大型建筑集团公司材料采购管理手册

1、材料采购管理手册一、材料计划操作手册1、材料科对于技术性较强、质量有特殊要求的材料计划，须要求项目部增加附件对材料的要求作详细的说明，必要的还应提供施工图纸。2、材料科接收申报的材料计划后，应进行认真、仔细地审核。主要审核的内容有：计划单的审批手续是否完善、材料（设备）的规格、型号、单位、数量、品牌、质量要求等相关内容是否齐全。3、如发现物资申请单位提交的材料计划，数量不明、无具体质量要求、进场时间有误等情况，材料科须及时与计划提交单位的负责人进行联系，并将尚未明确的计划退回重报。4、材料科接收不能正确执行的材料计划而延误进场时间的，其责任由材料科和申请单位共同承担。5、材料计划复核、审批、接

2、收的各级科室退回计划时，必须写明详细的原因， 并电话或当面与被退回的单位负责人进行联系并告知，如由于退回人未及时说明原因而导致材料延误的，其责任由退回人和申请单位共同承担。6、计划落实情况，使用单位和材料科长均开通查询权限，未按时间要求进场的，由使用单位对采购员进行催要，同时可要求材料科长督促落实。7、凡是因采购员调动，未完成的计划，被调动采购员点击退回，由材料科长重新进行安排，因工作调动导致计划无人交接落实的，其责任视情由被调动的采购员和材料科长承担。二、报价会签操作手册（ 、 分公司负责1000 元 （含 1000元） 以上 10万元以下材料的报价会签全过程并对会签结果负责，分公司经理为第

3、一责任人。物资管理部负责对分公司比质比价、报价会签过程的工作指导、各审批环节的事后审查。（ 、 材料、设备汇总审批单，具体注意要点如下（ 1 ）有甲方认价的必须填制甲方认价信息，无甲方认价的由各子分公司材料会计根据本地市场行情进行限价，本栏目均由材料会计认真填写。（ 2）规格型号、质量标准、技术要求必须填制完善，质量标准不能用国标简单表述，须有准确的执行编号，如同一产品不同品牌的必须将产品质量比较结果汇总上报。（ 3）产品的计量单位必须客观公正，严禁使用“桶”、 “卷”、 “捆”、 “箱”等模糊字样。（ 4）申报的数量应与分公司沟通，确定申报数量，严禁以“1”代替申报数量，除长期战略采购以外（

4、 5）钢材类的产品原则在确保厚度的前提下以过磅计算，计量单位须采用重量单位，如理论检尺的，必须注明每米的重量。（ 6）发票须写明“普票”或“增值税发票”字样。（ 7）产品注明的品牌不得以供应商的抬头简称而定，必须注明生产厂家工商部门注册的品牌名称。（ 8）送货条件须注明是否含运、吊、卸等费用。（ 9）付款方式不能笼统的用“欠款”表述，须写明分期付款的比例，有质保金的还必须注明质保金的支付时间，款项的支付并不免除供应商对产品质量的保证。（ 10）机械、工具及涉及安装的产品必须约定包修范围和包修期限。（ 11）分期支付款项的产品须注明现款价格。（ 12）在填写“建议中标单位”的时候必须明确阐述理由

5、和观点，不得只签署姓名。（ 13）本单在汇总过程中必须与供应商进行二次以上的竞争性商务洽谈，严禁搞形式主义，竞争性商谈过程须保存书面记录以便备查。（14）在沟通过程中如发现有缺乏诚信的供应商，其报价一律不得汇入本单。（ 15） 表单制作完毕必须附报价书、洽谈记录、往来承诺函件等资料存档备查。（ 16）地材的价格会签：价格在不变动时，材料科每月申报一次，发生变化时，材料科根据变化的实际情况，及时提请价格审核。审核方式，通过采购会签系统审核。（ 17） 采购经办人必须及时打印材料、设备汇总审批单，同时将相关的附件资料整理附后。附件资料包括：各次询报价单、业主认价单等相关资料。材料、 设备汇总审批单

6、保存于各材料科，每月 5 日前将上月的采购会签单装订成册，保存年限等按集团相关的档案管理要求执行。（ 18）单次采购金额大于1000 元（含 1000 元）的；单次采购金额小于1000 元，但同种材料累计采购金额超过2000 元（含 2000 元）的，必须办理审批会签。（ 19） 材料科同种材料在采购过程中更换品牌及供应商的，必须说明更换的理由，并重新办理审批会签。（ 20）对会签后单价不变，变更供应商的，必须重新办理会签，在备注栏中说明变更的原因。（ 21） 对经常性采购且价格不变化的，每二个月申报会签一次（合同执行期内除外）。（ 22） 合同中明确规定合同执行期内价格不因市场因素变化而变化

7、的，合同价执行到该合同供货结束。（ 23）各材料科采购水泥、黄砂、石子、砖等，需指派专人跟踪市场的价格变化情况，根据市场变化，对降价的产品，及时进行调整，重新申报采购会签，并在备注栏中注明变更的原因及变化依据、方法。如无变化，亦必须每月申报会签一次。（ 24） 各采购经办人在采购及申报会签时，产品质量必须符合国家标准、公司材料验收标准等相关规定要求，会签申报中写明材料的品牌、材质、特殊要求等。一批材料有几个品牌的应在备注中分别注明；钢丝网等在申报每平方单价时，应在备注中写明单位重量的单价；螺丝、螺帽等申报时，必须写明每只（或千只）的重量；外加剂必须写明掺量，等等。（ 25）钢材类申报会签时，要

