能力与基本能力区分开来,还必须考虑到在不同类型企业中秘书岗位职责设定的影响因素及其他相关影响因素。关键词:高职;商务文秘;能力定位;结构高职教育强调以培养职业能力为主线来制定和实施专业人才培养方案,高职商务文秘专业由于兴办时间不太长,加上不同类型企业对该专业岗位职责的设定不同,对岗位能力结构及能力要求也不尽相同,因此,学校与不少教师对该专业岗

2、位能力结构与定位也不太清楚。弄清楚该专业岗位能力结构与水平要求,是高职教育确保该专业学生培养质量的重要前提,对此,笔者拟作一些较深入的分析。商务文秘岗位能力内涵及相关概念的区分商务文秘岗位能力是指企业该类岗位实际需要的一组动手能力和思维能力,是企业秘书人员能胜任岗位工作的必要条件。支撑企业秘书人员岗位能力的是相应的基础知识、技能训练及实际动手经验的积累以及包括工作态度在内的综合素质。欲正确把握商务文秘岗位能力内涵,需要对几个相关概念加以区分(首先要说明的是,以下区分方法与内容也能相应地用到其他专业类似的分析上,但为使商务秘书专业岗位能力结构及水平要求设定合理化,运用一般性区分方法是十分必要的)

3、。第一,秘书基本能力不能等同于秘书岗位能力,如计算机基础运用能力、基本文字表达能力等,与秘书岗位能力相关,但不可等同;此外,如学习能力、感悟能力、抽象思维能力等也不能等同于岗位能力。第二,文秘岗位技能不等于文秘岗位能力,岗位能力比岗位技能外延要宽,内涵更丰富。岗位技能是岗位能力的部分外在性、策略性、经验性的表现,比如跨文化交际能力,如果交际对方是讲不同语言的他国客商,秘书人员即使非常熟悉交际方式、策略礼仪,但如果没有相应的外语知识及口头或书面表达能力,没有对客人不同心理的快速反应能力,交际技能就失去了基础,即使某些技能能派上用场,那也只不过是程式化的,机械僵硬的动作、语言或表情。第三,秘书基础

4、知识不等于岗位能力。比如,秘书人员学过商务写作课,懂得许多商务写作知识,但不一定能进行各类商务应用文书的写作。第四,商务秘书基本素质不等于岗位能力。这里的基本素质是秘书实际具有的、在完成岗位各种具体工作任务时起指导或参与作用,但又不直接外化为工作行为及技巧策略的知识、意识、经验等。例如,秘书非常注意对重要、敏感信息的保密,这是一种职业素质,不能认为是岗位能力;又例如,秘书无论在什么场合,都要非常注意维护企业的荣誉,这也是素质,而不是能力。第五,秘书个人超前具备的拓展能力或可持续发展能力不能等同于岗位能力。假设一个秘书人员电脑制图水平极高,但企业在制图方面有专业人员和岗位,那么,这一能力就不是秘

5、书的岗位能力。弄清楚了商务秘书岗位能力内涵及其与其他相关概念的不同点,可以准确、合理地确定商务秘书岗位能力及其结构,并且可以为进行相应的能力水平定位奠定良好的基础。高职商务秘书岗位能力构成与能力水平确定高职商务秘书岗位能力及相应水平的确定,首先要明确两个“不同”,一是人才培养规格定位与其他教育主体不同。高职商务秘书专业既不同于本科院校的同类专业,也不同于中专或职业高中的同类专业,其人才培养的主旨是“理论够用”且专业岗位动手能力极强的应用型人才。二是不同类型企业对秘书岗位的职责设置及相应能力的水平下限要求不同。在大型国有企业中,秘书部门多被称为“公司办公室”或“集团办公室”,部门整体职责是围绕企

