常用公文写作培训课件PPT

1、常用公文写作2015年4月l一、公文的特点和作用l二、公文种类l三、公司常用公文类别l四、几种常用公文l五、公文常见错误l六、政治家与公文目 录 “经国之枢机，为政之先要”梁代梁代 刘勰刘勰 公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。 公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。 4鲜明的政策性法定的权威性体式的规范性限定的时效性语言的平实性 指导工作，传达意图。 （通知） 联系工作，交流

2、情况。 （函） 请示工作，答复问题。 （请示、批复） 总结工作，推广经验。 （通知、决定） 记载工作，积累史料。 (各文种） 二、公文的作用 实事求是原则 准确规范原则 精简高效原则 安全保密原则 三、公文工作基本原则 企业公文是在生产经营和行政管理等过程中形成的具有强制执行效力和规范体式的公务文书。 是传达贯彻党和国家的方针、政策，贯彻落实企业战略部署、经营方针，发布规章制度，施行行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况和进行经营活动等的重要工具和历史资料。 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号） 公文

3、种类主要有（15种）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。l注重继承保留，文种数量相对减少。原条例和原办法共18个文种；最终条例确定党政机关公文主要文种15个，去掉了“指示”、“条例”、“规定”。l原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议案两个文种例外。l15个文种适用范围表述的变化。对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。一是体现公文性质。二是反映行文方向。（上行文、平行文、下行文）三是表达行文目的。四是揭示公文特点。公文的结构，总的来看包括以下两个部分：l公文的外部形式：

4、格式，即国家标准规定的固定格式。l公文的内部组织： 内容，即公文的主体部分。二、公文格式 依据： 1、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发党政机关公文处理工作条例的通知（中办发201214号）； 2、中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。格式要素条例份号涉密公文应当标注份号。涉密公文应当标注份号。密级和保密期限涉密公文应当分别标注密级与保密期限。涉密公文应当分别标注密级与保密期限。紧急程度紧急公文分别标注紧急公文分别标注“特急特急”“”“加急加急”，电报分别，电报分别标注标注“特提特提”“”“特急特急”“”“加

5、急加急”“”“平急平急”发文机关标志一种是发文机关全称或者规范化简称加一种是发文机关全称或者规范化简称加“文件文件”；一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合一种是使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用行文，可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。主办机关名称。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文使用主办机关的发文字号。行文使用主办机关的发文字号。签发人上行文应当标签发人姓名。上行文应当标签发人姓名。标题由发文机关名称、事由和文种组成。由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关公文的主

6、要受理机关，应当使用机关全称、规范公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。化简称或者同类型机关统称。格式要素条例正文公文的主体，用来表述公文的内容公文的主体，用来表述公文的内容附件说明公文附件的顺序号和名称。公文附件的顺序号和名称。发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。署发文机关全称或者规范化简称。成文 日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期行文时，署最后签发机关负责人签发的日期印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章

7、，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。公文和电报可以不加盖印章。附注公文印发传达范围等需要说明的事项。公文印发传达范围等需要说明的事项。抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。关的统称。印发机关和印发日期公文的送印机关和送印日期。公文的送印机关和送印日期。页码公文页数顺序号。公文页数顺序号。主题词取消。取消。 （一）公文格式要素划分 版头：公文首页红色分隔线以上的部

8、分。 包括： 份号、密级和保密期限、紧急程度、 发文机关标志、发文字号、签发人、 版头中的分隔线 （一）公文格式要素划分 主体：首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。 包括： 标题、主送机关、正文、 附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件 版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。 包括： 版记中的分隔线、 抄送机关、 印发机关和印发日期 页码 （一）公文格式要素划分 1.发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称由发文机关全称或者规范化简称加加“文件文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。简称

9、。 联合行文时，如需同时标注联署发文机关名联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将称，一般应当将主办机关名称排列在主办机关名称排列在前前。 （二）行文格式几大常识 2.标题 一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成，位于红色分隔线下空二行位置。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。（二）行文格式几大常识梯形标题 3.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范、稳定。 有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔

10、开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 （二）行文格式几大常识4、正文中的层次序数第一第一层层 “一、一、”第二第二层层 “（一）（一）”第三第三层层 “ “ 1 1. .”第四第四层层 “（1 1）” 排版：数字、年份不能回行。（二）行文格式几大常识 5.成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期； 联合行文，署最后签发机关领导同志的签发日期。 6、加盖印章的公文 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期。（骑年盖月）骑年盖月） 印章之间排列整齐，互不相交或相切。