8、注明厂家；按检尺计量的，根据产品情况，写明实际延长米重量、厚度等验收的标准与依据。不得出现含糊的厂家（如：品牌，天津），不得放大误差范围；按检尺计价的，原则上要同时询过磅价并将结果在备注栏中注明。（ 26）在申报会签时，有甲方认价、加工图纸、详细参数、项目要求等采购资料，都要通过扫描挂入报价汇总附件。（ 27） 在采购申报会签时，由于欠款需在价格中增加资金成本的，必须在备注栏中写明现款价及欠款周期，不得出现“欠款”、 “按原付款条件执行”等模糊字样。（ 28）合同外增补不同型号的材料，采购金额超过1000 元（含1000元）的，必须办理采购会签及签订补充协议。（ 29） 申报会签单，必须按照会

9、签物料类别合理地注明本次采购的价格执行期，严禁只写价格执行起始时间不写截止时间等不合理的执行期。（ 30） 当项目认可某产品质量或同一材料大量使用分多批次采购或项目重要主材的采购，同一项目遵守“使用同一品牌”的原则。三、招投标操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-39）1、招标前期准备工作（ 1 ）根据材料采购计划申请，总金额估算在10 万元以上（含10 万元）的材料，均采用招投标程序。（ 2）招标小组的组成：分公司招标小组由分公司材料科、预算科、技术科组成， 分公司经理任组长即为本次招标的责任人，材料科长任副组长即本次招标的牵头组织人，其它均为组员；总公司招标小组由采购管理主管、价格信 息主

10、管、物资管理部经理、技术研发中心经理、分管领导组成，分管领导任组长，物资管理部经理任副组长，其余为组员。（ 3） 依据招标权限的划分，分公司材料科（或物资管理部）按系统中 招标信息录入的要求，负责招标信息的填制和申报，并制定招标方案报审批，经审批后，由招标负责人组织招标采购。（ 4）材料采购科（或物资管理部）根据招标信息，负责提交投标单位资格进行审核，经批准后，由招标负责人组织招标；涉及业主或有关单位、个人指定品牌和供应商，在招标活动开始前，由项目部（或采购管理主管）将相关书面资料提供给材料采购科，在招标信息中必须体现出来。（ 5）投标单位审核内容：企业法人营业执照、税务登记证、检验报告、特殊

11、产品（要求）需提供强制性认证证书。（ 6）材料会计根据招标信息，组织招标物资的价格分析，为价格审核做好准备工作。（ 7）项目经理提供甲方认价结算的材料单价。2、招标程序（ 1 ）招标小组根据审批的招标方案和入围供应商意见，物资计划和质量技术要求编制招标文件，招标文件根据不同的物资或采购金额可以采取投标邀请函和规范的招标文件等形式。招标方式采取比质比价、议标、邀请招标、公开招标。招标文件内容包括：招标程序、技术标、商务标、合同文本四部分，招标文件挂系统后项目部、及分公司技术科必须对文件内容进行评审。招标文件包括：工程基本状况（名称、地点、规模）、招标范围、联系 人、联系电话、投标截止时间、投标地

12、点、开标时间地点、评标办法、样品要求和投标单位的各项资质文件。技术标需明确物资的质量要求、技术标准和配置要求。商务标需明确物资的数量、价格、付款方式、交货期、售后服务和其他优惠条件。（ 2）招标文件发放需填写招（投）标文件发放（回收）登记表，登记表中需填写投标单位名称、领取人、联系电话、领取时间。以传真形式发放招标的文件，由发出人负责登记表格。（ 3）投标文件必须密封在规定的时间按时回收，超时作废标处理。投标文件必须填写招（投）标文件发放（回收）登记表，在登记表中注明送标时间。（ 4）开标前，有必要考察的招标物资需进行现场考察。现场考察分为投标单位考察和工程实绩考察，考察内容包括核实公司状况（

13、包括预审资料）、工厂状况（工厂规模、生产能力、质量控制能力、检测设备）、已完工和在建项目状况（工期满足情况、质量、甲方、监理反映，包安装项目还需要了解工人素质） 。完成考察后，考察组人员独立评分并填写项目考察表。（ 5）开标开标应当在招标文件中确定的时间进行，开标人员在开标签到表依次签字。 开标前必须检查投标文件是否密封完好。确认无误后，由开标人员当场拆封， 宣读投标人名称、投标价格和认为必须的内容。开标过程必须有全面的记录，参加开标、评标人员全部签字。投标书审核1）开标后，招标小组审查投标书是否完整，有无计算上的错误，文件签署是否合格，投标书是否大体编排有序且基本符合招标文件要求。2）在详细

14、评标之前，招标小组将首先审查每份投标书是否实质响应了招标文件的要求。实质上响应的投标应该是与招标文件要求的全部条款、条件和规格相符，没有重大偏离或保留的投标。3）如果投标书实质上没有响应招标文件的要求，招标小组将予以拒绝，投标人不得通过修改或撤销不合要求的偏离或保留而使其投标成为实质上响应的投标。4)招标小组将对确定为实质上响应的投标进行进一步审核，看其是否有计算上或累加上的算术错误，修正错误的原则如下：(i )如果用数字表示的金额和用文字表示的金额不一致时，应以文字表示的金额为准进行修正；(ii)当单价与数量的乘积和总价不一致时， 以单价为准进行修正。只有 在招标小组认为单价有明显的小数点错