6、业决策和指挥层的组织、计划、指挥、协调和控制职能展开的,它对企业领导层负责,为企业领导层服务,同时负责联系和协调企业各职能部门的工作,负责对外联络、宣传、公关事务等。因此,部门内具体秘书岗位设置较多,如行政秘书、调研(文字)秘书、领导私人秘书、文员、信息档案员等,而且还会在企业各职能部门如技术部、财务部、采购销售部等设立秘书岗位。这类企业对秘书人员的岗位能力水平要求很高。中型(包括偏上、偏下规模)企业秘书岗位较少,秘书部门多被称为“经理办公室”或“厂长办公室”,职责与上述大型国有企业秘书部门的职能范围基本相同,只是服务对象的数量减少而已。小型企业(目前主要是民营企业)少数设有秘书部门,一般称为

7、“值班室”,多数则不设专门的秘书部门,而只设一个秘书岗位,此岗位人员有的被称为“前台”或“总经理秘书”,有的则被称为“经理助理”等,这类秘书协助总经理处理企业内部、外部几乎所有的事情,职责是“全能型”的,但岗位能力水平要求却并不是特别高。根据不同类型企业对秘书岗位的设置及相应岗位能力要求的巨大差异性,高职商务秘书专业岗位设置及能力要求很难整齐划一,归纳出一个标准模式,只能根据所有类型的秘书岗位列出相应的能力,然后再将这些能力划分为基本能力和核心能力,再加上不同行业、专业(秘书专业以外的)的“第二专业”能力及秘书个人应具备的拓展能力及可持续发展(纵向或横向的)的职业能力,共同构成一个较完整的企业

8、秘书岗位能力定位及结构,具体如图1所示:1.基本岗位能力包括:(1)计算机基础运用能力;(2)基本文字与口头表达沟通能力;(3)商务礼仪运用能力及工作场合中的个人形象设计、保持能力;(4)基础性外语运用能力;(5)基本调研能力。2.核心岗位能力包括:(1)商务文书撰拟与处理;(2)办公自动化设备操作;(3)手写与计算机速记;(4)办公室日常事务办理。包括邮件信函的处理和信函、电子邮件发出,办理领导交办的事项,通过电话及面对面口头表达进行上传下达、内外沟通,来客接待与用户、员工投诉处理,开具各种信函,印章使用,拟写企业大事记,值班、差旅安排,办公室环境维护和管理,办公程序管理和时间管理等;(5)

9、会议事务办理。包括会前参与组织、策划、准备,会中服务、参与控制,会议结束后的善后工作,整理会议纪要,受权对外发布会议信息等;(6)会见会谈事务办理;(7)参与商务谈判,进行商务沟通;(8)企业信息和档案工作办理;(9)外语口头、书面表达能力。对涉外商务秘书而言,这九项核心岗位能力是就该专业的总体要求而提出的,不言而喻,具体学校应根据学校所在行业、地区、学生的文化基础及其他具体情况进行再筛选、再确定,一般而言,核心岗位能力不能少于四项。3.岗位特色能力。这里包含两个层面的特色能力。一是文秘专业能力加上“第二专业”的基本知识和能力,如北大方正软件技术学院的文秘专业,学生除了具备商务秘书的必要岗位能

10、力外,还要具备一定的it知识和基本技能,这种特色岗位能力是通过“复合式”培养得到的。二是学生在上述核心岗位某一方面的能力达到的水平,如出色的商务文书写作水平,或又快又准的速记水平等。学生具备了这一特色能力,即使在其他岗位能力方面水平一般,也会深受企业欢迎,也同样具有很强的竞争优势。这种特色是学院在秘书专业建设中实行有所为、有所不为而形成的。4.拓展能力及可持续发展能力。企业秘书岗位所承担的岗位工作极为琐碎,但对秘书人员企业管理能力的培养具有其他岗位不可比拟的优势,这就在很大程度上决定了企业秘书只要坚持在企业工作下去,就必定会以秘书岗位工作为起点和基础,沿着一定的职业生涯发展线路不断向前发展,这