11、（二）行文格式几大常识 包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。 （三）文尾部分7.抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。公司党委、行政公文，主要有9个文种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。30l（一）（一）决定决定l用于在公司职权范围内，对重要事项或者重大行用于在公司职权范围内，对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项。消下级机关不适当的决定事项。 如：关于彭灿锋等同志职务任免的决定 关于表彰2014年度优秀领

12、导班子和优秀中层管理人员的决定 三大特点：重大性、决策性、具体性 正文由原因和事项两部分组成。31l（二）（二）通知通知l用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，印发公司规章制度，有关单位周知或者执行的事项，印发公司规章制度，任免人员。任免人员。如： 关于下发的通知 关于成立档案工作领导小组的通知 关于五一节放假及调整作息时间的通知 五大特点：多功能性、发布性、指示性、中转性、周知性由标题、通知缘由、通知事项三部分组成。32

13、l（三）（三）通报通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 如：关于2011年“管理年”项目评比结果的通报关于对TRT主厂房桩基施工合同拖延事件的处理通报l关于能源中心江边水站泵房被淹事故的处理通报 五大特点：提倡和褒奖作用、告诫和教育作用、提醒和启示作用、知照性、指导性由标题，缘由，事项，处理意见，原因分析，希望或要求等几部分组成。 33l（四）（四）报告报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。上级单位的询问。 （五）（五）请示请示 l适用于向上级单位请求指示、批准。适用于向

14、上级单位请求指示、批准。34l（六）批复（六）批复 适用于答复下级单位请示事项。适用于答复下级单位请示事项。l 如：关于同意召开共青团阳春新钢铁有限责任公司第一次团员代表大会的批复 （七）意见（七）意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。用于对重要问题提出见解和处理办法。 l 如：2015年公司党委工作安排意见35l（八）函（八）函 适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。和答复问题，请求批准和答复审批事项。l（九）会议纪要（九）会议纪要 l适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 36

15、1.1.报告报告2.2.请示请示3.3.函函4.4.会议纪要会议纪要37l报告适用于向上级机关汇报工作，反映情报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。况，答复上级机关的询问。l报告只向本机关的直接上级发出。报告只向本机关的直接上级发出。“直接直接上级上级”既指直接隶属的领导机关，又指主既指直接隶属的领导机关，又指主管的职能指导机关。管的职能指导机关。 38l一、行文的单向性：上行文一、行文的单向性：上行文l二、表达的陈述性：大都采用叙述和说二、表达的陈述性：大都采用叙述和说明这两种表达方式。明这两种表达方式。l三、沟通性三、沟通性:下情上传下情上传39l一、根据性质一、根据

16、性质 ：综合报告、专题报告：综合报告、专题报告l二、根据要求分：呈报报告，呈转报告二、根据要求分：呈报报告，呈转报告l三、根据内容分：工作报告、情况报告、答复三、根据内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告、建议报告报告、报送报告、建议报告 40l一、工作报告一、工作报告l是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。 l如：公司第一次党代会工作报告 41l二、情况报告二、情况报告l是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。l如：关于高炉使

17、用含钛烧结矿的情况报告l 班子民主生活会报告l 关于尽快解决企业用地相关问题的报告l三、答复报告三、答复报告l是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告42l四、建议报告四、建议报告l是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。l 五、报送报告（递送报告）五、报送报告（递送报告）l是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。 43两大特点：陈述性、汇报性报告一般由标题、主送机关、正文、发文机报告一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成关和日期组成l首部：标题、主送机关首部：标题、主送机关l正文正文l尾部

18、：发文机关、日期组成尾部：发文机关、日期组成44l标题标题l报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如文种构成，如关于关于铁路建设情况的报告铁路建设情况的报告；另一；另一种是由事由和文种构成，如种是由事由和文种构成，如公司行政工作报告公司行政工作报告。l主送机关主送机关 l报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。一般是直属上报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。一般是直属上级机关和业务部门级机关和业务部门。45l报告正文的结构一般由开头（报告缘由）、主体报告正文的结构一般由开头（报告缘由）、主体（报告事项）和结语三部分

19、组成（报告事项）和结语三部分组成 情况做法问题（意见）；情况原因责任或处理意见；情况问题建议等46l落款发文机关和日期落款发文机关和日期l一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。之后，于其下写日期，并加盖单位公章责人姓名。之后，于其下写日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。或主要负责人印章。 47l 报告的写作要报告的写作要求（1）叙述事实，简明扼要；）叙述事实，简明扼要； 概述。概述。 叙述的条理性；点面结合。叙述的条理性；点面结合。（2）重点突出，中心明确；）重点突出，中心明确；（3）反映情况，实事求是。）反映情况，实事求是。（不规