15、误时，才能以标出的总价为准，并修改单价。(iii)如果投标人提供的折扣数与按折扣率为基准计算的折扣数不一致时，以折扣率计算为基准进行修正。(iv )招标小组将允许修正投标书中不构成重大偏离的、微小的、非正规的、不一致的或不规则的地方，但这些修改不能影响任何投标人相应的名次排列。( 6)技术标评审评标小组人员由原招标小组各成员所在部门的负责人组成，也可以邀请技术专家参加、指导技术标的评标工作。对投标文件中不明确的问题，招标小组应该以澄清函的形式要求投标单位说明。( 7)商务洽谈商务洽谈采取竞争性谈判方式，对评标过程中发现的不确定或有可能改变因素进行沟通和确定，与投标单位达成共识，并请投标单位书面

16、承诺。商务洽谈内容包括：价格、付款条件、交货期、货物配套物品和售后服务的承诺、货物的性能、质量和适应性。( 8)定标评审商务洽谈结束后，分公司材料科将本次招标的价格和甲方认价或与甲方结算的单价进行对比分析，并同竞争性商务洽谈结果报审核审批；招标小组各成员所在部门负责人负责招标程序符合性的审核，技术科长对材料的技术条款进行审核， 预算科长对招标物资价格和采购成本进行审核；分公司经理层、物资管理部进行综合审核，总公司分管领导综合各部门意见做出最终审批决定。总公司招标定标评审参照执行。四、战略供应商开发操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-40）1、适用范围大型机械设备或周转材料、可集中数量且采购频

17、繁的工程主材、单件金额较大且经常采购的材料等均按照本规定执行。2、职责物资管理部负责战略供应商的开发与维护，及按合同条款提请支付款项，分公司材料采购科根据物资管理部交底的合同条款向战略供应商进行采购，并组织供应至使用单位、办理入库签字、对帐、 税票的收集、发票的报批等工作。3、 战略合作供应商信息来源（ 1 ）从当前各材料采购科合作的优秀供应商名单中筛选.（ 2）通过市场调研，挑选产品质量有保证、经营有实力、诚信度强的供应商 .（ 3）经过长期跟踪、分析及对比，攫取有较强合作意向、具有同行业中等以上生产规模的供应商。4、战略供应商资格审查（ 1 ）物资管理部对拟定的战略招标供应商必须进行严格的

18、资格预审。（ 2） 供应商填写供应商调查问答卷， 对供应商的地理位置、销售分布、供应能力、技术能力、品质控制、设备情况、财务状况、管理规范等方面作前期调研工作。（ 3）供应商提供下列企业资料：简介、营业执照、企业认证、工程业绩表等。（ 4）供应商提供产品实物样品、产品生产执行标准、产品权威认证、检测报告等。（ 5）未通过评审的供应商取消拟定战略供应商的资格。5、战略供应商考察（ 1 ）考察小组：由物资管理部、技术研发中心、经理层等组成，人员名单由生产副总审批确定。（ 2）考察内容：材料供应状况: 产品所用的原材料及供应来源；材料供应渠道是否畅通；原材料的品质是否稳定；原料来源发生供应困难的时候

19、其应变能力的高低等。专业技术能力:技术人员的研发能力等。品质控制能力:品管组织是否健全；品管制度是否健全；检验仪器是否精密及维护是否良好；原材料进库的验收严格程度；加工操作方法是否规范；成品检验标准是否规范；产品品质出现异常情况的追溯是否程序化等。管理人员的水平: 管理人员的素质高低；管理人员工作经验是否丰富；管理人员的工作能力高低等。主要机械设备情况: 机械设备的规格、品牌、使用年限及生产能力；机械设备的新旧状况和维护状况等。财务及信用状况: 定期产值和销售额；往来的客户；经营的业绩和发展前景等。管理规范制度：管理制度是否系统化、科学化； 工作指导规范是否完备；执行的状况是否严格等。通过考察

20、的单位列为拟定战略供应商。6、战略招标（ 1 ） 战略招标工作统一由总公司经理层把关，包括供应商入围资格审核、回标结果、开标结果、竞争性商务洽谈结果、定标五个环节。（ 2）招标小组成员：由物资管理部、技术研发中心、经理层等组成，人员名单由生产副总审批确定。3）物资管理部草拟招标商务条款，技术研发中心草拟招标技术条款，由物资管理部负责两项合并后组成完整招标文件，报市场经营部评审、常务副总审批。（4）投标文件一律一正二副，正本物资管理部存档，副本存技术研发中心。（5）开标后，各小组成员以各自把关条款提出合理化建议，统一交物资管理部汇总制作招标澄清函，由各投标单位进行书面澄清。7、竞争性谈判（1 ）

