商场物资仓库管理方案物资台账、进出库、库存管理规定

1、分此部分为“版头”关于长沙岳麓商场仓库管理规范各部门：为强化各部门之间的有效配合，规范商场出入库管理工作，办公室制定推行仓库管理工作方案，具体如下：一、物资的分类为规范管理，现将仓管管理的物资分为五大类：1、办公室采购内部物资：主要是由办公室采购物品、业务招待烟酒、办公用品耗材、员工福利等物料，分类登记台账。2、各部门采购物资：主要是由各部门采购的日常所需物资。3、企划物料：包含采购月结的日常物料，也包含采购第三方的活动物料。4、活动礼品：活动发放的礼品。5、物业物料：主要是针对物业部采购的物业物料，以及安全部部分物料。二、出入库台账管理将台账和入库单相结合，登记出入库台账：1、办公室采购：主

2、要是由办公室采购的物资，分办公室采购等，重要部分单独设置分类台账。（1）分类台账-日常办公室采购，包含茶歇、员工福利等采购发生的费用台账，按月登记，按年度归档。（2）分类台账-员工福利台账，含有瓶装水和工号牌、领带丝巾等的领用台账。 （3）分类台账-业务招待烟酒：实时登记的领用台账，按月登记，按年度归档。（4）分类台账-员工食堂餐卡：包括员工领用餐卡台账和与食堂对账两个部分。按月统计领用和统计费用发生情况。（5）分类台账-固定资产管理：每季度盘点。（6）分类台账-办公用品和耗材：包括线上和线下办公用品采购，以及耗材三个部分。办公用品分线上采购和线下采购两个部分。（应商单独立项管理,比如从澜源采

3、购的有涉及各部门的采购，再划分到各部门采购、办公用品采购和耗材中，避免混乱。）（7）分类台账-工装台账：包含工装的制作和领用。 2、各部门采购：主要是按月登记各部门采购物资所发生费用和领用情况。 3、企划物料：包含采购月结的日常物料，也包含采购活动发生的物料的费用和领用情况。 4、活动礼品：包含礼品的入库和出库两个部分，分别登记入库、出库和退库等情况。 5、物业物料：主要是针对物业部采购的物业物料，含安全部部分物资等。 三、入库管理 1、库管员与财务人员、需求部门三方联合验收（核对物资品牌、规格、质量、数量，必须确保入库单与实际入库物资一致）后，入库单（多联）上三方签字；使用统一的入库单，供货

4、商的送货单作为入库单的附件； 2、采购需求部门提供采购订单给至库管员，库管员依据采购订单发起物资线上收货申请流程，应付督导审核通过流程后，库管员打印线上入库单归档；3、收货流程中附件上传三方签字的入库单；如果采购订单多个和入库单无法一一匹配，需PDF上传这一批次的入库单作为附件；4、需求部门提供采购订单后，库管员依据联合签字的入库单8小时内完成OA收货申请流程动作, 应付督导在24小时（月末账期关闭期间除外）内复核验收单上的明细完成OA系统内的审核动作。 5、拍照存档：采购物资需以照片存档，尤其是企划的日常物料和活动物料、还有项目和工程性验收。电子档存档名称应有标注时间、活动名称或供应商名称等

5、信息存档备查。这项工作在管理中，因为涉及金额大、入库难度大，经常被要求提供审批依据。6、活动物料管理：每次活动物料入库要求对方提供盖章的物料清单、核对后经需求部门、库管员和财务部三方验收入库。7、礼品管理：以实际发生为基础入库，需求部门提供采购订单，现场确认礼品名牌、质量、数量是否符合要求，经需求部门、库管员和财务部三方确认验收后入库，库管员以入库单为依据发起入库流程。8、物业物料：以实际发生为基础入库，需求部门提供采购订单，现场确认物料名牌、质量、数量是否符合要求，经需求部门、库管员和财务部三方确认验收后入库，库管员以入库单为依据发起入库流程9、项目和工程验收：根据项目特点验收，物业部提供验

6、收依据和验收方案，由物业部、施工方、财务部和库管员四方验收入库。要求依据是可量化的数据，验收后保留签字的验收单等电子档存档备查。10、紧急采购：有紧急需求要求采购的，要求需求部门提交签批完成的紧急采购申请单，需求部门、库管员和财务三方验收入库。四、出库管理1、需求部门需按要求提交领用申请表：包含业务招待烟酒申请表、临时餐卡领用申请表等，超限度申请需提交的财务经理和商总的签批的文字说明。2、入库即领用说明：针对无需库存的物料。包含办公室和各部门采购的办公耗材、会务茶歇、物业物料和企划物料等。涉及到线上领用的，需自行补充线上领用流程。3、礼品出库：需求部门按要求走物资领用流程后领用出库。促销活动前

7、无法确定实际领用的出库处理：填写线下物料出库单，经需求部门负责人、财务经理、总经理三方确认签字，将所需物料线下出库。（待活动结束后按照实际使用物资数量发起领用流程，剩余物资办理退库手续。）4、业务招待烟酒管理：业务招待烟有日常配额，超出部分的业务招待烟和酒须有签批完整的领用申请表才能领用。5、员工食堂：按要求发放员工餐卡，按每周五个工作日发放，遇到加班和临时领用的，需提交签批完整的餐卡领用申请表领用。6、库管员依据OA物资领用申请流程单出库，确保实际出库物资与该流程一致；7、库管员打印已通过的物资领用申请流程单归档，作为物资出库支持文件；8、库管员在物资发生变动后的12小时内完成相关物资登记的

8、动态登记工作；9、其它：瓶装水、工号牌等物料根据实际需要不定时采购，并登记领用表。五、退库管理1、促销活动结束后，库管员、物资领用负责人和财务人员一起对实际使用物资与物资台账核对，清点剩余物资，确保无误后，按照实际剩余数量填写物资退库申请单、经三方确认，签字，作为退库支持文件；2、仓管发起OA退货申请流程：退库部门提交退库申请单，说明退库原因，库管员凭退库申请单发起退库申请。3、应付督导审批通过后，库管员打印线上退库申请流程单归档；六、库存管理1、库存物资管理：仓库管理登记的物资数量、余额必须确保与OA系统库存数量、余额相符。2、物资动态管理：库存物资的实际出入库须于OA系统出入库操作金额数量一致；七、固定资产管理1、财务部和库管员根据集团文件要求每季