浅谈新形势下档案管理工作的规范化

1、    浅谈新形势下档案管理工作的规范化    邓良城摘 要：随着社会的迅猛发展，人们的生活也有了翻天覆地的变化，生活的质量越来越高，各个行业也都有了全新的起色。伴随着社会的发展，对档案管理工作的要求也随之变高。但是人们总是有一种错误的观点，认为档案管理工作并不重要，这是对档案管理工作认识出现了严重的偏差，档案管理工作无论是对机关企事业单位而言，还是对选择人才、优化管理制度而言都有着极为重要的作用，因此，它有着至关重要的地位。文章对当前档案管理工作的现状进行了具体的分析，并对其规范化展开了细致地阐述，希望能够为相关从业人员带来一定的借鉴。关键词：档案；管

2、理；规范化；新形势档案管理工作并不是可有可无的工作，它有着极为重要的作用，所以在做档案的管理时要与时俱进，随时更新，利用科学化的管理方法来规范档案工作，对单位的建设与发展起到一定的助力作用，也能够进一步适应社会的需要，对社会的发展有着较为积极的作用。每个单位都需要有管理部门，对其档案进行系统的优化管理，这对一个单位的发展和进步将会有着极为重要的影响。如果能够将档案管理工作做好，那么不但能够节约人员开销、降低成本，对整个工作而言又具有着事半功倍的效果。因此，档案工作者要根据现实情况，与时俱进，不断学习丰富自身的职业素养，扩充自己的知识面，立足于将工作进一步完善与优化。此外，对这项工作的责任感也是

3、非常重要的，要积极努力地投身于工作当中，从而创造出经济价值和社会效益，使其管理工作逐步走向科学化、规范化的道路。1 全新认识档案管理工作的重要意义想要将档案管理工作做好，首先需要档案管理者具有较高的责任意识以及工作的责任心。对档案管理工作还要有全新的认识，这样才能进一步将工作不断完善。将这项工作做好，对整个单位发展而言有着非常重要的意义。档案管理工作有着承上启下的作用，它不但是对现有工作的总结还是对历史工作的归纳，具有书写历史真实面貌的重要意义，并且它对衡量人员工作质量和工作效率而言，也有着不可替代的作用。档案管理工作规范化是当前工作发展的需要，也是一个单位放眼未来，规划未来的重要依据。通过档

4、案的记载，能够明确单位的工作现状，可以发现其存在的诸多不足，加以改正，这对工作的进一步开展有着不可替代的作用。对企业而言，档案管理工作不但能够给经营者和决策者一定的理论依据，还可以为企业与多放的发展奠定一定的基础。当前社会竞争已趋向白日化，要从根本上使工作得到进一步改善，则需要不断创新意识、创新思维，从而使工作与时俱进，不断进步与发展。2 强力防御档案管理工作的边缘化科学技术日新月异的今天，社会的发展之快也超出了人们的想象。信息技术得到了广泛普及，这也给人们的生活带来了便利。档案工作是一个传统性的工作，也伴随着人们生活的节奏加快，渐渐被遗忘和淡化，它的重要性已经被不知不觉地被忽略。这也给很多人

5、带来了错误的思维，认为档案管理工作已经不再重要。一些档案管理人员自身的职业素养不够高，这也是他们对这项工作的认识不够造成的。工作过于敷衍，业务素质较低，这也给档案管理工作带来了一定的弊端。一旦这种现象没有被及时遏制，不断扩展，势必会对档案管理带来巨大的不利影响。因此，要想将档案管理工作进一步优化，则需要扭转其错误的认识，改变管理的模式，利用科学的方法防止档案管理工作的边缘化。3 切实加强依法管理档案的工作力度3.1 依法管理，建章立制档案管理工作法制化非常重要，这也是做好档案管理工作的基础，同时为实现档案管理工作科学规范化有着进一步的保障，因此要依法治档，实现档案管理制度化。随着科学技术的迅猛

6、发展，档案管理的载体也在发生着翻天覆地的变化，从传统的工具逐步转变为当前现代化信息化的设备，所以，要适应当前的情况，档案管理工作不断更新才能追赶上时代发展的潮流，这样也才能推进其工作的发展。档案管理工作人员要有高度的责任感，紧迫的竞争意识，并且在工作多方面要学会不断完善与自我提高，依照规范化的规章制度来展开工作，因地制宜，科学灵活，使整个工作发挥出更高的社会作用。3.2 求实创新，与时俱进随着时代的发展，科学技术发展的速度越来越快，而当今社会也成为了信息化的社会，计算机网络技术已经普及了人们的日常生活，同时也给人们的生活带来了诸多便利。档案管理工作也要紧跟时代的发展，不断适应新的技术，将自身工

7、作得以创新与优化，在丰富专业知识的同时还要使工作效率得到提高。要进一步将计算机的管理优势发挥出来，将基础的、原始的工作从人的手工操作脱离出来，充分利用计算机的优势，这样能够提高工作的效率。虽然信息化给档案管理工作减轻了负担，缩短了工作时间，但是它却存在着一些安全隐患，因此要将文件进一步安全化规范化，还需要有电子文件安全管理制度来进一步完善档案的管理。可以在电子文件管理系统的操作上进行一定的加密设计，从而提高安全度。比如，电子签章、口令管理、指纹识别等等。这样对文件的安全性有了明显的提升。3.3 科学规范，提高效能合理有效的档案运用对把握经济活动的基本规律和发展方向具有很强的借鉴意义，加强档案管

8、理工作的根本目的在于为社会和国家的经济建设服务。档案自身价值能够得以实现往往是通过档案利用来表现出来的。所以，想要将自身价值表现充分，那么将档案的开发和利用这块做好非常重要。在当前信息社会，资源往往能够得到共享，因此有效开发档案资源，并将信息不断共享非常必要。这也是接下来进一步发展的趋势。档案管理人员需要将档案的收集、整理、鉴定的等工作完善，在此之后还需要做好相应的保管工作。切合实际的快捷的检索工具，还需要参考每个单位的不同特点来制定，从而满足工作的需求。保管好档案十分重要，而对一些特殊的档案可以给使用者复印件，不可将原件随便外借。在做好对档案的保管之后，还需要将库房的基础设施建设工作做好，这

9、样一来，就从里外都对档案管理的安全性有了一定程度上的保证。社会在不断进步，人们的生活也在每天发生着变化，对于每项工作而言找出新的途径与方法，与时俱进，增加其社会效益，才能最终促进工作的进一步发展与壮大。4 结束语科学技术日新月异，社会经济在不断发展。而人们的生活每天都在不断变化，如何提升自身能力，将工作进一步做好非常关键。将先进的科学规范用于档案管理工作中，不但能够提升管理部門对这项工作本身的工作效率，还间接的对社会的发展，经济的进步产生不小的助力。实现档案管理的规范化、科学化，从而做到与时俱进，开创档案管理的新局面，将会是未来发展的方向和动力。参考文献1杨静.怎样加强档案工作者的综合素质j.山东省农业管理干部学院学报，2005，3.2白桂芝.略论计算机技术在档案管理现代化中的运用j.