21、技术质量标准明确，价格初步确定后，由物资管理部组织招标小组成员与供应商展开竞争性谈判。（2）谈判内容：洽谈前必须有充分的准备，在与供应商洽谈过程中对产品的质量体系、服务体系、结算体系、价格体系、违约处罚体系等五大方面作重点洽商。（3） 质量体系 : 通常情况下, 按照国家标准执行, 如果该行业标准高于国标则执行行业标准。同时供应商必须提供相关权威部门的检测报告和出厂合格证明等资料作为质量的保障, 对于有些地方存在“保护主义”的材料 , 如消防产品、配电产品或其他地方垄断性产品，供应商还要提供该地区的产品准用证明。除了产品质量执行标准以外, 还必须要求供应商出具品质保证书。（4）服务体系: 确定

22、货物的提取方式（ 自提、送货到工地）, 供应时间、运输的方式 , 卸车的费用归属, 有些产品购入以后还需要出卖人的技术指导（ 售后服务 ）, 维修保障等, 同时要求供应商出具服务保证书等。（5） 核算体系 : 预付款一般不予考虑, 能够以增值税发票结算的必须争取增值票结算，结算体系要合理恰当，同时要保证供应商的利润点。（6）价格体系: 价格一向是谈判工作中非常敏感的项目, 合作的前提价格因素占比重很大。根据招标材料的全年用量估算总额, 在合作中需要保障供应商供应的数量, 以规模采购取得供应商的优惠价格，其次分析产品的品质和档次 , 品质的好差也同样决定价格的高低, 供应商所提供的价格须由多种要

23、素构成 : 原材料、辅助材料、加工成本、运输成本、税金、利润等, 同时价格体系确定后还要考虑原材料价格的涨跌因素, 双方必须确定以后产品价格的升降以价格组成要素变动的部分为基础, 同时确定原材料涨跌同步产品单价涨幅比例。（ 7） 违约处罚体系: 针对以上四大体系的确定, 必须采取保障的措施, 违约处罚体系就是对所有违反上述四大合作体系规定要求的行为做出的处罚约定,具体以合作金额的大小以及违约可预见效果的大小而定。（ 8） 商务谈判工作结束以后, 物资管理部把谈判的结果以书面的形式向相关部门通报并经其评审同意后办理合同评审手续。8、签订战略合同（ 1 ）战略合同必须包括合作五大系统内容：质量、供

24、货、价格、结算、违约。（ 2）物资管理部根据招标过程中双方往来的资料、承诺、洽谈纪要、各项附件等内容起草合同文本，上述文字资料均作为合同的附件。（ 3）物资管理部与供应商对合同条款进行修改。（ 4）由物资管理部提交合同，各相关部门进行评审。（ 5）评审结束，物资管理部按评审的意见再次修改合同条款，与供应商达成一致意见后依据总经理的授权办理签约。（ 6）战略合同文本一律壹式陆份，供应商叁份、我方叁份，物资管理部壹份、行政办公室壹份、财务壹份，各分公司材料采购科保留复印件。（ 7）战略供应商一般每半年或一年签订一次合作协议，经评审、考核合格后可以延长合同执行期限。（ 8）合同中甲方一律采用材料使用

25、单位子公司的抬头，乙方为供应商。（ 9）如发现合同执行部门未按各职能部门的意见修改合同的，其责任由执行部门承担，因此造成损失或法律风险的，还应追究其经济责任。（ 10） 战略采购合同签订完毕物资管理部负责将原始合同文件扫描后挂系统备案。9、战略供应商推行（ 1 ）对于新增加的战略合作供应商，物资管理部必须及时向材料采购科等相关部门通报新加入的供应商信息, 并落实好以后的合作事宜。（ 2） 根据总公司经理层审核确认的供应商名单, 物资管理部以书面通知的形式向材料采购科推广实行。对于特殊的材料可以先划区域使用, 使用单位必须填制产品使用意见表, 在确保产品质量符合施工要求后再予大范围的推广。（ 3

26、）物资管理部根据战略合同条款组织对分公司与战略供应商业务往来的协调、管控和监督工作。战略合同的具体执行者为分公司材料采购科，详细参照战略物资采购流程。10、战略供应商合作过程的监控（ 1 ）监控体系价格的实时监控:物资管理部做好对供应商的价格调研工作。质量的实时监控:物资管理部随时做好产品质量、交货时间、服务质量等的调研工作。服务的实时监控:物资管理部做好供应商的交货时间、服务质量等的调研工作。（ 2）供应商关系开发管理供应商被列入潜在战略供应商后，物资管理部与供应商保持经常性的联络， 加强与供应商的交流和互访活动, 随时掌握供应商的内部动态, 机构体系的变化等 , 为我公司的决策提供依据；取

27、优补差: 充分利用供应商单项材料的专业性为我公司提供咨询服务。五、战略物资采购操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-41）1、分公司材料采购科为战略合同的具体执行单位，负责战略供应商之间的所有业务往来2、 材料采购科接收使用项目的战略材料采购申请，根据物资管理部招标、会签、 审核通过的资料及公布的价格明细、质量要求、供应商联系方式等直接与供应商进行订货。3、材料采购科订货以“采购通知单”书面传真的形式通知供应商，通知单发出后采购科应及时与供应商进行反馈确认，并将反馈信息通知项目部，同时密切关注材料进场情况。4、战略合作价格由物资管理部根据该材料的市场行情变化进行调整并予以公布， 对于电线电缆的

28、计划，材料采购科收到后即提交物资管理部，由物资管理部进行供应商和价格的确认，材料采购科根据物资管理部的批复内容与供应商联系并落实采购。5、材料采购科设专人在科长安排下协调送货、收货、入库签字、收集税票、发票报批等工作。在收到供应商的“采购通知单回单”后，应及时与使用单位进行沟通、做好交底，并通知项目做好接货的相关准备工作。材料科专项负责人应积极配合供应商、项目验收人员做好货物交接、验收等工作，及时协调在交、接货过程中的各项事宜，应及时、客观、公正地向材料采购科及物资管理部反馈各种验收情况。6、在材料验收后，经办的采购员应负责督促项目在当日内办理完入库手续。并且对入库单仔细审核。审核的内容有：审

29、批手续的完整性、数量、单价等的正确性、单据的齐全性（地材收据、送货单原件、过磅码单等单据是否齐全） 。7、项目验收人员在入库签字手续完善后当日内将入库数据输入材料ERP系统。8、 材料采购科与供应商的对帐：专项负责的采购员与战略供应商每月对、结帐一次，对、结帐周期为：上月的26日当月25日，对、结帐时间：每月的 30 日前。对、结帐的内容：当月帐期内所发生的数量、总货款及支付的款项等。供应商需递交的单据：送货回单原件、对应的采购通知单复印件、全额发票。9、 采购经办人将发票、入库单原件、地材收据 （如有） 、 过磅码单 （如有） 、送货回单原件、采购通知单复印件、合同复印件、价格会签单等资料整

30、理后按票据审批流程进行审批。审批完的发票应及时交财务入帐。票据的移交过程应做好交接签字手续。10、 战略采购的材料（设备） 款的支付：由于集中采购的材料涉及多区域、多公司合作，由物资管理部根据合同约定申请并支付资金，然后按入库数量进行拆分到各子分公司。资金的审批及登记，根据财务部关于材料、设备款的申请及支付的相关程序执行。11、 项目验收补充规定：项目验收人员必须在战略采购的材料进场后即给予办理验收手续，不得故意拖延时间或以其它借口为难对方，验收过程中发现问题， 须立即和材料采购科联系并反映，如材料采购科不予解决，验收人员可向物资管理部经理直接反映，直至问题解决为止。六、集中采购（零星材料）操

31、作手册（文件编号：JZ-CL-SC-42）1、适用范围可集中数量且采购频繁的零星材料、存在地区价差的材料均按照本规定执行。2、职责物资管理部负责供应商的开发与维护，及按合同条款提请支付款项，分公司材料采购科根据物资管理部交底的合同条款向战略供应商进行要货，并组织供应至使用单位、办理入库签字、对帐、税票的收集、发票的报批等工作。3、申报计划（ 1 ）各项目部每月1 号、 16 号分二次将本月所需集中采购的零星材料计划单独申报至分公司仓库。分公司仓库保管员根据实际库存情况汇总后以分公司为单位将计划录入申请系统中，经计划流程审批完毕，材料采购科接收计划并及时转交集中供应站。已申报但未采购的不得重复上

32、报, 避免计划数量混淆，未落实的，由分公司仓库或材料采购科负责向集中供应站催要。（ 2）对于项目正常施工必备的材料如: 木工铅笔、砂轮切割片、钢丝轮、施工线等，由分公司仓库和材料会计根据分公司各项目施工情况确保适当的库存量， 急用需求的时候以分公司仓库调拨为主。为便于托运，分公司仓库整理的材料计划尽量以最低发货量为单位申报。（ 3）材料名称严禁写在备注栏，若物料库中缺项的，由制单人与物资管理部联系，可随时按规定添加物料名称，详细参照物料管理规定。（ 4）如分公司无总库的，由分公司材料会计根据分公司实际情况指定一个项目仓库，汇总计划及办理入库等手续。（ 、材料科接货验收（ 1 ）集中供应材料送至

33、当地货运公司后，材料采购科应及时提货，如由于延迟提货而发生的一切损失均由材料采购科承担。（ 2）集中供应的材料统一入分公司仓库，由分公司仓库办理入库手续。分公司无单独安装、装璜仓库的，统一由分公司土建仓库代办手续。（ 3）入库单签字手续完备后，由分公司仓库将入库金额输入材料管理入库系统中并盖上“已录”章。（ 4）分公司材料采购科经手人在入库单上须注明供应商合同号，（根据网上送货通知单中注明的相应供应商的合同编号）。（ 5）各分公司材料采购科按规定将集中供应物资的入库单收集齐全后，每月月底及时邮寄到供应站。（ 6）邮寄内容包括：入库单、送货单、托运单及邮寄单据明细。集中供应站收到邮件后在明细上签

34、字后传真到分公司材料采购科。（ 、验收信息反馈（ 1 ）对于集中采购的材料，分公司材料采购科科长及采购员应认真、积极收集项目部、分公司对产品质量、价格情况的意见，实事求是地弄清问题并及时反馈到集中供应站。（ 2）对于项目反映强烈或存在争议的材料，材料采购科长负责到项目核实情况， 及时将情况反馈给物资集中供应站与物资管理部。如材料采购科接货验收不认真或事情发生后知情不报的，按分公司材料采购科、供应站各承担60%和 40%的责任。七、报甲方（业主）认价操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-43）1、适用范围工程总包合同中没有明确结算单价的材料、包括含材料施工的分包、大合同暂定结算单价的材料、大合同

35、明确结算单价但由于市场特殊变化导致项目严重亏损的材料等。2、职责（ 1 ）分公司经理、经营科长、项目经理均为报甲方材料认价的责任人，材料科长配合提供材料单价。（ 2）物资管理部负责对分公司报甲方认价手续的事后审查工作。3、报甲方认质认价要求（ 1 ）所有报业主认质认价的供应商和价格必须经分公司经理批准后，方可报业主。（ 2） 各分公司施工项目，需要报业主确认品牌或单价的材料, 由项目部提请计划的时候在备注栏注明为“认价”字样。（ 3）材料采购科在收到项目部的“报业主认价材料计划”后，应及时进行市场了解，筛选供应商35家。要求所选择的供应商为：直接厂家或一级代理商，并对供应商的资质进行初步审查。

36、审查的内容主要有：经营范围、注册资金、强制认证、检测报告、样品、经营状况、工程业绩等情况，并要求各单位提供加盖公章的证件复印件。（ 4）如项目部需要材料单价的，材料科应同时要求各供应商报价，并进行质量标准确定和商务洽谈，对金属类等价格变化较大的材料，须要求供应商注明价格有效时期和对应的原材料（如铝锭价、铜价）价格及变化调整方式；报价材料为工程使用的还须提供实物样品。（ 5）材料采购科将各家供应商资料及商务报价整理汇总后，报相关科室和分公司经理审批，最终审核价格必须在市场实际价或战略合作价的基础上提升一定的比例，其比例范围不低于实际价的10%，具体由项目经理建议，分公司经理审批。（ 6）经评审确

37、定的供应商名单、价格由项目经理和分公司经营科报送至甲方进行认价。（ 7）本次认价审批并不能作为将来实际购买材料的价格审批，实际购买的时候， 分公司还须另行招投标或报价汇总，将实际购买价格和甲方认价作分析对比，认价资料作附件挂“报价汇总审批单”或招标信息。报价汇总和招标详见本制度相关规定。（ 8）由分公司和项目部向甲方申报的资料，不能以“甲方指定供应商或指定价格”混淆一谈，严禁任何人员以该资料冒充“甲方指定”，如一经查实，总公司将严肃处理。（ 9）甲方认质认价或指定供应商的，利润低微且付款条件超过总包大合同的，分公司必须争取付款方式与大合同同步。4、指定供应商或价格与实际采购的几种情况处理（ 1

38、 ）分公司在工程投标中，甲方有供应商（品牌）和价格要求的，但实际采购时由于市场行情变化，价格高于当时投标价的。材料采购科提供市场实际采购价，分公司经理、经营科长必须立即协助项目部发函给甲方，争取甲方按目前的行情重新认价，并向甲方推荐有竞争实力，能确保分公司利润的供应商。2）分公司在工程投标中，甲方有供应商（品牌）和价格要求的，但实际采购时由于市场行情变化，价格低于当时投标价的。实际采购价格高于市场价格，但与甲方认价比较，分公司仍有利润的，无需再向产业集团请示，由项目部项目经理和预算员书面申请，经过分公司经营科长、经理签字确认后分公司材料科即按 “报价汇总”或招标形式会签同意后进行采购，相关签字

39、确认的书面文件挂在系统报价汇总表附件中备查，同时票据审计部应予以确认；实际采购价格与市场行情价格一致的，则由材料采购科直接按 “报价汇总”或招标的形式会签同意后进行采购。（ 3）甲方下发认价资料，指定供应商（品牌 ）或价格的，但实际采购时由于市场行情变化，价格高于甲方认价的。参照上述（1 ）规定执行。（4）甲方下发认价资料，指定供应商（品牌）或价格的，但实际采购时由于市场行情变化，价格低于甲方认价的。参照上述（2）规定执行。（5）工程投标中甲方无供应商（品牌）和价格要求，同时甲方也没有指定供应商（品牌）和价格，但实际为地方垄断机构提供的材料。按照“报甲方认价”流程执行，但必须和该供应商进行严格

40、的技术、商务谈判，争取分公司利润最大化，同时采购和技术部门须将所购材料的质量与该供应商进行详细的约定，严禁不经谈判和质量锁定即购买该供应商的材料。（ 6）施工图纸中指定使用某项品牌的材料。按照“报甲方认价”流程执行， 但必须增加其他同类品牌的材料参与投标或报价，如其他同类品牌的材料价格低于施工图纸中指定的品牌材料的，分公司经理必须要求项目经理和经营科长至甲方进行二、三次经营，争取分公司利润最大化，严禁不经任何调研和争取即采购图纸中指定品牌的材料。（ 7）对于甲方指定供应商，但是该供应商的产品质量达不到要求的。分公司经理、经营科长必须立即协助项目部发函给甲方，及时更换厂家、重新认价， 并向甲方推

41、荐合格产品供应商。严禁无原则使用质量达不到质量要求的甲方指定厂家产品，特殊情况须上报产业集团常务副总、总经理确定。8）上述部分情况，在分公司和项目部积极争取的情况下，仍然与甲方无法取得进展，由分公司经理组织相关部门将实际情况以书面形式报产业集团常务副总和总经理审批，经产业集团经理层同意采购后，分公司经理安排材料采购科执行，亏损部分由分公司和项目部承担，报价汇总中将领导的批示作附件。八、供应商信息和物料信息维护操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-44）1、适用范围所有采购系统涉及的供应商名称、物料名称均适用本制度规定。2、职责供应商名称和物料名称申请添加人员提供齐全的信息资料，对提供的信息负责