11、是对个人、对企业和对社会都大有裨益的事情。秘书职业发展的方向因人、因企业而异,如行政岗位秘书可能向行政主管、办公室主任、综合管理部主任、行政厂长等职位发展;助理类岗位秘书可以发展成为总经理秘书、总经理助理;涉外商务秘书有可能发展成为企业驻海外某地的经理等。因此,该专业岗位能力培养计划中应该考虑到学生的拓展能力及可持续发展能力,这类能力一般可通过设置选修课和安排引导学生到企业不同的管理性岗位实训、实习加以积累。具体能力包括:企业重大活动策划及运作能力,企业形象策划能力,企业信息化网络建设设计管理能力,企业发展规划及重要经验总结材料撰写能力,企业制度设计与实施管理能力,员工管理能力,企业与员工劳动

12、关系管理与协调能力,企业流程设计与管理创新能力,企业对外公关能力,企业海外市场开拓谈判与沟通能力,企业应对外部单位与个人非合理起诉能力,企业与金融机构、税务、海关、工商管理等部门有关的业务管理沟通能力,等等。这些能力与企业秘书岗位工作都有一定的联系,但不作为此岗位要求的核心能力或主要能力,专业培养计划也不能要求学生一定要具备这些能力,更不可要求学生具备所有这些能力,而是要提供条件并引导学生根据自己的特点和职业发展设想,选择其中的一项或几项拓展自己学习和实训的范畴。明确了该专业岗位能力定位及内在结构,即哪些是该专业的核心能力,哪些是基础能力及其他相关能力,对于消除误区,科学、合理地进行专业岗位能

13、力的定位与设置十分重要。商务秘书岗位能力定位应注重与扩展性影响因素的整合要真正实现商务秘书专业岗位能力的科学定位,除了要弄清楚不同企业对该专业岗位能力的不同要求外,还必须注重与以下几方面扩展性影响因素进行整合,以进一步清除科学定位的障碍,增加科学定位的合力。与行业因素整合不同的行业对秘书岗位能力的要求尽管存在很多一致的方面,但也有较明显的行业特征,如电子制造行业绝不同于生物产品生产企业,了解或懂得行业知识,可以有效地消除秘书人员因不了解企业业务知识而产生的与企业的距离感和对岗位工作的陌生感,避免许多因不懂企业业务而产生的工作上的错误,大大缩短到企业后了解企业业务及相应管理标准与要求的时间。因此

14、,学校要注重依靠行业办文秘专业,并应根据行业特点设置文秘岗位能力及要求。与企业因素整合具有不同所有制、不同国别和地区、不同规模、处于不同产业中的联合体及具有不同内部组织结构的企业,对秘书岗位的设置及相应职责与能力的要求也不尽相同,甚至会有很大差别。企业允许秘书人员职业发展的路径也不相同,所以,商务秘书专业岗位能力定位必须充分考虑到不同企业的实际要求,包括企业的共性要求,并应在专业教学过程中充分依托企业,合理利用一切可以利用的企业资源培养秘书相应的岗位能力,对于秘书人才需要较集中的行业或企业,可以实行“订单”培养,这样就可以做到根据不同行业、企业的需求确定秘书岗位能力并进行有针对性的教育培养。与

15、学生个人因素整合学生的文化基础不同,兴趣不同,性格不同,职业发展志向不同,所处地区企业群体的构成不同,秘书岗位能力中的特色岗位能力及拓展能力、可持续发展能力培养要充分考虑学生的具体情况,不能脱离学生的实际而一厢情愿地设置或不设置某些岗位能力。与职业考证因素整合秘书国家职业资格考证属于国家行为,考试内容具有权威性、标准性、兼顾性等特点,学生获得一定级别的秘书职业资格证书后,企业对学生(上岗前和上岗后)的评价级别提升,使用的有效区域范围扩大,所以各地高职院校商务秘书专业在岗位能力定位时,要尽量兼顾与国家职业标准对接,以利学生达到国家标准,提高考证通过率。参考文献:1张丽琍.商务秘书实务m.北京:中国人民大学出版社,2003.2王育.秘书实务m.北京: