高校科研管理信息系统的设计与实践

1、    高校科研管理信息系统的设计与实践    杨艳艳摘要： 这几年高校教育快速发展，国家对科研经费的拨款越来越多，但高校对科研经费的管理、使用不规范，特别是预算管理中存在预算编制不科学、预算执行缺乏严肃性、预算控制力度不足、预算执行缺乏效益性评估等一系列问题。本文针对预算管理的问题，提出应引入科研管理信息系统，实现预算模板化、精细化管理，加强经费预算管理，提高资金使用效率。abstract： in recent years， with the rapid development of higher education， more and more st

2、ate funding of scientific research funds has been allocated， but the management and the use of scientific research funding lacks of standardization. especially in the budget management， there are a series of problems such as unscientific budget preparation， the lack of seriousness of budget executio

3、n， insufficient budget control， the lack of benefit evaluation in budget execution. aiming at the problems of budget management， this paper puts forward that we should introduce scientific research management information system， realize budget template and fine management， strengthen budget manageme

4、nt， and improve the efficiency of fund use.关键词： 科研管理；信息系统；预算管理key words： scientific research management；information system；budget management：tp311.5 ：a ：1006-4311（2017）04-0240-020 引言对科研经费的预算管理，能加强科研经费使用的规范性，提高资金使用效率，但是目前的预算编制存在经费管理与项目管理脱节、经费编制不科学、预算执行缺乏严肃性、预算执行缺乏效益性评估等问题，本文基于这个研究背景，提出应构建基于“全面预算”的高校科

5、研管理信息系统，实现经费管理与项目管理的一体化、实现项目支出的实时查询管理、实现预算模板化、精细化管理，加强科研经费的预算管理，提高资金使用效益。1 高校科研经费预算管理存在的问题1.1 科研经费管理与项目管理分离，规范预算实施高校对科研课题的管理主要包括科研经费管理和项目管理，一般是学校科技处负责项目管理，财务处负责经费管理。这种管理模式往往造成经费与项目管理脱节，且科技处对项目仅仅是汇总性的管理，缺少对已申请到项目的后续管理工作，导致无法及时了解项目进展情况。由于上一环节的管理缺失，财务处对科研项目信息了解不完整，无法及时掌握每个项目的开展进度，也就合理控制项目实施进度和科研经费的使用相结

6、合，导致无法有效地控制科研经费的使用情况。1.2 经费管理重立项轻预算，预算编制不科学申请项目时，申请人不能科学合理地编制预算。学校管理部门和项目负责人都认为先申请到项目比较重要，没有严肃认真地编制预算，也没有认识到经费预算的重要性，一般是估计地编制预算，考虑不是很周全，财务人员很少参与，预算也没有经过严格的审核。因此，编制出的项目经费预算不够细化、缺乏科学性、规范性和可操作性。编制的预算往往存在以下问题：1.2.1 预算的内容不全面申报项目时，负责人一个人编制项目预算，一般没有财务人员参与，而大部分项目负责人对预算知识和财务制度的了解比较少，预算管理意识不强。另外，在编制经费预算时缺乏科学的

7、测算方法和依据，往往按照个人的想法、估计进行填报，很少考虑会计科目和财务预算制度、项目额度控制，无法保证科研经费预算编制的真实性、科学性和精确性，因此，在预算一开始就影响了经费执行管理。1.2.2 预算项目与会计制度不相符如在填报“设备费”的预算时，很多课题负责人都将玻璃容器等列入预算内，但在会计制度中，玻璃容器属于“低值易耗品”，应列入“材料”的预算中；另外，有些课题负责人将赴美国的交通费列支为“差旅费”，没有正确列入“国际合作与交流”；部分项目负责人不理解“会议费”和“差旅费”的区别，将项目组成员出差去外地参加会议或培训的费用列入到“会议费”预算中，而财务是在“差旅费”预算中。以上列举这几

8、种情况都会造成预算执行内容和项目预算内容不匹配。1.3 预算执行缺乏规范性高校科研经费预算一经领导批准，必须按照立项计划严格执行。未经预算变更申请程序，不得随意修改，并且设备费、差旅费、劳务费等预算不得调增。但是在预算执行中，存在超预算列支经费、随意调整预算、套用科研经费等现象，都造成科研经费使用不能严格按预算执行，预算管理的职能不能完全体现出来，同时严重削弱了预算的重要性和严肃性。1.4 预算执行缺乏效益性评估当前，对科研经费的预算管理，是将项目的决算支出与预算支出进行对照，查验是否有超预算支出现象，缺乏具体的评价指标对预算执行情况进行效益性评估，只对发表论文情况、培养学生情况等等進行大概验