42、。物资管理部对申请信息资料进行复核，添加申请要求的名称，并对该系统进行日常维护工作。（ 、 供应商信息维护（ 1 ）供应商库日常维护工作由物资管理部专业主管负责，物资管理部定期公布主管人员名单和联系发式。（ 2）材料采购科应严肃、认真的提供供应商的各项资质资料，共同维护本库的建立、完善、维护等工作。（ 3）无合同供应商：必须有完整的公司名称（或真实的自然人姓名）、联系人、联系电话（包括手机和固定电话）、地址等信息。（ 4）合同供应商：必须有营业执照复印件、税务登记证复印件、认证证书复印件、检测报告资料、帐户信息等，能够真实反映、了解供应商的信息，凡是签订合同的供应商，其系统中必须把合同扫描后挂

43、作附件。（ 5）供应商资料库网络系统的更新、完善工作，对材料采购科报送增加的供应商，必须认真审查，审查其资料的真实性、完整性、可靠性、准确性，必要时可审查其资质原件或通过相关部门进行了解，并及时扫描录入网络系统。（6）档案室对各供应商（或收集）的企业资料、产品图册及样品等，认真整理、分类归档、建立档案、科学管理，应便于查询。（7）材料采购科在日常采购过程中对有信息变动的供应商必须在变动后一周内将变动信息报物资管理部及时维护完善。（8）新增供应商名称的添加由物资管理部负责，由于申请添加人员未提供资质文件导致无法调用供应商名称的，其责任由申请添加的人员承担。（9）申请添加供应商名称，申请人必须提供

44、该供应商联系人在该单位的身份证明，如“某区域销售经理”、 “某地区一级代理商”、 “经销商”等等。4、物料信息维护（1 ）物料库日常维护工作由物资管理部专业主管负责，物资管理部定期公布主管人员名单和联系发式。（2） 物料库主要为材料计划、 材料汇总、各项评审等提取物料名称服务。1.1 3）物料库中的物料编号对应唯一的物料品种及规格。（3）各物料必须严格、规范、科学地分类、命名。（4）建立完善、健全的物料库，为集团公司构造一个物料平台，实现资源共享、共建、共维护。（5）物料使用前调用名称的人员首先查询物料库，确定所报送的物料是否需要添加。（6）申请添加可由网络办公平台将添加名称发给物资管理部主管

45、。（7）物资管理部专业主管在收到添加清单后，要仔细进行审查。审查的主要内容有：物料名称的规范性、准确性； 规格的正确性；计量单位的合理性；等等，若由于申请人员无法正确说明需要添加的物料名称而导致无法添加的， 其责任由申请人员承担。九、财务操作手册（文件编号：JZ-CL-SC-45）（一）账套设置、财务处理以及票据审批程序规定1、制定目的为规范采购中心财务和票据管理，杜绝违规操作，防范公司风险，特制定本制度。2、适用范围与贸易采购相关的一切财务处理以及票据审批均按照本制度执行。3、账务设置关于采购中心账务设置，分设三个贸易公司及三个采购中心，分别为某诚达贸易发展有限公司、南京成宏润贸易有限公司、

46、常熟锦润贸易有限公司、总承包采购中心、安装采购中心、装璜采购中心六个账套。建设产业（除装璜公司） 增票由某诚达贸易发展有限公司账套外理、房地产业增值税发票由常熟锦润贸易有限公司处理、装璜公司增票由南京成宏润贸易有限公司处理，普票入各采购中心账套。4、账务处理流程对增票和普票采用不同的财务核算体系，增票进贸易公司账套，普票直接进各采购中心账套。具体账务处理流程如下：1.2 、增值税发票的核算现有某诚达贸易发展有限公司、南京成宏润贸易有限公司、常熟锦润贸易有限公司三个公司为集团公司融资需要。现对贸易公司开票区域划分、增票开具、入库流转等票据的流程作如下规定。（ 1 ）必须开具增值税发票的材料为：螺

47、纹钢、机械设备、机械产业集团所需钢材、夹芯板、电焊条。（ 2）根据国税对一般纳税人的要求，不能平价平销，现公司内部规定，（金额与入库单金额一致）再按总价的3%开具一张增值的发票。（ 3）各分公司拿到贸易公司开具的销售发票时，一份附入库单原件做原材料，一份增值的发票进其他成本。（ 4）发票开具及审批：按公司制度规定，发票未经审批不得入账，发票复印件不得入账（除有部分分割凭证以外，复印发票因写明原件存放处及盖上财务专用章）。采购员拿到入库单后速到供应商处开取增值税发票，在接收时应注意票面上的我司抬头及税号、账号等信息是否齐全、正确，如有错误应及时退回。采购员将增值税发票联、同时附贸易公司开具的入库