20、范的报告：（不规范的报告：报告报告）48l涵义：涵义：l请示是下级机关向上级机关请求决请示是下级机关向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用断、指示、批示或批准事项所使用的呈批性公文。（上行文）的呈批性公文。（上行文）49l请示是请示是呈请性、期复性呈请性、期复性公文，不同于报告公文，不同于报告的的呈报性、陈述性呈报性、陈述性。l呈请是对上级有所请求，期复是期待上级呈请是对上级有所请求，期复是期待上级答复。答复。l所以请示是双向性公文，下级有请求，上所以请示是双向性公文，下级有请求，上级必有答复。它与同为上行文的单向性报级必有答复。它与同为上行文的单向性报告不一样。告不一样。 50l1、

21、请求指示性请示； l2、请求批准性请示； l3、请示批转性请示。 51l针对性针对性 只有本机关单位权限范围内无法决定的重大事项，如机构设置、重大决策、项目安排等问题，以及在工作中遇到新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级机关给予指示、决断或答复、批准。l呈批呈批性性 l单一性单一性 “一文一事”“一事一请” 。 l时效性时效性 事前行文，及时发出。 52l标题标题： 请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如厂关于的请示；另一种是由事和文种构成，如关于XX厂机构调整的请示。 l签发人签发人：在发文字号右侧标注签发人l主送机关主送机关： 请示“

22、一般只写一个主送机关，除领导直接交办的事情外,请示不得直接送领导者个人。”注意事项注意事项l标题一般写明发文单位+事由+文种，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，缘由中也不要重复出现“申请”，“请求”，“关于XXX的请示报告”之类的词语。l不规范的请示，如：l关于请求解决施工用地的请示、l关于申请设置专职仓库材料会计的报告54l其结构一般由开头、主体和结语等部分组成 l开头开头：主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根据。 l主体主体：主要说明请求事项。内容要单一，只宜请求一件事。l结尾结尾：习惯用语有“当否，请批示”，“妥否，请批复”等 l

23、发文机关和日期55l请示的写作请示的写作要求要求（1）结构清楚，段落分明；）结构清楚，段落分明；（2）理由充足，要求具体；）理由充足，要求具体；（3）一事一文，主送明确。）一事一文，主送明确。l例文l关于续贷内部银行2.5亿元无息借款的请示l关于委派专业人员支持阳春新钢铁工程决算工作的请示56l1、性质不同、性质不同 报告是陈述性公文，请示是请求性公文，要求批复。l2、行文时限、行文时限不同不同l请示必须事前行文。l3、表述要求不同、表述要求不同。57l涵义：涵义：l适用于适用于不相隶属不相隶属机关之间相互商洽工作、询机关之间相互商洽工作、询问和答复问题问和答复问题 ，请求批准和答复审批事项时

24、，请求批准和答复审批事项时使用的使用的平行文平行文。58l一、使用广泛一、使用广泛l二、简便、迅速快捷二、简便、迅速快捷l三、语言质朴，大多是说明和陈述的。三、语言质朴，大多是说明和陈述的。l四、语气四、语气平和平和59l一、按使用范围分一、按使用范围分l商洽函、答询函、请批函、告知函商洽函、答询函、请批函、告知函l二、按行文方向分二、按行文方向分l发函，复函发函，复函60l商洽函商洽函：商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。商洽干部调动，请求帮助支持等。 l答询函答询函：主要用于向对方询问或答复某一事项主要用于向对方询问

25、或答复某一事项 l（注意与复函与批复和答复性报告 的区别）l请批函请批函：用于向有关主管部门请求批准某一事项用于向有关主管部门请求批准某一事项 （注意与请示 的区别）l告知函告知函：用于将某一活动或事项告知对方用于将某一活动或事项告知对方。l（注意与通知 的区别）l函一般由标题、发文字号、主送机关、函一般由标题、发文字号、主送机关、正文、落款和日期构成。正文、落款和日期构成。l首部：首部：标题、发文字号、主送机关l正文正文l尾部：尾部：落款、日期组成l关于建筑业拟实施营业税改征增值税的告知函l致贵州华能函l关于对关于阳春市铁路支线开通前需解决问题的函的复函l关于紧急协调我司排水方涵相关问题的函