9、收，对经费的使用效益缺乏系统的、具体的评价体系，所以对经费的使用效益并没有进行严格的评估 2 构建基于“全面预算”的科研管理信息系统的意义2.1 科研管理系统设计与实现构建基于预算的、全面化、精细化、一体化的管理核心体系。高校财务管理信息化，以全面预算管理信息化为基础，科研预算、经费预算、国库资金计划预算、基建预算、资产购置预算等通过信息化系统进行申报，提升预算管理的信息化水平；优化预算审批的业务流程，提高预算管理的审批效率，提升高校财务管理系统的信息化水平，使之与相关业务系统更好地交互，实现预算管理的信息化。科研管理信息系统针对高校科研项目经费管理工作的具体特点，完成对科研项目经费的全生命周

10、期管理，包括科研项目立项、科研经费分配、财务经费到款和拨款、凭证自动制单、电子单据管理、项目结题管理、项目额度控制管理、合同管理、科研决算报表及各类报表统计等模塊。2.2 科研管理信息系统建设的主要意义2.2.1 加强高校科研管理的规范化实施科研管理信息系统，可以实现科研数据平台的共享，负责人、科研管理部门和财务部门同时共享信息，避免信息不对称造成的影响；另外，科研管理信息系统能高效率、准确地规范数据，处理数据，提高数据的加工和分析效率，为高校的科研管理提供数据支撑，也使科研管理进一步数据化。2.2.2 科研与财务一体化通过学校既有的数据交换平台，将项目管理与经费管理整合起来，避免科研部门和财

11、务部门独立工作，信息不对称造成的经费管理状况，将科研与财务集合起来，在同一个平台上进行管理，优化部门间的业务流程，整合部门间的业务内容，实现数据互通，信息共享，密切合作。2.2.3 加强科研经费预算管理，提升科研水平通过科研管理系统填报预算控制额度，科研管理部门负责科研项目申报，预算控制额度审核和合同管理，财务处按照批复预算将项目下达到具体的预算额度内；在项目执行中，项目负责人可以随时查询预算执行情况、经费使用情况，随时关注经费支出情况，避免超预算支出的发生；经费预算的精细化管理有助于财务人员报销审核时对项目支出额度进行控制，防止结题经费超支，减少财务调账。3 构建基于“全面预算”的高校科研管

12、理信息系统的几点建议3.1 加强财经法规宣传，强化预算管理意识高校科研管理部门、财务部门应根据国家的相关政策、法规，结合本校的管理办法，出台相关科研、经费管理办法，加强宣传工作，定期对全校科研人员进行培训，讲解，让科研人员了解科研、经费管理情况，加强预算管理意识，了解科学、合理的预算编制方法。通过各方的努力，加强高校经费管理，提高资金使用效益。另外，通过科研小秘书的管理模式，减轻课题负责人的压力和精力，加强经费的使用管理。3.2 对科研经费预算进行模板化、精细化管理随着科技部、财政部的科技计划和经费管理改革工作的进一步深化，对高校科研经费预算管理的要求也越来越严格。在项目立项时，科研项目负责人

13、必须科学合理地编制项目经费的预算，通过科研管理系统填报预算控制额度，科研管理部门负责科研项目申报，预算控制额度审核和合同管理，财务处通过科研系统直接看到负责人填报的预算项目和数据；在项目执行中，项目负责人可以随时查询项目进度情况、预算执行情况、经费使用情况，随时了解经费支出明细；当项目明细支出超预算时，财务系统会发出警告提示，确保经费支出符合批复预算；另外，经费预算的精细化管理能对项目支出额度进行控制，避免超预算支出情况的发生，减少财务调账；在科研项目结题审计时能够快速准确地导出预算执行总表和明细表，大大提高人工归类整理的效率，减少误差。3.3 实现与预算控制明细有效对接，加强预算精细化管理通

14、过建立财务项目管理系统与财务核算系统的数据接口，实现科研项目预算控制明细与财务会计核算科目的有效对接，在系统中实现科研项目经费及其明细科目执行情况的实时查询功能。3.4 实现科研项目预算信息共享，深化预算监督控制建立科研管理信息系统，实现财务信息一体化管理，实现财务数据库管理与科研项目库管理的数据互通，将科研经费预算执行信息实时传送到财务信息系统，实现了实时掌握科研项目经费的使用情况，及时对预算执行过程中出现的问题进行纠正，强化了预算管理监督职能。3.5 完善科研项目的绩效考评制度，建立绩效考评指标体系我国今后的审计发展主要是开展科研项目相关的效益审计。因此，高校有必要引入科研信息系统，实现信息共享，提高数据分析效率，完善科研经费预算执行及绩效考核制度，建立系统的绩效考核和细化的评价指标体系。从科研项目的科技含量、经济效益、社会效益等全方位进行考核，加强经费管理，提高资金使用效益，不断增强科研竞争意识和服务社会意识。4 结论与应用随着高等教育的快速发展，高校科研经费拨款急剧增长，高校财务核算工作越来越繁琐，所以推行高校科研管理信息系统，实现科研经费预算模板化、精细化管理，实现科研项目预算信息实时共享，强化预算监督流程控制，完善科研经费的管理制度，使科研经费按照预算执行，经费使用更加合法、合规，不属于本项目的支出绝不在项目支出，超出预算的部分绝不在项目支出，不必要的支出绝