48、单拿到贸易公司财务处登记。增值税发票签字由经手人、材料科长、往来会计签字后附采购手续进行报批（增值税发票抵扣联应取下保管，票面上不得有其他字迹）。增票从开具到审批完交财务入账必须在60天内完成，延期无法进行进项税抵扣的，由经手人承担全部责任。增票审批完毕交财务，财务人员必须当天进行抵扣认证，并开具贸易公司销售发票。销售发票记账联附仓库入库单稽核联在贸易公司账里做销售用。销售发票发票联附项目仓库入库单财务联经分公司材料会计签字、区域财务经理签字、分公司经理签字后交分公司入账，手续由材料会计办理。（ 5）贸易公司与各内部单位的销售合同，可按贸易公司采购合同样本签订，材料单价按以上增值额规定，由材料

49、采购科科长办理。（ 6）资金支付，凡增票支付的资金及各房地产资金必须通过贸易公司账户支付， 各产业集团支付的资金，从各分公司二级账户及各产业集团账户支付。（ 7）凡增票往来，贸易公司账务用应收账款、预收账款核算，各内部单位使用应付账款或预付账款核算。1.3 、普通发票从采购中心账套中核算，采购中心分设总承包采购中心、安装采购中心、装璜采购中心三个账套，资金支付从采购中心网银上集中支付。房地产发票在贸易公司账套中核算，机械产业集团供应商核算在机械产业集团 账套中进行。普通发票开具抬头为各需求单位。（ 1 ）普通发票必须经过审批后方能入账，采购员应将审批好的发票交各分公司往来会计及各产业集团财务处

50、。（ 2） 财务应先在采购中心财务管理系统中对已登记的发票进行复核及记账处理，并对被核减的发票在系统中进行核减。（ 3）按照业务类型，分冲减采购员备用金或挂供应商应付账款等，分别开具转账凭证。一联交采购员备查，一联财务进行账务处理。（ 4） 财务在收到发票后应及时入账，并将发票按各分公司及各产业集团，及时列转给各分公司财务，确保分公司及时入账。4-3 、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计与各关联单位财务核对往来账，确保无未达账。4-4 、每月底在出财务报表前，采购中心财务应对各所在地的银行出具调节表，确保调节表无未达账。4-5 、每月底在出财务报表前，各分公司往来会计应将各地区未支付的承兑

51、，做电子明细表格，发采购中心财务，采购中心财务合并后必须与NC管理系统中数据进行核对，确保实际与账面数据一致。各分公司往来会计应将实际未支付承兑与采购中心财务管理系统中数据进行核对，确保系统与NC管理系统承兑数据一致。4-6 、供应商往来核对，供应商往来对账的责任人为各材料科长、采购中心往来会计，要求每季度对财务管理系统中的所有供应商进行对账。对账主要分二块，一块是采购中心财务管理系统与供应商核对，一块是NC管理系统与采购中心财务管理系统核对。（ 1 ）采购中心财务管理系统中数据与供应商核对的主要责任人为经手采购员， 往来会计给予必要的配合。对完账后，应留有记录，并交往来会计保管，便于以后核查

52、。（2）财务管理系统及用友NO应商往来核对第一责任人为各往来会计， 在采购中心财务管理系统中设有专门的模块“合同N丽节”来完成。（后附调节表）采购中心财务会定期将 NCT理系统中的供应商明细导入采购中心财务 管理系统中，各分公司往来会计应把两个系统中的供应商进行关联。关联好后在合同NCW节中查询找出，并点击编辑，就会出现一张调节表， 采购中心财务管理系统中的数据是在系统中自已获得的， NCT理系统中的数据 需要在N冲客商辅助明细账中查询得出。因票据入账相对滞后，一般的未达都是在N计体现。未达的入库单分发票已到入库及发票未达入账，调节时系统会自动体现。调平后调节表余额应为0。除按季度对账做调节表

53、外，在平时支付供应商材料款时，必须都做调节表， 两个系统进行比对，发现问题及时调整。未做调节表或调节表不平的款项不予支付。对两个系统中未关联的供应商，都应在备注中说明原因。做到对账不漏掉一个供应商。年末供应商对账处罚规定：凡因缺少对账单而引起材料款超付等现像给公司造成经济损失的要实行责任追究，除必须追回超付材料款外，罚款 1000元份， 。 罚款比例为材料科长20%、经办采购员40%、财务专员40%。因工作失误给公司造成经济损失的要实行责任追究。5、费用发票的审批采购中心费用审批，除集团规定由票据审计部审批以外的发票，均由各所在公司负责人审批，审批流程同其他部门规定。（二）备用金管理1、制定目

54、的为了规范公司员工备用金领用结报等工作特制定本制度。2、适用范围本制度适用于材料采购人员的备用金管理。3、备用金管理规定（ 1 ）采购员备用金实行“笔笔清”制度，所有采购员每次在领用备用金前， 必须将上次备用金使用明细情况在财务管理系统备用金登记明细表里填写清楚， 往来会计进行复核，在采购中心财务管理系统中调整完个人备用金金额后方可领取下笔备用金。如发现采购员没有调清上笔备用金去向而再次领到备用金的，将对采购员及往来会计给予严肃处理。采购员在使用备用金购买材料时，必须要求收款方开具收据。如当场开具发票的，必须要求对方在开票时注明款项已收。采购员应每天下班前，将当天用备用金购买的情况在备用金明细表中进行登记。往来会计在复核备用金时，应凭供应商开具的收据或注明已付款的发票进行核减采购员备用金。在每月发票报批结账完后，往来会计应对所在地区所有采购员的备用金进行清理，清理包括两套系统数