26、l关于下调厂内内倒结算价格的函l一、内容单一明确一、内容单一明确l二、态度诚恳，用语得体二、态度诚恳，用语得体四大特点：四大特点：记实性、提要性、多向性、第三人称会议纪要由会议的依据，背景，中心，会议的概况，会议研究的问题与决定组成会议纪要结构包括标题，日期和正文。 正文一般呈“总分”，“总分总”的结构形式。 65l会议记录与会议纪要的区别：会议记录与会议纪要的区别： 一、会议纪要属于公文文种，有固定的格式与写作要求；会议记录则比较灵活； 二、会议记录主要用于一般的会议，以便留存备查；会议纪要用于重要的，取得一致意见后需要贯彻执行的会议。 三、会议记录强调忠实于会议内容，如实记录；会议纪要讲究

27、综合，概括，提炼，抓大放小，删繁就简。会议纪要例文l阳春市南山工业园区铁路专用线建设项目可行性研究报告审查会议纪要l党政联席会议纪要l港口物流管理专题会议纪要l新钢铁公司有关新建一台电动风机的讨论会议纪要l班子民主生活会纪要l班子务虚会纪要l（会议纪要修改举例）一、标题部分一、标题部分（一）标题（一）标题要素不全要素不全 标题的三要素是：发文机关、事由、文种。除了有些公文可以省去其中某一要素或有其特殊的标题形式外，各要素应齐全。错误文例：部门报告。68（二）标题（二）标题不准确、简明不准确、简明标题的不准确、不简明，主要表现在标题的事由部分上。有的标题在概括事由时，没有把握住事由的性质，或者对

28、事由概括得不全面，或者对公文的主旨意图领会不准确，就会导致标题的含糊不清。例如，厂关于加强管理的通知这则标题事由部分是“关于加强管理”，其内容“大”而“空”，没有反映出事由的性质。再如，厂关于认真落实公司关于落实“精益生产年”要求，重点抓好产品质量和能耗指标改善等工作的意见，题目几十个字，冗长臃肿，缺乏简练。69 （三）标题（三）标题不合语法规范不合语法规范标题不合语法规范主要表现在发文机关、事由、文种三要素的衔接上缺乏必要的语法联系，或者是某些要素缺乏某种语法成分。如：厂关于做好2008年度表彰先进单位优秀工作者的通知这则标题的事由部分应该是一个动宾结构的短语，但是实际情况是有动词，却没有动

29、词的宾语部分“工作”，属语法结构不完整。70新闻标题断行不当造成歧义新闻标题断行不当造成歧义例 外交部发言人沈国放说 中国对美再次袭击 伊拉克深表不满例2 山西人口报请 读者挑毛病例3 苏州局限时装 电话说到做到71文件标题断行不当文件标题断行不当例一 中冶南方对春钢环保搬迁项目环境 影响评价采用标准问题的请示例二 关于恳请市委市政府紧急协调南山工业 园阻工事件的报告例三 关于对在厂隐瞒 安全事故和虚报考勤处理的通报72二、正文部分二、正文部分（一）文种（一）文种使用混使用混用用1、报告、请示不分，通报、通知不分，函、请示不分2、一个公文标题中出现两个文种例如：部门关于购置电脑的请示报告 部门

30、关于 工作检查情况的通报通知733、生造文种将“方案”、“计划”、“安排”、“措施”、“要求”、“汇报”等，这些不属于公文的文种作为公文文种使用。例如：关于2009度工作的计划 关于组织活动的方案 关于 工作的汇报 2012年工作的安排 厂加强管理的要求74（二）称谓（二）称谓不当不当1、称谓过简或不规范如：将 “阳春市人民政府”称为“市府” ，将“阳春新钢铁”称为“新钢” 、“阳钢”，将一些内设机构随意称谓为财会部、人资部、企划部、采购部、高线厂、棒材厂。2、行文中前后称谓不一致如：将“湘钢集团”一会儿称为“湘钢本部”，一会儿称为“集团本部”，一会儿又称为“公司本部”；将本单位党委或称作党总支、党支部、或称作部门委员会等。753、排名次序混乱例如，将上级机构排在下级之后等，党委排在纪委之后，部门与二级单位之间交叉排列，正确的排法是各部门、二级单位。 凡下级机关向上级机关呈请示、报告、意见等，不能直接向上级机关的内设机构行文，主送机关应是上级机关名称，如公司给阳江、阳春